VisitatoriIn arrivo

Il modulo Visitatori risponde a tre domande della reception: chi aspetto oggi, chi è già arrivato e l'ospitante è stato avvisato? Il membro registra l'ospite in anticipo (nome, giorno e orario), la reception segna l'arrivo con un tocco e il visitatore stesso può annunciarsi sul chiosco delle Presenze, che lo riconosce.

In arrivo In arrivo nelle community: il modulo Visitatori è pronto e comparirà nella creazione degli spazi (scheda Coworking) quando l'aggiornamento andrà online. Il riferimento dell'API e gli strumenti dell'assistente arrivano insieme.

#A cosa serve

#Relazione con le Presenze

I Visitatori non funzionano da soli: sono collegati a uno spazio Presenze, scelto alla creazione. La registrazione anticipata è solo l'attesa; quando l'ospite arriva, l'arrivo diventa una visita delle Presenze, uguale a quella di un visitatore registrato dalla reception. Per questo:

• l'arrivo entra nell'affluenza, in Chi è presente e nello storico delle Presenze, e l'uscita (dal team, dal chiosco o automatica) funziona come sempre;
• se la reception aveva già registrato lo stesso nome con lo stesso ospitante tramite Segna visitatore, l'arrivo collega la visita esistente invece di duplicarla. Toccare Arrivato due volte non duplica;
• la reception può continuare a registrare chi arriva senza preavviso, con Segna visitatore delle Presenze, senza registrazione anticipata;
• una community con due sedi crea un Visitatori per ogni Presenze.

L'ospite non è un membro e non conta come membro. Registrare, dare l'arrivo e l'uscita non creano account, profilo né invito, e non toccano il tetto di membri del piano. L'ospite è solo un record di testo (nome, azienda, e-mail e telefono). Se la sua e-mail è quella di un membro, nulla viene collegato; il team vede l'avviso È già membro accanto al nome, l'ospitante no.

Non si può eliminare lo spazio Presenze finché c'è un Visitatori collegato: la schermata chiede di scollegare o eliminare prima i Visitatori.

#Come funziona

#Il ciclo di un ospite

La fascia oraria è indicativa: arrivare fuori da essa, nello stesso giorno, è consentito. Giorno e orario sono letti nel fuso del paese della community. Una registrazione vale un giorno; per un altro giorno si modifica la data. Non si registra un giorno già passato.

#La configurazione dello spazio

Alla creazione dello spazio, e poi in Configura spazio (barra Gestisci visitatori, solo amministratore e proprietario):

L'accesso allo spazio segue la regola di qualsiasi spazio: visibilità, piano e gruppo. L'ospitante deve poter aprire lo spazio Visitatori e le Presenze collegate.

#Chi fa cosa

Il team, in questo modulo, è il proprietario, l'amministratore, il moderatore e la finanza.

Nessun membro vede l'ospite di un altro membro. Il link del chiosco lo genera la Presenze (moderatore, amministratore e proprietario).

#Il membro: I miei ospiti

Lo spazio si apre sulla scheda I miei ospiti, con l'elenco degli ospiti del membro (Prossimi o Ultimi 30 giorni), ciascuno con lo stato, l'ospitante e, quando arriva, l'ora ("arrivato alle 14:05").

Registrare un ospite

1. Tocca Registra ospite (se lo spazio lascia registrare solo al team, la schermata lo segnala e il pulsante non compare).
2. Compila il nome dell'ospite, il giorno, l'orario Dalle e, se vuoi, Alle. Azienda, e-mail e telefono compaiono secondo la configurazione. Gli orari sono quelli dell'orologio della community.
3. Se lo spazio lascia la scelta, seleziona Avvisa l'ospite (vale solo con l'e-mail compilata).
4. Tocca Registra.

La schermata ricorda: "Sono dati di una terza persona. Inserisci solo ciò che serve alla reception e con la conoscenza dell'ospite." Chi registra inserisce dati di un'altra persona: avvisa l'ospite e chiedi solo il necessario. Vedi Dati e privacy.

Modificare e annullare. Finché l'ospite non è arrivato, il membro tocca Modifica (nome, giorno, orario, contatti) o Annulla registrazione. L'annullamento chiede conferma ("Annullare questa registrazione?"), e l'ospite resta nell'elenco come Annullato. Cambiare il giorno o l'orario rinvia la conferma all'ospitante, una volta per modifica. Dopo l'arrivo, la registrazione non cambia più.

Il team registra a nome di un altro: nella finestra compare il campo Ospitante (Io per impostazione predefinita), con Cambia e la ricerca di un membro per nome (3 lettere o più).

#La reception: scheda Oggi

Il team vede la scheda Oggi, e la barra Gestisci visitatori mostra quanti sono attesi oggi e quanti sono già arrivati. L'elenco riporta, di tutti gli ospitanti, nome, fascia oraria, ospitante e stato, con ricerca per nome o azienda; chi è già arrivato resta nell'elenco, con l'ora.

• Arrivato: un tocco segna l'arrivo. La schermata dice subito se l'ospitante è stato avvisato: "Maria Souza è arrivato. L'ospitante è stato avvisato." oppure "…L'ospitante non è stato avvisato." (dipende dall'impostazione Avvisa chi riceve la visita delle Presenze; vedi E-mail al residente).
• Annulla arrivo: per la segnatura per errore. Vale solo nello stesso giorno e prima dell'uscita; la visita sparisce dagli elenchi e dall'affluenza e la registrazione torna Atteso.
• Non si è presentato: l'ospite che non si è visto entro la fine del giorno passa da solo a questo stato ed esce dalla scheda Oggi; resta nello storico della registrazione (scheda Tutti, per amministratore e proprietario).

Fuori dalla fascia oraria, Arrivato resta consentito nel giorno; in un altro giorno no: "Si può segnare l'arrivo solo degli ospiti attesi oggi."

La scheda Tutti (amministratore e proprietario) elenca qualsiasi data, con filtri per stato, periodo e ospitante.

#Il chiosco riconosce l'ospite

Il chiosco è l'iPad della reception, senza accesso. Con i Visitatori collegati alle Presenze, ottiene un passaggio in più:

1. Il visitatore tocca Sono un visitatore: check-in e digita il nome, nome e cognome, con almeno 3 lettere ciascuno.
2. Se c'è un ospite atteso oggi, non ancora arrivato, la schermata chiede "Sei Maria S.?" (solo il nome abbreviato; al massimo tre opzioni).
3. Toccando Sì, sono io, l'arrivo viene registrato subito, sulla registrazione: lo stato passa ad Arrivato, senza visita duplicata, e l'ospitante viene avvisato. Rispondere a quella domanda è la conferma: non c'è un'altra schermata. Solo dopo la schermata dice chi è stato avvisato.
4. Non sono io prosegue con il flusso normale del chiosco (scegliere l'ospitante), senza conseguenze.

Cosa il chiosco non mostra mai: prima dell'arrivo non rivela ospitante, azienda, telefono, e-mail, orario né l'elenco del giorno. Chi non conosce il nome e l'inizio del cognome dell'ospite non vede nulla, e chi li conosce vede solo il nome abbreviato, che già sapeva. Con meno di due parole di 3 lettere, il chiosco non interroga nemmeno. Il nome digitato deve corrispondere alla registrazione ("Il nome non corrisponde. Scrivi il nome come appare nel tuo invito."), e l'invito di un altro giorno, già usato o annullato viene rifiutato. Se la segnatura è stata indebita, il team usa Annulla arrivo.

#E-mail all'ospite

Per impostazione predefinita, l'ospite non riceve nulla. L'e-mail parte solo quando valgono tutte le condizioni:

• l'impostazione E-mail all'ospite della casa è Sceglie chi registra (e il membro ha selezionato Avvisa l'ospite) oppure Sempre;
• la registrazione ha l'e-mail dell'ospite, l'indirizzo che il membro stesso ha indicato.

Contenuto: "Maria Souza ti aspetta il martedì 13 ottobre" (oggetto), l'ospitante, il giorno, la fascia oraria, il luogo e le istruzioni di arrivo della casa, con l'avviso che ha ricevuto il messaggio perché un residente della community lo ha registrato e che, se non è così, deve rispondere a chi lo ha invitato. Nessun dato di altri ospiti viaggia insieme.

Lingua e fuso: l'e-mail parte nella lingua della community, con giorno e orario nel fuso del paese della community. La conferma all'ospitante parte nella lingua dell'ospitante stesso, con lo stesso fuso, e riporta giorno, fascia, luogo, chi ha registrato e le istruzioni di arrivo.

Cambiare il giorno o l'orario rinvia l'avviso, una volta per modifica. Ogni e-mail passa dalla coda di invio, senza rallentare la schermata, con un tetto di protezione: fino a 10 all'ora per ogni ospitante e 200 al giorno per la community. Superato il tetto, la registrazione vale, ma l'e-mail non parte.

#Dati e privacy

I Visitatori conservano dati personali di terzi senza account: nome, azienda, e-mail e telefono dell'ospite. La community è il titolare del trattamento, e il membro che registra inserisce i dati dell'ospite, per questo la schermata di registrazione fa l'avviso.

• Il membro vede solo i propri ospiti; il team vede quelli di oggi; amministratore e proprietario vedono qualsiasi data.
• Il chiosco non restituisce mai e-mail, telefono, azienda, ospitante o elenco.
• Non ci sono foto, documento, firma né posizione. L'e-mail all'ospite parte solo se la casa e il membro l'hanno attivata, all'indirizzo che il membro ha indicato.
• I registri attività conservano chi ha registrato, dato l'arrivo o annullato.

Informa i membri e affiggi un avviso alla reception, come nelle Presenze.

#Con l'assistente e l'API

Tutto questo si fa anche conversando con l'assistente (MCP): registrare, modificare e annullare un ospite, vedere gli attesi di oggi e segnare l'arrivo, con gli stessi ruoli della schermata. I passaggi di ogni richiesta sono nelle Ricette. Le rotte sono nel riferimento dell'API, in Visitors, e il chiosco nel tag delle Presenze.

#Esempi

Coworking con reception. Lo spazio usa Qualsiasi membro e Sceglie chi registra. Anna registra Maria Souza per le 14, con e-mail e Avvisa l'ospite; Maria riceve l'indirizzo. Alle 14:05 la reception tocca Arrivato, Anna viene avvisata, e Maria compare in Chi è presente.

Casa che centralizza. Lo spazio usa Solo il team: il residente lo chiede alla reception, che registra a suo nome, scegliendo l'ospitante.

Ospite che arriva da solo. Senza la reception nei paraggi, Maria digita "Maria Souza" sull'iPad, conferma "Sei Maria S.?" e l'arrivo si registra sulla registrazione.

#Errori comuni e come risolverli

#Correlati

• Presenze
• Strumenti dell'assistente: Visitatori
• Ruoli e permessi
• Moduli