VisitantesPróximamente

El módulo Visitantes responde a tres preguntas de la recepción: a quién espero hoy, quién ya llegó y ¿se avisó al anfitrión? El miembro registra al invitado con antelación (nombre, día y hora), la recepción marca la llegada con un toque y el propio visitante puede anunciarse en el quiosco de la Presencia, que lo reconoce.

Próximamente Próximamente en las comunidades: el módulo Visitantes está listo y pasa a aparecer en la creación de espacios (pestaña Coworking) cuando la actualización salga al aire. La referencia de la API y las herramientas del asistente lo acompañan.

#Para qué sirve

#Relación con la Presencia

Visitantes no funciona solo: está vinculado a un espacio Presencia, que se elige al crearlo. El registro previo es solo la expectativa; cuando el invitado llega, la llegada se convierte en una visita de la Presencia, igual que la de un visitante registrado por la recepción. Por eso:

• la llegada entra en el aforo, en Quién está aquí y en el historial de la Presencia, y la salida (por el equipo, por el quiosco o automática) funciona como siempre;
• si la recepción ya había registrado el mismo nombre con el mismo anfitrión con Marcar visitante, la llegada vincula la visita existente en lugar de duplicarla. Tocar Llegó dos veces tampoco duplica;
• la recepción sigue pudiendo registrar a quien llega sin aviso, con Marcar visitante de la Presencia, sin registro previo;
• una comunidad con dos sedes crea un Visitantes para cada Presencia.

El invitado no es miembro y no cuenta como miembro. Registrar, liberar y dar salida no crean cuenta, perfil ni invitación, y no tocan el tope de miembros del plan. El invitado es solo un registro de texto (nombre, empresa, correo y teléfono). Si su correo es el de un miembro, no se vincula nada; el equipo ve el aviso Ya es miembro junto al nombre, el anfitrión no.

No se puede eliminar el espacio Presencia mientras haya un Visitantes vinculado a él: la pantalla pide desvincular o eliminar antes el Visitantes.

#Cómo funciona

#El ciclo de un invitado

La ventana de horario es informativa: llegar fuera de ella, el mismo día, está permitido. El día y la hora se leen en la zona horaria del país de la comunidad. Un registro es de un día; para otro día se edita la fecha. No se registra un día que ya pasó.

#La configuración del espacio

Al crear el espacio, y después en Configurar espacio (barra Gestionar visitantes, solo administrador y propietario):

El acceso al espacio sigue la regla de cualquier espacio: visibilidad, plan y grupo. El anfitrión tiene que poder abrir el espacio Visitantes y la Presencia vinculada.

#Quién hace qué

El equipo, en este módulo, es el propietario, el administrador, el moderador y el financiero.

Ningún miembro ve al invitado de otro miembro. Quien genera el enlace del quiosco es la Presencia (moderador, administrador y propietario).

#El miembro: Mis invitados

El espacio se abre en la pestaña Mis invitados, con la lista de los invitados del miembro (Próximos o Últimos 30 días), cada uno con el estado, el anfitrión y, cuando llega, la hora ("llegó a las 14:05").

Registrar un invitado

1. Toca Registrar invitado (si el espacio solo deja registrar al equipo, la pantalla lo avisa y el botón no aparece).
2. Rellena el nombre del invitado, el día, la hora Desde y, si quieres, Hasta. Empresa, correo y teléfono aparecen según la configuración. Las horas son las del reloj de la comunidad.
3. Si el espacio deja elegir, marca Avisar al invitado (solo vale con el correo rellenado).
4. Toca Registrar.

La pantalla recuerda: "Son datos de un tercero. Completa solo lo que recepción necesita y con el conocimiento del invitado." Quien registra aporta datos de otra persona; avisa al invitado y pide solo lo necesario. Consulta Datos y privacidad.

Editar y cancelar. Mientras el invitado no ha llegado, el miembro toca Editar (nombre, día, hora, contactos) o Cancelar registro. La cancelación pide confirmación ("¿Cancelar este registro?"), y el invitado sigue en la lista como Cancelado. Cambiar el día o la hora reenvía la confirmación al anfitrión, una vez por cambio. Después de la llegada, el registro ya no cambia.

El equipo registra en nombre de otro: en la ventana aparece el campo Anfitrión (Yo por defecto), con Cambiar y búsqueda de miembro por nombre (3 letras o más).

#La recepción: pestaña Hoy

El equipo ve la pestaña Hoy, y la barra Gestionar visitantes muestra cuántos están esperados hoy y cuántos ya llegaron. La lista trae, de todos los anfitriones, nombre, ventana, anfitrión y estado, con búsqueda por nombre o empresa; quien ya llegó se queda en la lista, con la hora.

• Llegó: un toque marca la llegada. La pantalla dice al instante si se avisó al anfitrión: "María Souza llegó. Se avisó al anfitrión." o "…No se avisó al anfitrión." (depende del ajuste de aviso al anfitrión de la Presencia; consulta Correo al residente).
• Deshacer llegada: para la marca por error. Solo vale el mismo día y antes de la salida; la visita desaparece de las listas y del aforo y el registro vuelve a Esperado.
• No vino: el invitado que no apareció hasta el final del día pasa solo a ese estado y sale de la pestaña Hoy; queda en el historial del registro (pestaña Todos, para administrador y propietario).

Fuera de la ventana de horario, Llegó sigue permitido en el día; en otro día, no: "Solo se puede marcar la llegada de invitados esperados hoy."

La pestaña Todos (administrador y propietario) lista cualquier fecha, con filtros por estado, período y anfitrión.

#El quiosco reconoce al invitado

El quiosco es el iPad de la recepción, sin inicio de sesión. Con Visitantes vinculado a la Presencia, gana un paso más:

1. El visitante toca Soy visitante: hacer check-in y escribe su nombre, nombre y apellido, con al menos 3 letras en cada uno.
2. Si hay un invitado esperado hoy, que aún no ha llegado, la pantalla pregunta "¿Eres María S.?" (solo el nombre abreviado; como máximo tres opciones).
3. Al tocar Sí, soy yo, la llegada se registra al instante, sobre el registro: el estado pasa a Llegó, sin visita duplicada, y se avisa al anfitrión. Responder a esa pregunta es la confirmación: no hay otra pantalla. Solo después la pantalla dice a quién se avisó.
4. No soy yo sigue el flujo normal del quiosco (elegir al anfitrión), sin perjuicio.

Lo que el quiosco nunca muestra: antes de la llegada no revela anfitrión, empresa, teléfono, correo, hora ni la lista del día. Quien no sabe el nombre y el inicio del apellido del invitado no ve nada, y quien lo sabe ve solo el nombre abreviado, que ya conocía. Con menos de dos palabras de 3 letras, el quiosco ni consulta. El nombre escrito tiene que coincidir con el registro ("El nombre no coincide. Escribe el nombre como aparece en tu invitación."), y la invitación de otro día, ya usada o cancelada se rechaza. Si la marca fue indebida, el equipo usa Deshacer llegada.

#Correo al invitado

Por defecto, el invitado no recibe nada. El correo solo sale cuando se cumplen todas estas condiciones:

• el ajuste Correo al invitado de la casa es Quien registra elige (y el miembro marcó Avisar al invitado) o Siempre;
• el registro tiene correo del invitado, la dirección que el propio miembro indicó.

Contenido: "María Souza te espera el martes, 13 de octubre" (asunto), el anfitrión, el día, la ventana de horario, el lugar y las instrucciones de llegada de la casa, con el aviso de que recibió el mensaje porque un residente de la comunidad lo registró y de que, si no es así, debe responder a quien lo invitó. Ningún dato de otros invitados va con él.

Idioma y zona horaria: el correo sale en el idioma de la comunidad, con día y hora en la zona horaria del país de la comunidad. La confirmación al anfitrión sale en el idioma del propio anfitrión, con la misma zona horaria, y lleva día, ventana, lugar, quién registró y las instrucciones de llegada.

Cambiar el día o la hora reenvía el aviso, una vez por cambio. Todo correo va por la cola de envío, sin retrasar la pantalla, con un tope de protección: hasta 10 por hora por cada anfitrión y 200 por día para la comunidad. Superado el tope, el registro vale, pero el correo no sale.

#Datos y privacidad

Visitantes guarda datos personales de terceros sin cuenta: nombre, empresa, correo y teléfono del invitado. La comunidad es la responsable, y el miembro que registra aporta los datos del invitado, por eso la pantalla de registro incluye el aviso.

• El miembro ve solo a sus invitados; el equipo ve los de hoy; administrador y propietario ven cualquier fecha.
• El quiosco nunca devuelve correo, teléfono, empresa, anfitrión ni lista.
• No hay foto, documento, firma ni ubicación. El correo al invitado solo sale si la casa y el miembro lo activaron, a la dirección que el miembro indicó.
• Los registros de actividad guardan quién registró, liberó o deshizo.

Informa a los miembros y coloca un aviso en la recepción, como en la Presencia.

#Con el asistente y la API

Todo esto también se hace conversando con el asistente (MCP): registrar, editar y cancelar invitados, ver los esperados de hoy y marcar la llegada, con los mismos roles que la pantalla. Los pasos de cada petición están en Recetas. Las rutas están en la referencia de la API, en Visitors, y el quiosco en la etiqueta de la Presencia.

#Ejemplos

Coworking con recepción. El espacio usa Cualquier miembro y Quien registra elige. Ana registra a María Souza para las 14 h, con correo y Avisar al invitado; María recibe la dirección. A las 14:05 la recepción toca Llegó, se avisa a Ana, y María aparece en Quién está aquí.

Casa que centraliza. El espacio usa Solo el equipo: el residente se lo pide a la recepción, que registra en su nombre, eligiendo al anfitrión.

Invitado que llega solo. Sin la recepción cerca, María escribe "María Souza" en el iPad, confirma "¿Eres María S.?" y la llegada se registra sobre el registro.

#Errores comunes y cómo resolverlos

#Relacionados

• Presencia
• Herramientas del asistente: Visitantes
• Roles y permisos
• Módulos