Reservas
El espacio donde el miembro reserva salas, mesas y estaciones del lugar físico, pagando en créditos. Registro de las salas, búsqueda, reserva con costo y saldo, conflicto con sugerencia de horario, reprogramar, cancelar, bloqueo por mantenimiento, reserva a nombre de otra persona, ausencia, invitación de calendario y recordatorio.
El módulo Reservas permite que el miembro reserve salas, mesas y estaciones del espacio físico (coworking, sede, oficina) por horas, pagando en créditos. El equipo registra lo que se puede reservar, define cuánto cuesta cada cosa, y el miembro encuentra lo que está libre, reserva y recibe la confirmación por correo con una invitación para su calendario.
Para qué sirve
| Comunidad | Reservas |
|---|---|
| Coworking | Sala de reuniones para 8 personas, con un costo de 3 créditos cada 30 minutos, pagada con los créditos del plan |
| Oficina compartida | Mesas y estaciones por horas, para quien no tiene puesto fijo |
| Sede de asociación | Auditorio y salas de comisión, con bloqueo los días de asamblea |
| Estudio | Estaciones de edición reservadas por períodos de 2 horas |
Cómo funciona
Qué se reserva
Cada cosa reservable es una sala o mesa (la app usa los tipos Sala, Mesa, Estación y Otro). Tiene:
| Campo | Qué significa |
|---|---|
| Nombre y Descripción | Cómo la ve el miembro |
| Capacidad (personas) | Cuántas personas caben; vacío, sin límite |
| Unidades | Cuántas reservas acepta a la vez. 1 es una sala exclusiva; más de 1 es un conjunto de mesas iguales |
| Comodidades | Proyector, TV, pizarra, rotafolio, videoconferencia, altavoz, monitor, Wi-Fi, enchufes, aire acondicionado, luz natural, café y agua, escritorio de pie, cabina telefónica, impresora y accesible |
| Foto | Aparece en la tarjeta y en la página de la sala (recomendado 1800 × 600 píxeles, 3:1) |
| Horario semanal | Cuándo se puede reservar, en el reloj de la comunidad |
| Precios | Cuánto cuesta en créditos (consulta Precios) |
Tres interruptores controlan su situación: Abierta a reservas (desactivado, la gente la ve, pero no la reserva), Activa (desactivado, en pausa: sin reservas nuevas, las existentes siguen) y Visible para los miembros (desactivado, solo el equipo la ve).
Reglas de reserva
El espacio define los valores predeterminados y cada sala puede cambiarlos (un campo vacío sigue al espacio):
| Regla | Por defecto |
|---|---|
| Intervalo (minutos) | 30: las reservas empiezan en múltiplos de esto |
| Reserva más corta y Reserva más larga (minutos) | La más corta es el intervalo; la más larga, 240 (4 horas) |
| Margen entre reservas | Tiempo que se mantiene libre después de cada reserva |
| Antelación mínima (minutos) | 0: se puede reservar para ahora mismo |
| Reservar con hasta (días de antelación) | 30 |
| Cancelación sin pérdida hasta (horas antes) | El plazo de la comunidad (24 h) |
| Mostrar quién reservó | Desactivado: la agenda solo dice "Ocupado" |
Por defecto, una sala reservada sigue ocupada todo el horario, sin check-in: nadie tiene que "llegar" para que la reserva valga, y no se libera sola si la persona no se presenta. El equipo puede marcar la ausencia a mano.
Precios en créditos
Sin franja de precio, la sala es gratis. Cada franja dice cuántos créditos cuesta cada bloque de tiempo (por ejemplo, 3 créditos cada 30 minutos), y puede valer para todos los días, para un día de la semana o para una fecha concreta, con hora de inicio y fin opcionales. Vale la primera franja que encaja: una fecha concreta, luego un día de la semana, luego todos los días. El costo es por bloque, y cada bloque usa la franja en la que empieza.
Ejemplo: la sala cuesta 3 créditos cada 30 minutos. Una reserva de 2 horas tiene 4 bloques y cuesta 12 créditos. Cambiar la franja después no altera las reservas ya hechas.
Los horarios que exigen pago en dinero aún no están disponibles: aparecen con el aviso de que requieren pago y no se pueden reservar.
Qué hace el miembro
El espacio Reservas tiene las pestañas Agenda, Buscar sala y Mis reservas (y, para el equipo, Salas y mesas y Reservas). Quien no ha iniciado sesión ve Inicia sesión para reservar.
Buscar una sala
En Buscar sala, indica el día, la franja (Desde y Hasta), la duración, cuántas personas y el tipo, y marca lo que debe tener (las comodidades; se exigen todas). La app muestra solo lo que cumple, con el costo en créditos de cada una, las horas de inicio libres y tu saldo. Si el saldo no cubre un horario, aparece como créditos insuficientes. Si nada cumple, la app muestra los próximos horarios libres para la misma solicitud.
La Agenda muestra el día o la semana de una sala (o de todas), con los horarios Libre, Libre, créditos insuficientes y Ocupado.
Reservar
- Elige el horario libre en la búsqueda o en la agenda. Se abre la ventana Reservar [sala].
- Revisa la duración: la app calcula el costo y muestra tu saldo. Sin créditos suficientes, avisa "Cuesta X, el saldo es Y: faltan Z créditos" y no deja confirmar.
- Completa las personas (hasta la capacidad), el motivo (¿Para qué es?) y las notas, si quieres.
- Haz clic en Confirmar reserva. El costo se debita al momento, y la pantalla muestra "Reserva confirmada", cuántos créditos se debitaron y el saldo actual, con el botón Añadir al calendario.
La reserva nace confirmada: no hay aprobación.
Cuando el horario ya está ocupado
Si alguien reservó el horario antes, la reserva no se hace y la app muestra Horarios libres cercanos al pedido, para que elijas otro sin empezar de nuevo. La misma persona no puede duplicar la reserva del mismo horario.
Reprogramar
En Mis reservas › Próximas, Reprogramar cambia el día y la hora de inicio en la misma sala, manteniendo la duración. La app muestra el ajuste antes de confirmar:
| Nuevo horario | Qué pasa con los créditos |
|---|---|
| Cuesta lo mismo | No cambia nada ("Mismo costo") |
| Cuesta más | Se debita la diferencia (sin saldo para la diferencia, no se reprograma) |
| Cuesta menos | Se devuelve la diferencia |
Solo se puede reprogramar una reserva activa que aún no ha empezado. Reprogramar no renueva el plazo de cancelación: si la reserva ya estaba dentro del plazo, cancelarla después sigue siendo una cancelación tardía. La invitación del calendario se actualiza y la persona recibe un correo avisando del cambio. Una reserva de cortesía nunca toca los créditos.
Cancelar
Cancelar abre la confirmación "¿Cancelar esta reserva?". Si cancelas dentro del plazo de cancelación (24 h por defecto), los créditos vuelven completos. Después de él, la cancelación es tardía y, por defecto, los créditos se pierden (la comunidad puede cambiarlo en las reglas de créditos). Una reserva gratis no tiene nada que devolver. El horario vuelve a la agenda, la persona recibe el correo y el evento se cancela en su calendario. Una reserva que ya ha empezado no se cancela.
Qué hace el equipo
Aquí el equipo es el propietario, el administrador, el moderador y finanzas. Encima de la lista, la barra Gestionar reservas muestra cuántas reservas hay hoy y trae Nueva sala o mesa y Configurar espacio.
Registrar salas y mesas
En Salas y mesas, Agregar sala o mesa pide lo básico (nombre, tipo, capacidad); después, en la pantalla de la sala, las pestañas Agenda, Datos y reglas, Horario semanal, Bloqueos, Precios, Foto y Comodidades. El tipo no cambia después de crearla. Solo el propietario y el administrador crean, editan y eliminan salas.
Eliminar una sala con reservas futuras pide cancelarlas: los créditos vuelven completos y se avisa a los miembros por correo. Las reservas ya terminadas quedan en el historial.
Bloqueo por mantenimiento
En Bloqueos, Bloquear impide reservas en un período (mantenimiento, festivo, evento) y Abrir extra crea un horario fuera del semanal, siempre en el reloj de la comunidad. Bloquear un período con reservas en el camino exige cancelarlas: la app indica cuántas son, los créditos vuelven completos y se avisa a los miembros por correo, con tu motivo. Quitar un bloqueo devuelve el horario, pero las reservas que ya canceló no regresan. El bloqueo es de todo el equipo (propietario, administrador, moderador y finanzas).
Reservar a nombre de otra persona
En la ventana de reserva, el equipo ve Reservar a nombre de otra persona: busca al miembro; el costo se debita de él, y es él quien recibe el correo y la invitación. Déjalo vacío para reservar para ti.
Solo el propietario y el administrador ven también Cortesía (sin créditos): la reserva es gratis para el miembro y no se debita nada, y es obligatorio indicar por qué es una cortesía.
Ausencia (no-show)
Cuando el miembro no se presenta, el equipo (o el anfitrión de la agenda, en el Agendamiento) abre la reserva y elige Ausencia. Solo vale para una reserva confirmada que ya ha empezado. Lo que pasa con los créditos sigue la regla de la comunidad: por defecto, se pierden; con la regla desactivada, vuelven.
La lista de reservas
La pestaña Reservas (equipo) lista las reservas de todos, en Próximas, Pasadas y Canceladas, con filtro por sala y por día. Cada fila trae Reprogramar, Ausencia y Cancelar; la cancelación del equipo siempre devuelve los créditos completos y se avisa al miembro por correo.
Correos y calendario
| Cuándo | Qué recibe la persona |
|---|---|
| Reserva confirmada | Correo con el horario (en la zona horaria de la comunidad), el costo, el saldo y una invitación de calendario (archivo .ics) |
| Reserva reprogramada | Correo avisando del cambio, y el evento se actualiza en su calendario |
| Reserva cancelada (por ella, por el equipo o por un bloqueo) | Correo con el reembolso, y el evento se cancela en su calendario |
| 1 hora antes | Un recordatorio, una sola vez (las reservas hechas dentro de la última hora no lo reciben) |
La invitación funciona en Google Calendar, en Outlook y en Apple Calendar. La invitación sale de la dirección de Memberfy, no del correo de una persona. El botón Añadir al calendario de la confirmación descarga el mismo archivo.
Crear el espacio
- Añadir Espacio, pestaña Coworking, módulo Reservas (propietario o administrador).
- Define los valores predeterminados del paso Reservas: intervalo, reserva más corta y más larga, antelación, cuántos días por delante está abierta la agenda, Mostrar quién reservó y el horario semanal.
- Guarda y, en el espacio, Agregar sala o mesa.
- Para cobrar, crea las franjas de precio de cada sala y da créditos a los planes y productos (consulta Créditos).
Quién puede qué
| Acción | Propietario | Administrador | Moderador | Finanzas | Miembro |
|---|---|---|---|---|---|
| Buscar, reservar, reprogramar y cancelar las propias | ✔ | ✔ | ✔ | ✔ | ✔ |
| Ver la lista de todas las reservas | ✔ | ✔ | ✔ | ✔ | — |
| Reservar a nombre de otra persona, cancelar y reprogramar las de otros | ✔ | ✔ | ✔ | ✔ | — |
| Marcar ausencia | ✔ | ✔ | ✔ | ✔ | — |
| Bloquear horario | ✔ | ✔ | ✔ | ✔ | — |
| Crear, editar y eliminar salas | ✔ | ✔ | — | — | — |
| Franjas de precio | ✔ | ✔ | — | — | — |
| Reserva de cortesía | ✔ | ✔ | — | — | — |
Errores comunes y cómo resolverlos
| Situación | Qué hacer |
|---|---|
| "Este horario ya no está libre" | Alguien reservó antes; elige uno de los horarios sugeridos |
| "Te faltan N créditos para esta reserva" | Pide créditos al equipo, o elige un horario más barato |
| La sala no aparece para el miembro | Revisa Abierta a reservas, Activa y Visible para los miembros |
| No puedo bloquear un período | Hay reservas en él: confirma su cancelación |
| "Este horario requiere un pago" | El pago en dinero aún no está disponible; usa una franja en créditos |
Preguntas frecuentes
¿Necesito check-in? No. Por defecto la sala reservada queda ocupada todo el horario, y el equipo marca la ausencia a mano.
¿Puedo cobrar en dinero? Aún no: las reservas se pagan en créditos.
¿El miembro puede reservar sin créditos? Solo una sala gratis (sin franja de precio) o una cortesía.
¿Quién ve el nombre de quien reservó? Solo si Mostrar quién reservó está activado; si no, los miembros ven "Ocupado".
En la API y en el MCP
Las rutas están en /api/bookings, documentadas en la referencia de la API. El asistente reserva, reprograma, cancela y gestiona salas desde la conversación: consulta Herramientas · Reservas y Agendamiento.