Email della call for papers
Le otto email della call for papers. Chi riceve ciascuna (chi ha inviato la proposta, chi valuta, chi organizza), quando parte, cosa dice, cosa deve fare la persona, la scadenza per rispondere a una controproposta e cosa succede se nessuno risponde.
Una call for papers è una conversazione tra chi propone e chi organizza, e le email avvisano ciascuna parte quando tocca a lei. Sono otto, tutte con lo stesso formato: cosa è successo, il nome della call, la proposta (con il suo percorso), il messaggio di chi organizza quando c'è, e un pulsante che apre la proposta direttamente nella community.
A cosa serve saperlo
- Per chi organizza: sapere cosa ha già ricevuto il relatore prima di scrivergli per altre vie, e perché un messaggio scritto sullo schermo arriva per email.
- Per chi propone: sapere cosa fare con ogni email, e quando c'è una scadenza.
Le otto email
| Email (oggetto) | Chi la riceve | Quando parte | Cosa fa la persona |
|---|---|---|---|
| Abbiamo ricevuto la tua proposta per … | Chi ha inviato la proposta | La proposta viene inviata | Niente: è la ricevuta |
| …: vorremmo modificare alcuni termini | Chi ha inviato la proposta | L'organizzazione fa una controproposta | Accetta, o risponde con un'altra proposta, entro la scadenza |
| …: abbiamo ritirato i termini proposti | Chi ha inviato la proposta | L'organizzazione ritira la controproposta | Niente: la proposta torna in valutazione |
| La tua proposta è stata accettata per …! | Chi ha inviato la proposta | La proposta viene accettata (direttamente, o dopo una trattativa) | Controlla i termini e conferma nella call |
| …: sulla tua proposta | Chi ha inviato la proposta | La proposta viene rifiutata | Niente |
| Ti vorremmo a … | Il membro invitato | L'organizzazione invita qualcuno a inviare una proposta | Invia una proposta, se vuole |
| Valuterai le proposte di … | Il valutatore | La persona viene assegnata come valutatore di un percorso | Apre la sua coda e valuta |
| …: … ha risposto | I titolari della call | Chi ha inviato la proposta risponde a una controproposta, accetta la controproposta o ritira la proposta | Decide il passo successivo |
Abbiamo ricevuto la tua proposta
Abbiamo ricevuto la tua proposta per Congresso 2027 La tua proposta è in coda di valutazione per Congresso 2027. Ti scriviamo appena ci sarà una decisione — non serve continuare a controllare. Pulsante: Vedi la mia proposta
Parte quando la proposta viene inviata. Una proposta salvata come bozza non genera email.
Controproposta (l'unica con scadenza)
Congresso 2027: vorremmo modificare alcuni termini La tua proposta ci è piaciuta e vorremmo modificare alcuni termini prima di chiudere. Guarda cosa proponiamo e rispondi — puoi accettare o proporre altro. Rispondi entro il 15/03/2027. Pulsante: Vedi e rispondi
È l'unica email della call in cui la persona deve una risposta, e quindi l'unica con una scadenza e con il blocco Perché rispondere subito: "Altre trattative di questa call sono in corso in parallelo e il programma si riempie man mano che arrivano le risposte. Prima rispondi, maggiori sono le possibilità che la tua sessione venga confermata."
- La scadenza deriva dal termine di risposta della call, in giorni contati dall'invio della controproposta. Se la call non ha un termine, l'email parte senza data e senza conto alla rovescia.
- Il conto alla rovescia compare solo nell'ultima settimana: "mancano 3 giorni", "manca 1 giorno" e, il giorno stesso, "ultimo giorno". Con più di 7 giorni di margine, compare solo la data.
- Il messaggio di chi organizza, se scritto nella controproposta, compare sotto "Messaggio di chi organizza:".
Per ora, il termine di risposta alla controproposta si imposta solo tramite l'API (
counterOfferTimeoutDayssulla call). Una call creata dal pannello non ha termine, e l'email della controproposta parte senza data.
E se la persona non risponde? Alla scadenza non succede nulla da solo: la proposta continua ad aspettare la risposta del relatore, e non parte nessun'altra email. L'organizzazione decide cosa fare: rifiutare, ritirare la controproposta o parlare con la persona per altre vie.
Accettata
La tua proposta è stata accettata per Congresso 2027! La tua proposta è stata accettata. Ti scriviamo a breve con orari e dettagli di produzione. Pulsante: Vedi i termini
L'email ripete i termini dell'accordo, così la persona non deve aprire la pagina per sapere cosa ha accettato: formato, durata, quando, modalità (in presenza o online), percorso, compenso e cosa è a carico dell'organizzazione (volo, trasporto locale, parcheggio, alloggio, pasti). Se c'è stata una trattativa, sono i termini concordati; altrimenti, quelli della proposta stessa.
Rifiutata
Congresso 2027: sulla tua proposta Questa volta la tua proposta non è entrata nel programma. Il palinsesto è corto e restano fuori proposte valide — grazie per averla inviata, speriamo di vederti alla prossima.
Se l'organizzazione ha scritto un motivo nel rifiuto, arriva nel messaggio. Un rifiuto senza motivo è la versione peggiore di questa email: vale la pena scrivere una riga.
Invito a inviare una proposta
Ti vorremmo a Congresso 2027 Ci siamo ricordati di te per una proposta precedente e vorremmo che partecipassi a Congresso 2027. Le proposte sono aperte. Pulsante: Invia una proposta
Parte quando l'organizzazione invita un membro, con la call aperta o in bozza. Il messaggio dell'invito arriva insieme.
Valutatore assegnato
Valuterai le proposte di Congresso 2027 Sei entrato nel comitato di valutazione di Congresso 2027. Le proposte del tuo track sono già in coda. Pulsante: Apri la mia coda
Il nome del percorso è nell'email.
Il relatore ha risposto
Congresso 2027: Ana Souza ha risposto Ana Souza ha risposto alla controproposta su «Progettare API su larga scala». La palla torna a voi. Pulsante: Vedi la risposta
Va a tutti i titolari della call che hanno accettato di esserlo, non all'intera community. La stessa email parte quando la persona accetta la controproposta o ritira la proposta, con il suo messaggio, se c'è.
Cosa non genera email
Di proposito:
- "Nuova proposta ricevuta" per chi organizza. In una call con duecento proposte, sarebbero duecento email. Il contatore nella barra di gestione della call lo mostra già.
- "Il tuo voto è stato salvato" per chi valuta. Lo schermo l'ha già confermato.
- "La call è aperta". È promozione, non l'avviso di qualcosa che è successo alla persona: promuovila nel Feed o sui tuoi canali.
- La conferma finale del relatore: l'organizzazione la vede nella call stessa.
Lingua, marchio e link
- Lingua: quella di chi la riceve; se non ne ha mai scelta una, quella della community. Un relatore brasiliano la riceve in portoghese anche se chi organizza usa la piattaforma in inglese, e le date escono nel formato della sua lingua.
- Marchio: il nome e il logo della community. Il piè di pagina dice "Ricevi questa email perché fai parte di …".
- Link: il pulsante apre la call con la proposta già aperta, senza doverla cercare nell'elenco.
Si possono disattivare?
No. Le email della call avvisano di qualcosa che è successo alla proposta della persona, e partono sempre. L'organizzazione controlla il contenuto con il messaggio che scrive a ogni azione.
Quando un'email non arriva
- Spam e schede promozioni.
- L'indirizzo: è l'email dell'account della persona.
- Il momento: le email partono tramite una coda, in pochi secondi. Una bozza non genera ricevuta; solo l'invio.
- Per i titolari: il "… ha risposto" va solo a chi ha accettato di essere titolare della call.
Domande frequenti
Il relatore riceve un promemoria della scadenza della controproposta? No. Il conto alla rovescia è nell'email della controproposta stessa, quando mancano 7 giorni o meno. Dopo non c'è un promemoria.
Posso scrivere il testo dell'email? Il testo è della piattaforma, ma il messaggio che scrivi quando accetti, rifiuti, fai una controproposta o inviti lo accompagna, in evidenza.
I valutatori ricevono un'email per ogni nuova proposta? No. Ricevono un'email quando entrano nel percorso; poi le proposte compaiono nella loro coda.