Pacchi

Il modulo Pacchi registra ogni lettera o pacco che arriva alla sede fisica per un membro. È il quaderno e il gruppo WhatsApp della reception dentro Memberfy: il team registra in pochi secondi (chi lo riceve, cos'è, una foto, dove è stato conservato), il membro viene avvisato via e-mail e il pacco si chiude quando viene ritirato, con la data e chi lo ha ritirato.

Ogni spazio Pacchi è una sede fisica. Un coworking con due sedi crea due spazi, ciascuno con la propria coda e il proprio storico.

#A cosa serve

#Come funziona

#Cosa conserva il pacco

Ogni pacco ha il destinatario (una persona o un'azienda che è membro della community e ha accesso allo spazio), il tipo (Lettera, Pacco o Altro, con una breve descrizione), il mittente, il corriere e il codice di tracking (tutti facoltativi), una nota, fino a 5 foto, il posto (armadietto, scaffale o reception) e, se lo spazio lo usa, il codice di ritiro dell'armadietto.

Passa per quattro stati:

Chiudere un pacco non cancella nulla: il registro, le foto e il motivo restano nello storico. Ogni orario è letto nel fuso orario del paese della community.

#La configurazione dello spazio

Alla creazione dello spazio, e poi in Configura lo spazio (barra Gestisci i pacchi), la schermata chiede:

La schermata mostra anche l'avviso "Questo modulo conserva le foto e il nome del mittente di ogni pacco. Informa i membri della community."

#Chi fa cosa

Il team, in questo modulo, è il proprietario, l'amministratore, il moderatore e la finanza.

Chi entra nello spazio segue la regola di qualsiasi spazio (visibilità, piano e gruppo). Si registra un pacco solo per chi ha accesso allo spazio.

Il codice dell'armadietto lo legge solo il destinatario, in I miei pacchi e nell'e-mail. Nessuna schermata del team lo mostra: il team vede soltanto che c'è un codice e può impostarlo di nuovo, mai leggerlo. Smette di valere quando il pacco viene ritirato, restituito o scartato.

#Cosa vede il team

Lo spazio si apre in due schede: Coda e I miei pacchi.

• La barra Gestisci i pacchi mostra quanti sono in attesa di ritiro e quanti sono fermi, e il pulsante Ricevi un pacco.
• La Coda elenca i pacchi con foto in miniatura, destinatario, tipo, mittente, posto e da quanto tempo è arrivato ("Arrivato oggi", "Arrivato 2 giorni fa"). I filtri sono In attesa, Ferme, Ritirati, Restituiti, Scartati e Tutti, più il tipo e la ricerca per nome, mittente o tracking.
• L'etichetta Ferma da N giorni segna il pacco che aspetta da più del termine dello spazio (3 giorni, se lo spazio non ne definisce un altro).
• L'etichetta Nessun avviso via e-mail compare quando il destinatario non ha potuto essere avvisato (senza e-mail valida o già fuori dalla community). Il pacco viene registrato comunque, e la schermata mostra Ex membro quando è il caso.
• Il dettaglio mostra le foto, lo storico (ricevuto il, registrato da, avviso via e-mail, come è stato ritirato) e le azioni.

#Cosa vede il membro

In I miei pacchi (la scheda dello spazio e la pagina con questo nome):

• In attesa: una scheda per pacco, con il nome dello spazio, la foto, il tipo, "Da {mittente}", da quanto tempo è arrivato, "Ritira in: {posto}" (oppure "Ritira alla reception") e il codice di ritiro, nascosto dietro il pulsante Mostra. Se la conferma del team è disattivata, il pulsante Ritirato chiude il pacco; se è attiva, la schermata avvisa che il ritiro è confermato dal team, alla reception.
• Storico: i ritiri ("Ritirato il … da …"), le restituzioni e gli scarti.

Il membro vede solo i propri. Senza pacchi, la schermata dice "Niente per te adesso".

#Passo dopo passo

#Creare lo spazio

Ruolo: proprietario o amministratore.

1. In Aggiungi Spazio, apri la scheda Coworking e scegli il modulo Pacchi.
2. In Dove si conservano i pacchi, scegli Alla reception oppure In un armadietto o su uno scaffale. Con l'armadietto, decidi se ci sarà il Codice di ritiro dell'armadietto.
3. Lascia attiva Foto nell'e-mail di avviso o disattivala; attiva Richiedi la conferma del team se solo il team deve segnare il ritiro.
4. Definisci la visibilità e crea lo spazio. Per un'altra sede, crea un altro spazio.

Per cambiare in seguito, usa Configura lo spazio nella barra Gestisci i pacchi.

#Ricevere un pacco

Ruolo: team.

1. Tocca Ricevi un pacco.
2. In Destinatario, digita l'inizio del nome (almeno 3 lettere). Compaiono solo persone e aziende con accesso allo spazio.
3. Scegli il Tipo. Con Altro, descrivilo (per esempio, "scatola di vino").
4. Se vuoi, compila Mittente, Corriere, Codice di tracking e Nota ("fragile", "pesante").
5. Aggiungi fino a 5 Foto, con Scatta una foto o Scegli dalla galleria (JPG, PNG o WebP).
6. Se lo spazio usa l'armadietto, compila Posto (armadietto); vuoto significa "alla reception". Con il codice, compila Codice di ritiro (da 4 a 12 caratteri).
7. Tocca Salva, oppure Salva e ricevine un altro per svuotare il modulo e proseguire.

Il membro riceve l'e-mail poco dopo (vedi E-mail al membro).

Avviso di duplicato: se esiste già un pacco dello stesso tipo, per la stessa persona e con lo stesso codice di tracking nelle ultime 24 ore, la schermata chiede "C'è già un pacco identico per questo destinatario nelle ultime 24 ore. Registrarne un altro comunque?". Toccare due volte Salva non crea due pacchi.

#Modificare un pacco e gestire le foto

Ruolo: team.

1. Apri il pacco e tocca Modifica.
2. Correggi ciò che è stato scritto male e tocca Salva. Il destinatario non cambia: per quello, elimina il registro e registra di nuovo.
3. Per il codice dell'armadietto, compila Nuovo codice di ritiro; vuoto mantiene quello attuale. Non c'è modo di leggere il codice già impostato.
4. Per le foto, usa Aggiungi foto, Sostituisci foto e Rimuovi foto. Rimuovere chiede conferma ed elimina definitivamente la foto e il file; il pacco resta registrato.

Un pacco già chiuso lo corregge solo il proprietario o l'amministratore, e mai il codice.

#Segnare il ritiro

Ruolo: team.

1. Apri il pacco e tocca Segna il ritiro.
2. In Chi lo ha ritirato, scegli Il destinatario (con il nome di chi è venuto, facoltativo) o Un'altra persona (il nome è obbligatorio).
3. Tocca Conferma il ritiro. Il codice dell'armadietto smette di valere.

Due persone che segnano nello stesso momento chiudono il pacco una volta sola.

#Restituire al mittente

Ruolo: team.

In Restituisci al mittente, indica il Motivo (per esempio, "restituito al mittente", "rifiutato") e tocca Restituisci. Il pacco passa a Restituito.

#Scartare, riaprire ed eliminare

Ruolo: proprietario o amministratore.

• Scarta il pacco: per quello che nessuno ha ritirato. Richiede il Motivo; passa a Scartato.
• Riapri il pacco: annulla un ritiro, una restituzione o uno scarto fatti per errore. Richiede il Motivo e il pacco torna In attesa di ritiro. Il codice precedente è già stato cancellato: impostane un altro in Modifica, se serve.
• Elimina il registro: solo per un pacco registrato per errore (per la persona sbagliata). Esce dagli elenchi e le foto vengono eliminate; chi ha eliminato e il motivo restano nel registro attività. Per chiudere davvero un pacco, usa ritiro, restituzione o scarto.

#Ritirare il proprio pacco

Ruolo: qualsiasi membro, se lo spazio non richiede la conferma del team.

1. Apri I miei pacchi.
2. Sul pacco, guarda il posto e, con il pulsante Mostra, il codice dell'armadietto.
3. Dopo averlo preso, tocca Ritirato e Sì, l'ho ritirato. Il ritiro resta registrato come confermato dal membro stesso.

#E-mail al membro

Quando registra il pacco, il destinatario riceve un'e-mail tramite la coda delle e-mail, mai durante la registrazione:

• l'oggetto non dice cosa è arrivato;
• il corpo riporta il tipo, il mittente (se c'è), dove ritirarlo, il codice dell'armadietto (se c'è) e l'orario, nel fuso della community;
• con Foto nell'e-mail di avviso attiva, una miniatura della foto, in un link che vale 72 ore (la foto intera resta nell'app, con accesso);
• il pulsante per aprire I miei pacchi.

Se il destinatario è già uscito dalla community o non ha un'e-mail valida, non viene inviato nulla e la coda mostra Nessun avviso via e-mail.

Il codice dell'armadietto va nell'e-mail, quindi resta nella casella di posta del membro. Se per la tua community è un rischio, lascia il codice disattivato.

#Dati e privacy

Questo modulo conserva dati personali, e la community è il titolare del trattamento: decide cosa registra.

• Foto del pacco: può mostrare nome, indirizzo o il contenuto. Resta in un archivio privato, aperta solo tramite link firmato e di breve durata, e la vedono solo il team dello spazio e il destinatario.
• Mittente, corriere, tracking e nota: dati del membro e, di passaggio, di terzi.
• Nome di chi ha ritirato: conservato quando il ritiro è fatto da un'altra persona.
• Codice dell'armadietto: una credenziale a vita breve. Lo legge solo il destinatario ed è cancellato alla chiusura del pacco. Nei registri attività compare nascosto.
• Nulla viene cancellato. Foto e registri restano conservati dalla community. Informa i membri, come ricorda l'avviso della configurazione.

In arrivo In preparazione: il promemoria via e-mail per il pacco fermo. Esiste già come impostazione dello spazio, ma non è ancora attivo.

#Esempi

Coworking con reception. Lo spazio usa Alla reception. Il moderatore registra il pacco con due foto e il mittente; la residente riceve l'e-mail con la miniatura e passa a ritirarlo; la reception tocca Segna il ritiro.

Uffici con armadietto. Lo spazio usa In un armadietto o su uno scaffale con codice. Il team scrive "Armadietto 12" e il codice; il membro vede entrambi in I miei pacchi, apre l'armadietto e tocca Ritirato.

Sede che vuole controllo. Con Richiedi la conferma del team attivo, il membro vede il pacco, ma solo la reception chiude il ritiro.

#Errori comuni e come risolverli

#Domande frequenti

Il membro vede il codice dell'armadietto se lo ha impostato il team? Sì, solo lui: in I miei pacchi e nell'e-mail. Il team non lo legge mai.

Posso registrare per un'azienda? Sì, quando l'azienda è membro della community e ha accesso allo spazio.

Si può registrare per chi non fa parte della community? No. Il destinatario deve essere un membro con accesso allo spazio.

Il visitatore del chiosco delle Presenze riceve pacchi? No. I pacchi sono dei membri; il chiosco è del visitatore.

Il modulo addebita la custodia? No.

#Con l'assistente

L'assistente registra e consulta i pacchi, gestisce le foto, segna il ritiro, restituisce, scarta, riapre ed elimina, e il membro chiede "ho un pacco?". Vedi Strumenti · Pacchi e le ricette dei Pacchi.

#Nell'API

Con X-CommunityId nell'header: GET /api/parcels/spaces/{spaceId}/overview, GET .../members?q= (ricerca del destinatario), POST e GET .../parcels, GET, PATCH e DELETE /api/parcels/parcels/{parcelId}, POST, PUT e DELETE .../photos, POST .../pickup, .../return, .../discard e .../reopen, GET /api/parcels/me/parcels (quelli del membro stesso). Il riferimento completo, generato dall'API, compare nel Riferimento dell'API quando i Pacchi arriveranno nelle community.

#Correlati

• Moduli
• Presenze
• Ruoli e permessi
• Visibilità e accesso
• Registro attività
• Creare e organizzare gli spazi