Reservas

O módulo Reservas permite ao membro reservar salas, mesas e estações do espaço físico (coworking, sede, escritório) à hora, pagando em créditos. A equipa regista o que existe para reservar, define quanto custa cada coisa, e o membro encontra o que está livre, reserva e recebe a confirmação por e-mail com um convite para a sua agenda.

#Para que serve

#Como funciona

#O que se reserva

Cada coisa reservável é uma sala ou mesa (a app usa os tipos Sala, Mesa, Estação e Outro). Tem:

Três interruptores controlam a sua situação: Aberta para reserva (desligado, as pessoas veem, mas não reservam), Ativa (desligado, pausada: sem reservas novas, as existentes continuam) e Visível para os membros (desligado, só a equipa vê).

#Regras de reserva

O espaço define as predefinições e cada sala pode alterá-las (campo vazio segue o espaço):

Por omissão, uma sala reservada continua ocupada durante todo o horário, sem check-in: ninguém precisa de "chegar" para a reserva valer, e ela não é libertada sozinha se a pessoa não aparecer. A equipa pode marcar a ausência à mão.

#Preços em créditos

Sem faixa de preço, a sala é grátis. Cada faixa diz quantos créditos custa cada bloco de tempo (por exemplo, 3 créditos a cada 30 minutos), e pode valer para todos os dias, para um dia da semana ou para uma data específica, com hora de início e de fim opcionais. Vale a primeira faixa que se encaixa: uma data específica, depois um dia da semana, depois todos os dias. O custo é por bloco, e cada bloco usa a faixa em que começa.

Exemplo: a sala custa 3 créditos a cada 30 minutos. Uma reserva de 2 horas tem 4 blocos e custa 12 créditos. Alterar a faixa depois não altera as reservas já feitas.

Os horários que exigem pagamento em dinheiro ainda não estão disponíveis: aparecem com o aviso de que exigem pagamento e não dá para os reservar.

#O que o membro faz

O espaço Reservas tem os separadores Agenda, Pesquisar sala e Minhas reservas (e, para a equipa, Salas e mesas e Reservas). Quem não tem sessão iniciada vê Entre para reservar.

#Pesquisar uma sala

Em Pesquisar sala, indique o dia, a janela (A partir de e Até), a duração, quantas pessoas e o tipo, e marque o que a sala precisa ter (as comodidades; todas são exigidas). A app mostra só o que cumpre o pedido, com o custo em créditos de cada uma, as horas de início livres e o seu saldo. Se o saldo não cobre um horário, este aparece como créditos insuficientes. Se nada cumpre o pedido, a app mostra os próximos horários livres para o mesmo pedido.

A Agenda mostra o dia ou a semana de uma sala (ou de todas), com os horários Livre, Livre, créditos insuficientes e Ocupado.

#Reservar

1. Escolha o horário livre na pesquisa ou na agenda. Abre-se a janela Reservar [sala].
2. Confira a duração: a app calcula o custo e mostra o seu saldo. Sem créditos suficientes, avisa "Custa X, o saldo é Y: faltam Z créditos" e não deixa confirmar.
3. Preencha as pessoas (até à capacidade), o motivo (Para quê?) e as observações, se quiser.
4. Clique em Confirmar reserva. O custo é debitado de imediato, e o ecrã mostra "Reserva confirmada", quantos créditos foram debitados e o saldo atual, com o botão Adicionar ao calendário.

A reserva nasce logo confirmada: não há aprovação.

#Quando o horário já foi ocupado

Se alguém reservou o horário primeiro, a reserva não é feita e a app mostra Horários livres próximos ao pedido, para escolher outro sem recomeçar. A mesma pessoa não consegue duplicar a reserva do mesmo horário.

#Remarcar

Em Minhas reservas › Próximas, Remarcar muda o dia e a hora de início na mesma sala, mantendo a duração. A app mostra o acerto antes de confirmar:

Só dá para remarcar uma reserva ativa que ainda não começou. Remarcar não renova a janela de cancelamento: se a reserva já estava dentro da janela, cancelá-la depois continua a ser um cancelamento tardio. O convite do calendário é atualizado e a pessoa recebe um e-mail a avisar da alteração. Uma reserva de cortesia nunca mexe nos créditos.

#Cancelar

Cancelar abre a confirmação "Cancelar esta reserva?". Ao cancelar dentro da janela de cancelamento (24 h por omissão), os créditos voltam na totalidade. Depois dela, o cancelamento é tardio e, por omissão, os créditos perdem-se (a comunidade pode mudar isto nas regras de créditos). Uma reserva grátis não tem nada a devolver. O horário volta para a agenda, a pessoa recebe o e-mail e o evento é cancelado na sua agenda. Uma reserva que já começou não se cancela.

#O que a equipa faz

A equipa aqui é o proprietário, o administrador, o moderador e o financeiro. Acima da lista, a barra Gerir reservas mostra quantas reservas há hoje e traz Nova sala ou mesa e Configurar espaço.

#Registar salas e mesas

Em Salas e mesas, Adicionar sala ou mesa pede o básico (nome, tipo, capacidade); depois, no ecrã da sala, os separadores Agenda, Dados e regras, Horário semanal, Bloqueios, Preços, Foto e Comodidades. O tipo não muda depois de criado. Só o proprietário e o administrador criam, editam e eliminam salas.

Eliminar uma sala com reservas futuras pede para as cancelar: os créditos voltam na totalidade e os membros são avisados por e-mail. As reservas já concluídas continuam no histórico.

#Bloqueio de manutenção

Em Bloqueios, Bloquear impede reservas num período (manutenção, feriado, evento) e Abrir extra cria um horário fora do semanal, sempre no relógio da comunidade. Bloquear um período com reservas no caminho exige cancelá-las: a app indica quantas são, os créditos voltam na totalidade e os membros são avisados por e-mail, com o seu motivo. Remover um bloqueio devolve o horário, mas as reservas que ele já cancelou não voltam. O bloqueio é de toda a equipa (proprietário, administrador, moderador e financeiro).

#Reservar em nome de alguém

Na janela de reserva, a equipa vê Reservar em nome de outra pessoa: pesquise o membro; o custo é debitado a essa pessoa, e é ela quem recebe o e-mail e o convite. Deixe vazio para reservar para si.

Só o proprietário e o administrador veem também a Cortesia (sem créditos): a reserva sai de graça para o membro e nada é debitado, e é obrigatório dizer porque é uma cortesia.

#Ausência (no-show)

Quando o membro não aparece, a equipa (ou o anfitrião da agenda, no Agendamento) abre a reserva e escolhe Ausência. Só vale para uma reserva confirmada que já começou. O que acontece aos créditos segue a regra da comunidade: por omissão, perdem-se; com a regra desligada, voltam.

#A lista de reservas

O separador Reservas (equipa) lista as reservas de todos, em Próximas, Passadas e Canceladas, com filtro por sala e por dia. Cada linha traz Remarcar, Ausência e Cancelar; o cancelamento pela equipa devolve sempre os créditos na totalidade e o membro é avisado por e-mail.

#E-mails e calendário

O convite funciona no Google Agenda, no Outlook e no Apple Calendar. O convite sai do endereço da Memberfy, não do e-mail de uma pessoa. O botão Adicionar ao calendário na confirmação descarrega o mesmo ficheiro.

#Criar o espaço

1. Adicionar Espaço, separador Coworking, módulo Reservas (proprietário ou administrador).
2. Defina as predefinições do passo Reservas: intervalo, menor e maior reserva, antecedência, quantos dias à frente a agenda fica aberta, Mostrar quem reservou e o horário semanal.
3. Guarde e, no espaço, Adicionar sala ou mesa.
4. Para cobrar, crie as faixas de preço de cada sala e dê créditos aos planos e produtos (ver Créditos).

#Quem pode o quê

#Erros comuns e como resolver

#Perguntas frequentes

Preciso de check-in? Não. Por omissão a sala reservada fica ocupada durante todo o horário, e a equipa marca a ausência à mão.

Posso cobrar em euros? Ainda não: as reservas pagam-se em créditos.

O membro pode reservar sem créditos? Só uma sala grátis (sem faixa de preço) ou uma cortesia.

Quem vê o nome de quem reservou? Só se Mostrar quem reservou estiver ligado; caso contrário, os membros veem "Ocupado".

#Na API

As rotas ficam em /api/bookings, documentadas na referência da API.

#Relacionados

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