Prenotazioni
Lo spazio in cui il membro prenota sale, scrivanie e postazioni della sede fisica, pagando in crediti. Registrazione delle sale, ricerca, prenotazione con costo e saldo, conflitto con orario suggerito, spostare, annullare, blocco per manutenzione, prenotazione a nome di qualcuno, assenza, invito di calendario e promemoria.
Il modulo Prenotazioni permette al membro di prenotare sale, scrivanie e postazioni della sede fisica (coworking, sede, ufficio) a ore, pagando in crediti. Il team registra ciò che si può prenotare, decide quanto costa ogni cosa, e il membro trova ciò che è libero, prenota e riceve la conferma via e-mail con un invito per il suo calendario.
A cosa serve
| Community | Prenotazioni |
|---|---|
| Coworking | Sala riunioni per 8 persone, costo di 3 crediti ogni 30 minuti, pagata con i crediti del piano |
| Ufficio condiviso | Scrivanie e postazioni a ore, per chi non ha un posto fisso |
| Sede di un'associazione | Auditorium e sale delle commissioni, con blocco nei giorni di assemblea |
| Studio | Postazioni di montaggio prenotate a blocchi di 2 ore |
Come funziona
Cosa si prenota
Ogni cosa prenotabile è una sala o scrivania (l'app usa i tipi Sala, Scrivania, Postazione e Altro). Ha:
| Campo | Cosa significa |
|---|---|
| Nome e Descrizione | Come la vede il membro |
| Capienza (persone) | Quante persone ci stanno; vuoto, nessun limite |
| Unità | Quante prenotazioni accetta insieme. 1 è una sala esclusiva; più di 1 è un insieme di scrivanie uguali |
| Dotazioni | Proiettore, TV, lavagna, lavagna a fogli mobili, videoconferenza, vivavoce, monitor, Wi-Fi, prese di corrente, aria condizionata, luce naturale, caffè e acqua, scrivania in piedi, cabina telefonica, stampante e accessibile |
| Foto | Compare sulla scheda e nella pagina della sala (consigliato 1800 × 600 pixel, 3:1) |
| Orario settimanale | Quando si può prenotare, sull'orologio della community |
| Prezzi | Quanto costa in crediti (vedi Prezzi) |
Tre interruttori ne controllano lo stato: Aperta alle prenotazioni (disattivato, le persone la vedono ma non la prenotano), Attiva (disattivato, in pausa: nessuna nuova prenotazione, quelle esistenti restano) e Visibile ai membri (disattivato, la vede solo il team).
Regole di prenotazione
Lo spazio definisce i valori predefiniti e ogni sala può cambiarli (un campo vuoto segue lo spazio):
| Regola | Predefinito |
|---|---|
| Intervallo (minuti) | 30: le prenotazioni iniziano a multipli di questo |
| Prenotazione più breve e Prenotazione più lunga (minuti) | La più breve è l'intervallo; la più lunga, 240 (4 ore) |
| Pausa tra prenotazioni | Tempo lasciato libero dopo ogni prenotazione |
| Preavviso minimo (minuti) | 0: si può prenotare per subito |
| Prenota fino a (giorni in anticipo) | 30 |
| Annullamento senza perdita fino a (ore prima) | La finestra della community (24 h) |
| Mostra chi ha prenotato | Disattivato: l'agenda dice solo "Occupato" |
Per impostazione predefinita, una sala prenotata resta occupata per tutto l'orario, senza check-in: nessuno deve "arrivare" perché la prenotazione valga, e non si libera da sola se la persona non si presenta. Il team può segnare l'assenza a mano.
Prezzi in crediti
Senza fascia di prezzo, la sala è gratuita. Ogni fascia dice quanti crediti costa ogni blocco di tempo (per esempio, 3 crediti ogni 30 minuti), e può valere per tutti i giorni, per un giorno della settimana o per una data specifica, con orario di inizio e fine facoltativi. Vale la prima fascia che si adatta: una data specifica, poi un giorno della settimana, poi tutti i giorni. Il costo è per blocco, e ogni blocco usa la fascia in cui inizia.
Esempio: la sala costa 3 crediti ogni 30 minuti. Una prenotazione di 2 ore ha 4 blocchi e costa 12 crediti. Cambiare la fascia dopo non modifica le prenotazioni già fatte.
Gli orari che richiedono un pagamento in denaro non sono ancora disponibili: compaiono con l'avviso che richiedono un pagamento e non si possono prenotare.
Cosa fa il membro
Lo spazio Prenotazioni ha le schede Agenda, Cerca una sala e Le mie prenotazioni (e, per il team, Sale e scrivanie e Prenotazioni). Chi non ha effettuato l'accesso vede Accedi per prenotare.
Cercare una sala
In Cerca una sala, indica il giorno, la fascia (Dalle e Fino alle), la durata, quante persone e il tipo, e segna cosa deve avere (le dotazioni; sono tutte richieste). L'app mostra solo ciò che risponde alla richiesta, con il costo in crediti di ciascuna, gli orari di inizio liberi e il tuo saldo. Se il saldo non copre un orario, compare come crediti insufficienti. Se nulla corrisponde, l'app mostra i prossimi orari liberi per la stessa richiesta.
L'Agenda mostra il giorno o la settimana di una sala (o di tutte), con gli orari Libero, Libero, crediti insufficienti e Occupato.
Prenotare
- Scegli l'orario libero nella ricerca o nell'agenda. Si apre la finestra Prenota [sala].
- Controlla la durata: l'app calcola il costo e mostra il tuo saldo. Senza crediti sufficienti, avvisa "Costa X, il saldo è Y: mancano Z crediti" e non lascia confermare.
- Compila le persone (fino alla capienza), il motivo (A cosa serve?) e le note, se vuoi.
- Clicca su Conferma prenotazione. Il costo viene addebitato subito, e la schermata mostra "Prenotazione confermata", quanti crediti sono stati addebitati e il saldo attuale, con il pulsante Aggiungi al calendario.
La prenotazione nasce già confermata: non c'è approvazione.
Quando l'orario è già stato occupato
Se qualcuno ha prenotato l'orario prima, la prenotazione non viene fatta e l'app mostra Orari liberi vicini alla richiesta, per sceglierne un altro senza ricominciare. La stessa persona non può duplicare la prenotazione dello stesso orario.
Spostare
In Le mie prenotazioni › In arrivo, Sposta cambia il giorno e l'orario di inizio nella stessa sala, mantenendo la durata. L'app mostra il conguaglio prima di confermare:
| Nuovo orario | Cosa succede ai crediti |
|---|---|
| Costa lo stesso | Non cambia nulla ("Stesso costo") |
| Costa di più | La differenza viene addebitata (senza saldo per la differenza, non si sposta) |
| Costa di meno | La differenza viene rimborsata |
Si può spostare solo una prenotazione attiva non ancora iniziata. Spostare non rinnova la finestra di annullamento: se la prenotazione aveva già superato il termine per annullare senza perdita, annullarla dopo resta un annullamento tardivo. L'invito del calendario viene aggiornato e la persona riceve un'e-mail che avvisa del cambio. Una prenotazione di cortesia non tocca mai i crediti.
Annullare
Annulla apre la conferma "Annullare questa prenotazione?". Annullando entro la finestra di annullamento (24 h per impostazione predefinita), i crediti tornano per intero. Dopo, l'annullamento è tardivo e, per impostazione predefinita, i crediti si perdono (la community può cambiarlo nelle regole dei crediti). Una prenotazione gratuita non ha nulla da rimborsare. L'orario torna nell'agenda, la persona riceve l'e-mail e l'evento viene annullato nel suo calendario. Una prenotazione già iniziata non si annulla.
Cosa fa il team
Il team qui è il proprietario, l'amministratore, il moderatore e la finanza. Sopra l'elenco, la barra Gestisci le prenotazioni mostra quante prenotazioni ci sono oggi e offre Nuova sala o scrivania e Impostazioni dello spazio.
Registrare sale e scrivanie
In Sale e scrivanie, Aggiungi sala o scrivania chiede l'essenziale (nome, tipo, capienza); poi, nella schermata della sala, le schede Agenda, Dati e regole, Orario settimanale, Blocchi, Prezzi, Foto e Dotazioni. Il tipo non cambia dopo la creazione. Solo il proprietario e l'amministratore creano, modificano ed eliminano sale.
Eliminare una sala con prenotazioni future richiede di annullarle: i crediti tornano per intero e i membri vengono avvisati via e-mail. Le prenotazioni già concluse restano nello storico.
Blocco per manutenzione
In Blocchi, Blocca impedisce le prenotazioni in un periodo (manutenzione, festività, evento) e Apri extra crea un orario fuori da quello settimanale, sempre sull'orologio della community. Bloccare un periodo con prenotazioni di mezzo richiede di annullarle: l'app elenca quante sono, i crediti tornano per intero e i membri vengono avvisati via e-mail, con il tuo motivo. Rimuovere un blocco restituisce l'orario, ma le prenotazioni che ha già annullato non tornano. Il blocco è di tutto il team (proprietario, amministratore, moderatore e finanza).
Prenotare a nome di qualcuno
Nella finestra di prenotazione, il team vede Prenota a nome di un'altra persona: cerca il membro; il costo viene addebitato a lui, ed è lui a ricevere l'e-mail e l'invito. Lascia vuoto per prenotare per te.
Solo il proprietario e l'amministratore vedono anche Cortesia (senza crediti): la prenotazione è gratuita per il membro e non viene addebitato nulla, ed è obbligatorio dire perché è una cortesia.
Assenza (no-show)
Quando il membro non si presenta, il team (o l'host dell'agenda, negli Appuntamenti) apre la prenotazione e sceglie Assenza. Vale solo per una prenotazione confermata già iniziata. Cosa succede ai crediti segue la regola della community: per impostazione predefinita, si perdono; con la regola disattivata, tornano.
L'elenco delle prenotazioni
La scheda Prenotazioni (team) elenca le prenotazioni di tutti, in In arrivo, Passate e Annullate, con filtro per sala e per giorno. Ogni riga ha Sposta, Assenza e Annulla; l'annullamento da parte del team rimborsa sempre i crediti per intero e il membro viene avvisato via e-mail.
E-mail e calendario
| Quando | Cosa riceve la persona |
|---|---|
| Prenotazione confermata | E-mail con l'orario (nel fuso orario della community), il costo, il saldo e un invito di calendario (file .ics) |
| Prenotazione spostata | E-mail che avvisa del cambio, e l'evento viene aggiornato nel calendario della persona |
| Prenotazione annullata (da lei, dal team o per un blocco) | E-mail con il rimborso, e l'evento viene annullato nel calendario della persona |
| 1 ora prima | Un promemoria, una sola volta (le prenotazioni fatte nell'ultima ora non lo ricevono) |
L'invito funziona in Google Calendar, Outlook e Apple Calendar. L'invito parte dall'indirizzo di Memberfy, non dall'e-mail di una persona. Il pulsante Aggiungi al calendario nella conferma scarica lo stesso file.
Creare lo spazio
- Aggiungi Spazio, scheda Coworking, modulo Prenotazioni (proprietario o amministratore).
- Imposta i valori predefiniti del passo Prenotazioni: intervallo, prenotazione più breve e più lunga, preavviso, quanti giorni avanti l'agenda resta aperta, Mostra chi ha prenotato e l'orario settimanale.
- Salva e, nello spazio, Aggiungi sala o scrivania.
- Per far pagare, crea le fasce di prezzo di ogni sala e dai crediti ai piani e ai prodotti (vedi Crediti).
Chi può fare cosa
| Azione | Proprietario | Amministratore | Moderatore | Finanza | Membro |
|---|---|---|---|---|---|
| Cercare, prenotare, spostare e annullare le proprie | ✔ | ✔ | ✔ | ✔ | ✔ |
| Vedere l'elenco di tutte le prenotazioni | ✔ | ✔ | ✔ | ✔ | — |
| Prenotare a nome di qualcuno, annullare e spostare quelle degli altri | ✔ | ✔ | ✔ | ✔ | — |
| Segnare l'assenza | ✔ | ✔ | ✔ | ✔ | — |
| Bloccare un orario | ✔ | ✔ | ✔ | ✔ | — |
| Creare, modificare ed eliminare sale | ✔ | ✔ | — | — | — |
| Fasce di prezzo | ✔ | ✔ | — | — | — |
| Prenotazione di cortesia | ✔ | ✔ | — | — | — |
Errori comuni e come risolverli
| Situazione | Cosa fare |
|---|---|
| "Questo orario non è più libero" | Qualcuno ha prenotato prima; scegli uno degli orari suggeriti |
| "Ti mancano N crediti per questa prenotazione" | Chiedi crediti al team, oppure scegli un orario più economico |
| La sala non compare al membro | Controlla Aperta alle prenotazioni, Attiva e Visibile ai membri |
| Non riesco a bloccare un periodo | Ci sono prenotazioni: conferma il loro annullamento |
| "Questo orario richiede un pagamento" | Il pagamento in denaro non è ancora disponibile; usa una fascia in crediti |
Domande frequenti
Serve il check-in? No. Per impostazione predefinita la sala prenotata resta occupata per tutto l'orario, e il team segna l'assenza a mano.
Posso far pagare in denaro? Non ancora: le prenotazioni si pagano in crediti.
Il membro può prenotare senza crediti? Solo una sala gratuita (senza fascia di prezzo) o una cortesia.
Chi vede il nome di chi ha prenotato? Solo se Mostra chi ha prenotato è attivo; altrimenti, i membri vedono "Occupato".
Nell'API e nell'MCP
Le rotte sono in /api/bookings, documentate nel riferimento dell'API. L'assistente prenota, sposta, annulla e gestisce le sale nella conversazione: vedi Strumenti · Prenotazioni e Appuntamenti.