Importar miembros desde una planilla

La pestaña Importar planilla de la ventana Invitar Miembros trae a la comunidad a las personas de una planilla: la lista de inscritos de un evento, la base de asociados, los alumnos de una clase. Sirve cualquier planilla: tú indicas a dónde va cada columna, eliges rol, grupos y etiquetas para todos, revisas un resumen y solo entonces importas. Cada persona nueva recibe una invitación por correo.

Importa solo a quien haya autorizado recibir correos y participar en la comunidad. Las listas compradas, los sorteos y los datos recogidos por robots están prohibidos. Lee la Política de invitaciones e importación de miembros antes de importar.

#Para qué sirve

#Cómo funciona

#Quién puede importar

El propietario y los administradores. La importación solo da el rol de Miembro o Moderador: a quien deba entrar como administrador o finanzas se le invita desde la pestaña Escribir correos. Consulta Invitar miembros.

#El archivo

• .xlsx o .csv. El .xls antiguo y el .xlsm (con macros) se rechazan, aunque estén renombrados.
• Hasta 5 MB, 5.000 filas de datos y 100 columnas.
• Las fórmulas cuentan por su valor calculado; las celdas combinadas, por el valor de la primera.
• En el CSV, Memberfy detecta sola la codificación (acentos correctos incluso en un archivo guardado con un Excel antiguo) y el separador (coma, punto y coma, tabulación o barra vertical). Puedes cambiar los dos.

#Qué pasa con cada fila

#La invitación por correo

Toda persona nueva en la comunidad recibe un correo en nombre de la comunidad, con el origen de la lista ("Recibiste esta invitación porque tus datos están en: Inscritos del evento X de 2026") y, en el pie, el enlace Gracias por la invitación, pero no quiero participar. Quien no tiene cuenta recibe Definir mi contraseña (el enlace vale 7 días y una sola vez); quien ya la tiene, Entrar. Quien ya era miembro no recibe nada.

Los correos de la importación no cuentan en la cuota de campañas.

#En segundo plano

Al hacer clic en Importar, la importación entra en una cola y avanza sola: puedes cerrar la ventana. Las invitaciones salen al ritmo de las campañas, unas 5 por segundo, así que una lista de 3.000 personas tarda unos 10 minutos en entregarse. Al final, quien importó recibe un aviso en la app y un correo con el resumen.

La comunidad lee una planilla a la vez. Si otra persona del equipo está importando en el mismo momento, la pantalla dice "Ahora se está leyendo otra hoja de cálculo. Inténtalo de nuevo en unos instantes."

#Qué queda guardado

La importación registra quién importó, cuándo, el nombre del archivo, el origen y el consentimiento usado (la columna y los valores, o la declaración). Una copia del archivo original queda guardada en un lugar privado, sin plazo de borrado: el propietario y los administradores la descargan desde el historial (Importaciones anteriores › Ver › Descargar el archivo original). En la ficha de quien entró, el equipo lee "Origen: importación por planilla el …".

#Paso a paso

Rol: propietario o administrador.

1. Administración › Miembros, botón Invitar Miembros, pestaña Importar planilla.

2. Arriba de la ventana, elige el Rol (Miembro o Moderador), los Grupos y las Etiquetas para todos. Los grupos y etiquetas nuevos se crean ahí mismo, escribiendo el nombre. Estos tres campos son los mismos de la pestaña Escribir correos: lo que elijas en una vale en la otra.

3. 1. Origen. Escribe el Origen de la lista (obligatorio, hasta 150 caracteres, sin enlaces), por ejemplo Inscritos del evento X de 2026. Va en el correo de cada invitado. Elige el archivo (arrástralo o haz clic) y haz clic en Siguiente.

4. 2. Archivo. Revisa la lectura: la Hoja (en un .xlsx con varias), la Fila de encabezado ("Encabezado en la fila 8.", cuando la planilla tiene un título encima) y, en un CSV, el Separador y la Codificación. Cambiar cualquiera vuelve a leer el archivo.

5. 3. Columnas. Cada columna aparece con sus 3 primeras filas y el selector Va a. Las Reconocidas automáticamente (correo, nombre, apellido, teléfono, campos que ya existen) van primero; las demás quedan en Ignorar, plegadas en "28 columnas ignoradas — mostrar". Los destinos:

   Va a	Regla
   Correo	Obligatorio, una sola columna. Sin él, "Elige la columna de correo para continuar."
   Nombre y Apellido	Juntos forman el nombre completo. Una columna de nombre completo también sirve
   Teléfono	Se ajusta al formato internacional, con el país de la comunidad por defecto; si es ilegible, queda vacío
   Etiquetas	Cada valor se convierte en una etiqueta (separa varias con , ; o |). Ej.: Tipo de entrada
   Grupos	Cada valor pone a la persona en el grupo con ese nombre; el que no exista se crea
   Consentimiento	La columna que dice quién aceptó. Marca qué valores cuentan como sí (Sí, x, acepto…)
   Campo: …	Un campo personalizado que ya existe
   + Nuevo campo personalizado	Crea el campo con el nombre de la columna (editable) y el tipo sugerido por el contenido. Nace opcional
   Ignorar	La columna no se importa

   Consentimiento, Etiquetas y Grupos nunca se sugieren: los eliges tú. Las columnas con el mismo nombre aparecen separadas (Teléfono (col. 24), Teléfono (col. 30)), y solo una puede ir a cada dato de la persona.

6. Consentimiento. Con una columna de consentimiento, entran solo las filas con los valores marcados. Sin ella, marca la declaración "Declaro que todas las personas de esta lista autorizaron recibir correos y participar de esta comunidad." Sin una de las dos, no se puede importar.

7. 4. Resumen. Revisa antes de guardar: Filas en la planilla, Personas nuevas, Ya son miembros, Se ignorarán (con el motivo), Ignoradas porque pidieron no participar, Correos de invitación que se enviarán y los grupos, etiquetas y campos que se crearán, por su nombre. Hacer clic en Importar confirma todo eso; no hay otra pregunta.

8. 5. Resultado. El progreso aparece en la ventana. Al final: Importados, Actualizados, Ignorados e Invitaciones enviadas, la lista de Filas ignoradas con el motivo, las Filas importadas con aviso y el botón Descargar CSV de errores (las filas originales con la columna del motivo, para corregir e importar de nuevo).

Importaciones anteriores, en la misma pestaña, muestra el historial: cada importación con fecha, recuentos, estado y el archivo original.

#Rechazar la invitación

Quien fue importado y no quiere participar tiene dos caminos:

• Desde el correo: el enlace Gracias por la invitación, pero no quiero participar abre una página de la comunidad, sin iniciar sesión, con Confirmar: no quiero participar.
• En la comunidad: en Mi Cuenta, la misma frase aparece discreta, con la explicación "Te agregaron a esta comunidad por una importación de lista."

Al confirmar, la persona sale de la comunidad y entra en la lista de rechazo: la comunidad ya no puede importarla ni invitarla. Su cuenta de Memberfy sigue existiendo. Solo vuelve si entra por su cuenta, por el registro abierto.

• El enlace del correo vale 30 días y deja de valer cuando la persona acepta la invitación (define la contraseña y entra) o cuando su rol cambia. Después, para salir, habla con quien administra la comunidad.
• El rechazo no vale para quien es del equipo (moderador, administrador, finanzas) ni para quien tiene una suscripción activa o pendiente en la comunidad: la persona cancela antes la suscripción.
• La lista de rechazo vale también para la invitación por correo y para Nuevo Miembro: quien rechazó vuelve como "Pidió no participar en esta comunidad", y no sale ningún correo.

Un rechazo aislado no es una infracción; muchos rechazos en una misma lista llevan a Memberfy a evaluar la comunidad. Consulta la Política de invitaciones.

#Ejemplos

Evento con 220 inscritos. La planilla tiene un título en las primeras filas y el encabezado en la fila 8. La organización revisa la fila de encabezado, envía la columna Acepto recibir novedades a Consentimiento con Sí contando como sí, Tipo de entrada a Etiquetas y Empresa a + Nuevo campo personalizado. El resumen muestra 97 personas nuevas, 109 sin consentimiento, 12 duplicadas y 2 sin correo. Importa; salen 97 invitaciones.

Asociación que vuelve a traer la base. La mitad ya es miembro. Esa mitad gana el grupo Asociados 2026 y rellena la Empresa que estaba vacía, sin recibir correo; solo se invita a los nuevos.

#Errores frecuentes y cómo resolverlos

#Preguntas frecuentes

¿Se puede importar sin enviar correo? No. Toda persona nueva recibe la invitación, con el origen y el enlace de rechazo: es lo que le permite saber de dónde vienen sus datos y decir que no.

¿Se puede deshacer una importación? No hay botón de deshacer. Para quitar a alguien, usa Gestionar miembros.

¿Puedo importar a alguien que rechazó? No. Quien rechazó solo vuelve si entra por su cuenta.

La columna de grupos tiene un nombre escrito distinto al del grupo. La comparación ignora mayúsculas y acentos (ingenieria encuentra Ingeniería). Un nombre que no coincide con ningún grupo crea un grupo nuevo, y el resumen lo muestra antes de importar.

¿Puedo importar desde Claude o ChatGPT? Sí: adjunta la planilla en la conversación y pídelo. Consulta la receta Importar una planilla con el asistente.

#En la API

POST /api/members/imports (el archivo, en multipart), POST /api/members/imports/{id}/preview, POST /api/members/imports/{id}/start, GET /api/members/imports, GET /api/members/imports/{id}, GET /api/members/imports/{id}/errors.csv y GET /api/members/imports/{id}/file. El rechazo es POST /api/invite-opt-out/{token} (desde el enlace) y POST /api/profiles/me/decline (con sesión iniciada). Consulta Member Imports en la Referencia de la API.

#Relacionados

• Política de invitaciones e importación de miembros
• Invitar miembros
• Campos personalizados
• Grupos y organigrama
• Etiquetas