Encomendas

O módulo Encomendas registra cada carta ou pacote que chega ao espaço físico para um membro. É o caderno e o grupo de WhatsApp da recepção dentro da Memberfy: a equipe registra em segundos (quem recebe, o que é, uma foto, onde ficou guardado), o membro é avisado por e-mail e a encomenda fecha quando é retirada, com a data e quem retirou.

Cada espaço Encomendas é uma unidade física. Um coworking com duas casas cria dois espaços, cada um com a sua fila e o seu histórico.

#Para que serve

#Como funciona

#O que a encomenda guarda

Cada encomenda tem o destinatário (uma pessoa ou uma empresa que é membro da comunidade e tem acesso ao espaço), o tipo (Carta, Pacote ou Outro, com uma descrição curta), o remetente, a transportadora e o código de rastreio (todos opcionais), uma observação, até 5 fotos, o local (locker, prateleira ou recepção) e, se o espaço usa, o código de retirada do locker.

Ela passa por quatro situações:

Encerrar uma encomenda não apaga nada: o registro, as fotos e o motivo continuam no histórico. Todo horário é lido no fuso do país da comunidade.

#A configuração do espaço

Na criação do espaço, e depois em Configurar espaço (barra Gerenciar encomendas), a tela pede:

A tela mostra ainda o aviso "Este módulo guarda fotos e o nome do remetente de cada encomenda. Informe os membros da comunidade."

#Quem faz o quê

A equipe, neste módulo, é o proprietário, o administrador, o moderador e o financeiro.

Quem entra no espaço segue a regra de qualquer espaço (visibilidade, plano e grupo). Só se registra encomenda para quem tem acesso ao espaço.

O código do locker é lido só pelo destinatário, em Minhas encomendas e no e-mail. Nenhuma tela da equipe o mostra: a equipe vê apenas que há um código, e pode defini-lo de novo, nunca lê-lo. Ele deixa de valer quando a encomenda é retirada, devolvida ou descartada.

#O que a equipe vê

O espaço abre em duas abas: Fila e Minhas encomendas.

• A barra Gerenciar encomendas mostra quantas estão aguardando retirada e quantas estão paradas, e o botão Receber encomenda.
• A Fila lista as encomendas com foto em miniatura, destinatário, tipo, remetente, local e há quanto tempo chegou ("Chegou hoje", "Chegou há 2 dias"). Os filtros são Pendentes, Paradas, Retiradas, Devolvidas, Descartadas e Todas, mais o tipo e a busca por nome, remetente ou rastreio.
• O selo Parada há N dias marca a encomenda que espera há mais tempo que o prazo do espaço (3 dias, se o espaço não define outro).
• O selo Sem aviso por e-mail aparece quando o destinatário não pôde ser avisado (sem e-mail válido ou já fora da comunidade). A encomenda é registrada do mesmo jeito, e a tela mostra Ex-membro quando for o caso.
• O detalhe mostra as fotos, o histórico (recebida em, registrada por, aviso por e-mail, como foi retirada) e as ações.

#O que o membro vê

Em Minhas encomendas (a aba do espaço, e a página com esse nome):

• Pendentes: um cartão por encomenda, com o nome do espaço, a foto, o tipo, "De {remetente}", há quanto tempo chegou, "Retire em: {local}" (ou "Retire na recepção") e o código de retirada, escondido atrás do botão Mostrar. Se a confirmação da equipe está desligada, o botão Retirei fecha a encomenda; se está ligada, a tela avisa que a retirada é confirmada pela equipe, na recepção.
• Histórico: as retiradas ("Retirada em … por …"), devoluções e descartes.

O membro vê só as suas. Sem encomendas, a tela diz "Nada para você agora".

#Passo a passo

#Criar o espaço

Papel: proprietário ou administrador.

1. Em Adicionar Espaço, abra a aba Coworking e escolha o módulo Encomendas.
2. Em Onde ficam as encomendas, escolha Na recepção ou Em locker ou prateleira. Com locker, decida se haverá Código de retirada do locker.
3. Deixe Foto no e-mail de aviso ligada ou desligue; ligue Exigir confirmação da equipe se só a equipe deve marcar a retirada.
4. Defina a visibilidade e crie o espaço. Para outra unidade, crie outro espaço.

Para mudar depois, use Configurar espaço na barra Gerenciar encomendas.

#Receber uma encomenda

Papel: equipe.

1. Toque em Receber encomenda.
2. Em Destinatário, digite o começo do nome (pelo menos 3 letras). Aparecem só pessoas e empresas com acesso ao espaço.
3. Escolha o Tipo. Em Outro, descreva (por exemplo, "caixa de vinho").
4. Se quiser, preencha Remetente, Transportadora, Código de rastreio e Observação ("frágil", "pesado").
5. Adicione até 5 Fotos, com Tirar foto ou Escolher da galeria (JPG, PNG ou WebP).
6. Se o espaço usa locker, preencha Local (locker); vazio quer dizer "na recepção". Com código, preencha Código de retirada (de 4 a 12 caracteres).
7. Toque em Salvar, ou em Salvar e receber outra para limpar o formulário e seguir.

O membro recebe o e-mail pouco depois (ver E-mail ao membro).

Aviso de duplicata: se já existe uma encomenda do mesmo tipo, para a mesma pessoa e com o mesmo código de rastreio nas últimas 24 horas, a tela pergunta "Registrar mesmo assim?". Tocar duas vezes em Salvar não cria duas encomendas.

#Editar uma encomenda e mexer nas fotos

Papel: equipe.

1. Abra a encomenda e toque em Editar.
2. Corrija o que foi digitado errado e toque em Salvar. O destinatário não muda: para isso, exclua o registro e registre de novo.
3. Para o código do locker, preencha Novo código de retirada; vazio mantém o atual. Não há como ler o código já definido.
4. Nas fotos, use Adicionar foto, Trocar foto e Remover foto. Remover pede confirmação e apaga a foto e o arquivo de vez; a encomenda continua registrada.

Uma encomenda já encerrada só é corrigida por proprietário ou administrador, e nunca o código.

#Marcar a retirada

Papel: equipe.

1. Abra a encomenda e toque em Marcar retirada.
2. Em Quem retirou, escolha O destinatário (com o nome de quem veio buscar, opcional) ou Outra pessoa (o nome é obrigatório).
3. Toque em Confirmar retirada. O código do locker deixa de valer.

Duas pessoas marcando ao mesmo tempo fecham a encomenda uma vez só.

#Devolver ao remetente

Papel: equipe.

Em Devolver, informe o Motivo (por exemplo, "devolvido ao remetente", "recusado") e toque em Devolver. A encomenda passa a Devolvida.

#Descartar, reabrir e excluir

Papel: proprietário ou administrador.

• Descartar encomenda: para a que ninguém retirou. Exige o Motivo; passa a Descartada.
• Reabrir encomenda: desfaz uma retirada, devolução ou descarte feitos por engano. Exige o Motivo e a encomenda volta a Aguardando retirada. O código anterior já foi apagado: defina outro em Editar, se precisar.
• Excluir registro: só para a encomenda registrada por engano (para a pessoa errada). Ela sai das listas e as fotos são apagadas; quem excluiu e o motivo ficam no registro de atividades. Para encerrar uma encomenda de verdade, use retirada, devolução ou descarte.

#Retirar a própria encomenda

Papel: qualquer membro, se o espaço não exige a confirmação da equipe.

1. Abra Minhas encomendas.
2. Na encomenda, veja o local e, com o botão Mostrar, o código do locker.
3. Depois de pegar, toque em Retirei e em Sim, retirei. A retirada fica registrada como confirmada pelo próprio membro.

#E-mail ao membro

Ao registrar a encomenda, o destinatário recebe um e-mail pela fila de e-mails, nunca durante o registro:

• o assunto não diz o que chegou;
• o corpo traz o tipo, o remetente (se houver), onde retirar, o código do locker (se houver) e o horário, no fuso da comunidade;
• com Foto no e-mail de aviso ligada, uma miniatura da foto, num link que vale 72 horas (a foto inteira fica no app, com login);
• o botão para abrir Minhas encomendas.

Se o destinatário já saiu da comunidade ou não tem e-mail válido, nada é enviado e a fila mostra Sem aviso por e-mail.

O código do locker vai no e-mail, então fica na caixa de entrada do membro. Se isso é um risco para a sua comunidade, deixe o código desligado.

#Dados e privacidade

Este módulo guarda dados pessoais, e a comunidade é a controladora: decide o que registra.

• Foto da encomenda: pode mostrar nome, endereço ou o conteúdo. Fica em armazenamento privado, aberta só por link assinado e de curta duração, e só a equipe do espaço e o destinatário a veem.
• Remetente, transportadora, rastreio e observação: dados do membro e, de passagem, de terceiros.
• Nome de quem retirou: guardado quando a retirada é feita por outra pessoa.
• Código do locker: credencial de curta vida. Só o destinatário o lê e ele é apagado ao encerrar a encomenda. Nos registros de atividade ele aparece oculto.
• Nada é apagado. Fotos e registros ficam guardados com a comunidade. Informe os membros, como o aviso da configuração lembra.

Em breve Em preparo: o lembrete por e-mail para a encomenda parada. Já existe como ajuste do espaço, mas ainda não roda.

#Exemplos

Coworking com recepção. O espaço usa Na recepção. O moderador registra o pacote com duas fotos e o remetente; a residente recebe o e-mail com a miniatura e passa para buscar; a recepção toca em Marcar retirada.

Salas com locker. O espaço usa Em locker ou prateleira com código. A equipe escreve "Armário 12" e o código; o membro vê os dois em Minhas encomendas, abre o armário e toca em Retirei.

Casa que quer controle. Com Exigir confirmação da equipe ligado, o membro vê a encomenda, mas só a recepção fecha a retirada.

#Erros comuns e como resolver

#Perguntas frequentes

O membro vê o código do locker se a equipe o definiu? Sim, só ele: em Minhas encomendas e no e-mail. A equipe nunca o lê.

Posso registrar para uma empresa? Sim, quando a empresa é membro da comunidade e tem acesso ao espaço.

Dá para registrar para quem não é da comunidade? Não. O destinatário precisa ser membro com acesso ao espaço.

O visitante do quiosque da Presença recebe encomendas? Não. As encomendas são dos membros; o quiosque é do visitante.

O módulo cobra pela guarda? Não.

#Pelo assistente

O assistente registra e consulta encomendas, mexe nas fotos, marca a retirada, devolve, descarta, reabre e exclui, e o membro pergunta "tenho encomenda?". Ver Ferramentas · Encomendas e as receitas de Encomendas.

#Na API

Com X-CommunityId no cabeçalho: GET /api/parcels/spaces/{spaceId}/overview, GET .../members?q= (busca de destinatário), POST e GET .../parcels, GET, PATCH e DELETE /api/parcels/parcels/{parcelId}, POST, PUT e DELETE .../photos, POST .../pickup, .../return, .../discard e .../reopen, GET /api/parcels/me/parcels (as do próprio membro). A referência completa, gerada da API, aparece em Referência da API quando as Encomendas chegarem às comunidades.

#Relacionados

• Módulos
• Presença
• Papéis e permissões
• Visibilidade e acesso
• Registros de atividades
• Criar e organizar espaços