Timbrature

Le Timbrature sono la registrazione elettronica dell'orario di lavoro della community: ogni dipendente timbra l'entrata e l'uscita nell'app, con l'ora del server, e riceve la ricevuta della timbratura; il responsabile diretto sistema ciò che manca; la gestione definisce l'orario e le regole, chiude il mese con il cartellino e genera i file per le buste paga e per un ispettore. Il modulo segue le regole di un sistema di registrazione elettronica delle presenze tramite programma della Portaria MTP 671/2021 (la norma brasiliana sulla registrazione dell'orario di lavoro) fin dove arriva il prodotto, al meglio delle sue possibilità.

È un modulo di spazio della scheda Pianificazione & HR di Aggiungi Spazio. La community può avere tutti gli spazi timbrature che vuole (per esempio uno per azienda o per unità), e ognuno fa riferimento a una sede, il datore di lavoro delle timbrature. Chi crea lo spazio: proprietario o amministratore.

#A cosa serve

#Chi vede e chi fa cosa

La gestione delle timbrature è il proprietario, l'amministratore e la finanza. Il responsabile di ogni persona è il suo Risponde a nell'organigramma, calcolato al momento di ogni azione.

• Chi non è nella tabella non vede le timbrature di nessuno: per questa persona, il cartellino degli altri semplicemente non esiste.
• Il CPF (il codice fiscale brasiliano) di un dipendente compare solo alla persona stessa, ai suoi responsabili e alla gestione.
• Quando l'assistenza di Memberfy entra nella community (pulsante Entra), non vede né tocca le timbrature.

#Come funziona

#Le schede dello spazio

Le schede compaiono in base a ciò che ognuno può vedere: chi non è responsabile di nessuno e non fa parte della gestione vede Timbra, Cartellino, Timbrature e Rettifiche.

#La sede

La sede è chi assume: le timbrature escono a suo nome, nella ricevuta e nei file.

Il passaggio della sede arriva già compilato con i dati aziendali della community (quelli di Informazioni aziendali: CNPJ o CPF, ragione sociale e l'indirizzo come luogo della prestazione); controllali e correggili prima di salvare. Chi salva indica il proprio CPF, che finisce nel registro della sede.

Due spazi possono usare la stessa sede: in quel caso condividono la stessa numerazione e lo stesso AFD, ma le timbrature, le regole, le rettifiche e le chiusure di uno non compaiono nell'altro. Quando uno spazio ha delle timbrature, la sua sede non cambia più.

Ogni inserimento o modifica della sede resta salvato nel registro, con un numero proprio.

#I dipendenti

Timbra solo chi ha la registrazione da dipendente nella sede dello spazio. La gestione registra:

Inserire, modificare ed eliminare una registrazione resta salvato nel registro. Eliminare chiude la registrazione: la persona smette di timbrare in quella sede, e le timbrature che ha già fatto restano per sempre.

Chi apre lo spazio senza registrazione non vede Timbra e legge a chi chiederla: "Per timbrare, chiedi a un owner, admin o alla finanza della community la tua registrazione da dipendente (CPF, data di assunzione e mansione)."

#Timbrare

1. Il dipendente apre lo spazio e vede l'orologio, con ore, minuti e secondi. L'ora che vale è quella del server, sincronizzata con l'ora nazionale brasiliana; l'orologio del telefono o del computer non conta.
2. La prima volta, la schermata avvisa che le timbrature registrano l'IP e la posizione come prova della registrazione dell'orario. L'avviso compare una volta per spazio, e Memberfy conserva quando la persona l'ha visto.
3. La persona tocca Timbra. L'app chiede la posizione al browser o al telefono.

Ogni timbratura salva l'ora, il numero sequenziale della sede (NSR, senza buchi e senza ripetizioni), il CPF, l'IP, il browser e, se il dispositivo li fornisce, la latitudine, la longitudine e la precisione. Porta anche un codice di integrità (hash SHA-256) concatenato con quello della timbratura precedente della sede.

Senza raggio consentito, la timbratura non viene mai rifiutata. Senza posizione, entra e resta segnalata Senza posizione; fuori dall'orario contrattuale o in un giorno non lavorativo, entra e resta segnalata Fuori orario. Nessuna regola dell'orario blocca la timbratura. Un doppio tocco non crea due timbrature. Con il raggio consentito in modalità Blocca, la timbratura fuori dal raggio o senza posizione viene rifiutata.

#Raggio consentito (recinto virtuale)

Facoltativo. Nella scheda Sede, AFD e AEJ, il proprietario e l'amministratore definiscono, per spazio di timbrature, il Luogo di lavoro (con la ricerca dell'indirizzo o con Usa la mia posizione; l'indirizzo è solo un'etichetta), il Raggio (da 10 a 50.000 metri) e cosa succede Fuori dal raggio:

• Chi timbra vede la regola nella schermata di timbratura ("Questo cartellino accetta solo timbrature con posizione, entro 200 m dal luogo di lavoro.") e nell'avviso su IP e posizione.
• Timbrature rifiutate dal raggio, nella stessa scheda, elenca i tentativi degli ultimi 30 giorni: chi, quando e la distanza (o Senza posizione). Non sono timbrature: non hanno NSR, non vanno nell'AFD né nell'AEJ e non entrano nel cartellino. Il proprietario, l'amministratore e la finanza vedono l'elenco.
• Il bollino Fuori dal raggio non va nell'AFD né nell'AEJ, che seguono il tracciato della Portaria.
• Rimuovi raggio torna al funzionamento senza raggio: nessuna timbratura viene rifiutata né segnalata, e ciò che è già registrato resta. Senza raggio configurato, nulla cambia.

La regola è dell'azienda. Memberfy applica il raggio e la modalità scelti, senza valutare se rispettano la legge o i contratti di ogni azienda. La posizione viene dal dispositivo o dal browser di chi timbra: il raggio è un controllo della routine aziendale, non una prova di presenza sul luogo.

#La ricevuta

Subito dopo aver timbrato, la persona apre e scarica la Ricevuta di timbratura del lavoratore, in PDF, con l'NSR, il datore di lavoro (nome, CNPJ o CPF, CEI/CAEPF/CNO), il luogo della prestazione, il lavoratore (nome e CPF), la data e l'ora della timbratura e il codice hash. Le ricevute di qualsiasi periodo restano disponibili anche dopo, senza scadenza, in Timbrature › Mie. Non c'è un'e-mail per ogni timbratura.

#Nulla di ciò che è stato timbrato si modifica

Una timbratura non si modifica né si elimina, da parte di nessuno: né il proprietario, né l'assistenza di Memberfy. Non c'è un pulsante né una rotta per farlo, e il database rifiuta la modifica. Lo stesso vale per i registri della sede e dei dipendenti. Ciò che si corregge è il trattamento, con la rettifica.

#Rettifiche

La rettifica corregge il cartellino senza toccare il registro:

1. Il dipendente chiede la rettifica delle proprie timbrature. Nessuno la chiede per un'altra persona.
2. Decide il responsabile diretto della persona, che riceve l'avviso via e-mail. Per chi non ha un responsabile, decide la gestione (proprietario, amministratore o finanza). Nessuno decide la propria rettifica, e il responsabile indiretto vede soltanto.
3. Il responsabile decide con Approva o Rifiuta, in Rettifiche › Da decidere; il rifiuto chiede una nota obbligatoria per la persona, che riceve l'avviso della decisione.
4. Mentre la rettifica è in attesa, la persona può usare Annulla richiesta, in Rettifiche › Le mie richieste.

Una volta approvata, il cartellino e l'AEJ mostrano la timbratura trattata, con il motivo (nel cartellino, quella inserita compare con ins. e il motivo). L'AFD non cambia, e la timbratura inserita non riceve né NSR né ricevuta.

Lo straordinario non si inserisce con una rettifica: viene dalle timbrature. Per registrare uno straordinario, la persona timbra.

Il proprietario da solo. Se il proprietario non ha un responsabile ed è l'unica persona della gestione, non c'è chi decida la sua rettifica: in questo caso decide la propria, e la decisione resta segnata come decisa dalla persona stessa nella rettifica, nella timbratura trattata e nel giorno del cartellino (e nel CSV). Se c'è un'altra persona della gestione, decide lei.

#Le regole dell'orario di lavoro

In Regole e festivi › Regole, la gestione sceglie in Regola per se la versione vale per Tutto lo spazio o è un'Eccezione per una persona (con Applica anche a, la stessa eccezione vale per le persone di un gruppo), e in Valida dal la data in cui inizia. La schermata si divide in Orario, Tolleranza e straordinari, Notturno e pause e Storico. Ogni modifica salva una nuova versione; le precedenti restano nello Storico. Una regola non può iniziare dentro un mese già chiuso.

Tutti i numeri qui sotto sono valori predefiniti che la community regola, non indicazioni legali. Nessuna regola rifiuta una timbratura: dicono cosa ci si aspetta, cosa si conta e cosa si segnala.

Festivi. Lo spazio arriva già con i festivi nazionali del Brasile dell'anno in corso e del successivo, e quelli degli anni seguenti entrano da soli. In Regole e festivi › Festivi, ognuno compare come Nazionale o Della community; la gestione usa Aggiungi festivo per i propri (comunali, aziendali) e Rimuovi festivo per ciò che non vale; un festivo nazionale rimosso non torna. Un festivo in un mese chiuso non si aggiunge né si rimuove.

Turno che attraversa la mezzanotte. Conta nel giorno dell'entrata, se l'uscita arriva entro 16 h.

#Il cartellino

Il cartellino è il mese di una persona, nella scheda Cartellino (Giorno per giorno) e nel CSV. La persona vede il suo ogni mese; il responsabile vede quelli del team; la gestione vede quelli di tutti.

• Intestazione: il datore di lavoro (nome, CNPJ o CPF, CEI/CAEPF/CNO), il lavoratore (nome, CPF, assunzione, mansione), la data di emissione, il periodo e l'orario contrattuale.
• Ogni giorno: le timbrature registrate e quelle trattate (inserite e ignorate, con il motivo), ognuna con IP e posizione.
• Totali: ore ordinarie, straordinari per tipo, con la maggiorazione e la destinazione (pagati o banca), ore notturne (con l'ora ridotta, quando attiva), assenze, ritardi oltre la tolleranza e la banca ore.
• Segnalazioni: Senza posizione, Fuori orario, Manca l'uscita, Pausa sotto il minimo, Oltre il limite di straordinari e Rettifica decisa dalla persona stessa.

Da quando conta il cartellino. Assenze, ore previste e riposo settimanale contano solo dalla data più recente tra l'assunzione e la registrazione della persona nella sede, e si fermano alla fine della registrazione. Chi è stato registrato a metà mese non ha assenze nei giorni precedenti.

Banca ore. Con la destinazione Banca ore, lo straordinario diventa credito e ciò che è mancato oltre la tolleranza diventa debito, minuto per minuto. L'assenza di un giorno intero resta un'assenza e non esce dalla banca. Ogni mese di origine forma un lotto, che scade alla fine del mese di origine più la validità (con 6 mesi, le ore di gennaio scadono alla fine di giugno); il debito consuma prima il lotto più vecchio, e il credito paga prima ciò che è in debito. Il saldo può diventare negativo. Ciò che scade compare come scaduto, da pagare. Il cartellino mostra il saldo iniziale, i crediti, i debiti, gli scaduti, il saldo e i lotti con il mese in cui scadono.

#Chiudere e riaprire il mese

Chiudere e riaprire si trovano nella barra Gestisci il mese della scheda Team nel mese. Un mese chiuso non riceve rettifiche, regole né festivi. Lo Storico del mese mostra chi ha chiuso, riaperto e preso visione, e quando. La presa visione di ogni persona compare solo a lei, ai suoi responsabili (diretto e indiretto) e alla gestione; il motivo della riapertura lo legge solo la gestione.

#Esportare e generare i file

Il CSV esce nella lingua della persona che lo esporta: intestazioni e valori tradotti, con i codici della Portaria invariati (E/S/D per entrata, uscita e scartata; O/I per originale e inclusa) e i numeri con il punto decimale, così le buste paga li leggono senza conversione.

Nell'AEJ, ogni persona è un rapporto per sede: le timbrature di più spazi della stessa sede vengono unite, ogni giorno una volta sola. Il riposo settimanale (DSR) compare solo nelle settimane già concluse.

L'AFD e l'AEJ escono insieme a un file .sha256, con il codice di integrità del file, perché chi li riceve possa verificare che nulla è cambiato. I link di download valgono 5 minuti; generali di nuovo quando servono.

Per un ispettore. L'AFD si può generare al momento della richiesta; l'AEJ e i cartellini, di qualsiasi periodo, in qualsiasi momento. Consegna i file con i loro .sha256.

#E-mail

La categoria Timbrature di E-mail di questa community, attiva per impostazione predefinita, ha tre avvisi, mai con orari, motivo o nota, solo l'avviso e il pulsante:

#Passo dopo passo

#Creare lo spazio e registrare la sede

Ruolo: proprietario o amministratore.

1. Aggiungi Spazio › Pianificazione & HR › Timbrature. La scheda dice "Timbrature con ricevuta, cartellino, rettifiche, AFD e AEJ".
2. Dai un nome (es.: Timbrature), la sezione e chi ha accesso.
3. Subito dopo i dati dello spazio, nel passaggio Sede, controlla i dati già compilati (CNPJ o CPF, CEI/CAEPF/CNO, ragione sociale, luogo della prestazione), oppure scegline una che la community ha già.
4. Salva. Lo spazio si apre collegato alla sede.

#Registrare i dipendenti

Ruolo: gestione delle timbrature.

1. Nello spazio, apri Dipendenti: l'elenco mostra chi ha accesso e non ha ancora la registrazione.
2. Per ognuno, indica CPF, Data di assunzione e Ruolo o mansione (e la Matricola eSocial, se c'è).

#Definire le regole

Ruolo: gestione delle timbrature.

1. Regole e festivi › Regole, con Regola per: Tutto lo spazio.
2. Regola Orario, Tolleranza e straordinari (con la destinazione Pagare o Banca ore) e Notturno e pause.
3. Scegli Valida dal e salva.
4. Per qualcuno con un altro orario, Regola per: Eccezione e la persona (oppure Applica anche a e un gruppo).
5. In Festivi, Aggiungi festivo per quelli della città o dell'azienda.

#Timbrare

1. Apri lo spazio timbrature, nella scheda Timbra.
2. La prima volta, leggi l'avviso su IP e posizione.
3. Timbra. Apri la ricevuta, se vuoi; quelle precedenti restano in Timbrature › Mie.

#Chiedere una rettifica

1. In Cartellino › Giorno per giorno, nel giorno, Chiedi rettifica (non compare nei giorni futuri).
2. Inserire una timbratura dimenticata (con l'ora) o Ignorare una timbratura (scegliendo la timbratura), con il motivo.
3. Segui la richiesta in Rettifiche › Le mie richieste; mentre aspetti, puoi usare Annulla richiesta.

#Chiudere il mese

Ruolo: gestione delle timbrature.

1. In Rettifiche › Da decidere, decidi quelle in attesa (quelle di chi non ha un responsabile spettano alla gestione; per le altre, chiedi ai responsabili).
2. In Team nel mese, rivedi i totali e le segnalazioni.
3. Gestisci il mese › Chiudi mese. Ogni dipendente riceve l'e-mail per prendere visione.
4. Esporta CSV per le buste paga.

#Esempi

Una piccola azienda. Luma crea lo spazio Timbrature; la sede arriva con il CNPJ e la ragione sociale dai dati aziendali. La gestione registra Carla e Bruno con CPF, assunzione e mansione. Carla timbra alle 08:02, 12:01, 13:00 e 17:04: tutto entro la tolleranza, 8 h ordinarie.

Ha dimenticato di timbrare. Bruno non ha timbrato l'uscita di martedì. Nel cartellino, il giorno compare con Manca l'uscita. Chiede di inserire le 18:00, con il motivo "Ho dimenticato di timbrare l'uscita". Diego, il suo responsabile, riceve l'e-mail e approva: il cartellino mostra l'uscita inserita, con il motivo; l'AFD resta senza.

Banca ore. Con la destinazione Banca ore e una validità di 6 mesi, le 3 h di straordinario di Carla a gennaio entrano come credito e scadono alla fine di giugno. A febbraio esce 1 h prima in un giorno: la banca addebita 1 h dal lotto di gennaio.

Un ispettore chiede i file. La finanza genera l'AFD (in Sede, AFD e AEJ) e l'AEJ della sede da gennaio a marzo e consegna entrambi con i loro .sha256.

#Errori comuni e come risolverli

#Domande frequenti

Si può correggere una timbratura sbagliata? La timbratura non si modifica. Chiedi la rettifica Ignorare una timbratura, con il motivo; una volta approvata, il cartellino smette di contarla, e il registro originale resta lì.

Senza posizione, la timbratura vale? Senza raggio consentito, o con il raggio in modalità Segnala, sì: entra e resta segnalata Senza posizione nel cartellino e nel CSV. Con il raggio in modalità Blocca, viene rifiutata.

Le timbrature bloccano chi timbra fuori orario? No. Nessuna regola dell'orario rifiuta la timbratura; fuori orario, resta solo segnalata. Ciò che può rifiutarla è il raggio consentito, in modalità Blocca, e solo per la distanza.

Il responsabile indiretto decide le rettifiche? No. Vede il cartellino del team, ma decide il responsabile diretto (o la gestione, per chi non ha un responsabile).

L'assistente timbra per me? No. La timbratura è un atto della persona stessa, nell'app. L'assistente consulta il cartellino, le ricevute e le rettifiche, chiede rettifiche e conferma la presa visione.

Per quanto tempo restano conservate le timbrature? Per sempre. Nulla del registro scade né viene eliminato.

#Nell'API

Lo spazio è module: "timeTracking", e la community può averne più di uno. Le rotte sono in /api/time-tracking, con l'X-CommunityId e lo spaceId (obbligatorio quando c'è più di uno spazio timbrature): GET /clock; GET /establishments/prefill, GET e POST /establishments, GET e PATCH /establishments/{id}, POST /establishments/{id}/afd e /aej; GET e PUT /spaces/{spaceId}, GET /spaces/{spaceId}/people; GET e POST /employees, PATCH e DELETE /employees/{id}; POST /notice; GET e POST /punches, GET /punches/{id} e /punches/{id}/receipt; GET e POST /rules; GET e POST /holidays, DELETE /holidays/{id}; GET e POST /adjustments, GET /adjustments/{id}, POST /adjustments/{id}/decision e /cancel; GET /timesheet, GET /timesheets; GET /months, POST /months/close, /reopen e /acknowledge; POST /exports/csv. Non c'è una rotta che modifichi o elimini una timbratura. Chi non può vedere un cartellino o una timbratura riceve 404; la gestione è 403 managementOnly per gli altri ruoli, e un mese chiuso è 422 monthClosed.

Raggio consentito: PUT e DELETE /api/time-tracking/spaces/{spaceId}/geofence (latitude, longitude, radiusMeters da 10 a 50.000, mode BLOCK o FLAG e address facoltativo), solo per il proprietario e l'amministratore (403 geofenceDenied); GET /api/time-tracking/geofence-refusals (spaceId, memberId, paginazione) per la gestione. In modalità BLOCK, POST /punches fuori dal raggio o senza posizione restituisce 422 (geofenceOutside, geofenceNoLocation); le timbrature portano outsideRadius.

#Correlati

• Gruppi e organigramma
• Informazioni aziendali
• Moduli
• E-mail di questa community
• Strumenti · Membri › Timbrature