Presenze

Il modulo Presenze registra chi si trova ora nella sede fisica e chi ci è passato, che siano membri o visitatori. È il registro della reception dentro Memberfy: il membro segna il proprio arrivo, il team segna quello di chi se ne è dimenticato e registra i visitatori, e il visitatore si annuncia da solo su un chiosco (un iPad o un tablet all'ingresso), senza creare un account.

Ogni spazio Presenze è una sede fisica. Un coworking con due sedi crea due spazi, ciascuno con la propria capienza, il proprio elenco, i propri chioschi e il proprio storico.

Le Presenze sono un registro, non un controllo degli accessi: non aprono porte, non usano la posizione né foto e non provano che la persona sia davvero sul posto. Per l'orario di lavoro, usa un sistema di rilevazione presenze.

#A cosa serve

#Come funziona

#Cosa conserva lo spazio

Ogni visita ha l'arrivo, l'uscita (finché non esce, è "presente ora"), chi è (membro o visitatore) e come è stata segnata: dal team, dal membro stesso, dal chiosco o dall'uscita automatica. La visita di un visitatore conserva anche il nome, l'azienda e il telefono (secondo la configurazione) e l'ospitante, il membro che è venuto a trovare.

Ogni orario è letto nel fuso orario del paese della community: "oggi" e "dalle 9" sono quelli della sede, non del browser di chi guarda.

#La configurazione dello spazio

Alla creazione dello spazio, e poi in Configura spazio (barra Gestisci presenze), la schermata chiede questi tre campi:

Nella procedura guidata di creazione e in Configura spazio, la sezione Chiosco ospiti aggiunge altre quattro impostazioni (anche tramite l'assistente o l'API, campo moduleConfig.attendance):

#Chi fa cosa

Il team, in questo modulo, è il proprietario, l'amministratore, il moderatore e la finanza. Chi entra nello spazio segue la regola di qualsiasi spazio: visibilità, piano e gruppo. Chi non ha accesso allo spazio non fa il check-in, e nemmeno il team può segnarlo: il messaggio dice il motivo (piano scaduto, gruppo escluso).

#Cosa vede il membro

Lo spazio si apre nella scheda Presenza:

• il suo stato: "Sei qui dalle 09:12" oppure "Non hai fatto il check-in";
• il pulsante Sono arrivato (o Me ne vado), se lo spazio lascia segnare al membro. Se non lo lascia, la schermata dice "Il check-in qui lo fa il team alla reception.";
• l'affluenza, senza nomi: "32 su 60" oppure "32 presenti ora". Se non c'è nessuno: "Sii il primo a fare il check-in".

Nella scheda Il mio storico ci sono le sue visite, per giorno, con l'arrivo e l'uscita, e il riepilogo di Questo mese: visite, giorni diversi e tempo qui. Il membro non vede mai il nome di un altro membro.

#Cosa vede il team

Oltre alle due schede del membro, il team ha Chi è presente, Storico e Chiosco.

• Chi è presente elenca le visite aperte di membri e visitatori (nome, foto o iniziali, da quando e, per il visitatore, l'ospitante), con la ricerca per nome e il contatore. Da lì il team segna l'arrivo di un membro (ricerca per nome), segna l'arrivo di un visitatore, segna l'uscita con un tocco, corregge gli orari e, se amministratore o proprietario, rimuove la visita.
• Storico elenca le visite dello spazio, con i filtri Chi (membri, visitatori), Stato (presenti ora, chiuse) e date. Moderatore e finanza vedono solo quelle di oggi; amministratore e proprietario vedono qualsiasi periodo.

Una visita chiusa dall'uscita automatica compare contrassegnata come Uscita automatica e non entra nella permanenza media. Correggere l'orario di una di queste rende l'uscita una segnalazione del team.

#Visitatore registrato dal team

Nella scheda Chi è presente, Segna visitatore apre un modulo per chi non ha un account: nome, azienda e telefono (secondo la configurazione) e chi viene a trovare, l'ospitante, che deve essere un membro con accesso allo spazio. Il visitatore entra nell'elenco e nell'affluenza, e l'ospitante riceve l'e-mail se lo spazio avvisa. Registrare di nuovo lo stesso nome con lo stesso ospitante, finché la visita è aperta, non crea un doppione: la schermata dice che il visitatore aveva già il check-in.

#Il chiosco

Il chiosco è una schermata pubblica per l'iPad o il tablet della reception. Funziona senza l'accesso di una persona, ma solo su un dispositivo autorizzato: l'accesso è un link segreto, uno per dispositivo, che il team genera e può revocare in qualsiasi momento. Senza il link, il chiosco non mostra nulla, e la ricerca dei residenti non è mai aperta su internet.

Il chiosco occupa tutto lo schermo, senza menu, senza accesso e senza navigazione, con il logo e i colori della community e nella lingua del dispositivo.

Il membro non segna la presenza sul chiosco. Il chiosco è solo per il visitatore: lasciare che il membro "cerchi il proprio nome" su una schermata pubblica permetterebbe di segnare al posto di un'altra persona e richiederebbe di elencare tutti i residenti. Il membro segna con il pulsante dell'app (se lo spazio lo consente) o lo chiede al team.

Arrivo del visitatore:

1. Nella schermata iniziale, tocca Sono un visitatore: check-in.
2. Digita il nome completo (e l'azienda e il telefono, se lo spazio li chiede).
3. Cerca chi viene a trovare: la ricerca parte da 3 lettere, trova per inizio di qualsiasi parola del nome ("Bianchi" trova "Luca Bianchi") e mostra al massimo 8 persone, solo con nome e foto o iniziali, mai e-mail, telefono, ruolo o piano. Compare solo chi ha accesso allo spazio.
4. Legge l'avviso sulla privacy e tocca Conferma: "Maria Rossi viene a trovare Luca Bianchi".
5. La schermata dice "Benvenuto, Maria!" e, quando l'avviso all'ospitante è partito, che l'ospitante è stato avvisato (se l'avviso è disattivato o è stato superato il limite, questa frase non compare). Poi torna da sola all'inizio. Se qualcuno si ferma a metà, torna comunque all'inizio e cancella ciò che è stato digitato.

Uscita del visitatore:

1. Nella schermata iniziale, tocca Sto uscendo: check-out.
2. La schermata elenca solo i visitatori con check-in aperto oggi, con il nome abbreviato ("Maria R.") e l'ora di arrivo, e ha un campo di ricerca per filtrare per nome.
3. Il visitatore tocca la propria riga e conferma ("Fare il check-out di Maria R.?"). La schermata torna all'inizio.

Il chiosco non mostra chi altro è in sede: né membri, né visitatori già usciti, né ospitante, azienda o telefono di nessuno.

Chi ha il link del chiosco registra visitatori e vede i nomi abbreviati dei visitatori di oggi. Trattalo come una password.

#Passo dopo passo

#Creare lo spazio

Ruolo: proprietario o amministratore.

1. In Aggiungi Spazio, apri la scheda Coworking e scegli il modulo Presenze.
2. In Chi segna l'arrivo, scegli Solo il team oppure I membri, con un pulsante.
3. Se vuoi, compila la Capienza e regola Uscita automatica alle.
4. Definisci la visibilità e crea lo spazio. Per una seconda sede, crea un secondo spazio.

Per cambiare la configurazione in seguito, usa Configura spazio nella barra Gestisci presenze.

#Segnare Sono arrivato e Me ne vado

Ruolo: qualsiasi membro, se lo spazio lo consente.

1. Apri lo spazio Presenze.
2. Tocca Sono arrivato. La schermata mostra "Sei qui dalle 09:12".
3. Quando esci, tocca Me ne vado. La visita si chiude con la durata.

Toccare Sono arrivato due volte non crea due visite.

#Segnare l'arrivo di un membro

Ruolo: team (proprietario, amministratore, moderatore o finanza).

1. Nella scheda Chi è presente, tocca Segna arrivo.
2. Cerca il membro per nome (2 lettere o più) e tocca Fai check-in accanto a lui.
3. Per l'uscita, tocca Segna uscita nella sua riga.

#Correggere gli orari

Ruolo: team. Moderatore e finanza solo le visite di oggi; amministratore e proprietario, qualsiasi giorno.

1. Nella riga della visita, scegli Correggi orari.
2. Regola il giorno e l'orario di Arrivo e di Uscita (secondo l'orologio della community). Per chiudere una visita aperta, compila l'uscita.
3. Tocca Salva. L'uscita non può essere prima dell'arrivo né nel futuro, e la correzione entra nel registro attività con chi l'ha fatta.

#Rimuovere una visita

Ruolo: proprietario o amministratore.

Nella riga della visita, Rimuovi visita e Rimuovi per confermare. La visita esce dagli elenchi e dai conteggi, e la rimozione resta nel registro attività. Il membro non viene eliminato.

#Registrare un visitatore dal team

Ruolo: team.

1. Nella scheda Chi è presente, tocca Segna visitatore.
2. Compila il nome (e l'azienda e il telefono, se lo spazio li chiede) e cerca l'ospitante.
3. Tocca Fai il check-in del visitatore.

#Generare il link del chiosco

Ruolo: proprietario, amministratore o moderatore.

1. Nella scheda Chiosco, dai un nome al dispositivo (per esempio, "Tablet della reception") e tocca Genera link.
2. La schermata mostra il link una sola volta, con il pulsante Copia e l'avviso che è segreto. Copialo e tocca Fatto.
3. Apri il link sull'iPad o sul tablet della reception. Il dispositivo conserva l'autorizzazione, toglie il codice dall'indirizzo sullo schermo e, le volte successive, entra direttamente nel chiosco. Ricaricare la pagina mantiene il chiosco.

Se perdi il link, revoca il dispositivo e generane un altro: Memberfy conserva solo un'impronta del codice, mai il link. Crea un link per dispositivo o luogo; non c'è limite.

Sull'iPad, tieni il chiosco come un'app: con il link aperto in Safari, tocca Condividi e Aggiungi alla schermata Home. L'icona apre il chiosco a schermo intero. Perché l'iPad non esca dal chiosco, attiva Accesso Guidato (Impostazioni › Accessibilità).

#Vedere e revocare i dispositivi

Ruolo: vedere l'elenco, tutto il team (la finanza senza il link); revocare, proprietario, amministratore o moderatore.

La scheda Chiosco elenca ogni dispositivo con il nome, chi lo ha creato, l'ultimo uso (oppure "Mai usato") e lo stato, Attivo o Revocato. Un uso strano (un dispositivo che nessuno dovrebbe avere) è un motivo per revocare.

1. Nella riga del dispositivo, tocca Revoca.
2. Conferma con Revoca.

La revoca vale subito: il tocco successivo sul dispositivo mostra "Dispositivo non autorizzato. Chiedi un nuovo link al team." Le visite già registrate restano come sono. Non si può riattivare un link revocato: generane un altro.

#E-mail al residente

Quando il visitatore fa il check-in (dal chiosco o tramite il team), l'ospitante riceve un'e-mail: "Maria Rossi è arrivato per vederti", con il nome, l'azienda (se indicata), l'ora di arrivo e la sede. Il telefono del visitatore non va nell'e-mail.

• L'ora è nel fuso della community, nella lingua del residente.
• L'e-mail passa da una coda: il visitatore non aspetta l'invio.
• C'è un tetto di 10 e-mail all'ora per ogni ospitante, perché nessuno usi il chiosco per inviare spam. Superato il tetto, la visita viene registrata normalmente e l'e-mail non parte.
• L'avviso si può disattivare nella configurazione dello spazio (vedi La configurazione dello spazio).

Check-in e check-out di un membro non generano e-mail né avvisi.

#Uscita automatica

Perché una visita dimenticata aperta non diventi una permanenza di 40 ore, il sistema controlla ogni 15 minuti tutte le visite aperte, di membri e di visitatori. Superato l'orario di Uscita automatica alle (nel fuso della community), la visita viene chiusa con l'uscita a quell'ora del giorno di arrivo. Se l'arrivo è avvenuto dopo quell'ora, si chiude alla fine di quel giorno.

La visita chiusa così è contrassegnata come Uscita automatica, non conta nella permanenza media e non genera avvisi. Il proprietario o l'amministratore può correggere l'uscita; il team, quelle di oggi.

#Dati e privacy

Le Presenze conservano dove e quando una persona è stata (membro) e il nome e, se lo spazio li chiede, l'azienda e il telefono di un visitatore senza account. Sono dati personali. Ciò che vale:

• La community è il titolare del trattamento; Memberfy è il responsabile. Spetta alla community definire la finalità e rispondere a chi vuole sapere cosa è stato conservato.
• Nulla viene cancellato. Le visite di membri e visitatori restano conservate. Rimuovere una visita la toglie dagli elenchi e dai conteggi, e la rimozione resta nel registro attività.
• Niente posizione, foto, documento o biometria. L'azienda e il telefono sono facoltativi, secondo la configurazione.
• Chi vede cosa: il membro vede solo le proprie visite e l'affluenza; il team vede chi è presente; lo storico completo è del proprietario e dell'amministratore. Il chiosco mostra solo i visitatori con check-in aperto di oggi, con il nome abbreviato.
• L'avviso sul chiosco: prima di confermare, il visitatore legge che il nome e i dati inseriti vengono registrati per la visita e che restano conservati.
• I residenti possono avere il proprio nome mostrato nella ricerca dell'ospitante sul chiosco (solo nome e foto, di chi ha accesso allo spazio).

Conviene affiggere un avviso alla reception, vicino all'iPad, che dica ciò che la community decide, per esempio che i visitatori vengono registrati e che i dati restano alla community, e avvisare i residenti che il loro nome può comparire nella ricerca del chiosco. Memberfy non sostituisce la consulenza legale della tua community.

#Esempi

Coworking con reception. Spazio Presenze · Sede Centro, capienza di 60, segna Solo il team. La reception apre Chi è presente e registra i residenti che arrivano. Un iPad all'ingresso fa girare il chiosco: l'ospite digita il nome, cerca la residente che viene a trovare e la residente riceve l'e-mail. Alle 23:59 il sistema chiude ciò che è rimasto aperto.

Associazione con pulsante. Spazio Sede, I membri, con un pulsante. Ogni socio tocca Sono arrivato quando entra. Il direttivo guarda lo Storico di un mese e vede in quali giorni la sede è piena.

Due sedi. Due spazi, Presenze · Centro e Presenze · Zona Sud, ciascuno con il proprio chiosco. Lo stesso membro può avere una visita aperta in ciascuna.

#Errori comuni e come risolverli

#Domande frequenti

Il visitatore ha bisogno di un account? No. Si annuncia sul chiosco, oppure lo registra il team, solo con il nome (e l'azienda e il telefono, se lo spazio li chiede).

Il membro può usare il chiosco? No. Il membro segna con il pulsante Sono arrivato (se lo spazio lo consente) o lo chiede al team.

Ho perso il link del chiosco. Posso vederlo di nuovo? No: compare una sola volta. Revoca il dispositivo e generane un altro.

La capienza impedisce a qualcuno di entrare? No. È informativa; il check-in resta consentito anche a capienza raggiunta, e la schermata avvisa che la capienza è stata raggiunta.

Posso avere più di un chiosco? Sì, uno per dispositivo o luogo, senza limite.

Moderatore e finanza possono correggere lo storico? Solo le visite di oggi. Rimuovere e correggere qualsiasi giorno spetta al proprietario e all'amministratore.

Le Presenze servono a controllare l'orario di lavoro? No. Sono un registro di presenza e di affluenza, senza cartellino.

Il visitatore riceve qualche e-mail? No: chi la riceve è l'ospitante.

#Con l'assistente

L'assistente mostra l'affluenza, segna arrivo e uscita (tuoi, di un membro o di un visitatore), elenca chi è presente e lo storico, corregge e rimuove visite e gestisce i link del chiosco. Vedi Strumenti · Presenze.

#Nell'API

Con X-CommunityId nell'header: GET /api/attendance/spaces/{spaceId}/overview (affluenza e visita aperta di chi chiede), POST .../check-in, POST .../check-out, POST .../guest-check-in, GET .../present, GET .../visits, GET /api/attendance/me/visits, PATCH e DELETE /api/attendance/visits/{visitId}, e i dispositivi in GET, POST e DELETE .../kiosks. Il chiosco chiama /api/attendance/kiosk/* (session, hosts, check-in, open, check-out) con l'header X-Kiosk-Token, senza X-CommunityId. Il riferimento completo, generato dall'API, compare nel Riferimento dell'API quando le Presenze arriveranno nelle community.

#Correlati

• Moduli
• Ruoli e permessi
• Visibilità e accesso
• Registro attività
• Creare e organizzare gli spazi