Mitglieder per Tabelle importieren

Der Tab Tabelle importieren im Fenster Mitglieder einladen holt die Personen aus einer Tabelle in die Community: die Angemeldeten eines Events, den Mitgliederstamm eines Verbands, die Teilnehmenden eines Kurses. Jede Tabelle passt: Du legst fest, wohin jede Spalte geht, wählst Rolle, Gruppen und Tags für alle, prüfst eine Zusammenfassung und importierst erst dann. Jede neue Person erhält eine Einladung per E-Mail.

Importiere nur Personen, die zugestimmt haben, E-Mails zu erhalten und an der Community teilzunehmen. Gekaufte Listen, Gewinnspiele und von Bots gesammelte Daten sind verboten. Lies vor dem Import die Richtlinie für Einladungen und Mitgliederimport.

#Wofür das gut ist

#So funktioniert es

#Wer importieren darf

Eigentümer und Administrator. Der Import vergibt nur die Rolle Mitglied oder Moderator: Wer als Administrator oder Finanzen beitreten soll, wird über den Tab E-Mails eingeben eingeladen. Siehe Mitglieder einladen.

#Die Datei

• .xlsx oder .csv. Das alte .xls und .xlsm (mit Makros) werden abgelehnt, auch umbenannt.
• Bis 5 MB, 5.000 Datenzeilen und 100 Spalten.
• Formeln zählen mit ihrem berechneten Wert; verbundene Zellen mit dem Wert der ersten.
• Bei CSV erkennt Memberfy die Kodierung selbst (Umlaute richtig, auch bei Dateien aus älteren Excel-Versionen) und das Trennzeichen (Komma, Semikolon, Tabulator oder senkrechter Strich). Beides lässt sich ändern.

#Was mit jeder Zeile passiert

#Die Einladung per E-Mail

Jede neue Person in der Community erhält eine E-Mail im Namen der Community, mit der Herkunft der Liste („Du erhältst diese Einladung, weil deine Daten hier enthalten sind: Teilnehmende von Event X 2026“) und in der Fußzeile dem Link Danke für die Einladung, aber ich möchte nicht teilnehmen. Wer kein Konto hat, erhält Mein Passwort festlegen (der Link gilt 7 Tage und nur einmal); wer eines hat, Anmelden. Wer schon Mitglied war, erhält nichts.

Die E-Mails des Imports zählen nicht zum Versandkontingent der Kampagnen.

#Im Hintergrund

Mit einem Klick auf Importieren kommt der Import in eine Warteschlange und läuft von selbst: Du kannst das Fenster schließen. Die Einladungen gehen im Tempo der Kampagnen raus, etwa 5 pro Sekunde; eine Liste mit 3.000 Personen braucht also rund 10 Minuten, bis alles zugestellt ist. Am Ende erhält, wer importiert hat, einen Hinweis in der App und eine E-Mail mit der Zusammenfassung.

Die Community liest eine Tabelle auf einmal. Importiert gerade eine andere Person aus dem Team, sagt die Ansicht „Gerade wird eine andere Tabelle gelesen. Versuche es gleich noch einmal.“

#Was gespeichert wird

Der Import hält fest, wer importiert hat, wann, den Dateinamen, die Herkunft und die verwendete Einwilligung (die Spalte und die Werte oder die Erklärung). Eine Kopie der Originaldatei wird an einem privaten Ort gespeichert, ohne Löschfrist: Eigentümer und Administrator laden sie über den Verlauf herunter (Frühere Importe › Ansehen › Originaldatei herunterladen). Im Datensatz der importierten Person liest das Team „Herkunft: Tabellenimport am …“.

#Schritt für Schritt

Rolle: Eigentümer oder Administrator.

1. Verwaltung › Mitglieder, Schaltfläche Mitglieder einladen, Tab Tabelle importieren.

2. Wähle oben im Fenster die Rolle (Mitglied oder Moderator), die Gruppen und die Tags für alle. Neue Gruppen und Tags legst du direkt dort an, indem du den Namen tippst. Diese drei Felder sind dieselben wie im Tab E-Mails eingeben: Was du in einem wählst, gilt im anderen.

3. 1. Herkunft. Schreibe die Herkunft der Liste (Pflichtfeld, bis 150 Zeichen, ohne Links), zum Beispiel Teilnehmende von Event X 2026. Sie steht in der E-Mail jeder eingeladenen Person. Wähle die Datei (hineinziehen oder klicken) und klicke auf Weiter.

4. 2. Datei. Prüfe, wie gelesen wurde: das Blatt (bei einer .xlsx mit mehreren), die Kopfzeile („Kopfzeile in Zeile 8.“, wenn die Tabelle oben einen Titel hat) und bei CSV das Trennzeichen und die Kodierung. Jede Änderung liest die Datei neu.

5. 3. Spalten. Jede Spalte erscheint mit den ersten 3 Zeilen und der Auswahl Ziel. Die automatisch erkannten (E-Mail, Vorname, Nachname, Telefon, vorhandene Felder) stehen oben; die anderen stehen auf Ignorieren, eingeklappt unter „28 ignorierte Spalten — anzeigen“. Die Ziele:

   Ziel	Regel
   E-Mail	Pflicht, nur eine Spalte. Ohne sie: „Wählen Sie die E-Mail-Spalte, um fortzufahren.“
   Vorname und Nachname	Zusammen ergeben sie den vollständigen Namen. Eine Spalte mit dem vollständigen Namen geht auch
   Telefon	Ins internationale Format gebracht, mit dem Land der Community als Standard; Unleserliches bleibt leer
   Tags	Jeder Wert wird ein Tag (mehrere mit , ; oder | trennen). Z. B. Ticketart
   Gruppen	Jeder Wert ordnet die Person der gleichnamigen Gruppe zu; fehlende Gruppen werden neu angelegt
   Einwilligung	Die Spalte, die sagt, wer zugestimmt hat. Markiere, welche Werte als Ja gelten (Ja, x, akzeptiert…)
   Feld: …	Ein vorhandenes benutzerdefiniertes Feld
   + Neues benutzerdefiniertes Feld	Legt das Feld mit dem Namen der Spalte (änderbar) und dem aus dem Inhalt vorgeschlagenen Typ an. Es entsteht als optional
   Ignorieren	Die Spalte wird nicht importiert

   Einwilligung, Tags und Gruppen werden nie vorgeschlagen: Du wählst sie. Spalten mit demselben Namen erscheinen getrennt (Telefon (Sp. 24), Telefon (Sp. 30)), und nur eine kann zu jeder Angabe der Person gehen.

6. Einwilligung. Mit einer Einwilligungsspalte werden nur die Zeilen mit den markierten Werten importiert. Ohne sie setze das Häkchen bei der Erklärung „Ich erkläre, dass alle Personen auf dieser Liste zugestimmt haben, E-Mails zu erhalten und an dieser Community teilzunehmen.“ Ohne eines von beiden lässt sich nicht importieren.

7. 4. Zusammenfassung. Prüfe vor dem Speichern: Zeilen in der Tabelle, Neue Personen, Bereits Mitglieder, Werden übersprungen (mit Grund), Übersprungen, weil sie nicht teilnehmen möchten, Einladungs-E-Mails, die gesendet werden und die Gruppen, Tags und Felder, die erstellt werden, mit Namen. Der Klick auf Importieren bestätigt all das; eine weitere Rückfrage gibt es nicht.

8. 5. Ergebnis. Der Fortschritt erscheint im Fenster. Am Ende: Importiert, Aktualisiert, Übersprungen und Einladungen gesendet, die Liste der Übersprungenen Zeilen mit Grund, die Mit Hinweis importierten Zeilen und die Schaltfläche Fehler-CSV herunterladen (die Originalzeilen mit der Spalte für den Grund, zum Korrigieren und erneuten Importieren).

Frühere Importe, im selben Tab, zeigt den Verlauf: jeden Import mit Datum, Zählungen, Status und der Originaldatei.

#Die Einladung ablehnen

Wer importiert wurde und nicht teilnehmen möchte, hat zwei Wege:

• Über die E-Mail: Der Link Danke für die Einladung, aber ich möchte nicht teilnehmen öffnet eine Seite der Community, ohne Login, mit Bestätigen: Ich möchte nicht teilnehmen.
• In der Community: Unter Mein Konto steht derselbe Satz dezent, mit der Erklärung „Sie wurden dieser Community durch einen Listenimport hinzugefügt.“

Nach der Bestätigung verlässt die Person die Community und kommt auf die Ablehnungsliste: Die Community kann sie nicht mehr importieren oder einladen. Ihr Memberfy-Konto bleibt bestehen. Sie kommt nur zurück, wenn sie selbst beitritt, über die offene Registrierung.

• Der Link in der E-Mail gilt 30 Tage und verfällt, sobald die Person die Einladung annimmt (das Passwort festlegt und sich anmeldet) oder ihre Rolle wechselt. Danach wendet sie sich zum Verlassen an die Verantwortlichen der Community.
• Die Ablehnung gilt nicht für das Team (Moderator, Administrator, Finanzen) und nicht für Personen mit aktivem oder ausstehendem Abonnement in der Community: Die Person kündigt das Abonnement vorher.
• Die Ablehnungsliste gilt auch für die Einladung per E-Mail und für Neues Mitglied: Wer abgelehnt hat, erscheint als „Hat gebeten, an dieser Community nicht teilzunehmen“, und es geht keine E-Mail raus.

Eine einzelne Ablehnung ist kein Verstoß; viele Ablehnungen bei derselben Liste führen dazu, dass Memberfy die Community prüft. Siehe die Richtlinie für Einladungen.

#Beispiele

Ein Event mit 220 Angemeldeten. Die Tabelle hat oben einen Titel und die Kopfzeile in Zeile 8. Die Organisation prüft die Kopfzeile, schickt die Spalte Neuigkeiten erwünscht an Einwilligung mit Ja als Ja-Wert, Ticketart an Tags und Firma an + Neues benutzerdefiniertes Feld. Die Zusammenfassung zeigt 97 neue Personen, 109 ohne Einwilligung, 12 doppelte und 2 ohne E-Mail. Sie importiert; 97 Einladungen gehen raus.

Ein Verband holt seinen Stamm erneut. Die Hälfte ist schon Mitglied. Diese Hälfte bekommt die Gruppe Mitglieder 2026 und füllt die leere Firma, ohne E-Mail; nur die Neuen werden eingeladen.

#Häufige Fehler und Lösungen

#Häufige Fragen

Kann ich importieren, ohne E-Mails zu schicken? Nein. Jede neue Person erhält die Einladung, mit Herkunft und Ablehnungslink: So erfährt sie, woher ihre Daten stammen, und kann Nein sagen.

Lässt sich ein Import rückgängig machen? Es gibt keine Schaltfläche zum Rückgängigmachen. Um jemanden zu entfernen, nutze Mitglieder verwalten.

Kann ich jemanden importieren, der abgelehnt hat? Nein. Wer abgelehnt hat, kommt nur zurück, wenn er selbst beitritt.

Die Gruppenspalte schreibt den Namen anders als die Gruppe. Der Vergleich ignoriert Groß- und Kleinschreibung und Akzente (engenharia findet Engenharia). Ein Name, der zu keiner Gruppe passt, legt eine neue Gruppe an, und die Zusammenfassung zeigt vor dem Import, welche.

Kann ich über Claude oder ChatGPT importieren? Ja: Hänge die Tabelle im Gespräch an und bitte darum. Siehe das Rezept Eine Tabelle über den Assistenten importieren.

#In der API

POST /api/members/imports (die Datei, als multipart), POST /api/members/imports/{id}/preview, POST /api/members/imports/{id}/start, GET /api/members/imports, GET /api/members/imports/{id}, GET /api/members/imports/{id}/errors.csv und GET /api/members/imports/{id}/file. Die Ablehnung ist POST /api/invite-opt-out/{token} (über den Link) und POST /api/profiles/me/decline (angemeldet). Siehe Member Imports in der API-Referenz.

#Verwandte Artikel

• Richtlinie für Einladungen und Mitgliederimport
• Mitglieder einladen
• Benutzerdefinierte Felder
• Gruppen und Organigramm
• Tags