Ufficio virtuale
Il coworking vende un indirizzo commerciale e il ricevimento della posta. Il proprietario lo attiva in Impostazioni › Coworking e registra l'indirizzo, segna i piani e i prodotti che lo includono, il cliente vede "Il tuo indirizzo commerciale" e dice cosa fare con ogni lettera (ritirarla, inoltrarla o scartarla), e la reception esegue nella scheda Richieste dei Pacchi.
L'ufficio virtuale è il servizio del coworking che dà a una persona o a un'azienda un indirizzo commerciale (da usare come sede e per ricevere la posta) senza una scrivania sul posto. In Memberfy, il cliente vede l'indirizzo che ha acquistato, viene avvisato di ogni lettera che arriva tramite i Pacchi, con la foto della busta, e sceglie cosa fare: La ritiro io, Inoltra o Scarta. La reception esegue e segna come fatto.
A cosa serve
| Community | Ufficio virtuale |
|---|---|
| Coworking | Vende la domiciliazione e il ricevimento delle lettere, e gestisce tutto nello stesso posto dei pacchi |
| Business center | Il cliente fuori città chiede l'inoltro della lettera a casa, con il tracciamento |
| Azienda residente | Chiunque nell'azienda vede l'indirizzo della sede e decide cosa fare con la sua posta |
Come funziona
Attivare e registrare l'indirizzo
In Impostazioni › Coworking, il riquadro Ufficio virtuale ha l'interruttore e l'Indirizzo commerciale: Paese, CAP, Via e Città (obbligatori), più Numero civico, Interno / scala, Quartiere e Provincia. Senza l'indirizzo non si può attivare ("Per attivare l'ufficio virtuale, compila l'indirizzo commerciale."). Lo cambiano il proprietario e l'admin; il resto del team lo legge soltanto.
Il riquadro Piani e prodotti con ufficio virtuale elenca ciò che include il servizio, con l'etichetta Piano o Prodotto (e Inattivo, se è il caso), e le scorciatoie Apri piani e Apri prodotti.
Chi ha l'ufficio virtuale
Nell'editor dell'opzione di fatturazione di un piano, o del prodotto, l'interruttore Include ufficio virtuale ("Chi ha questo piano o prodotto vede l'indirizzo commerciale della community e sceglie cosa fare con la posta."). Ha il servizio:
- chi ha un abbonamento vivo (attivo, in prova o nel periodo di tolleranza del pagamento) o un acquisto con accesso a un piano o prodotto segnato;
- la persona la cui azienda ha quel piano o prodotto;
- la persona collegata a un'azienda attiva del coworking con Tipo di residenza Ufficio virtuale.
Chi ce l'ha vede il riquadro Il tuo indirizzo commerciale ("Usa questo indirizzo come sede della tua azienda e per ricevere la posta."), con Copia e l'origine ("Incluso in: …"), in La mia azienda e in I miei pacchi. Chi non ce l'ha non vede nulla.
La lettera e la richiesta
La reception registra la posta nei Pacchi, con il tipo Lettera e la foto della busta; il destinatario riceve il solito avviso. Se la lettera è per qualcuno senza il servizio, la schermata di registrazione avvisa "Nessun ufficio virtuale attivo: questa persona o azienda non ha un piano che lo includa.", e la lettera viene registrata lo stesso.
Nella pagina della lettera, chi ha il servizio vede Cosa fare con la lettera:
| Scelta | Cosa succede |
|---|---|
| La ritiro io | La reception conserva la lettera finché non passi a prenderla |
| Inoltra | Scegli uno dei tuoi indirizzi salvati in Invia a (o ne aggiungi uno), con una nota facoltativa; la reception la spedisce |
| Scarta | La reception scarta la lettera. La richiesta resta registrata con il tuo nome e la data; una volta eseguita, non si può annullare |
Ogni lettera ha una sola richiesta aperta alla volta. Finché la reception non la segna come fatta, chi l'ha fatta può Annulla richiesta, e la lettera resta custodita. Le richieste valgono solo per le lettere ancora in attesa di ritiro. Per la lettera di un'azienda, chiunque faccia parte oggi dell'azienda e abbia accesso allo spazio può richiedere; solo chi ha richiesto annulla.
Gli indirizzi di inoltro sono tuoi: fino a 5, con un nome ("Casa", "Ufficio") e un destinatario. Li vedi solo tu; la reception vede solo l'indirizzo della lettera che hai chiesto di inoltrare, e rimuovere un indirizzo non cambia un inoltro già richiesto.
La coda della reception
Per il team, lo spazio Pacchi ha la scheda Richieste: le richieste In attesa (le più vecchie prima), Fatte e Annullate, con il tipo di richiesta e chi l'ha fatta. Segna come fatto, nella coda o nella pagina della lettera, chiude la lettera:
| Richiesta | La lettera passa a |
|---|---|
| La ritiro io | Ritirato ("Conferma ritiro") |
| Inoltra | Inoltrato, con il corriere e il codice di tracciamento (facoltativi) |
| Scarta | Scartato, su richiesta del destinatario |
Quando la inoltri, chi l'ha richiesto riceve l'e-mail "La tua corrispondenza è stata inoltrata", con l'indirizzo, il corriere, il tracciamento e la data, nella stessa categoria degli avvisi dei Pacchi in E-mail di questa community. Lo stato Inoltrato entra nei filtri della coda e nello storico del membro.
Chi ha perso l'accesso
Chi non apre più lo spazio Pacchi (è uscito dal piano, dal gruppo o dall'azienda) non richiede né annulla. Anche chi ha perso l'ufficio virtuale non fa nuove richieste; la reception può comunque completare o annullare le richieste che sono in coda.
Passo dopo passo
Attivare l'ufficio virtuale
Ruolo: proprietario o admin.
- Apri Impostazioni › Coworking.
- Compila l'Indirizzo commerciale e attiva Ufficio virtuale.
- Tocca Salva.
- Nell'editor di ogni opzione di fatturazione o prodotto che include il servizio (in Monetizzazione), attiva Include ufficio virtuale e salva. Per un'azienda residente, scegli Ufficio virtuale in Tipo di residenza.
Dire cosa fare con una lettera
Ruolo: il destinatario con ufficio virtuale.
- Apri la lettera in I miei pacchi.
- In Cosa fare con la lettera, tocca La ritiro io, Inoltra o Scarta.
- Per l'inoltro, scegli l'indirizzo in Invia a (o Aggiungi indirizzo) e tocca Richiedi inoltro.
Segnare la richiesta come fatta
Ruolo: team.
- Nello spazio Pacchi, apri la scheda Richieste.
- Sulla richiesta, tocca Segna come fatto.
- Per l'inoltro, compila il corriere ("Es.: Poste Italiane") e il codice di tracciamento e tocca Conferma inoltro.
Errori comuni e come risolverli
| Messaggio o situazione | Cosa fare |
|---|---|
| "Non hai un ufficio virtuale attivo in questa community." | Il piano o il prodotto non include il servizio, oppure l'abbonamento non è attivo |
| "C'è già una richiesta in sospeso per questa lettera." | Annulla la richiesta attuale prima di sceglierne un'altra |
| "Questa lettera è già stata chiusa." | La lettera è già stata ritirata, inoltrata, restituita o scartata |
| "Le richieste valgono solo per le lettere." | I pacchi seguono il normale ritiro dei Pacchi |
| "Puoi salvare al massimo 5 indirizzi." | Rimuovi un indirizzo prima di aggiungerne un altro |
Domande frequenti
La reception apre e scansiona la lettera? No. Il cliente vede la foto della busta, come per qualsiasi pacco.
Memberfy fa pagare la spedizione dell'inoltro? No. Il costo della spedizione rientra nel piano o lo addebita il coworking a parte.
La dichiarazione di domiciliazione la emette Memberfy? No. Se ne occupa il contratto del coworking.
Con l'assistente
Il cliente chiede l'indirizzo commerciale (get_my_virtual_office), gestisce gli indirizzi di inoltro e chiede o annulla cosa fare con una lettera (create_parcel_request, cancel_parcel_request). Il team attiva il servizio e registra l'indirizzo (update_virtual_office_settings), verifica se un destinatario ha il servizio, vede la coda (list_parcel_requests) e segna come fatto (complete_parcel_request, con conferma). Vedi Strumenti · Pacchi.
Nell'API
Con X-CommunityId nell'intestazione: GET e PUT /api/virtual-office/settings, GET /api/virtual-office/me (Il tuo indirizzo commerciale), GET /api/virtual-office/recipient-status, GET, POST, PATCH e DELETE /api/virtual-office/me/addresses, POST e DELETE /api/parcels/parcels/{parcelId}/request, POST .../request/complete e GET /api/parcels/spaces/{spaceId}/requests (la coda). Il prodotto riceve includesVirtualOffice, e il pacco lo stato FORWARDED. Il riferimento completo, generato dall'API, sarà nel tag VirtualOffice del Riferimento API quando arriverà nelle community.