Importare membri da un foglio di calcolo

La scheda Importa foglio di calcolo della finestra Invita Membri porta nella community le persone di un foglio di calcolo: l'elenco degli iscritti a un evento, la base degli associati, gli studenti di una classe. Va bene qualsiasi foglio: indichi dove va ogni colonna, scegli ruolo, gruppi e tag per tutti, controlli un riepilogo e solo allora importi. Ogni nuova persona riceve un invito via e-mail.

Importa solo chi ha autorizzato a ricevere e-mail e a partecipare alla community. Liste acquistate, concorsi a premi e dati raccolti da bot sono vietati. Leggi la Policy su inviti e importazione dei membri prima di importare.

#A cosa serve

#Come funziona

#Chi può importare

Proprietario e amministratore. L'importazione assegna solo il ruolo di Membro o Moderatore: chi deve entrare come amministratore o finanza va invitato dalla scheda Scrivi le e-mail. Vedi Invitare membri.

#Il file

• .xlsx o .csv. Il vecchio .xls e l'.xlsm (con macro) vengono rifiutati, anche se rinominati.
• Fino a 5 MB, 5.000 righe di dati e 100 colonne.
• Le formule valgono per il valore calcolato; le celle unite, per il valore della prima.
• Nel CSV, Memberfy riconosce da sola la codifica (accenti corretti anche in un file salvato con un vecchio Excel) e il separatore (virgola, punto e virgola, tabulazione o barra verticale). Puoi cambiare entrambi.

#Cosa succede a ogni riga

#L'invito via e-mail

Ogni persona nuova nella community riceve un'e-mail a nome della community, con l'origine della lista ("Hai ricevuto questo invito perché i tuoi dati compaiono in: Iscritti all'evento X del 2026") e, in fondo, il link Grazie per l'invito, ma non voglio partecipare. Chi non ha un account riceve Imposta la mia password (il link vale 7 giorni e una sola volta); chi ce l'ha già, Accedi. Chi era già membro non riceve nulla.

Le e-mail dell'importazione non contano nella quota delle campagne.

#In background

Quando fai clic su Importa, l'importazione entra in una coda e procede da sola: puoi chiudere la finestra. Gli inviti partono al ritmo delle campagne, circa 5 al secondo, quindi un elenco di 3.000 persone richiede una decina di minuti per essere consegnato tutto. Alla fine, chi ha importato riceve un avviso nell'app e un'e-mail con il riepilogo.

La community legge un foglio alla volta. Se un'altra persona del team sta importando nello stesso momento, la schermata dice "Un altro foglio di calcolo è in lettura in questo momento. Riprova tra poco."

#Cosa viene conservato

L'importazione registra chi ha importato, quando, il nome del file, l'origine e il consenso usato (la colonna e i valori, oppure la dichiarazione). Una copia del file originale viene conservata in uno spazio privato, senza scadenza: proprietario e amministratore la scaricano dallo storico (Importazioni precedenti › Vedi › Scarica il file originale). Nella scheda di chi è entrato, il team legge "Origine: importazione da foglio il …".

#Passo dopo passo

Ruolo: proprietario o amministratore.

1. Amministrazione › Membri, pulsante Invita Membri, scheda Importa foglio di calcolo.

2. In cima alla finestra, scegli il Ruolo (Membro o Moderatore), i Gruppi e i Tag per tutti. Gruppi e tag nuovi si creano lì stesso, scrivendo il nome. Questi tre campi sono gli stessi della scheda Scrivi le e-mail: quello che scegli in una vale nell'altra.

3. 1. Origine. Scrivi l'Origine della lista (obbligatoria, fino a 150 caratteri, senza link), per esempio Iscritti all'evento X del 2026. Compare nell'e-mail di ogni invitato. Scegli il file (trascinalo o fai clic) e fai clic su Avanti.

4. 2. File. Controlla la lettura: il Foglio (in un .xlsx con più fogli), la Riga di intestazione ("Intestazione alla riga 8.", quando il foglio ha un titolo in alto) e, in un CSV, il Separatore e la Codifica. Cambiarne uno rilegge il file.

5. 3. Colonne. Ogni colonna compare con le prime 3 righe e il selettore Va in. Le Riconosciute automaticamente (e-mail, nome, cognome, telefono, campi già esistenti) vengono per prime; le altre restano su Ignora, raccolte in "28 colonne ignorate — mostra". Le destinazioni:

   Va in	Regola
   E-mail	Obbligatoria, una colonna sola. Senza, "Scegli la colonna dell'e-mail per continuare."
   Nome e Cognome	Insieme formano il nome completo. Va bene anche una colonna con il nome completo
   Telefono	Convertito nel formato internazionale, con il paese della community come predefinito; se è illeggibile resta vuoto
   Tag	Ogni valore diventa un tag (separane più con , ; o |). Es.: Tipo di biglietto
   Gruppi	Ogni valore mette la persona nel gruppo con quel nome; quello che manca diventa un nuovo gruppo
   Consenso	La colonna che indica chi ha accettato. Segna quali valori valgono come sì (Sì, x, accetto…)
   Campo: …	Un campo personalizzato già esistente
   + Nuovo campo personalizzato	Crea il campo con il nome della colonna (modificabile) e il tipo suggerito dal contenuto. Nasce facoltativo
   Ignora	La colonna non viene importata

   Consenso, Tag e Gruppi non vengono mai suggeriti: li scegli tu. Le colonne con lo stesso nome compaiono separate (Telefono (col. 24), Telefono (col. 30)), e solo una può andare in ciascun dato della persona.

6. Consenso. Con una colonna del consenso entrano solo le righe con i valori segnati. Senza, spunta la dichiarazione "Dichiaro che tutte le persone di questa lista hanno acconsentito a ricevere e-mail e a partecipare a questa community." Senza una delle due, non si può importare.

7. 4. Riepilogo. Controlla prima di salvare: Righe nel foglio, Nuove persone, Già membri, Saranno ignorate (con il motivo), Ignorate perché non vogliono partecipare, E-mail di invito che saranno inviate e i gruppi, i tag e i campi che saranno creati, per nome. Fare clic su Importa conferma tutto questo; non ci sono altre domande.

8. 5. Risultato. L'avanzamento compare nella finestra. Alla fine: Importati, Aggiornati, Ignorati e Inviti inviati, l'elenco delle Righe ignorate con il motivo, le Righe importate con avviso e il pulsante Scarica il CSV degli errori (le righe originali con la colonna del motivo, da correggere e importare di nuovo).

Importazioni precedenti, nella scheda stessa, mostra lo storico: ogni importazione con data, conteggi, stato e file originale.

#Rifiutare l'invito

Chi è stato importato e non vuole partecipare ha due strade:

• Dall'e-mail: il link Grazie per l'invito, ma non voglio partecipare apre una pagina della community, senza accesso, con Conferma: non voglio partecipare.
• Nella community: in Il Mio Account la stessa frase compare in modo discreto, con la spiegazione "Sei stato aggiunto a questa community tramite l'importazione di una lista."

Confermando, la persona esce dalla community ed entra nella lista dei rifiuti: la community non può più importarla né invitarla. Il suo account Memberfy resta. Torna solo se entra da sé, con la registrazione aperta.

• Il link dell'e-mail vale 30 giorni e smette di valere quando la persona accetta l'invito (imposta la password ed entra) o quando il suo ruolo cambia. Dopo, per uscire, deve contattare chi amministra la community.
• Il rifiuto non vale per chi fa parte del team (moderatore, amministratore, finanza) né per chi ha un abbonamento attivo o in sospeso nella community: la persona deve prima annullare l'abbonamento.
• La lista dei rifiuti vale anche per l'invito via e-mail e per Nuovo Membro: chi ha rifiutato torna come "Ha chiesto di non partecipare a questa community" e non parte nessuna e-mail.

Un singolo rifiuto non è una violazione; molti rifiuti nella stessa lista portano Memberfy a valutare la community. Vedi la Policy su inviti.

#Esempi

Evento con 220 iscritti. Il foglio ha un titolo nelle prime righe e l'intestazione alla riga 8. L'organizzazione controlla la riga di intestazione, manda la colonna Accetto di ricevere novità in Consenso con Sì che vale come sì, Tipo di biglietto in Tag e Azienda in + Nuovo campo personalizzato. Il riepilogo mostra 97 nuove persone, 109 senza consenso, 12 duplicate e 2 senza e-mail. Importa; partono 97 inviti.

Associazione che riporta la base. Metà sono già membri. Questa metà riceve il gruppo Associati 2026 e compila l'Azienda che era vuota, senza ricevere e-mail; solo i nuovi vengono invitati.

#Errori comuni e come risolverli

#Domande frequenti

Posso importare senza inviare e-mail? No. Ogni nuova persona riceve l'invito, con l'origine e il link per rifiutare: è ciò che le permette di sapere da dove vengono i suoi dati e di dire di no.

Posso annullare un'importazione? Non c'è un pulsante per annullare. Per togliere qualcuno, usa Gestire i membri.

Posso importare qualcuno che ha rifiutato? No. Chi ha rifiutato torna solo se entra da sé.

La colonna dei gruppi ha un nome scritto in modo diverso dal gruppo. Il confronto ignora maiuscole e accenti (marketing trova Marketing). Un nome che non corrisponde a nessun gruppo crea un nuovo gruppo, e il riepilogo lo mostra prima di importare.

Posso importare con Claude o ChatGPT? Sì: allega il foglio nella conversazione e chiedi. Vedi la ricetta Importare un foglio di calcolo con l'assistente.

#Nell'API

POST /api/members/imports (il file, in multipart), POST /api/members/imports/{id}/preview, POST /api/members/imports/{id}/start, GET /api/members/imports, GET /api/members/imports/{id}, GET /api/members/imports/{id}/errors.csv e GET /api/members/imports/{id}/file. Il rifiuto è POST /api/invite-opt-out/{token} (dal link) e POST /api/profiles/me/decline (con accesso). Vedi Member Imports nel Riferimento API.

#Correlati

• Policy su inviti e importazione dei membri
• Invitare membri
• Campi personalizzati
• Gruppi e organigramma
• Tag