Valutazione delle performance

La Valutazione delle performance è la valutazione delle prestazioni a cicli, dentro la community, invece di un foglio di calcolo: il team prepara il ciclo, Memberfy distribuisce chi valuta chi in base all'organigramma, ognuno risponde con i propri tempi, il voto viene calcolato alla chiusura, il responsabile vede il risultato del team e, quando il team lo pubblica, ognuno vede il proprio.

È un modulo di spazio della scheda Pianificazione & HR di Aggiungi Spazio. Chi crea lo spazio: proprietario o amministratore.

#A cosa serve

#Come funziona

#Lo spazio: un ciclo o più

Alla creazione dello spazio, Cicli in questo spazio chiede:

Il ciclo nasce come bozza, nel modello 180° e con le quattro domande predefinite: nessuno riceve nulla finché il team non lo apre.

#L'elenco dei cicli

Nello spazio con Più cicli, l'intestazione dice cosa fa lo spazio ("Cicli di valutazione a 90°, 180° e 360°: autovalutazione, responsabile, colleghi e collaboratori diretti.") e porta Come funziona, per tutti. Spiega le quattro fasi di un ciclo e cosa vede ogni persona in ciascuna:

E ricorda: le valutazioni di colleghi e collaboratori diretti non mostrano mai chi le ha scritte.

In Gestione, la barra ha Stato (Tutti, Aperti, Bozze, In revisione, Pubblicati, con il conteggio), Tipo (90°, 180°, 360°), Cerca ciclo e l'ordine (Prossima scadenza o Più recenti). Sopra le schede, i numeri dei cicli aperti, solo quelli che hanno qualcosa da dire:

Valutazioni in sospeso e Completamento degli aperti sono solo del proprietario e dell'amministratore; il responsabile vede gli altri due.

Senza filtro di stato, i cicli arrivano in tre gruppi: In corso (aperti e in revisione), Bozze e Conclusi (quelli pubblicati; i primi 3, e Mostra tutti i N conclusi per il resto). Ogni scheda mostra:

• lo stato, il modello e la fase su una traccia di quattro punti ("Fase 2 di 4: Aperto");
• il titolo e il Periodo;
• per il proprietario e l'amministratore, X di Y valutazioni completate con la barra di avanzamento; nella bozza, Bozza con N domande; per chi ha valutazioni da compilare, N da compilare (o Hai già inviato tutto);
• la scadenza, con un colore secondo l'urgenza: Risposte fino al {giorno} · mancano N giorni, Ultimo giorno per rispondere: oggi, Scadenza passata il {giorno}, Apertura in ritardo (era il {giorno}) nella bozza che ha superato il giorno di apertura, Chiuso il {giorno} · in revisione;
• chi partecipa: N partecipanti (proprietario e amministratore), o il pubblico (Tutti nello spazio, Gruppo {nome}, Tag {tag});
• il ⋯, solo con ciò che la persona può fare su quel ciclo: Vedi ciclo, Apri alle risposte e Modifica (bozza), Invia promemoria (aperto), Chiudi ciclo, Pubblica risultati ed Elimina bozza. Chiudere, pubblicare ed eliminare chiedono conferma.

Senza nessun ciclo, il team vede i quattro passi: Crea il ciclo, Configuralo, Aprilo alle risposte, Chiudi e pubblica. Mio mostra le valutazioni da compilare e i tuoi risultati.

Dentro il ciclo, le sezioni (Andamento, Configura, Da compilare, Risultati, Calibrazione, Il mio risultato…, secondo il ruolo e la fase) sono schede sottolineate, e la scheda resta nell'indirizzo: puoi ricaricare o inviare il link senza perdere la scheda. Con il ciclo aperto, Andamento mostra quante valutazioni mancano ancora da inviare. L'Indietro da una persona o da una valutazione aperta torna al ciclo, sulla stessa scheda.

#Chi valuta chi

Il responsabile di ogni persona è il Risponde a dell'organigramma.

Nella bozza, il modello si cambia con un clic, e Chi valuta attiva o disattiva ogni relazione. I pari vengono dalla gerarchia: chi ha lo stesso responsabile.

#Cosa vede ciascuno

• Il moderatore e la finanza che non sono responsabili di nessuno né partecipano al ciclo non ne vedono nulla.
• Nessuno vede la valutazione che un'altra persona ha fatto di un terzo.
• Chi ha scritto la valutazione di un pari o di un collaboratore non compare da nessuna parte: né per il team, né per il responsabile. L'autore serve solo a Memberfy per sapere se la valutazione è stata inviata.

#Il ciclo

L'editor ha le schede Dati e pubblico, Modello e voto e Domande; Apri il ciclo si trova nella barra Gestisci ciclo.

Apri il ciclo si trova nella barra Gestisci ciclo, accanto a Elimina. Il pulsante salva ciò che è in sospeso e apre una finestra di conferma con il pubblico, le date e ciò che l'apertura crea (e chi è senza responsabile o ha un responsabile senza accesso allo spazio). Il pubblico per gruppo o tag mostra subito "Fanno N persone.", e il piè di pagina dell'editor mostra Modifiche non salvate o Tutto salvato.

#Domande e scala

Modello e voto è su due colonne sugli schermi larghi: a sinistra il Modello (90°, 180° o 360°) e Chi valuta; a destra il Voto: la regola del voto finale, la scala e il 9-box. Sul telefono, una sola colonna. Salva è nella barra in basso, con "Modifiche non salvate" o "Tutto salvato".

La scala. Il team scrive i livelli, dal peggiore al migliore, da 2 a 10: Aggiungi livello, la × di ciascuno per toglierlo e la maniglia per trascinarlo. Ogni livello appare come "1 · Sotto le aspettative": il valore del livello è la sua posizione (da 1 a N). Il predefinito sono i cinque suggeriti (Sotto le aspettative, Parzialmente, In linea, Supera ed Eccezionale), e Torna ai 5 livelli suggeriti li ripristina. Ogni livello ha bisogno di un nome, e due livelli non possono avere lo stesso nome ("Ogni livello ha bisogno di un nome diverso."). La scala cambia solo nella bozza: aperto il ciclo, si blocca.

Le domande sono raggruppate per argomento (ogni argomento diventa un passo del modulo), con il titolo dell'argomento, il numero di domande, il pulsante per comprimere e il nome modificabile sul posto (Nuovo tema ne crea un altro). Il testo della domanda si scrive direttamente nel blocco. Per riordinare, trascina dalla maniglia o usa il ⋯ (che ha anche Duplica ed elimina). Il + tra i blocchi aggiunge una domanda in quel punto: Voto (da 1 a N), secondo la scala del ciclo, Testo, o una delle Domande comuni (Risultati, Collaborazione, Punti di forza, Sviluppo). La domanda selezionata mostra le Impostazioni della domanda in un pannello a lato (sul telefono, subito sotto): l'Argomento, il Tipo, Chi risponde (le relazioni che vedono la domanda) e Obbligatoria. Le domande di testo non entrano nel voto. Con il ciclo aperto, l'editor è in sola lettura.

Le quattro domande predefinite, nell'argomento Prestazioni nel periodo: Come valuti le prestazioni nel periodo? (voto), Principali risultati consegnati, Punti di forza e Cosa sviluppare (testo).

#Il voto finale

In Modello e voto, Voto finale:

Contano solo le domande con voto; il testo no. Il voto calcolato ha un decimale, e il livello nella scala arrotonda il mezzo per eccesso (3,5 diventa 4), sempre tra 1 e l'ultimo livello della scala.

#Passo dopo passo

#Creare lo spazio

Ruolo: proprietario o amministratore.

1. Nel menu, sotto la sezione, fai clic su Aggiungi Spazio.
2. Nella scheda Pianificazione & HR, scegli Valutazione delle performance e fai clic su Avanti.
3. Scrivi il titolo dello spazio e scegli chi ha accesso.
4. In Cicli in questo spazio, scegli Più cicli e crea lo spazio; oppure Un ciclo, Avanti, compila il titolo, il periodo valutato e la finestra delle risposte e fai clic su Crea ciclo: si apre l'editor del ciclo.

Vedi Creare e organizzare gli spazi.

#Preparare e aprire il ciclo

Ruolo: proprietario o amministratore.

1. Nello spazio con più cicli, fai clic su Nuovo ciclo.
2. In Dati e pubblico, controlla il titolo, le date, le istruzioni, Chi partecipa e i promemoria.
3. In Modello e voto, scegli 90°, 180° o 360°, le relazioni, la regola del voto e la scala.
4. In Domande, modifica, aggiungi e riordina. Fai clic su Salva.
5. Nella barra Gestisci ciclo, fai clic su Apri il ciclo: la finestra mostra il pubblico, le date e Cosa crea l'apertura (i partecipanti, le valutazioni per relazione e il totale).
6. Se compare N persone senza responsabile, definisci il loro responsabile in Membri o fai clic su Togli dal ciclo (o Togli tutte dal ciclo). Finché c'è qualcuno senza responsabile in una relazione che ne ha bisogno, il ciclo non si apre.
7. Conferma. Chi ha una valutazione riceve un'e-mail.

Il ciclo non si apre nemmeno quando il responsabile diretto di qualcuno non ha accesso allo spazio della Valutazione delle performance, perché non potrebbe mai fare la valutazione. L'apertura avvisa "Responsabili senza accesso allo spazio: … Non potrebbero valutare i propri collaboratori. Dai loro accesso allo spazio, cambia il responsabile dei collaboratori o toglili dal ciclo prima di aprirlo." Risolvi in uno dei tre modi e riapri.

All'apertura, le valutazioni si congelano: cambiare responsabile dopo non cambia nulla; chi esce dalla community ha le valutazioni annullate (quelle che fa e quelle che riceve); chi entra dopo non entra da solo. Con il ciclo aperto, modello, relazioni, domande, scala, pubblico e date del periodo sono bloccati; titolo, istruzioni, chiusura, promemoria e la regola del voto restano modificabili in Configura.

#Rispondere (tutti)

1. Apri lo spazio e la vista Da compilare, oppure fai clic su Rispondi alle valutazioni nell'e-mail. Ogni valutazione mostra chi valuti: La tua autovalutazione, Valuta Tizio (tuo collaboratore), (pari) o (tuo responsabile), con la scadenza.
2. Il modulo procede a passi: Istruzioni, un passo per argomento e Rivedi e invia, con Precedente e Successivo.
3. Le risposte si salvano da sole mentre scrivi (l'indicatore mostra Salvataggio... e Salvato). Puoi uscire e tornare quando vuoi prima di inviare. Se la connessione cade, Non salvato. Riprova.
4. In Rivedi e invia, controlla le risposte e fai clic su Invia valutazione. Una volta inviata, la valutazione non si modifica più.

Nella valutazione di un pari o del responsabile, l'introduzione avvisa: la persona valutata vede i commenti di pari e collaboratori senza autore, e solo quando sono tre o più.

#La valutazione del responsabile: i numeri di Feedback

Quando il responsabile valuta un collaboratore, il modulo mostra Feedback nel periodo, con i numeri di Feedback della persona nel periodo valutato:

• Richieste ricevute, Risposte (con il tempo medio di risposta), Rifiutate e Senza risposta;
• Richieste fatte, Feedback dati e Feedback ricevuti;
• il conteggio Per tema.

Il testo dei feedback non compare mai lì, e l'autovalutazione, i pari e i collaboratori non vedono questi numeri.

Nell'autovalutazione e nella valutazione del responsabile, la scheda Obiettivi del periodo mostra, solo in consultazione, gli obiettivi e i KR della persona in cicli di Obiettivi e OKR che terminano dentro il periodo valutato. Nessun voto viene calcolato da essi.

#Seguire l'andamento e ricordare

Ruolo: proprietario o amministratore (tutto il ciclo); responsabile (il proprio team).

Andamento si apre con una riga che dice a che punto è il ciclo e il passo successivo:

Poi vengono, per relazione, quante valutazioni sono Non iniziate, In corso e Inviate, e, per persona, Valutazioni ricevute X di Y (quante sulla persona sono già state inviate) e Valutazioni da fare X di Y (quante di quelle che scrive sono già state inviate). Chi valuta chi. Il proprietario e l'amministratore cliccano su una persona e vedono Chi valuta {persona} e Chi viene valutato da {persona}, con la relazione, lo stato (non iniziata, in corso, inviata) e la data, mai le risposte ("Visibile solo all'amministrazione; le risposte restano anonime."). Lì stesso, Invia promemoria sollecita tutti quelli ancora in sospeso nel ciclo. Il responsabile e gli altri ruoli non vedono chi valuta chi: per loro l'anonimato di pari e collaboratori resta.

Con il ciclo aperto, il team può anche:

• Invia promemoria: la finestra mostra prima chi lo riceverà, e solo chi ha una valutazione non iniziata o in corso riceve l'e-mail, senza alcuna risposta. Al massimo un promemoria all'ora. I promemoria automatici partono da soli nei giorni scelti.
• Aggiungi persona o valutatore: ogni aggiunta è una valutazione (chi è valutato, la relazione e chi valuta), per chi è entrato dopo l'apertura o per un valutatore mancante.
• Togli dal ciclo, nel menu ⋯ della persona. La conferma ("Togliere {nome} dal ciclo?") spiega cosa succede: le valutazioni su questa persona e quelle che doveva ancora scrivere vengono annullate; ciò che è già stato inviato resta salvato, le valutazioni dei pari e dei collaboratori già inviate continuano a contare, mentre l'autovalutazione e quelle del responsabile non contano più nel voto. Per riportare la persona, aggiungi di nuovo le valutazioni.
• Smetti di valutare, quando nel menu ⋯ ci sei tu: annulla solo le valutazioni che devi ancora scrivere, e quelle da responsabile già inviate non contano più nel voto. Le valutazioni su di te non cambiano.

#Chiudere il ciclo

Ruolo: proprietario o amministratore.

Nella barra Gestisci ciclo, Chiudi ciclo e conferma. Le risposte si fermano e ogni persona riceve il voto. Il ciclo non si chiude da solo: dopo il Chiude il, la barra avvisa "La scadenza delle risposte è passata." e le valutazioni continuano a essere accettate finché qualcuno non chiude.

#I risultati del team

Con il ciclo chiuso, la vista Risultati mostra la Distribuzione (quante persone in ogni livello della scala) e l'elenco delle persone, con il voto calcolato e il livello finale. È la vista del responsabile, che vede solo il proprio team, diretto e indiretto, già prima della pubblicazione ("I risultati non sono ancora stati pubblicati: li vedono solo owner, admin e responsabili."). Il proprietario e l'amministratore vedono la stessa Distribuzione, di tutti, in Calibrazione.

Un clic su una persona apre il suo risultato: il Voto finale, il Voto calcolato, le Medie per relazione e ogni domanda con le medie e i commenti. Quando il voto di qualcuno è stato aggiustato, il responsabile della persona e le persone dell'HR che hanno partecipato all'aggiustamento vedono anche la scheda Aggiustamento del voto, con lo storico.

#Pubblicare i risultati

Ruolo: proprietario o amministratore.

Nella barra, Pubblica risultati e conferma. Ogni persona valutata riceve un'e-mail e inizia a vedere il proprio risultato. I risultati restano accessibili al team e ai responsabili.

#Il mio risultato

Dopo la pubblicazione, la vista Il mio risultato mostra:

• il Voto finale, con il livello della scala;
• le Medie per relazione (autovalutazione, dal responsabile, dai pari, dai collaboratori);
• ogni domanda, con le medie e i commenti. Quelli del responsabile hanno il nome; quelli di pari e collaboratori arrivano senza autore e solo quando ci sono tre o più valutazioni nella relazione (sotto questa soglia, "Troppe poche risposte da mostrare").

Chi ha solo valutato e non è stato valutato nel ciclo non ha Il mio risultato.

#E-mail

Partono tutte dalla coda, nella categoria Valutazione delle prestazioni di E-mail di questa community, attiva per impostazione predefinita, con il link per disattivare la categoria nel piè di pagina. Nessuna riporta il contenuto di una valutazione, e modificare una bozza non invia nulla.

#Nomina dei pari, calibrazione, 9-box e matrice

Le viste del ciclo dipendono dal ruolo e dalla fase. Fino a 4, stanno in un selettore sopra il contenuto (per esempio Calibrazione · Matrice · Andamento · Da compilare in un ciclo chiuso); da 5 in su, in un menu a sinistra, che su schermi stretti, o con il menu dell'app aperto, diventa il pulsante Scegli una sezione e apre l'elenco in un pannello. In Calibrazione, 9-box e Matrice, i filtri Gruppo e Leader sono pulsanti con menu, e il filtro scelto diventa un'etichetta con × e Cancella filtri (vedi Elenchi e filtri).

Si trovano nelle viste del ciclo: Candidature (la persona nomina i pari; il responsabile diretto, il proprietario o l'amministratore approva, sostituisce o rimuove), Calibrazione (proprietario e amministratore, con filtri per gruppo e responsabile, la distribuzione e Modifica con commento obbligatorio; in sola lettura dopo la pubblicazione), 9-box e Matrice (con Scarica CSV). Nell'editor, Modello e voto attiva la nomina dei valutatori, con il minimo, il massimo e le due scadenze, e il 9-box. Nel risultato di una persona, dopo la pubblicazione, la scheda Piano di sviluppo e Porta nel PDI, in un commento, creano l'azione nel PDI. Anche dall'assistente.

• Nomina dei pari. In un ciclo con i pari, ogni persona valutata nomina i colleghi che la valuteranno (da 3 a 5, o il minimo e il massimo del ciclo) entro la scadenza delle nomine: mai sé stessa né il proprio responsabile. Il responsabile diretto, il proprietario o l'amministratore convalida entro la scadenza della convalida: approva, sostituisce o rimuove ogni nominato; nessuno decide le proprie nomine. Il giorno dopo la fine della convalida, quelle in sospeso vengono approvate da sole e chi non ha nominato nessuno riceve pari dalla gerarchia (lo stesso responsabile).
• Calibrazione. Con il ciclo chiuso e prima della pubblicazione, il proprietario o l'amministratore regola il livello finale di una persona (da 1 all'ultimo livello della scala; con la scala predefinita, da 1 a 5) e, con il 9-box, il potenziale, sempre con un commento. La cronologia conserva il valore precedente, quello nuovo, il commento, chi e quando. La persona valutata non vede mai che c'è stata una modifica; i suoi responsabili, il proprietario e l'amministratore vedono la Modifica del voto nel risultato. Nessuno calibra il proprio risultato.
• 9-box. Nel ciclo con il 9-box attivo, la performance si incrocia con il potenziale indicato dal responsabile, con le persone di ogni riquadro. La performance deriva dal livello finale, in terzi della scala: la posizione è p = (livello − 1) / (N − 1), bassa sotto 1/3, alta sopra 2/3 e media nel mezzo (estremi inclusi). Con 5 livelli: 1–2 bassa, 3 media, 4–5 alta; con 2: 1 bassa, 2 alta; con 7: 1–2, 3–5 e 6–7; con 10: 1–3, 4–7 e 8–10. L'editor mostra le fasce del ciclo quando attivi il 9-box.
• Matrice. Persona × tema, con la media di ogni relazione (pari e collaboratori solo da 3 risposte), il voto calcolato, il livello finale e il riquadro del 9-box, senza commenti; anche in CSV.
• Dal risultato al PDI. Dopo la pubblicazione, la persona o il responsabile diretto porta un punto del risultato nel Piano di sviluppo come azione con scadenza; senza un piano attivo, nasce un piano in bozza con quell'azione.

Il proprietario e l'amministratore vedono tutti; il responsabile, il proprio team; nessuno vede la propria riga né il proprio riquadro.

#Con l'assistente (MCP)

Il proprietario e l'amministratore preparano il ciclo con l'assistente (modello, periodo, finestra, pubblico e domande), controllano cosa crea l'apertura (con chi è senza responsabile), aprono, seguono l'andamento, inviano promemoria (l'assistente mostra prima chi li riceve), aggiungono o annullano valutazioni, chiudono e pubblicano. Aprire, chiudere, pubblicare, ricordare, annullare ed eliminare la bozza chiedono la tua conferma. Chiunque elenca le proprie valutazioni, risponde e invia, e consulta il proprio risultato; il responsabile consulta l'andamento e i risultati del team. Vedi Strumenti · Membri.

list_review_cycles restituisce, per il proprietario e l'amministratore, i numeri di ogni ciclo (stats: partecipanti e valutazioni in totale, inviate e in sospeso).

La scala con l'assistente e l'API. scale_labels (create_review_cycle e update_review_cycle) e scaleLabels (POST /api/performance-reviews/cycles e PATCH /api/performance-reviews/cycles/{cycleId}, solo nella bozza; ad apertura avvenuta, 409 cycleNotDraft) accettano da 2 a 10 nomi, dal peggiore al migliore, e ogni livello vale la sua posizione; null o [] tornano ai cinque predefiniti. Un nome ripetuto (senza contare maiuscole e accenti) restituisce 422 scaleDuplicate; fuori da 2–10 o con un nome vuoto, 422 scaleInvalid. Il voto di una risposta (rating) e il livello della calibrazione (level) vanno da 1 a N, la scala del ciclo.

#Errori comuni e come risolverli

#Correlati

• Piano di sviluppo
• Feedback
• Gruppi e organigramma
• Moduli