VisitantesEm breve

O módulo Visitantes responde a três perguntas da recepção: quem eu espero hoje, quem já chegou e o anfitrião foi avisado? O membro cadastra o convidado com antecedência (nome, dia e horário), a recepção marca a chegada com um toque e o próprio visitante pode se anunciar no quiosque da Presença, que o reconhece.

Em breve Chegando às comunidades: o módulo Visitantes está pronto e passa a aparecer na criação de espaços (aba Coworking) quando a atualização for ao ar. A referência da API e as ferramentas do assistente acompanham.

#Para que serve

#Relação com a Presença

O Visitantes não funciona sozinho: ele é ligado a um espaço Presença, escolhido na criação. O cadastro prévio é só a expectativa; quando o convidado chega, a chegada vira uma visita da Presença, igual à de um visitante registrado pela recepção. Por isso:

• a chegada entra na lotação, em Quem está aqui e no histórico da Presença, e a saída (pela equipe, pelo quiosque ou automática) funciona como sempre;
• se a recepção já tinha registrado o mesmo nome com o mesmo anfitrião pelo Marcar visitante, a chegada liga a visita existente em vez de duplicar. Tocar Chegou duas vezes também não duplica;
• a recepção continua podendo registrar quem chega sem aviso, pelo Marcar visitante da Presença, sem cadastro prévio;
• uma comunidade com duas unidades cria um Visitantes para cada Presença.

O convidado não é membro e não conta como membro. Cadastrar, liberar e dar saída não criam conta, perfil nem convite, e não mexem no teto de membros do plano. O convidado é só um registro de texto (nome, empresa, e-mail e telefone). Se o e-mail dele for o de um membro, nada é vinculado; a equipe vê o aviso Já é membro ao lado do nome, o anfitrião não.

Não é possível apagar o espaço Presença enquanto houver um Visitantes ligado a ele: a tela pede para desligar ou apagar o Visitantes antes.

#Como funciona

#O ciclo de um convidado

A janela de horário é informativa: chegar fora dela, no mesmo dia, é liberado. Dia e horário são lidos no fuso do país da comunidade. Um cadastro é de um dia; para outro dia, edita-se a data. Não se cadastra um dia que já passou.

#A configuração do espaço

Na criação do espaço, e depois em Configurar espaço (barra Gerenciar visitantes, só administrador e proprietário):

O acesso ao espaço segue a regra de qualquer espaço: visibilidade, plano e grupo. O anfitrião precisa conseguir abrir o espaço Visitantes e a Presença ligada.

#Quem faz o quê

A equipe, neste módulo, é o proprietário, o administrador, o moderador e o financeiro.

Nenhum membro vê o convidado de outro membro. Quem gera o link do quiosque é a Presença (moderador, administrador e proprietário).

#O membro: Meus convidados

O espaço abre na aba Meus convidados, com a lista dos convidados do membro (Próximos ou Últimos 30 dias), cada um com o estado, o anfitrião e, quando chega, a hora ("chegou às 14:05").

Cadastrar um convidado

1. Toque em Cadastrar convidado (se o espaço só deixa a equipe cadastrar, a tela avisa e o botão não aparece).
2. Preencha o nome do convidado, o dia, o horário Das e, se quiser, Até. Empresa, e-mail e telefone aparecem conforme a configuração. Os horários são os do relógio da comunidade.
3. Se o espaço deixa a escolha, marque Avisar o convidado (só vale com o e-mail preenchido).
4. Toque em Cadastrar.

A tela lembra: "São dados de um terceiro. Preencha só o que a recepção precisa e com o conhecimento do convidado." Quem cadastra informa dado de outra pessoa; avise o convidado e peça só o necessário. Veja Dados e privacidade.

Editar e cancelar. Enquanto o convidado não chegou, o membro toca em Editar (nome, dia, horário, contatos) ou em Cancelar cadastro. O cancelamento pede confirmação ("Cancelar este cadastro?"), e o convidado continua na lista como Cancelado. Mudar o dia ou o horário reenvia a confirmação ao anfitrião, uma vez por mudança. Depois da chegada, o cadastro não muda mais.

A equipe cadastra em nome de outro: na janela aparece o campo Anfitrião (Eu por padrão), com Trocar e busca de membro por nome (3 letras ou mais).

#A recepção: aba Hoje

A equipe vê a aba Hoje, e a barra Gerenciar visitantes mostra quantos são esperados hoje e quantos já chegaram. A lista traz, de todos os anfitriões, nome, janela, anfitrião e estado, com busca por nome ou empresa; quem já chegou fica na lista, com a hora.

• Chegou: um toque marca a chegada. A tela diz na hora se o anfitrião foi avisado: "Maria Souza chegou. O anfitrião foi avisado." ou "…O anfitrião não foi avisado." (isso depende do ajuste Avisar quem foi visitado da Presença; ver E-mail ao residente).
• Desfazer chegada: para a marcação por engano. Só vale no mesmo dia e antes da saída; a visita some das listas e da lotação e o cadastro volta a Esperado.
• Não veio: o convidado que não apareceu até o fim do dia passa a esse estado sozinho e sai da aba Hoje; fica no histórico do cadastro (aba Todos, para administrador e proprietário).

Fora da janela de horário, Chegou continua liberado no dia; em outro dia, não: "Só dá para marcar a chegada de convidados esperados hoje."

A aba Todos (administrador e proprietário) lista qualquer data, com filtros por estado, período e anfitrião.

#O quiosque reconhece o convidado

O quiosque é o iPad da recepção, sem login. Com o Visitantes ligado à Presença, ele ganha um passo a mais:

1. O visitante toca em Sou visitante: fazer check-in e digita o nome, nome e sobrenome, com pelo menos 3 letras em cada.
2. Se houver um convidado esperado hoje, ainda não chegado, a tela pergunta "Você é Maria S.?" (só o nome abreviado; no máximo três opções).
3. Ao tocar Sim, sou eu, a chegada é registrada na hora, sobre o cadastro: o estado vai a Chegou, sem visita duplicada, e o anfitrião é avisado. A resposta a essa pergunta é a confirmação: não há outra tela. Só depois a tela diz quem foi avisado.
4. Não sou eu segue o fluxo normal do quiosque (escolher o anfitrião), sem prejuízo.

O que o quiosque nunca mostra: antes da chegada ele não revela anfitrião, empresa, telefone, e-mail, horário nem a lista do dia. Quem não sabe o nome e o início do sobrenome do convidado não vê nada, e quem sabe vê só o nome abreviado, que já conhecia. Com menos de duas palavras de 3 letras, o quiosque nem consulta. O nome digitado precisa conferir com o cadastro ("O nome não confere. Digite o nome como está no seu convite."), e o convite de outro dia, já usado ou cancelado é recusado. Se a marcação foi indevida, a equipe usa Desfazer chegada.

#E-mail ao convidado

Por padrão, o convidado não recebe nada. O e-mail só sai quando todas as condições valem:

• o ajuste E-mail ao convidado da casa é Quem cadastra escolhe (e o membro marcou Avisar o convidado) ou Sempre;
• o cadastro tem e-mail do convidado, o endereço que o próprio membro informou.

Conteúdo: "Maria Souza espera você em terça-feira, 13 de outubro" (assunto), o anfitrião, o dia, a janela de horário, o local e as instruções de chegada da casa, com o aviso de que ele recebeu a mensagem porque um residente da comunidade o cadastrou e que, se não for isso, deve responder a quem o convidou. Nenhum dado de outros convidados vai junto.

Idioma e fuso: o e-mail sai no idioma da comunidade, com dia e horário no fuso do país da comunidade. A confirmação ao anfitrião sai no idioma do próprio anfitrião, com o mesmo fuso, e leva dia, janela, local, quem cadastrou e as instruções de chegada.

Mudar o dia ou o horário reenvia o aviso, uma vez por mudança. Todo e-mail vai pela fila de envio, sem atrasar a tela, com um teto por proteção: até 10 por hora para cada anfitrião e 200 por dia para a comunidade. Passando do teto, o cadastro vale, mas o e-mail não sai.

#Dados e privacidade

O Visitantes guarda dados pessoais de terceiros sem conta: nome, empresa, e-mail e telefone do convidado. A comunidade é a controladora, e o membro que cadastra informa o dado do convidado, por isso a tela do cadastro faz o aviso.

• O membro vê só os seus convidados; a equipe vê os de hoje; administrador e proprietário veem qualquer data.
• O quiosque nunca devolve e-mail, telefone, empresa, anfitrião ou lista.
• Não há foto, documento, assinatura nem localização. O e-mail ao convidado só sai se a casa e o membro ligaram, para o endereço que o membro informou.
• Os registros de atividade guardam quem cadastrou, liberou ou desfez.

Informe os membros e afixe um aviso na recepção, como na Presença.

#Pelo assistente e pela API

Tudo isto também se faz conversando com o assistente (MCP): cadastrar, editar e cancelar convidado, ver os esperados de hoje e marcar a chegada, com os mesmos papéis da tela. Os passos de cada pedido estão em Receitas. As rotas estão na referência da API, em Visitors, e o quiosque na tag da Presença.

#Exemplos

Coworking com recepção. O espaço usa Qualquer membro e Quem cadastra escolhe. A Ana cadastra a Maria Souza para as 14h, com e-mail e Avisar o convidado; a Maria recebe o endereço. Às 14h05 a recepção toca em Chegou, a Ana é avisada, e a Maria aparece em Quem está aqui.

Casa que centraliza. O espaço usa Só a equipe: o residente pede à recepção, que cadastra em nome dele, escolhendo o anfitrião.

Convidado que chega sozinho. Sem a recepção por perto, a Maria digita "Maria Souza" no iPad, confirma "Você é Maria S.?" e a chegada se registra sobre o cadastro.

#Erros comuns e como resolver

#Relacionados

• Presença
• Ferramentas do assistente: Visitantes
• Papéis e permissões
• Módulos