Pakete

Das Modul Pakete erfasst jeden Brief und jedes Paket, das am physischen Ort für ein Mitglied ankommt. Es ist das Heft und die WhatsApp-Gruppe des Empfangs in Memberfy: Das Team erfasst in Sekunden (wer es bekommt, was es ist, ein Foto, wo es liegt), das Mitglied wird per E-Mail benachrichtigt, und das Paket wird abgeschlossen, wenn es abgeholt wird, mit Datum und der Person, die es abgeholt hat.

Jeder Pakete-Bereich ist ein physischer Standort. Ein Coworking mit zwei Häusern legt zwei Bereiche an, jeder mit seiner Warteschlange und seinem Verlauf.

#Wofür es gut ist

#So funktioniert es

#Was das Paket speichert

Jedes Paket hat den Empfänger (eine Person oder eine Firma, die Mitglied der Community ist und Zugriff auf den Bereich hat), die Art (Brief, Paket oder Sonstiges, mit einer kurzen Beschreibung), den Absender, das Transportunternehmen und die Sendungsnummer (alle optional), einen Hinweis, bis zu 5 Fotos, den Ort (Fach, Regal oder Empfang) und, wenn der Bereich es nutzt, den Abholcode des Fachs.

Es durchläuft vier Zustände:

Ein Paket abzuschließen löscht nichts: Der Eintrag, die Fotos und der Grund bleiben im Verlauf. Jede Uhrzeit gilt in der Zeitzone des Landes der Community.

#Die Konfiguration des Bereichs

Beim Anlegen des Bereichs und später unter Bereich konfigurieren (Leiste Pakete verwalten) fragt die Oberfläche ab:

Die Oberfläche zeigt außerdem den Hinweis „Dieses Modul speichert Fotos und den Namen des Absenders jedes Pakets. Informiere die Mitglieder deiner Community.“

#Wer was tut

Das Team ist in diesem Modul Eigentümer, Administrator, Moderator und Finanzen.

Wer den Bereich betreten darf, folgt der Regel jedes Bereichs (Sichtbarkeit, Plan und Gruppe). Pakete werden nur für Personen erfasst, die Zugriff auf den Bereich haben.

Den Abholcode des Fachs liest nur der Empfänger, unter Meine Pakete und in der E-Mail. Keine Ansicht des Teams zeigt ihn: Das Team sieht nur, dass es einen Code gibt, und kann ihn neu festlegen, aber nie lesen. Er verliert seine Gültigkeit, wenn das Paket abgeholt, zurückgesendet oder entsorgt wird.

#Was das Team sieht

Der Bereich öffnet in zwei Tabs: Warteschlange und Meine Pakete.

• Die Leiste Pakete verwalten zeigt, wie viele auf Abholung warten und wie viele zu lange liegen, und die Schaltfläche Paket annehmen.
• Die Warteschlange listet die Pakete mit Foto-Vorschau, Empfänger, Art, Absender, Ort und der Zeit seit der Ankunft („Heute angekommen“, „Vor 2 Tagen angekommen“). Die Filter sind Offen, Überfällig, Abgeholt, Zurückgesendet, Entsorgt und Alle, dazu die Art und die Suche nach Name, Absender oder Sendungsnummer.
• Das Siegel Seit N Tagen überfällig kennzeichnet ein Paket, das länger wartet als die Frist des Bereichs (3 Tage, wenn der Bereich keine andere festlegt).
• Das Siegel Keine E-Mail-Benachrichtigung erscheint, wenn der Empfänger nicht benachrichtigt werden konnte (keine gültige E-Mail oder schon nicht mehr in der Community). Das Paket wird trotzdem erfasst, und die Oberfläche zeigt Ehemaliges Mitglied, wenn es zutrifft.
• Die Detailansicht zeigt die Fotos, den Verlauf (angenommen am, erfasst von, E-Mail-Benachrichtigung, wie es abgeholt wurde) und die Aktionen.

#Was das Mitglied sieht

Unter Meine Pakete (der Tab des Bereichs und die Seite mit diesem Namen):

• Offen: eine Karte pro Paket, mit dem Namen des Bereichs, dem Foto, Art, „Von {Absender}“, der Zeit seit der Ankunft, „Abholen: {Ort}“ (oder „An der Rezeption abholen“) und dem Abholcode, hinter der Schaltfläche Anzeigen verborgen. Ist die Bestätigung durch das Team aus, schließt die Schaltfläche Abgeholt das Paket ab; ist sie ein, weist die Oberfläche darauf hin, dass die Abholung vom Team an der Rezeption bestätigt wird.
• Verlauf: die Abholungen („Am … von … abgeholt“), Rücksendungen und Entsorgungen.

Das Mitglied sieht nur die eigenen. Ohne Pakete sagt die Oberfläche „Im Moment nichts für dich“.

#Schritt für Schritt

#Den Bereich anlegen

Rolle: Eigentümer oder Administrator.

1. Öffne unter Bereich hinzufügen den Tab Coworking und wähle das Modul Pakete.
2. Wähle unter Wo die Pakete aufbewahrt werden An der Rezeption oder In einem Schließfach oder Regal. Mit Fach entscheide, ob es einen Abholcode für das Fach gibt.
3. Lass Foto in der Benachrichtigungs-E-Mail eingeschaltet oder schalte es aus; schalte Bestätigung durch das Team verlangen ein, wenn nur das Team die Abholung markieren soll.
4. Lege die Sichtbarkeit fest und erstelle den Bereich. Für einen weiteren Standort lege einen weiteren Bereich an.

Zum späteren Ändern nutze Bereich konfigurieren in der Leiste Pakete verwalten.

#Ein Paket annehmen

Rolle: Team.

1. Tippe auf Paket annehmen.
2. Gib unter Empfänger den Namensanfang ein (mindestens 3 Buchstaben). Es erscheinen nur Personen und Firmen mit Zugriff auf den Bereich.
3. Wähle die Art. Beschreibe bei Sonstiges (zum Beispiel „Weinkiste“).
4. Fülle bei Bedarf Absender, Transportunternehmen, Sendungsnummer und Hinweis aus („zerbrechlich“, „schwer“).
5. Füge bis zu 5 Fotos hinzu, mit Foto aufnehmen oder Aus der Galerie wählen (JPG, PNG oder WebP).
6. Nutzt der Bereich Fächer, fülle Ort (Fach) aus; leer bedeutet „an der Rezeption“. Mit Code fülle Abholcode aus (4 bis 12 Zeichen).
7. Tippe auf Speichern, oder auf Speichern und weiteres annehmen, um das Formular zu leeren und weiterzumachen.

Das Mitglied erhält die E-Mail kurz danach (siehe E-Mail an das Mitglied).

Hinweis bei Duplikaten: Gibt es in den letzten 24 Stunden schon ein Paket derselben Art, für dieselbe Person und mit derselben Sendungsnummer, fragt die Oberfläche „Trotzdem ein weiteres erfassen?“. Zweimal auf Speichern zu tippen, legt nicht zwei Pakete an.

#Ein Paket bearbeiten und die Fotos ändern

Rolle: Team.

1. Öffne das Paket und tippe auf Bearbeiten.
2. Korrigiere, was falsch eingegeben wurde, und tippe auf Speichern. Der Empfänger ändert sich nicht: Lösche dafür den Eintrag und erfasse ihn neu.
3. Für den Abholcode des Fachs fülle Neuer Abholcode aus; leer behält den aktuellen. Den bereits festgelegten Code kann man nicht lesen.
4. Bei den Fotos nutze Foto hinzufügen, Foto ersetzen und Foto entfernen. Entfernen verlangt eine Bestätigung und löscht Foto und Datei endgültig; das Paket bleibt erfasst.

Ein bereits abgeschlossenes Paket korrigieren nur Eigentümer oder Administrator, und nie den Code.

#Die Abholung markieren

Rolle: Team.

1. Öffne das Paket und tippe auf Abholung markieren.
2. Wähle unter Wer es abgeholt hat Der Empfänger (mit dem Namen der Person, die gekommen ist, optional) oder Eine andere Person (der Name ist Pflicht).
3. Tippe auf Abholung bestätigen. Der Abholcode des Fachs verliert seine Gültigkeit.

Markieren zwei Personen gleichzeitig, wird das Paket nur einmal abgeschlossen.

#An den Absender zurücksenden

Rolle: Team.

Gib unter Zurücksenden den Grund an (zum Beispiel „an Absender zurück“, „abgelehnt“) und tippe auf Zurücksenden. Das Paket wird Zurückgesendet.

#Entsorgen, wieder öffnen und löschen

Rolle: Eigentümer oder Administrator.

• Paket entsorgen: für eines, das niemand abgeholt hat. Verlangt den Grund; das Paket wird Entsorgt.
• Paket wieder öffnen: macht eine versehentliche Abholung, Rücksendung oder Entsorgung rückgängig. Verlangt den Grund, und das Paket geht zurück auf Wartet auf Abholung. Der frühere Code ist bereits gelöscht: Lege bei Bedarf unter Bearbeiten einen neuen fest.
• Eintrag löschen: nur für ein versehentlich erfasstes Paket (für die falsche Person). Es verschwindet aus den Listen, und die Fotos werden gelöscht; wer gelöscht hat und der Grund bleiben im Aktivitätsprotokoll. Um ein Paket wirklich abzuschließen, nutze Abholung, Rücksendung oder Entsorgung.

#Das eigene Paket abholen

Rolle: jedes Mitglied, wenn der Bereich die Bestätigung durch das Team nicht verlangt.

1. Öffne Meine Pakete.
2. Sieh beim Paket den Ort und, mit der Schaltfläche Anzeigen, den Abholcode des Fachs.
3. Tippe nach dem Abholen auf Abgeholt und auf Ja, abgeholt. Die Abholung wird als vom Mitglied selbst bestätigt festgehalten.

#E-Mail an das Mitglied

Beim Erfassen des Pakets erhält der Empfänger eine E-Mail über die E-Mail-Warteschlange, nie während der Erfassung:

• Der Betreff verrät nicht, was angekommen ist;
• der Text nennt die Art, den Absender (falls vorhanden), wo abzuholen ist, den Abholcode des Fachs (falls vorhanden) und die Uhrzeit, in der Zeitzone der Community;
• ist Foto in der Benachrichtigungs-E-Mail eingeschaltet, eine Vorschau des Fotos, über einen Link, der 72 Stunden gilt (das ganze Foto bleibt in der App, mit Anmeldung);
• die Schaltfläche, die Meine Pakete öffnet.

Hat der Empfänger die Community schon verlassen oder keine gültige E-Mail, wird nichts gesendet, und die Warteschlange zeigt Keine E-Mail-Benachrichtigung.

Der Abholcode des Fachs steht in der E-Mail, liegt also im Posteingang des Mitglieds. Ist das für deine Community ein Risiko, lass den Code ausgeschaltet.

#Daten und Datenschutz

Dieses Modul speichert personenbezogene Daten, und die Community ist die Verantwortliche: Sie entscheidet, was sie erfasst.

• Foto des Pakets: kann Name, Adresse oder den Inhalt zeigen. Es liegt in privatem Speicher, nur über einen signierten, kurzlebigen Link zu öffnen, und sieht nur das Team des Bereichs und der Empfänger.
• Absender, Transportunternehmen, Sendungsnummer und Hinweis: Daten des Mitglieds und nebenbei von Dritten.
• Name der abholenden Person: gespeichert, wenn eine andere Person abholt.
• Abholcode des Fachs: eine kurzlebige Zugangsangabe. Nur der Empfänger liest ihn, und er wird beim Abschluss des Pakets gelöscht. In den Aktivitätsprotokollen erscheint er verborgen.
• Es wird nichts gelöscht. Fotos und Einträge bleiben bei der Community gespeichert. Informiere die Mitglieder, wie der Hinweis in der Konfiguration es in Erinnerung ruft.

Demnächst In Vorbereitung: die Erinnerung per E-Mail für ein liegengebliebenes Paket. Sie existiert schon als Einstellung des Bereichs, läuft aber noch nicht.

#Beispiele

Coworking mit Empfang. Der Bereich nutzt An der Rezeption. Der Moderator erfasst das Paket mit zwei Fotos und dem Absender; die Residentin erhält die E-Mail mit der Vorschau und kommt vorbei; der Empfang tippt auf Abholung markieren.

Räume mit Fächern. Der Bereich nutzt In einem Schließfach oder Regal mit Code. Das Team notiert „Fach 12“ und den Code; das Mitglied sieht beides unter Meine Pakete, öffnet das Fach und tippt auf Abgeholt.

Haus mit Kontrolle. Mit eingeschalteter Bestätigung durch das Team verlangen sieht das Mitglied das Paket, aber nur der Empfang schließt die Abholung ab.

#Häufige Fehler und wie du sie behebst

#Häufige Fragen

Sieht das Mitglied den Abholcode des Fachs, wenn das Team ihn festgelegt hat? Ja, nur es selbst: unter Meine Pakete und in der E-Mail. Das Team liest ihn nie.

Kann ich für eine Firma erfassen? Ja, wenn die Firma Mitglied der Community ist und Zugriff auf den Bereich hat.

Kann man für jemanden erfassen, der nicht zur Community gehört? Nein. Der Empfänger muss Mitglied mit Zugriff auf den Bereich sein.

Bekommt der Gast des Anwesenheit-Kiosks Pakete? Nein. Pakete gehören den Mitgliedern; der Kiosk gehört dem Gast.

Kostet das Modul für die Aufbewahrung? Nein.

#Mit dem Assistenten

Der Assistent erfasst und fragt Pakete ab, ändert Fotos, markiert die Abholung, sendet zurück, entsorgt, öffnet wieder und löscht, und das Mitglied fragt „Habe ich ein Paket?“. Siehe Werkzeuge · Pakete und die Rezepte zu Paketen.

#In der API

Mit X-CommunityId im Header: GET /api/parcels/spaces/{spaceId}/overview, GET .../members?q= (Suche nach Empfängern), POST und GET .../parcels, GET, PATCH und DELETE /api/parcels/parcels/{parcelId}, POST, PUT und DELETE .../photos, POST .../pickup, .../return, .../discard und .../reopen, GET /api/parcels/me/parcels (die des Mitglieds selbst). Die vollständige, aus der API erzeugte Referenz erscheint in der API-Referenz, wenn die Pakete in die Communities kommen.

#Verwandte Artikel

• Module
• Anwesenheit
• Rollen und Berechtigungen
• Sichtbarkeit und Zugriff
• Aktivitätsprotokoll
• Bereiche erstellen und organisieren