BesucherDemnächst

Das Modul Besucher beantwortet dem Empfang drei Fragen: Wen erwarte ich heute?, Wer ist schon angekommen? und Wurde der Gastgeber benachrichtigt? Das Mitglied meldet den Gast vorab an (Name, Tag und Uhrzeit), der Empfang markiert die Ankunft mit einem Tipp, und der Besucher kann sich auch selbst am Kiosk der Anwesenheit melden, der ihn erkennt.

Demnächst Kommt in die Communities: Das Modul Besucher ist fertig und erscheint beim Anlegen von Bereichen (Tab Coworking), sobald das Update live geht. Die API-Referenz und die Tools des Assistenten kommen mit.

#Wofür es gut ist

#Beziehung zur Anwesenheit

Besucher funktioniert nicht allein: Er ist mit einem Anwesenheit-Bereich verknüpft, den du beim Anlegen auswählst. Die Voranmeldung ist nur die Erwartung; kommt der Gast an, wird die Ankunft zu einem Besuch der Anwesenheit, genau wie bei einem Gast, den der Empfang erfasst. Deshalb gilt:

• Die Ankunft zählt zur Auslastung, erscheint in Wer ist da und im Verlauf der Anwesenheit, und der Abgang (durch das Team, am Kiosk oder automatisch) funktioniert wie immer;
• Hat der Empfang denselben Namen mit demselben Gastgeber schon über Gast erfassen eingetragen, verknüpft die Ankunft den bestehenden Besuch, statt ihn zu duplizieren. Zweimal auf Angekommen zu tippen erzeugt ebenfalls kein Duplikat;
• Der Empfang kann weiterhin Personen ohne Voranmeldung über Gast erfassen der Anwesenheit eintragen;
• Eine Community mit zwei Standorten legt für jede Anwesenheit einen eigenen Besucher-Bereich an.

Der Gast ist kein Mitglied und zählt nicht als Mitglied. Anmelden, Freigeben und Abgang erfassen legen weder Konto noch Profil noch Einladung an und berühren nicht die Mitgliederobergrenze des Plans. Der Gast ist nur ein Textdatensatz (Name, Unternehmen, E-Mail und Telefon). Ist seine E-Mail die eines Mitglieds, wird nichts verknüpft; das Team sieht neben dem Namen den Hinweis Bereits Mitglied, der Gastgeber nicht.

Der Anwesenheit-Bereich lässt sich nicht löschen, solange ein Besucher-Bereich mit ihm verknüpft ist: Die Oberfläche verlangt, zuerst den Besucher-Bereich zu ändern oder zu entfernen.

#So funktioniert es

#Der Lebenszyklus eines Gastes

Das Zeitfenster ist nur zur Information: Am selben Tag ist die Ankunft auch außerhalb davon erlaubt. Tag und Uhrzeit werden in der Zeitzone des Landes der Community gelesen. Eine Anmeldung gilt für einen Tag; für einen anderen Tag änderst du das Datum. Ein Tag in der Vergangenheit lässt sich nicht anmelden.

#Die Konfiguration des Bereichs

Beim Anlegen des Bereichs und später unter Bereich konfigurieren (Leiste Besucher verwalten, nur Administrator und Eigentümer):

Der Zugriff auf den Bereich folgt der Regel jedes Bereichs: Sichtbarkeit, Plan und Gruppe. Der Gastgeber muss den Besucher-Bereich und die verknüpfte Anwesenheit öffnen können.

#Wer was tut

Das Team ist in diesem Modul Eigentümer, Administrator, Moderator und Finanzen.

Kein Mitglied sieht den Gast eines anderen Mitglieds. Den Kiosk-Link erstellt die Anwesenheit (Moderator, Administrator und Eigentümer).

#Das Mitglied: Meine Gäste

Der Bereich öffnet sich im Tab Meine Gäste mit der Liste der Gäste des Mitglieds (Anstehend oder Letzte 30 Tage), jeder mit Status, Gastgeber und, bei Ankunft, der Uhrzeit („angekommen um 14:05“).

Einen Gast anmelden

1. Tippe auf Gast anmelden (erlaubt der Bereich nur dem Team die Anmeldung, weist die Oberfläche darauf hin, und die Schaltfläche erscheint nicht).
2. Fülle Name des Gastes, Tag, Von und, wenn du magst, Bis aus. Firma, E-Mail und Telefon erscheinen je nach Konfiguration. Die Uhrzeiten sind die der Uhr der Community.
3. Lässt der Bereich die Wahl, setze Gast benachrichtigen (gilt nur mit eingetragener E-Mail).
4. Tippe auf Anmelden.

Die Oberfläche erinnert: „Das sind Daten einer dritten Person. Gib nur an, was der Empfang braucht, und nur mit Wissen des Gastes.“ Wer anmeldet, gibt Daten einer anderen Person an; informiere den Gast und frage nur nach dem Nötigen. Siehe Daten und Datenschutz.

Bearbeiten und stornieren. Solange der Gast nicht angekommen ist, tippt das Mitglied auf Bearbeiten (Name, Tag, Uhrzeit, Kontakte) oder auf Anmeldung stornieren. Das Stornieren verlangt eine Bestätigung („Diese Anmeldung stornieren?“), und der Gast bleibt als Storniert in der Liste. Eine Änderung von Tag oder Uhrzeit sendet die Bestätigung an den Gastgeber erneut, einmal pro Änderung. Nach der Ankunft lässt sich die Anmeldung nicht mehr ändern.

Das Team meldet im Namen eines anderen an: Im Fenster erscheint das Feld Gastgeber (standardmäßig Ich), mit Ändern und der Mitgliedersuche nach Namen (ab 3 Buchstaben).

#Der Empfang: Tab Heute

Das Team sieht den Tab Heute, und die Leiste Besucher verwalten zeigt, wie viele heute erwartet werden und wie viele schon angekommen sind. Die Liste zeigt für alle Gastgeber Name, Zeitfenster, Gastgeber und Status, mit Suche nach Name oder Firma; wer schon angekommen ist, bleibt mit der Uhrzeit in der Liste.

• Angekommen: Ein Tipp markiert die Ankunft. Die Oberfläche sagt sofort, ob der Gastgeber benachrichtigt wurde: „Maria Souza ist angekommen. Der Gastgeber wurde benachrichtigt.“ oder „…Der Gastgeber wurde nicht benachrichtigt.“ (das hängt von der Einstellung Besuchte Person benachrichtigen der Anwesenheit ab; siehe E-Mail an den Gastgeber).
• Ankunft rückgängig: für die versehentliche Markierung. Gilt nur am selben Tag und vor dem Abgang; der Besuch verschwindet aus den Listen und der Auslastung, und die Anmeldung kehrt zu Erwartet zurück.
• Nicht erschienen: Ein Gast, der bis zum Tagesende nicht erscheint, wechselt von selbst in diesen Status und verlässt den Tab Heute; er bleibt im Verlauf der Anmeldung (Tab Alle, für Administrator und Eigentümer).

Außerhalb des Zeitfensters bleibt Angekommen am selben Tag erlaubt; an einem anderen Tag nicht: „Nur für heute erwartete Gäste kann die Ankunft erfasst werden.“

Der Tab Alle (Administrator und Eigentümer) listet jedes Datum, mit Filtern nach Status, Zeitraum und Gastgeber.

#Der Kiosk erkennt den Gast

Der Kiosk ist das iPad am Empfang, ohne Anmeldung. Ist Besucher mit der Anwesenheit verknüpft, bekommt er einen zusätzlichen Schritt:

1. Der Besucher tippt auf Ich bin Besucher: einchecken und gibt den Namen ein, Vor- und Nachname, mit mindestens 3 Buchstaben in jedem.
2. Gibt es einen heute erwarteten, noch nicht angekommenen Gast, fragt der Bildschirm „Bist du Maria S.?“ (nur der abgekürzte Name; höchstens drei Optionen).
3. Mit Ja, das bin ich wird die Ankunft sofort auf die Anmeldung gebucht: Der Status wechselt zu Angekommen, ohne doppelten Besuch, und der Gastgeber wird benachrichtigt. Die Antwort auf diese Frage ist die Bestätigung: Es gibt keinen weiteren Bildschirm. Erst danach sagt der Bildschirm, wer benachrichtigt wurde.
4. Das bin ich nicht folgt dem normalen Ablauf des Kiosks (den Gastgeber wählen), ohne Nachteil.

Was der Kiosk nie zeigt: Vor der Ankunft verrät er weder Gastgeber noch Firma, Telefon, E-Mail, Uhrzeit oder die Liste des Tages. Wer den Namen und den Anfang des Nachnamens des Gastes nicht kennt, sieht nichts, und wer sie kennt, sieht nur den abgekürzten Namen, den er schon kannte. Mit weniger als zwei Wörtern von 3 Buchstaben fragt der Kiosk gar nicht erst an. Der eingegebene Name muss mit der Anmeldung übereinstimmen („Der Name stimmt nicht überein. Gib den Namen so ein, wie er in deiner Einladung steht.“), und die Einladung eines anderen Tages, eine bereits genutzte oder stornierte wird abgelehnt. War die Markierung unberechtigt, nutzt das Team Ankunft rückgängig.

#E-Mail an den Gast

Standardmäßig erhält der Gast nichts. Die E-Mail geht nur, wenn alle Bedingungen gelten:

• Die Einstellung E-Mail an den Gast der Community steht auf Wer anmeldet, entscheidet (und das Mitglied hat Gast benachrichtigen gesetzt) oder Immer;
• Die Anmeldung hat eine E-Mail des Gastes, die Adresse, die das Mitglied selbst angegeben hat.

Inhalt: „Maria Souza erwartet dich am Dienstag, 13. Oktober“ (Betreff), der Gastgeber, der Tag, das Zeitfenster, der Ort und die Hinweise zur Ankunft der Community, mit dem Hinweis, dass er die Nachricht erhält, weil ein Resident der Community ihn angemeldet hat, und dass er andernfalls demjenigen antworten soll, der ihn eingeladen hat. Daten anderer Gäste sind nie dabei.

Sprache und Zeitzone: Die E-Mail geht in der Sprache der Community, mit Tag und Uhrzeit in der Zeitzone des Landes der Community. Die Bestätigung an den Gastgeber geht in der Sprache des Gastgebers selbst, mit derselben Zeitzone, und enthält Tag, Zeitfenster, Ort, wer angemeldet hat und die Hinweise zur Ankunft.

Eine Änderung von Tag oder Uhrzeit sendet die Benachrichtigung erneut, einmal pro Änderung. Jede E-Mail geht über die Versandwarteschlange, ohne die Oberfläche zu verzögern, mit einer Obergrenze als Schutz: bis zu 10 pro Stunde je Gastgeber und 200 pro Tag für die Community. Über der Grenze gilt die Anmeldung, aber die E-Mail wird nicht gesendet.

#Daten und Datenschutz

Besucher speichert personenbezogene Daten von Dritten ohne Konto: Name, Firma, E-Mail und Telefon des Gastes. Die Community ist die Verantwortliche, und das Mitglied, das anmeldet, gibt die Daten des Gastes an; deshalb weist die Oberfläche bei der Anmeldung darauf hin.

• Das Mitglied sieht nur die eigenen Gäste; das Team sieht die von heute; Administrator und Eigentümer sehen jedes Datum.
• Der Kiosk liefert nie E-Mail, Telefon, Firma, Gastgeber oder Liste zurück.
• Es gibt kein Foto, keinen Ausweis, keine Unterschrift und keinen Standort. Die E-Mail an den Gast geht nur, wenn die Community und das Mitglied sie eingeschaltet haben, an die Adresse, die das Mitglied angegeben hat.
• Die Aktivitätsprotokolle halten fest, wer angemeldet, freigegeben oder rückgängig gemacht hat.

Informiere die Mitglieder und bringe am Empfang einen Hinweis an, wie bei der Anwesenheit.

#Mit dem Assistenten und der API

Das alles geht auch im Gespräch mit dem Assistenten (MCP): Gäste anmelden, bearbeiten und stornieren, die heute Erwarteten ansehen und die Ankunft markieren, mit denselben Rollen wie in der Oberfläche. Die Schritte jeder Anfrage stehen in den Rezepten. Die Routen stehen in der API-Referenz unter Visitors, und der Kiosk beim Tag der Anwesenheit.

#Beispiele

Coworking mit Empfang. Der Bereich nutzt Jedes Mitglied und Wer anmeldet, entscheidet. Ana meldet Maria Souza für 14 Uhr an, mit E-Mail und Gast benachrichtigen; Maria erhält die Adresse. Um 14:05 tippt der Empfang auf Angekommen, Ana wird benachrichtigt, und Maria erscheint in Wer ist da.

Community, die zentralisiert. Der Bereich nutzt Nur das Team: Der Resident bittet den Empfang, der in seinem Namen anmeldet und den Gastgeber wählt.

Gast, der allein ankommt. Ist der Empfang nicht in der Nähe, gibt Maria „Maria Souza“ auf dem iPad ein, bestätigt „Bist du Maria S.?“, und die Ankunft wird auf die Anmeldung gebucht.

#Häufige Fehler und wie du sie behebst

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