Per quanto tempo vengono conservati i dati

In arrivo In arrivo nelle community: l'anonimizzazione automatica non è ancora attiva: i periodi qui sotto varranno quando verrà attivata.

Alcuni dati di chi non è membro, come il nome di un ospite o il mittente di un pacco, non devono restare conservati per sempre. Ogni spazio definisce per quanto tempo restano; dopo, Memberfy li anonimizza: cancella il dato personale e mantiene il registro, perché conteggi e report restino corretti.

#A cosa serve

Perché la community conservi solo ciò che serve, per il tempo che serve, come chiede il GDPR (e la LGPD): i dati personali di terzi non più utilizzati se ne vanno da soli, senza che il team debba ricordarsi di cancellarli.

#Come funziona

#Il periodo di ogni spazio

Gli spazi Presenze e Pacchi hanno un periodo di conservazione, in mesi:

Ogni spazio ha il suo periodo. Uno spazio che non l'ha mai cambiato usa i 12 mesi.

Dove si trova. In Configura spazio (barra Gestisci presenze o Gestisci i pacchi), il campo Periodo di conservazione (mesi). In Presenze: "Dopo questo periodo, il nome, l'azienda e il telefono di visitatori e preregistrazioni vengono cancellati. Da 6 a 60 mesi; il valore predefinito è 12." In Pacchi: "Dopo questo periodo, i pacchi già chiusi perdono le foto, il mittente, il tracciamento, le note e il nome di chi li ha ritirati." Il campo è solo per owner e admin e non compare alla creazione dello spazio: uno spazio nuovo parte da 12 mesi.

Ridurre il periodo vale solo dopo 7 giorni. Se riduci il periodo di uno spazio, il nuovo periodo inizia a contare 7 giorni dopo la modifica. Fino ad allora vale il periodo precedente, e puoi tornare indietro senza perdere nulla. Aumentarlo vale subito. Ogni cambio di periodo finisce nel log, con il prima e il dopo.

Prima di salvare, vedi l'effetto. Quando salvi un periodo diverso, la finestra Cambiare il periodo di conservazione? mostra "Da 12 a 6 mesi." e "Con il nuovo periodo, la routine giornaliera anonimizzerebbe oggi:", con i conteggi (Visite di visitatori, Preregistrazioni, Pacchi chiusi, Foto, Voci dello storico). Per una riduzione, avvisa "La riduzione vale solo dal … Fino ad allora resta in vigore il periodo di 12 mesi."; confermi con Conferma e salva. Finché la riduzione non vale, il campo mostra "La riduzione a 6 mesi vale dal …". L'assistente IA mostra lo stesso conteggio quando chiede la conferma.

#Ospiti

In uno spazio Presenze, la visita di un ospite (chi non è membro) conserva il suo nome, l'azienda e il telefono. Trascorso il periodo dello spazio dall'arrivo, la visita viene anonimizzata:

• il nome, l'azienda e il telefono dell'ospite vengono tolti;
• la visita resta, con le date e chi l'ha accolto, per il conteggio e i report delle presenze.

Lo stesso vale per l'ospite registrato in anticipo con Visitatori: trascorso il periodo dello spazio Presenze in cui arriva, contato dal giorno previsto, il nome, l'azienda, l'e-mail e il telefono vengono tolti.

#Pacchi chiusi

In uno spazio Pacchi, un pacco chiuso (ritirato, restituito o scartato) viene anonimizzato trascorso il periodo dello spazio da quando è stato ricevuto e chiuso:

• vengono tolti il mittente, il codice di tracciamento, le note, il nome di chi ha ritirato per un'altra persona, il motivo della chiusura e il codice di ritiro;
• le foto vengono cancellate;
• lo storico del pacco perde gli stessi dati;
• il pacco resta nell'elenco, con le date e il membro che l'ha ricevuto.

Un pacco in attesa di ritiro non viene mai anonimizzato, per quanto sia vecchio: il periodo inizia a contare solo quando viene chiuso.

Sullo schermo. La visita, la preregistrazione o il pacco anonimizzato resta nella lista e nel dettaglio, con "Dati rimossi dal periodo di conservazione" al posto dei dati cancellati. Nel pacco, il nome di chi lo riceve resta, perché è del membro.

#Il log del team

Il log conserva, per ogni modifica, com'era l'elemento prima e com'è diventato dopo. Dopo 2 anni, questo dettaglio prima/dopo viene tolto. Il log continua a mostrare chi ha fatto cosa, su quale elemento e quando. Questo periodo è della piattaforma e non cambia per community.

#Cosa resta fuori da questa regola

• La visita di un membro e il membro che riceve un pacco sono dati del membro stesso. Non vengono anonimizzati per scadenza: seguono l'eliminazione dell'account, quando il membro la chiede.
• Ordini, pagamenti e fatture restano per il periodo che la legge impone per i registri finanziari.
• Gli altri periodi che Memberfy già applica, come i 90 giorni del carrello abbandonato, restano come sono. Vedi Termini d'uso › Dati personali.

#Chi può

L'owner e l'admin cambiano il periodo di uno spazio. L'anonimizzazione non dipende da nessuno: funziona da sola.

#Esempi

• Coworking con reception. Presenze con 12 mesi: la visita di un ospite di marzo 2026 perde il nome e il telefono a marzo 2027; il conteggio delle visite del mese resta lo stesso.
• Edificio per uffici. Pacchi con 6 mesi: un pacco ritirato il 10 gennaio perde il mittente e le foto il 10 luglio. Un pacco arrivato a gennaio e ancora in reception non perde nulla.
• Ridurre da 24 a 6 mesi. La modifica fatta il 1° dicembre vale dall'8 dicembre.

#Domande frequenti

Si può annullare l'anonimizzazione? No. Il dato cancellato non torna. Se devi conservarlo più a lungo, aumenta il periodo prima.

Perché ridurre il periodo richiede 7 giorni? Perché un errore non cancelli in un colpo mesi di registri. Durante i 7 giorni puoi tornare al periodo precedente.

L'anonimizzazione cancella la visita? No. La visita resta, senza i dati dell'ospite. Conteggi e report restano uguali.

Dove cambio il periodo nella schermata? In Configura spazio, nel campo Periodo di conservazione (mesi), come owner o admin. Vedi Il periodo di ogni spazio.

#Nell'API

Il periodo è in moduleConfig.attendance.retentionMonths (Presenze) e moduleConfig.parcels.retentionMonths (Pacchi), un numero intero di mesi, alla creazione o alla modifica dello spazio. Fuori intervallo: 400 con param moduleConfig.<modulo>.retentionMonths. Vedi putSpacesById. Visite, ospiti e pacchi anonimizzati arrivano con anonymized: true.

Prima di salvare, GET /api/spaces/{id}/retention-preview?months=N (owner e admin) restituisce il periodo in vigore, quanti record uscirebbero (counts) e, per una riduzione, effectiveAt (7 giorni dopo); finché la riduzione non vale, la configurazione riporta retentionMonthsPrevious e retentionMonthsEffectiveAt. Vedi getSpacesByIdRetentionPreview. Tramite l'assistente, create_space e update_space accettano retention_months negli spazi Presenze e Pacchi; quando il periodo cambia, update_space chiede conferma con il prima e il dopo, il conteggio di cosa verrebbe anonimizzato oggi e, per una riduzione, la data da cui vale.

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