Encomendas

O módulo Encomendas regista cada carta ou pacote que chega ao espaço físico para um membro. É o caderno e o grupo de WhatsApp da receção dentro da Memberfy: a equipa regista em segundos (quem recebe, o que é, uma fotografia, onde ficou guardado), o membro é avisado por e-mail e a encomenda fecha quando é levantada, com a data e quem a levantou.

Cada espaço Encomendas é uma unidade física. Um coworking com duas casas cria dois espaços, cada um com a sua fila e o seu histórico.

#Para que serve

#Como funciona

#O que a encomenda guarda

Cada encomenda tem o destinatário (uma pessoa ou uma empresa que é membro da comunidade e tem acesso ao espaço), o tipo (Carta, Pacote ou Outro, com uma descrição curta), o remetente, a transportadora e o código de rastreio (todos opcionais), uma observação, até 5 fotografias, o local (cacifo, prateleira ou receção) e, se o espaço usa, o código de levantamento do cacifo.

Passa por quatro situações:

Encerrar uma encomenda não apaga nada: o registo, as fotografias e o motivo continuam no histórico. Todo o horário é lido no fuso do país da comunidade.

#A configuração do espaço

Na criação do espaço, e depois em Configurar espaço (barra Gerir encomendas), o ecrã pede:

O ecrã mostra ainda o aviso "Este módulo guarda fotografias e o nome do remetente de cada encomenda. Informe os membros da comunidade."

#Quem faz o quê

A equipa, neste módulo, é o proprietário, o administrador, o moderador e o financeiro.

Quem entra no espaço segue a regra de qualquer espaço (visibilidade, plano e grupo). Só se regista encomenda para quem tem acesso ao espaço.

O código do cacifo é lido só pelo destinatário, em As minhas encomendas e no e-mail. Nenhum ecrã da equipa o mostra: a equipa vê apenas que há um código, e pode defini-lo de novo, nunca lê-lo. Deixa de valer quando a encomenda é levantada, devolvida ou descartada.

#O que a equipa vê

O espaço abre em dois separadores: Fila e As minhas encomendas.

• A barra Gerir encomendas mostra quantas estão a aguardar levantamento e quantas estão paradas, e o botão Receber encomenda.
• A Fila lista as encomendas com fotografia em miniatura, destinatário, tipo, remetente, local e há quanto tempo chegou ("Chegou hoje", "Chegou há 2 dias"). Os filtros são Pendentes, Paradas, Levantadas, Devolvidas, Descartadas e Todas, mais o tipo e a pesquisa por nome, remetente ou rastreio.
• A etiqueta Parada há N dias marca a encomenda que espera há mais tempo do que o prazo do espaço (3 dias, se o espaço não define outro).
• A etiqueta Sem aviso por e-mail aparece quando o destinatário não pôde ser avisado (sem e-mail válido ou já fora da comunidade). A encomenda é registada do mesmo modo, e o ecrã mostra Antigo membro quando for o caso.
• O detalhe mostra as fotografias, o histórico (recebida em, registada por, aviso por e-mail, como foi levantada) e as ações.

#O que o membro vê

Em As minhas encomendas (o separador do espaço, e a página com esse nome):

• Pendentes: um cartão por encomenda, com o nome do espaço, a fotografia, o tipo, "De {remetente}", há quanto tempo chegou, "Levante em: {local}" (ou "Levante na receção") e o código de levantamento, escondido atrás do botão Mostrar. Se a confirmação da equipa está desligada, o botão Levantei fecha a encomenda; se está ligada, o ecrã avisa que o levantamento é confirmado pela equipa, na receção.
• Histórico: os levantamentos ("Levantada em … por …"), devoluções e descartes.

O membro vê só as suas. Sem encomendas, o ecrã diz "Nada para si de momento".

#Passo a passo

#Criar o espaço

Papel: proprietário ou administrador.

1. Em Adicionar Espaço, abra o separador Coworking e escolha o módulo Encomendas.
2. Em Onde ficam as encomendas, escolha Na receção ou Num cacifo ou prateleira. Com cacifo, decida se haverá Código de levantamento do cacifo.
3. Deixe Fotografia no e-mail de aviso ligada ou desligue; ligue Exigir confirmação da equipa se só a equipa deve marcar o levantamento.
4. Defina a visibilidade e crie o espaço. Para outra unidade, crie outro espaço.

Para mudar depois, use Configurar espaço na barra Gerir encomendas.

#Receber uma encomenda

Papel: equipa.

1. Toque em Receber encomenda.
2. Em Destinatário, escreva o início do nome (pelo menos 3 letras). Aparecem só pessoas e empresas com acesso ao espaço.
3. Escolha o Tipo. Em Outro, descreva (por exemplo, "caixa de vinho").
4. Se quiser, preencha Remetente, Transportadora, Código de rastreio e Observação ("frágil", "pesado").
5. Adicione até 5 Fotografias, com Tirar fotografia ou Escolher da galeria (JPG, PNG ou WebP).
6. Se o espaço usa cacifo, preencha Local (cacifo); vazio quer dizer "na receção". Com código, preencha Código de levantamento (de 4 a 12 caracteres).
7. Toque em Guardar, ou em Guardar e receber outra para limpar o formulário e seguir.

O membro recebe o e-mail pouco depois (ver E-mail ao membro).

Aviso de duplicado: se já existe uma encomenda do mesmo tipo, para a mesma pessoa e com o mesmo código de rastreio nas últimas 24 horas, o ecrã pergunta "Registar outra mesmo assim?". Tocar duas vezes em Guardar não cria duas encomendas.

#Editar uma encomenda e mexer nas fotografias

Papel: equipa.

1. Abra a encomenda e toque em Editar.
2. Corrija o que foi escrito incorretamente e toque em Guardar. O destinatário não muda: para isso, elimine o registo e registe de novo.
3. Para o código do cacifo, preencha Novo código de levantamento; vazio mantém o atual. Não há como ler o código já definido.
4. Nas fotografias, use Adicionar fotografia, Substituir fotografia e Remover fotografia. Remover pede confirmação e apaga a fotografia e o ficheiro de vez; a encomenda continua registada.

Uma encomenda já encerrada só é corrigida por proprietário ou administrador, e nunca o código.

#Marcar o levantamento

Papel: equipa.

1. Abra a encomenda e toque em Marcar levantamento.
2. Em Quem levantou, escolha O destinatário (com o nome de quem veio levantar, opcional) ou Outra pessoa (o nome é obrigatório).
3. Toque em Confirmar levantamento. O código do cacifo deixa de valer.

Duas pessoas a marcar ao mesmo tempo fecham a encomenda uma só vez.

#Devolver ao remetente

Papel: equipa.

Em Devolver, indique o Motivo (por exemplo, "devolvido ao remetente", "recusado") e toque em Devolver. A encomenda passa a Devolvida.

#Descartar, reabrir e eliminar

Papel: proprietário ou administrador.

• Descartar encomenda: para a que ninguém levantou. Exige o Motivo; passa a Descartada.
• Reabrir encomenda: desfaz um levantamento, devolução ou descarte feitos por engano. Exige o Motivo e a encomenda volta a A aguardar levantamento. O código anterior já foi apagado: defina outro em Editar, se precisar.
• Eliminar registo: só para a encomenda registada por engano (para a pessoa errada). Sai das listas e as fotografias são apagadas; quem eliminou e o motivo ficam nos registos de atividades. Para encerrar uma encomenda de verdade, use levantamento, devolução ou descarte.

#Levantar a própria encomenda

Papel: qualquer membro, se o espaço não exige a confirmação da equipa.

1. Abra As minhas encomendas.
2. Na encomenda, veja o local e, com o botão Mostrar, o código do cacifo.
3. Depois de a levantar, toque em Levantei e em Sim, levantei. O levantamento fica registado como confirmado pelo próprio membro.

#E-mail ao membro

Ao registar a encomenda, o destinatário recebe um e-mail pela fila de e-mails, nunca durante o registo:

• o assunto não diz o que chegou;
• o corpo traz o tipo, o remetente (se houver), onde levantar, o código do cacifo (se houver) e o horário, no fuso da comunidade;
• com Fotografia no e-mail de aviso ligada, uma miniatura da fotografia, numa ligação que vale 72 horas (a fotografia inteira fica na app, com início de sessão);
• o botão para abrir As minhas encomendas.

Se o destinatário já saiu da comunidade ou não tem e-mail válido, nada é enviado e a fila mostra Sem aviso por e-mail.

O código do cacifo vai no e-mail, por isso fica na caixa de entrada do membro. Se isso é um risco para a sua comunidade, deixe o código desligado.

#Dados e privacidade

Este módulo guarda dados pessoais, e a comunidade é a responsável pelo tratamento: decide o que regista.

• Fotografia da encomenda: pode mostrar nome, morada ou o conteúdo. Fica em armazenamento privado, aberta só por ligação assinada e de curta duração, e só a equipa do espaço e o destinatário a veem.
• Remetente, transportadora, rastreio e observação: dados do membro e, de passagem, de terceiros.
• Nome de quem levantou: guardado quando o levantamento é feito por outra pessoa.
• Código do cacifo: credencial de curta vida. Só o destinatário o lê e é apagado ao encerrar a encomenda. Nos registos de atividade aparece oculto.
• Nada é apagado. Fotografias e registos ficam guardados na comunidade. Informe os membros, como o aviso da configuração lembra.

Em breve Em preparação: o lembrete por e-mail para a encomenda parada. Já existe como ajuste do espaço, mas ainda não funciona.

#Exemplos

Coworking com receção. O espaço usa Na receção. O moderador regista o pacote com duas fotografias e o remetente; a residente recebe o e-mail com a miniatura e passa para o levantar; a receção toca em Marcar levantamento.

Salas com cacifo. O espaço usa Num cacifo ou prateleira com código. A equipa escreve "Cacifo 12" e o código; o membro vê os dois em As minhas encomendas, abre o cacifo e toca em Levantei.

Casa que quer controlo. Com Exigir confirmação da equipa ligado, o membro vê a encomenda, mas só a receção fecha o levantamento.

#Erros comuns e como resolver

#Perguntas frequentes

O membro vê o código do cacifo se a equipa o definiu? Sim, só ele: em As minhas encomendas e no e-mail. A equipa nunca o lê.

Posso registar para uma empresa? Sim, quando a empresa é membro da comunidade e tem acesso ao espaço.

Dá para registar para quem não é da comunidade? Não. O destinatário tem de ser membro com acesso ao espaço.

O visitante do quiosque da Presença recebe encomendas? Não. As encomendas são dos membros; o quiosque é do visitante.

O módulo cobra pela guarda? Não.

#Pelo assistente

O assistente regista e consulta encomendas, mexe nas fotografias, marca o levantamento, devolve, descarta, reabre e elimina, e o membro pergunta "tenho encomenda?". Ver Ferramentas · Encomendas e as receitas de Encomendas.

#Na API

Com X-CommunityId no cabeçalho: GET /api/parcels/spaces/{spaceId}/overview, GET .../members?q= (pesquisa de destinatário), POST e GET .../parcels, GET, PATCH e DELETE /api/parcels/parcels/{parcelId}, POST, PUT e DELETE .../photos, POST .../pickup, .../return, .../discard e .../reopen, GET /api/parcels/me/parcels (as do próprio membro). A referência completa, gerada a partir da API, aparece na Referência da API quando as Encomendas chegarem às comunidades.

#Relacionados

• Módulos
• Presença
• Papéis e permissões
• Visibilidade e acesso
• Registos de atividades
• Criar e organizar espaços