Ispezioni

L'ispezione è il giro che il team operativo fa nell'edificio per controllare che sia tutto in ordine: la lampadina della cucina, il proiettore della Sala 3, il bagno del 2º piano. Invece di annotare su carta, chi fa l'ispezione apre il Supporto sul telefono, segna ogni punto come Ok o Problema, e ogni problema diventa subito un ticket di manutenzione nella coda. Niente si perde tra l'ispezione e la riparazione, e l'owner sa quando è stata fatta ogni ispezione, da chi e cosa è rimasto in sospeso.

Le ispezioni fanno parte del modulo Supporto: non serve creare un altro spazio.

#A cosa serve

#La scheda Ispezioni

Nello spazio Supporto, la scheda Ispezioni compare solo per il team (proprietario, amministratore, moderatore e finanza). Il membro comune non la vede. Ha due parti: Settori, con ciò che l'ispezione controlla, e Storico delle ispezioni, con le ispezioni già avviate.

#Settori e punti

Un settore è un piano, un'ala o qualsiasi raggruppamento che abbia senso per il giro. Sullo schermo: "Un settore raggruppa i punti che l'ispezione controlla: sale, scrivanie e attrezzature delle Prenotazioni, o luoghi liberi." Solo il proprietario e l'amministratore creano i settori.

1. In Settori, tocca Nuovo settore.
2. Scrivi il Nome del settore (fino a 120 caratteri; es.: 2º piano) e tocca Crea settore.
3. In Aggiungi un punto, scegli il Tipo di punto:
   • Risorsa delle Prenotazioni: una sala, scrivania o attrezzatura registrata nelle Prenotazioni. Il ticket aperto in quel punto è già collegato all'elemento, e l'ispezione entra nel suo storico. La stessa risorsa non entra due volte nello stesso settore;
   • Luogo libero: un nome scritto a mano (es.: Cucina del 2º piano, Bagno uomini), per ciò che non si prenota. Senza Prenotazioni nella community, c'è solo questa opzione.
4. Tocca Aggiungi e ripeti per ogni punto. Tocca Fatto alla fine.

Ogni settore mostra quanti punti ha e la situazione: "Ispezione in corso dal…", "Ultima ispezione completata il…" o "Ancora nessuna ispezione". Per cambiare il nome o i punti, tocca la matita del settore. Ogni settore ha fino a 200 punti: "Questo settore ha già il massimo di 200 punti. Eliminane uno o crea un altro settore."

Rimuovi settore toglie il settore e i suoi punti dall'elenco, e non ricevono nuove ispezioni. Le ispezioni già fatte e i ticket aperti restano nello storico. Un settore con un'ispezione in corso non si può rimuovere: completa prima l'ispezione. Rimuovere un punto non cancella nemmeno ciò che le ispezioni precedenti hanno registrato su di esso.

#Fare l'ispezione

L'ispezione la fa il proprietario, l'amministratore o il moderatore.

1. Sulla scheda del settore, tocca Avvia ispezione. L'ispezione registra chi l'ha avviata e quando. Un settore senza punti non parte: "Aggiungi punti al settore per avviare l'ispezione."
2. Lo schermo mostra l'elenco dei punti, in ordine, con l'avanzamento ("3 di 8 punti controllati") e ciò che manca.
3. Su ogni punto, tocca Ok o Problema.

Ogni settore ha un'ispezione in corso alla volta. Se qualcuno l'ha già avviata, la scheda mostra Continua ispezione, e chi la tocca continua la stessa ispezione (due persone possono dividersi i punti). Hai chiuso il telefono a metà? Torna al settore e tocca Continua ispezione: ciò che era già segnato è lì.

#Ok e Problema

Ok registra il punto come controllato, con chi l'ha segnato e quando. Un punto segnato ok può ancora diventare un problema nella stessa ispezione.

Problema apre la finestra "Problema in {punto}", con l'avviso "Salvando si apre un ticket di manutenzione nella coda dell'Assistenza, con te come autore":

1. In Cosa non va?, descrivi il problema (obbligatorio; es.: lampadina bruciata vicino alla finestra).
2. In Foto (facoltative), allega fino a 5 foto dalla fotocamera o dalla galleria, come in un ticket normale.
3. Tocca Apri ticket.

Il ticket nasce subito, di tipo Manutenzione, categoria Strutture, con il punto come sala o luogo e te come autore. Segue il percorso di qualsiasi ticket: chi risponde alla categoria riceve l'e-mail di nuovo ticket, la scadenza inizia a contare e il team lo assegna e lo risolve come al solito. Nella coda, porta il badge dell'ispezione (vedi Supporto).

Un punto che ha aperto un ticket non torna a ok. Lo schermo avvisa: "Questo punto ha già aperto un ticket; non torna a ok." La riparazione si segue dal ticket. Toccare di nuovo Problema sullo stesso punto non apre un secondo ticket.

I ticket aperti dall'ispezione non contano nel limite di aperture all'ora né nel massimo di ticket aperti per persona: un'ispezione può trovare dieci problemi di fila senza bloccarsi. Per evitare abusi, le ispezioni di una persona aprono fino a 100 ticket in 24 ore: "I tuoi giri hanno già aperto 100 ticket nelle ultime 24 ore. Riprova più tardi."

#Completare l'ispezione

Alla fine, tocca Completa ispezione. La finestra "Completare l'ispezione?" mostra:

• con tutto controllato: "Tutti i punti sono stati controllati. I problemi sono già nella coda dell'Assistenza.";
• con punti non segnati: quanti e quali restano in sospeso nell'ispezione.

Tocca Completa (o Continua l'ispezione per tornare indietro). I punti non segnati diventano In sospeso, e l'ispezione registra chi l'ha completata e quando. Una volta completata, non accetta più segnalazioni; il giro successivo è una nuova ispezione.

#Lo storico delle ispezioni

In Storico delle ispezioni, le ispezioni compaiono dalla più recente alla più vecchia, con il settore, chi l'ha avviata, chi l'ha completata e i conteggi (ok, con problema, in sospeso, da controllare). I filtri sono Tutte, In corso e Completata.

Aprendo un'ispezione, l'elenco mostra ogni punto con ciò che è stato segnato, da chi e quando, la descrizione del problema e il link Ticket #N al ticket aperto. Il ticket, a sua volta, riporta all'ispezione. Un'ispezione di un settore già rimosso resta nello storico, contrassegnata come Settore rimosso.

Lo storico di ogni sala, scrivania o attrezzatura è nella scheda Storico della risorsa, nelle Prenotazioni.

#Chi fa cosa

La finanza segue tutto senza pulsanti, con l'avviso "Puoi seguire le ispezioni; le fa l'owner, un admin o un moderatore."

#Con l'assistente e l'API

Tutto questo si fa anche conversando con l'assistente: creare settori e punti, fare l'ispezione dettando ciò che hai trovato e consultare lo storico di una sala. Gli strumenti sono in Strumenti · Supporto. Le rotte sono nel riferimento dell'API, in Support: GET /api/support/sectors, POST /api/support/rounds, POST /api/support/rounds/{roundId}/items, POST /api/support/rounds/{roundId}/complete e GET /api/support/resources/{resourceId}/history.

#Esempio

L'ispezione di apertura. L'amministratore crea il settore 2º piano con la Sala 3 e la Sala 4 (dalle Prenotazioni) e i luoghi liberi Cucina e Bagno. Alle 7:40, il moderatore della reception tocca Avvia ispezione, segna le due sale come Ok, trova la lampadina della cucina bruciata, tocca Problema, scrive "lampadina bruciata vicino alla finestra", scatta una foto e tocca Apri ticket. Il custode riceve l'e-mail del nuovo ticket. Senza tempo per il bagno, il moderatore tocca Completa ispezione: il bagno resta In sospeso, e l'owner lo vede nello storico.

#Errori comuni e come risolverli

#Correlati

• Supporto
• Prenotazioni
• Strumenti dell'assistente: Supporto
• Ruoli e permessi