VisitantesEm breve

O módulo Visitantes responde a três perguntas da receção: quem espero hoje, quem já chegou e o anfitrião foi avisado? O membro regista o convidado com antecedência (nome, dia e horário), a receção marca a chegada com um toque e o próprio visitante pode anunciar-se no quiosque da Presença, que o reconhece.

Em breve A chegar às comunidades: o módulo Visitantes está pronto e passa a aparecer na criação de espaços (separador Coworking) quando a atualização for ao ar. A referência da API e as ferramentas do assistente acompanham.

#Para que serve

#Relação com a Presença

O Visitantes não funciona sozinho: está ligado a um espaço Presença, escolhido na criação. O registo prévio é só a expectativa; quando o convidado chega, a chegada passa a ser uma visita da Presença, igual à de um visitante registado pela receção. Por isso:

• a chegada entra na lotação, em Quem está aqui e no histórico da Presença, e a saída (pela equipa, pelo quiosque ou automática) funciona como sempre;
• se a receção já tinha registado o mesmo nome com o mesmo anfitrião em Marcar visitante, a chegada liga-se à visita existente em vez de a duplicar. Tocar em Chegou duas vezes também não duplica;
• a receção continua a poder registar quem chega sem aviso, em Marcar visitante da Presença, sem registo prévio;
• uma comunidade com duas unidades cria um Visitantes para cada Presença.

O convidado não é membro e não conta como membro. Registar, dar entrada e dar saída não criam conta, perfil nem convite, e não mexem no limite de membros do plano. O convidado é só um registo de texto (nome, empresa, e-mail e telemóvel). Se o e-mail dele for o de um membro, nada é associado; a equipa vê o aviso Já é membro junto ao nome, o anfitrião não.

Não é possível apagar o espaço Presença enquanto houver um Visitantes ligado a ele: o ecrã pede para desligar ou apagar primeiro o Visitantes.

#Como funciona

#O ciclo de um convidado

A janela de horário é informativa: chegar fora dela, no mesmo dia, é permitido. Dia e horário são lidos no fuso horário do país da comunidade. Um registo é de um dia; para outro dia, edita-se a data. Não se regista um dia que já passou.

#A configuração do espaço

Na criação do espaço, e depois em Configurar espaço (barra Gerir visitantes, só administrador e proprietário):

O acesso ao espaço segue a regra de qualquer espaço: visibilidade, plano e grupo. O anfitrião tem de conseguir abrir o espaço Visitantes e a Presença ligada.

#Quem faz o quê

A equipa, neste módulo, é o proprietário, o administrador, o moderador e o financeiro.

Nenhum membro vê o convidado de outro membro. Quem gera o link do quiosque é a Presença (moderador, administrador e proprietário).

#O membro: Meus convidados

O espaço abre no separador Meus convidados, com a lista dos convidados do membro (Próximos ou Últimos 30 dias), cada um com o estado, o anfitrião e, quando chega, a hora ("chegou às 14:05").

Registar um convidado

1. Toque em Registar convidado (se o espaço só deixa a equipa registar, o ecrã avisa e o botão não aparece).
2. Preencha o nome do convidado, o dia, o horário Das e, se quiser, Até. Empresa, e-mail e telemóvel aparecem conforme a configuração. Os horários são os do relógio da comunidade.
3. Se o espaço deixa a escolha, marque Avisar o convidado (só vale com o e-mail preenchido).
4. Toque em Registar.

O ecrã lembra: "São dados de um terceiro. Preencha só o que a receção precisa e com o conhecimento do convidado." Quem regista informa dados de outra pessoa; avise o convidado e peça só o necessário. Veja Dados e privacidade.

Editar e cancelar. Enquanto o convidado não chegou, o membro toca em Editar (nome, dia, horário, contactos) ou em Cancelar registo. O cancelamento pede confirmação ("Cancelar este registo?"), e o convidado continua na lista como Cancelado. Mudar o dia ou o horário reenvia a confirmação ao anfitrião, uma vez por alteração. Depois da chegada, o registo já não muda.

A equipa regista em nome de outro: na janela aparece o campo Anfitrião (Eu por predefinição), com Trocar e pesquisa de membro por nome (3 letras ou mais).

#A receção: separador Hoje

A equipa vê o separador Hoje, e a barra Gerir visitantes mostra quantos são esperados hoje e quantos já chegaram. A lista traz, de todos os anfitriões, nome, janela, anfitrião e estado, com pesquisa por nome ou empresa; quem já chegou fica na lista, com a hora.

• Chegou: um toque marca a chegada. O ecrã diz logo se o anfitrião foi avisado: "Maria Souza chegou. O anfitrião foi avisado." ou "…O anfitrião não foi avisado." (isto depende do ajuste Avisar quem foi visitado da Presença; ver E-mail ao residente).
• Desfazer chegada: para a marcação por engano. Só vale no mesmo dia e antes da saída; a visita desaparece das listas e da lotação e o registo volta a Esperado.
• Não veio: o convidado que não apareceu até ao fim do dia passa sozinho a este estado e sai do separador Hoje; fica no histórico do registo (separador Todos, para administrador e proprietário).

Fora da janela de horário, Chegou continua permitido no dia; noutro dia, não: "Só dá para marcar a chegada de convidados esperados hoje."

O separador Todos (administrador e proprietário) lista qualquer data, com filtros por estado, período e anfitrião.

#O quiosque reconhece o convidado

O quiosque é o iPad da receção, sem início de sessão. Com o Visitantes ligado à Presença, ganha um passo a mais:

1. O visitante toca em Sou visitante: fazer check-in e escreve o nome, nome e apelido, com pelo menos 3 letras em cada.
2. Se houver um convidado esperado hoje, ainda não chegado, o ecrã pergunta "É Maria S.?" (só o nome abreviado; no máximo três opções).
3. Ao tocar em Sim, sou eu, a chegada fica registada na hora, sobre o registo: o estado passa a Chegou, sem visita duplicada, e o anfitrião é avisado. A resposta a essa pergunta é a confirmação: não há outro ecrã. Só depois o ecrã diz quem foi avisado.
4. Não sou eu segue o fluxo normal do quiosque (escolher o anfitrião), sem prejuízo.

O que o quiosque nunca mostra: antes da chegada, não revela anfitrião, empresa, telemóvel, e-mail, horário nem a lista do dia. Quem não sabe o nome e o início do apelido do convidado não vê nada, e quem sabe vê só o nome abreviado, que já conhecia. Com menos de duas palavras de 3 letras, o quiosque nem consulta. O nome escrito tem de conferir com o registo ("O nome não confere. Escreva o nome como está no seu convite."), e o convite de outro dia, já usado ou cancelado é recusado. Se a marcação foi indevida, a equipa usa Desfazer chegada.

#E-mail ao convidado

Por predefinição, o convidado não recebe nada. O e-mail só sai quando todas as condições se verificam:

• o ajuste E-mail ao convidado da casa é Quem regista escolhe (e o membro marcou Avisar o convidado) ou Sempre;
• o registo tem e-mail do convidado, o endereço que o próprio membro indicou.

Conteúdo: "Maria Souza espera por si na terça-feira, 13 de outubro" (assunto), o anfitrião, o dia, a janela de horário, o local e as instruções de chegada da casa, com o aviso de que recebeu a mensagem porque um residente da comunidade o registou e que, se não for esse o caso, deve responder a quem o convidou. Nenhum dado de outros convidados vai junto.

Idioma e fuso horário: o e-mail sai no idioma da comunidade, com dia e horário no fuso horário do país da comunidade. A confirmação ao anfitrião sai no idioma do próprio anfitrião, com o mesmo fuso horário, e leva dia, janela, local, quem registou e as instruções de chegada.

Mudar o dia ou o horário reenvia o aviso, uma vez por alteração. Todo o e-mail vai pela fila de envio, sem atrasar o ecrã, com um limite por proteção: até 10 por hora para cada anfitrião e 200 por dia para a comunidade. Passado o limite, o registo vale, mas o e-mail não sai.

#Dados e privacidade

O Visitantes guarda dados pessoais de terceiros sem conta: nome, empresa, e-mail e telemóvel do convidado. A comunidade é a responsável pelo tratamento, e o membro que regista indica os dados do convidado, por isso o ecrã do registo faz o aviso.

• O membro vê só os seus convidados; a equipa vê os de hoje; administrador e proprietário veem qualquer data.
• O quiosque nunca devolve e-mail, telemóvel, empresa, anfitrião ou lista.
• Não há fotografia, documento, assinatura nem localização. O e-mail ao convidado só sai se a casa e o membro o ligaram, para o endereço que o membro indicou.
• Os registos de atividade guardam quem registou, deu entrada ou desfez.

Informe os membros e afixe um aviso na receção, como na Presença.

#Pelo assistente e pela API

Tudo isto também se faz a conversar com o assistente (MCP): registar, editar e cancelar convidado, ver os esperados de hoje e marcar a chegada, com os mesmos papéis do ecrã. Os passos de cada pedido estão em Receitas. As rotas estão na referência da API, em Visitors, e o quiosque na tag da Presença.

#Exemplos

Coworking com receção. O espaço usa Qualquer membro e Quem regista escolhe. A Ana regista a Maria Souza para as 14h, com e-mail e Avisar o convidado; a Maria recebe a morada. Às 14h05 a receção toca em Chegou, a Ana é avisada, e a Maria aparece em Quem está aqui.

Casa que centraliza. O espaço usa Só a equipa: o residente pede à receção, que regista em nome dele, escolhendo o anfitrião.

Convidado que chega sozinho. Sem a receção por perto, a Maria escreve "Maria Souza" no iPad, confirma "É Maria S.?" e a chegada fica registada sobre o registo prévio.

#Erros comuns e como resolver

#Relacionados

• Presença
• Ferramentas do assistente: Visitantes
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• Módulos