Feedback

Feedback è il luogo del feedback continuo tra colleghi, fuori dai cicli di valutazione: chiunque abbia accesso allo spazio dà un feedback a un collega o chiede il suo, in pochi secondi, e ognuno conserva lo storico di ciò che ha ricevuto e dato.

È un modulo di spazio della scheda Pianificazione & HR di Aggiungi Spazio. Una community può avere più spazi Feedback, per esempio uno per team o per area, ognuno con il suo pubblico.

#Chi legge cosa

Solo chi l'ha dato e chi l'ha ricevuto leggono un feedback. Nessun altro legge il testo: né il proprietario, né l'amministratore, né il responsabile della persona, né il supporto Memberfy. Lo stesso vale per le richieste: le vedono solo chi ha chiesto e chi ha ricevuto la richiesta.

• Il team (proprietario e amministratore) vede solo numeri: quanti feedback, richieste e risposte, senza testo, autore o destinatario.
• Il feedback non è anonimo: il destinatario sa sempre chi l'ha dato.
• I temi e i comportamenti di un feedback o di una richiesta seguono la stessa regola: li vedono solo le due persone; il team vede solo il conteggio per tema, nei Numeri.
• Niente del testo va nel Feed, nella ricerca, nelle esportazioni o nell'e-mail.
• Quando il supporto Memberfy entra nella community come proprietario (pulsante Entra), anche lui non legge né gestisce feedback e richieste: vede solo i Numeri. Vedi SuperAdmin.
• L'eccezione è il feedback su un'altra persona: il Feedback interno lo leggono l'autore, chi ha chiesto e il responsabile diretto della persona; la persona legge solo il Messaggio alla persona, se c'è. Anche lì il team vede solo numeri.

#Come funziona

#Le tre caselle

Ogni feedback vive nello spazio in cui è stato dato. Con più spazi Feedback, le caselle di uno spazio mostrano solo i feedback e le richieste di quello spazio, e ogni persona vede i propri negli spazi a cui ha accesso. Perdere l'accesso a uno spazio nasconde ciò che vi è stato dato. I pulsanti delle e-mail aprono il feedback o la richiesta nel suo spazio.

#Temi e comportamenti

I temi danno una traccia per chiedere e scrivere un feedback. Ogni tema (per esempio Comunicazione) porta un elenco di comportamenti ("Ascolta con attenzione", "Tiene le persone informate"). Tutto è facoltativo: senza tema, chiedere e dare funzionano come prima, a testo libero.

• Il catalogo è della community: vale in tutti i suoi spazi Feedback.
• Ogni community parte con 5 temi, ciascuno con 6 comportamenti: Impatto sul team, Comunicazione, Risultati, Analisi e decisioni e Gestione delle persone. L'insieme viene creato nella lingua della community la prima volta che il catalogo viene aperto; dopo il testo è della community, e cambiare la lingua non lo traduce.
• Il proprietario e l'amministratore lo gestiscono in Temi e comportamenti, nella barra di gestione dello spazio Feedback: Nuovo tema (nome fino a 80 caratteri e Descrizione (facoltativa) fino a 300), Nuovo comportamento (fino a 160), rinominare, riordinare trascinando, Disattiva e Attiva. Fino a 30 temi attivi e 20 comportamenti attivi per tema.
• Niente viene eliminato. Disattivare toglie il tema o il comportamento dalla scelta nelle nuove richieste e nei nuovi feedback; i feedback vecchi continuano a mostrare ciò che è stato scritto, e i numeri continuano a contarlo.
• Moderatore, finanza e membro vedono solo i temi attivi, quando chiedono e danno un feedback.

#Dare un feedback

In Dai un feedback, scegli A chi (una persona per feedback, con accesso allo spazio; nessuno dà un feedback a sé stesso) e scrivi il Feedback, con formattazione, fino a 5.000 caratteri. Il destinatario lo vede in Ricevuti, tu in Inviati.

Per tema: al posto del testo libero, scegli uno o più temi in Oppure scrivi per tema, con una traccia (facoltativo), fino a 10. Ogni tema diventa una sezione con tre domande, Cosa hai osservato, Qual è stato l'impatto e Cosa suggerisci, e i comportamenti del tema da spuntare in Comportamenti che hai osservato (facoltativo). Scrivi in almeno una domanda: la domanda vuota non compare nel testo, e la sezione senza alcun testo esce per intero. Puoi togliere una sezione o Aggiungi un altro tema; toglierle tutte riporta al testo libero. Come lo leggerà la persona mostra il testo composto, con il nome del tema e le domande come titoli.

#Chiedere un feedback

In Chiedi un feedback, scegli la persona e, se vuoi, un Messaggio (fino a 1.000 caratteri). La richiesta va in Richieste di entrambi e resta In attesa. Chi ha ricevuto la richiesta può:

• Rispondi: scrive il feedback, che arriva collegato alla richiesta. La richiesta diventa Risposta.
• Rifiuta: la richiesta diventa Rifiutata, senza e-mail, e non si può più rispondere.

Chi ha chiesto può Annulla richiesta finché è in attesa (diventa Annullata, senza e-mail). Risposta, rifiutata o annullata, la richiesta non cambia più. C'è una richiesta in attesa alla volta tra le stesse due persone in ogni spazio; la risposta entra nello spazio della richiesta.

#Feedback su un'altra persona

Il responsabile ascolta i colleghi su qualcuno del suo team, e un collega racconta al responsabile qualcosa su una persona. Le due strade hanno due parti:

• La persona non legge mai il feedback interno, né sa di essere stata indicata o che qualcuno ha scritto su di lei: riceve un avviso solo quando c'è un messaggio.
• Un nuovo responsabile non lo eredita: se il responsabile della persona cambia dopo, il feedback resta a chi lo ha letto quando è stato scritto.
• Non è anonimo: il responsabile vede l'autore dell'interno, e la persona vede l'autore del messaggio.
• Il proprietario e l'amministratore che non hanno chiesto, gli altri indicati e il supporto di Memberfy non leggono nessuna delle due parti.

Chiedere su un collaboratore. In Richieste, clicca Chiedi su un collaboratore (oppure, in Chiedi un feedback, scegli Su un collaboratore in Su chi è la richiesta): scegli Su chi e, in Chi vuoi ascoltare, i colleghi, con il Messaggio e i temi facoltativi. Può chiedere il responsabile diretto della persona (impostato nell'organigramma) e il proprietario o l'amministratore, su chiunque; il responsabile indiretto no. Gli indicati devono avere accesso allo spazio e non possono essere la persona stessa né il suo responsabile. Ogni indicato riceve una richiesta propria, vede "Fulano ha chiesto il tuo feedback su Beltrano" e non sa chi altro è stato indicato.

• Limite di indicazioni: il contatore mostra "3 di 5 indicazioni". Il proprietario e l'amministratore impostano il limite in Numero massimo di indicazioni per richiesta, alla creazione e alla modifica dello spazio: da 1 a 20; vuoto torna al predefinito, 5.
• La scheda della richiesta ("Hai chiesto un feedback su Beltrano") mostra "2 su 5 hanno risposto" e lo stato di ogni indicato (In attesa, Risposta, Rifiutata, Annullata); chi ha chiesto annulla un indicato in attesa senza toccare gli altri, senza e-mail.
• L'indicato risponde con le due parti (l'interno con la traccia dei temi richiesti, se ci sono; il messaggio, facoltativo) o rifiuta. Un rifiuto resta registrato e non viene mai eliminato.
• C'è una richiesta in attesa alla volta dello stesso responsabile, sulla stessa persona, allo stesso collega.

Dare un feedback su qualcuno. In Ricevuti o Inviati, clicca Su qualcuno (oppure, in Dai un feedback, scegli Su qualcuno in Per chi è il feedback): scegli Su chi, scrivi il Feedback interno e, se vuoi, il Messaggio alla persona. Chiunque abbia accesso allo spazio può farlo, su un collega che vi abbia accesso anche lui; l'interno va al responsabile diretto del collega, che lo legge in Ricevuti e può Ringraziare.

• Collega senza responsabile impostato: il feedback non parte, con il messaggio "Fulana non ha un responsabile impostato; dai il feedback direttamente a questa persona o chiedi all'owner o a un admin di impostare il responsabile". Se il responsabile non ha accesso allo spazio, non parte nemmeno: "Il responsabile di Fulana non ha accesso a questo spazio Feedback".
• Se il responsabile sei tu, dai il feedback direttamente alla persona. Nessuno dà un feedback su sé stesso.

Nelle schede e negli elenchi. Il feedback porta l'etichetta Su Beltrano. Il responsabile e chi ha chiesto leggono l'interno ("Fulano ti ha dato un feedback su Beltrano"); la persona vede solo "Fulano ti ha lasciato un messaggio". Ricevuti, Inviati e Richieste filtrano per Tutti, Diretti e Su altre persone. L'autore elimina ciò che ha dato, e spariscono le due parti per tutti.

#I temi nella richiesta e nelle schede

Quando chiedi, scegli fino a 10 temi e, al loro interno, comportamenti in Su cosa vorresti ricevere feedback (facoltativo): chi riceve la richiesta vede Temi richiesti. Quando fa Rispondi, il feedback si apre già con una sezione per ogni tema richiesto, e i comportamenti richiesti compaiono segnati come richiesto; si possono togliere sezioni, aggiungere altri temi o tornare al testo libero.

La scheda del feedback mostra Temi, con i comportamenti spuntati, e quella della richiesta mostra Temi richiesti. Come il feedback stesso, solo l'autore e il destinatario vedono queste schede. Nemmeno le e-mail elencano i temi.

#Ringraziare ed eliminare

• Il destinatario clicca Ringrazia una volta; l'autore vede che ha ringraziato.
• Solo l'autore elimina il proprio feedback; sparisce per entrambi. Il destinatario non elimina quello dell'altro.

#Le e-mail

Le e-mail non contengono mai il testo, solo chi l'ha inviato e il pulsante per leggerlo nell'app (un'e-mail si può inoltrare; il testo resta nell'app, con la regola di chi lo legge).

Le e-mail non riportano mai il nome della persona su cui è il feedback (il nome resta nell'app), e la persona riceve un avviso solo quando c'è un messaggio. Rifiuto e annullamento non inviano e-mail. Tutte sono della categoria Feedback, attiva per impostazione predefinita; chi l'ha disattivata in E-mail di questa community non le riceve, e il piè di pagina disattiva solo quella categoria con un clic. Partono 10 minuti dopo, tramite la coda, nella lingua di chi le riceve.

#I numeri

La barra Gestisci feedback, del proprietario e dell'amministratore, mostra i feedback degli ultimi 30 giorni, l'adesione e le richieste in attesa, e apre Numeri: per periodo (fino a 366 giorni, nel fuso orario della community) e per gruppo, feedback dati (spontanei e risposte a richieste), richieste, in attesa, con risposta, rifiutate, annullate e l'adesione (quante delle persone con accesso ne hanno dato almeno uno). Nessun testo, autore o destinatario. Moderatore, finanza e membro non vedono i numeri. Con più spazi, la barra e i numeri mostrano lo spazio aperto, e l'adesione conta le persone che vi hanno accesso.

Per tema: quanti feedback e richieste hanno citato ogni tema e ogni comportamento, nel periodo. Per proteggere chi riceve feedback:

• un conteggio di 1 o 2 compare come < 3; e, quando in un insieme resterebbe nascosto un solo numero, anche il più piccolo degli altri compare come < 3, così che quello nascosto non si possa ricavare per sottrazione;
• con un gruppo scelto, il blocco non compare: i numeri per tema sono solo dell'intero spazio (o della community), nel periodo, mai per gruppo né per persona.

Diretti e su un'altra persona: i numeri si dividono in Diretti e Su un'altra persona: Feedback dati (Spontanei e Risposte a richieste), Con messaggio alla persona e Senza messaggio, Richieste, Indicati, In attesa, Risposte, Rifiutate e Annullate. Nelle richieste su un'altra persona, gli stati contano ogni indicato. Con un gruppo scelto, conta anche il feedback su una persona del gruppo. Mai testo, mai per persona.

#Esportare i numeri

Nella finestra Numeri, il proprietario e l'amministratore scaricano ciò che è sullo schermo con Scarica CSV o Scarica Excel, con il periodo e il gruppo scelti. Il file contiene solo numeri: i filtri, i totali, l'adesione, i diretti e quelli su un'altra persona, e i numeri per tema e per comportamento, con la stessa protezione dello schermo (un conteggio di 1 o 2 appare come < 3; con un gruppo, senza il blocco per tema). Mai testo, autore o destinatario. Le etichette arrivano nella lingua di chi scarica. Moderatore, finanza e membro non scaricano. Oltre 2.000 righe, il file viene preparato in background e il link per scaricarlo, valido 72 ore, arriva via e-mail a chi ha esportato; la schermata avvisa "Stiamo preparando il tuo file; il link arriverà via e-mail a …". Il link dell'e-mail apre l'app e chiede l'accesso: solo chi ha richiesto l'esportazione, e ha ancora il ruolo per farla, può scaricarla. Il file resta disponibile per 72 ore e poi viene eliminato. Fino a 2.000 righe, il download è immediato, come prima.

#Passo passo

#Creare lo spazio

1. Nel menu, apri Aggiungi Spazio e scegli la scheda Pianificazione & HR.
2. Scegli Feedback e clicca su Avanti. Non c'è la domanda "uno o più".
3. Dagli nome, icona e chi ha accesso. Chi ha accesso allo spazio è chi può dare e ricevere feedback.

#Chiedere e rispondere

1. Ana apre lo spazio, clicca Chiedi un feedback, sceglie Bruno e scrive "Sulla presentazione di ieri".
2. Bruno riceve l'e-mail, apre Richieste › Richieste a me e clicca Rispondi.
3. Ana riceve l'avviso, legge il feedback in Ricevuti e clicca Ringrazia.

#Ascoltare i colleghi su un collaboratore

1. Carla, responsabile di Bruno, apre Richieste › Chiedi su un collaboratore, sceglie Bruno in Su chi e indica Ana e Diego in Chi vuoi ascoltare.
2. Ana e Diego ricevono "Carla ha chiesto il tuo feedback su una persona del team". Ana risponde con il feedback interno e lascia un messaggio a Bruno; Diego rifiuta.
3. Carla legge il feedback di Ana in Ricevuti, con l'etichetta Su Bruno; la scheda della richiesta mostra "1 su 2 hanno risposto". Bruno riceve solo il messaggio di Ana, con il suo nome.

#Con l'assistente (MCP)

Sono 23 strumenti: elencare ricevuti e inviati, aprire un feedback, cercare la persona, dare un feedback (create_feedback, con dry_run per vedere prima chi riceve l'avviso), ringraziare, elencare e aprire richieste, chiedere un feedback, rispondere, rifiutare e, con conferma, eliminare il proprio feedback e annullare la propria richiesta. Il proprietario e l'amministratore consultano i numeri (get_feedback_dashboard). L'assistente legge solo i feedback della persona collegata, e il testo non finisce mai nel registro di ciò che fa. Vedi Strumenti · Membri › Feedback. Con più di uno spazio Feedback, l'assistente chiede quale (space_id) quando dà, chiede e cerca persone; gli elenchi senza space_id uniscono gli spazi che la persona apre, e i numeri senza space_id li sommano tutti.

Chi apre lo spazio elenca i temi (list_feedback_themes); il proprietario e l'amministratore creano, modificano, riordinano e disattivano temi e comportamenti (6 strumenti). create_feedback_request accetta themes e behaviors; create_feedback e answer_feedback_request accettano sections (una per tema, con le tre domande in Markdown e i comportamenti osservati), e il dry_run mostra il testo composto (body_preview). get_feedback_dashboard porta i numeri per tema.

Su un'altra persona: create_feedback_about_request chiede su un collaboratore (la persona e gli indicati, con dry_run per vedere chi riceve l'avviso e il limite); create_feedback accetta about (al posto della persona che riceve) e message_to_person, e answer_feedback_request, message_to_person; gli elenchi filtrano con about; get_feedback_settings legge il limite e update_feedback_settings (proprietario e amministratore) lo cambia. Il messaggio, come il testo, non va mai nel registro. Vedi Strumenti · Membri › Feedback.

get_feedback_dashboard con format: "csv" restituisce gli stessi numeri in CSV (l'Excel resta nell'app). Vedi la ricetta Scarica i numeri dei feedback in CSV. Oltre 2.000 righe, il file non torna nella conversazione: la risposta riporta status: "queued", rows e email, e l'assistente dice a quale indirizzo va l'e-mail con il link (valido 72 ore).

#Errori comuni e come risolverli

#Nell'API

Lo spazio è module: "feedbacks", e la community può averne più di uno. Le rotte sono in /api/feedbacks, con l'X-CommunityId: GET /api/feedbacks?box=received|sent, POST /api/feedbacks, GET e DELETE /api/feedbacks/{id}, POST /api/feedbacks/{id}/thank, GET /api/feedbacks/people, le richieste in GET e POST /api/feedbacks/requests (box, status), GET /api/feedbacks/requests/{id} e POST /api/feedbacks/requests/{id}/answer, /decline e /cancel, e i numeri in GET /api/feedbacks/dashboard (from, to, groupId, spaceId). Un feedback o una richiesta che non è tua restituisce 404, anche per il proprietario e l'amministratore.

Più spazi: GET e POST /api/feedbacks, /people, GET e POST /api/feedbacks/requests e /dashboard accettano spaceId. Con un solo spazio è facoltativo e non cambia nulla; con più spazi, dare, chiedere e cercare persone senza di esso restituisce 422 (spaceRequired). Gli elenchi senza spaceId uniscono gli spazi che la persona apre; i numeri senza spaceId li sommano tutti e restituiscono spaceId: null. Feedback e richieste portano spaceId, e le rotte per id controllano lo spazio dell'elemento stesso: chi non apre quello spazio riceve 403.

Temi e comportamenti: GET /api/feedbacks/themes (chi apre uno spazio Feedback; includeInactive per il proprietario e l'amministratore), POST /api/feedbacks/themes, PUT /api/feedbacks/themes/order, PUT /api/feedbacks/themes/{themeId}, POST /api/feedbacks/themes/{themeId}/behaviors, PUT /api/feedbacks/themes/{themeId}/behaviors/order e PUT /api/feedbacks/themes/{themeId}/behaviors/{behaviorId} (scrittura solo del proprietario e dell'amministratore; gli altri ruoli ricevono 403). POST /api/feedbacks/requests accetta themeIds e behaviorIds; POST /api/feedbacks e POST /api/feedbacks/requests/{id}/answer accettano sections[] (themeId, observed, impact, suggestion, behaviorIds) al posto di body, e l'API compone il testo; POST /api/feedbacks/preview lo compone senza salvare. Feedback e richieste portano themes (e il feedback, requestThemes), solo per le due persone; il pannello porta byTheme, con null al posto dei conteggi di 1 e 2, e byTheme: null con groupId. body e sections insieme restituiscono 422 (bodyAndSections); tutte le sezioni vuote, 422 (sectionsEmpty); un tema inattivo o di un'altra community, 422.

Su un'altra persona: POST /api/feedbacks/requests accetta subjectId + giverIds[] e crea una richiesta per indicato, con lo stesso roundId, tutto o niente; POST /api/feedbacks accetta subjectId al posto di recipientId (va al responsabile diretto) e messageToSubject (il messaggio alla persona), che accetta anche POST /api/feedbacks/requests/{id}/answer. GET /api/feedbacks/settings legge e PUT /api/feedbacks/settings (proprietario e amministratore) cambia maxNominees (da 1 a 20, predefinito 5). I feedback portano about, subject, subjectLeader, messageToSubject e viewerRole (per la persona: subject, con body nullo); le richieste, about, subject e roundId; gli elenchi accettano about=true|false; il pannello porta byKind (direct, about). Chi chiede senza essere il responsabile diretto né del team: 403 (aboutDenied); troppi indicati, ripetuti, la persona o il suo responsabile, su sé stessi, o persona senza responsabile: 422 (tooManyNominees, nomineeRepeated, nomineeIsSubject, nomineeIsLeader, aboutSelf, subjectNoLeader, leaderNoAccess, subjectIsYourReport); indicato con una richiesta in attesa dello stesso responsabile sulla stessa persona: 409 (aboutPending). La persona, un altro indicato, un nuovo responsabile e il team che non ha chiesto ricevono 404 sull'interno.

Esportare: GET /api/feedbacks/dashboard/export?format=csv|xlsx, con gli stessi from, to, groupId e spaceId del pannello, solo per il proprietario e l'amministratore (403 per gli altri). Il file si chiama feedbacks-AAAA-MM-GG_AAAA-MM-GG.

#Correlati

• Riconoscimenti
• Moduli
• E-mail di questa community
• Gruppi e organigramma