Presencia

El módulo Presencia registra quién está en el espacio físico ahora y quién ha pasado por él, sean miembros o visitantes. Es el cuaderno de la recepción dentro de Memberfy: el miembro marca su propia llegada, el equipo marca la de quien lo olvidó y registra a los visitantes, y el visitante se anuncia solo en un quiosco (un iPad o tablet en la entrada), sin crear cuenta.

Cada espacio de Presencia es una unidad física. Un coworking con dos sedes crea dos espacios, cada uno con su aforo, su lista, sus quioscos y su historial.

La Presencia es un registro, no un control de acceso: no abre puertas, no usa ubicación ni foto y no prueba que la persona esté realmente en el lugar. Para la jornada laboral, usa un sistema de control horario.

#Para qué sirve

#Cómo funciona

#Qué guarda el espacio

Cada visita tiene la llegada, la salida (mientras no sale, está "aquí ahora"), quién es (miembro o visitante) y cómo se marcó: por el equipo, por el propio miembro, por el quiosco o por la salida automática. La visita de un visitante guarda además el nombre, la empresa y el teléfono (según la configuración) y el anfitrión, el miembro al que vino a ver.

Todo horario se lee en la zona horaria del país de la comunidad: "hoy" y "a las 9:00" son de la casa, no del navegador de quien mira.

#La configuración del espacio

Al crear el espacio, y después en Configurar espacio (barra Gestionar presencia), la pantalla pide estos tres campos:

En el asistente de creación y en Configurar espacio, la sección Quiosco de invitados añade cuatro ajustes más (también con el asistente o la API, campo moduleConfig.attendance):

#Quién hace qué

El equipo, en este módulo, es el propietario, el administrador, el moderador y el financiero. Quién entra en el espacio sigue la regla de cualquier espacio: visibilidad, plan y grupo. Quien no tiene acceso al espacio no hace check-in, y el equipo tampoco puede marcarlo: el mensaje dice el motivo (plan vencido, fuera del grupo).

#Qué ve el miembro

El espacio se abre en la pestaña Presencia:

• su estado: "Estás aquí desde las 09:12" o "No has hecho check-in";
• el botón Llegué (o Me fui), si el espacio deja marcar al miembro. Si no, la pantalla dice "El check-in aquí lo hace el equipo en la recepción.";
• el aforo, sin nombres: "32 de 60" o "32 aquí ahora". Sin nadie: "Sé el primero en hacer check-in".

En la pestaña Mi historial están sus visitas, por día, con la llegada y la salida, y el resumen de Este mes: visitas, días distintos y tiempo aquí. El miembro nunca ve el nombre de otro miembro.

#Qué ve el equipo

Además de las dos pestañas del miembro, el equipo tiene Quién está aquí, Historial y Quiosco.

• Quién está aquí lista las visitas abiertas de miembros y visitantes (nombre, foto o iniciales, desde cuándo y, en el visitante, el anfitrión), con búsqueda por nombre y el contador. Desde ahí el equipo marca la llegada de un miembro (búsqueda por nombre), marca la llegada de un visitante, marca la salida con un toque, corrige los horarios y, el administrador y el propietario, elimina la visita.
• Historial lista las visitas del espacio, con filtros por Quién (miembros, visitantes), Estado (aquí ahora, cerradas) y fechas. El moderador y el financiero ven solo las de hoy; el administrador y el propietario, cualquier período.

La visita cerrada por la salida automática aparece marcada como Salida automática y no entra en la permanencia media. Corregir el horario de una de ellas convierte la salida en una marca del equipo.

#Visitante registrado por el equipo

En la pestaña Quién está aquí, Marcar visitante abre un formulario para quien no tiene cuenta: nombre, empresa y teléfono (según la configuración) y a quién viene a ver, el anfitrión, que tiene que ser un miembro con acceso al espacio. El visitante entra en la lista y en el aforo, y el anfitrión recibe el correo si el espacio avisa. Registrar de nuevo el mismo nombre con el mismo anfitrión, mientras la visita está abierta, no duplica: la pantalla dice que el visitante ya tenía check-in.

#El quiosco

El quiosco es una pantalla pública para el iPad o la tablet de la recepción. Funciona sin que nadie inicie sesión, pero solo en un dispositivo autorizado: el acceso es un enlace secreto, uno por dispositivo, que el equipo genera y puede revocar en cualquier momento. Sin el enlace, el quiosco no muestra nada, y la búsqueda de residentes nunca queda abierta en internet.

El quiosco ocupa la pantalla entera, sin menú, sin inicio de sesión y sin navegación, con el logo y los colores de la comunidad y en el idioma del dispositivo.

El miembro no marca su presencia en el quiosco. Es solo para el visitante: dejar que el miembro "busque su propio nombre" en una pantalla pública permitiría marcar por otra persona y exigiría listar a todos los residentes. El miembro marca con el botón de la app (si el espacio lo permite) o se lo pide al equipo.

Llegada del visitante:

1. En la pantalla inicial, toca Soy visitante: hacer check-in.
2. Escribe su nombre completo (y la empresa y el teléfono, si el espacio los pide).
3. Busca a quién viene a ver: la búsqueda empieza con 3 letras, encuentra por el inicio de cualquier palabra del nombre ("Silva" encuentra a "João Silva") y muestra como máximo 8 personas, solo con nombre y foto o iniciales, nunca correo, teléfono, rol ni plan. Solo aparece quien tiene acceso al espacio.
4. Lee el aviso de privacidad y toca Confirmar: "María Souza viene a ver a João Lima".
5. La pantalla dice "¡Bienvenido, María!" y, cuando el aviso al anfitrión se envió, que se avisó al anfitrión (si el aviso está desactivado o se superó el límite, esa frase no aparece). Después vuelve sola al inicio. Si alguien se detiene a mitad, también vuelve y borra lo que se escribió.

Salida del visitante:

1. En la pantalla inicial, toca Me voy: hacer check-out.
2. La pantalla lista solo a los visitantes con check-in abierto hoy, con el nombre abreviado ("María S.") y la hora de llegada, y tiene un campo de búsqueda para filtrar por nombre.
3. El visitante toca su propia línea y confirma ("¿Hacer el check-out de María S.?"). La pantalla vuelve al inicio.

El quiosco no muestra quién más está en la casa: ni miembros, ni visitantes que ya salieron, ni el anfitrión, la empresa o el teléfono de nadie.

Quien tiene el enlace del quiosco registra visitantes y ve los nombres abreviados de los visitantes de hoy. Trátalo como una contraseña.

#Paso a paso

#Crear el espacio

Rol: propietario o administrador.

1. En Añadir Espacio, abre la pestaña Coworking y elige el módulo Asistencia (la página del espacio se llama Presencia).
2. En Quién marca la llegada, elige Solo el equipo o Los miembros, con un botón.
3. Si quieres, rellena el Aforo y ajusta Salida automática a las.
4. Define la visibilidad y crea el espacio. Para una segunda unidad, crea un segundo espacio.

Para cambiar la configuración después, usa Configurar espacio en la barra Gestionar presencia.

#Marcar Llegué y Me fui

Rol: cualquier miembro, si el espacio lo permite.

1. Abre el espacio de Presencia.
2. Toca Llegué. La pantalla pasa a mostrar "Estás aquí desde las 09:12".
3. Al salir, toca Me fui. La visita se cierra con la duración.

Tocar Llegué dos veces no crea dos visitas.

#Marcar la llegada de un miembro

Rol: equipo (propietario, administrador, moderador o financiero).

1. En la pestaña Quién está aquí, toca Marcar llegada.
2. Busca al miembro por el nombre (2 letras o más) y toca Hacer check-in en él.
3. Para la salida, toca Marcar salida en su línea.

#Corregir los horarios

Rol: equipo. El moderador y el financiero, solo las visitas de hoy; el administrador y el propietario, cualquier día.

1. En la línea de la visita, elige Corregir horarios.
2. Ajusta el día y la hora de la Llegada y de la Salida (en el reloj de la comunidad). Para cerrar una visita abierta, rellena la salida.
3. Toca Guardar. La salida no puede ser anterior a la llegada ni estar en el futuro, y la corrección entra en el registro de actividad con quién la hizo.

#Eliminar una visita

Rol: propietario o administrador.

En la línea de la visita, Eliminar visita y Eliminar para confirmar. La visita sale de las listas y de los números, y la eliminación queda en el registro de actividad. Esto no elimina al miembro.

#Registrar un visitante por el equipo

Rol: equipo.

1. En la pestaña Quién está aquí, toca Marcar visitante.
2. Rellena el nombre (y la empresa y el teléfono, si el espacio los pide) y busca al anfitrión.
3. Toca Hacer check-in del visitante.

#Generar el enlace del quiosco

Rol: propietario, administrador o moderador.

1. En la pestaña Quiosco, ponle un nombre al dispositivo (por ejemplo, "Tablet de la recepción") y toca Generar enlace.
2. La pantalla muestra el enlace una sola vez, con el botón Copiar y el aviso de que es secreto. Cópialo y toca Listo.
3. Abre el enlace en el iPad o la tablet de la recepción. El dispositivo guarda la autorización, quita el código de la dirección de la pantalla y, las siguientes veces, entra directamente en el quiosco. Recargar la página mantiene el quiosco.

Si pierdes el enlace, revoca el dispositivo y genera otro: Memberfy guarda solo una huella del código, nunca el enlace. Crea un enlace por dispositivo o lugar; no hay límite.

En el iPad, deja el quiosco como una aplicación: con el enlace abierto en Safari, toca Compartir y Añadir a pantalla de inicio. El icono abre el quiosco a pantalla completa. Para que el iPad no salga del quiosco, activa el Acceso guiado (Ajustes › Accesibilidad).

#Ver y revocar los dispositivos

Rol: ver la lista, todo el equipo (el financiero sin el enlace); revocar, propietario, administrador o moderador.

La pestaña Quiosco lista cada dispositivo con el nombre, quién lo creó, el último uso (o "Nunca usado") y el estado, Activo o Revocado. Un uso extraño (un dispositivo que nadie debería tener) es motivo para revocar.

1. En la línea del dispositivo, toca Revocar.
2. Confirma en Revocar.

La revocación vale al instante: el siguiente toque del dispositivo muestra "Dispositivo no autorizado. Pide un nuevo enlace al equipo." Las visitas ya registradas siguen como están. Un enlace revocado no se puede reactivar: genera otro.

#Correo al residente

Cuando el visitante hace check-in (en el quiosco o por el equipo), el anfitrión recibe un correo: "María Souza ha llegado para verte", con el nombre, la empresa (si se indicó), la hora de llegada y la unidad. El teléfono del visitante no va en el correo.

• La hora sale en la zona horaria de la comunidad, en el idioma del residente.
• El correo va por una cola: el visitante no espera al envío.
• Hay un tope de 10 correos por hora para cada anfitrión, para que nadie use el quiosco como lanzador de spam. Superado el tope, la visita se registra con normalidad y el correo no sale.
• El aviso se puede desactivar en la configuración del espacio (ver La configuración del espacio).

El check-in y el check-out de un miembro no generan correo ni aviso.

#Salida automática

Para que una visita olvidada abierta no se convierta en una permanencia de 40 horas, el sistema revisa cada 15 minutos todas las visitas abiertas, de miembros y de visitantes. Pasada la hora de Salida automática a las (en la zona horaria de la comunidad), la visita se cierra con la salida a esa hora del día de la llegada. Si la llegada fue después, se cierra al final de ese día.

La visita cerrada así viene marcada como Salida automática, no cuenta en la permanencia media y no genera aviso. El propietario o el administrador puede corregir la salida; el equipo, las de hoy.

#Datos y privacidad

La Presencia guarda dónde y cuándo estuvo una persona (miembro) y el nombre y, si el espacio lo pide, la empresa y el teléfono de un visitante que no tiene cuenta. Son datos personales. Lo que vale:

• La comunidad es la responsable de los datos; Memberfy es la encargada del tratamiento. Le corresponde a la comunidad definir la finalidad y atender la petición de quien quiera saber qué se guardó.
• Nada se borra. Las visitas de miembros y de visitantes quedan guardadas. Eliminar una visita la quita de las listas y de los números, y la eliminación queda en el registro de actividad.
• Sin ubicación, foto, documento ni biometría. La empresa y el teléfono son opcionales, según la configuración.
• Quién ve qué: el miembro ve solo sus propias visitas y el aforo; el equipo ve quién está aquí; el historial completo es del propietario y del administrador. El quiosco muestra solo a los visitantes con check-in abierto de hoy, con el nombre abreviado.
• El aviso en el quiosco: antes de confirmar, el visitante lee que su nombre y los datos indicados se registran para la visita y que se conservan.
• Los residentes pueden ver su nombre en la búsqueda de anfitrión del quiosco (solo nombre y foto, de quien tiene acceso al espacio).

Conviene colocar un aviso en la recepción, cerca del iPad, que diga lo que decida la comunidad, por ejemplo que se registra a los visitantes y que los datos quedan con la comunidad, y avisar a los residentes de que su nombre puede aparecer en la búsqueda del quiosco. Memberfy no sustituye el asesoramiento jurídico de tu comunidad.

#Ejemplos

Coworking con recepción. Espacio Presencia · Unidad Centro, aforo de 60, marca Solo el equipo. La recepción abre Quién está aquí y registra a los residentes que llegan. Un iPad en la entrada ejecuta el quiosco: el invitado escribe su nombre, busca a la residente a la que va a visitar y la residente recibe el correo. A las 23:59 el sistema cierra lo que quedó abierto.

Asociación con botón. Espacio Sede, Los miembros, con un botón. Cada socio toca Llegué al entrar. La directiva mira el Historial de un mes y ve qué días se llena la sede.

Dos sedes. Dos espacios, Presencia · Centro y Presencia · Zona Sur, cada uno con su quiosco. El mismo miembro puede tener una visita abierta en cada uno.

#Errores comunes y cómo resolverlos

#Preguntas frecuentes

¿El visitante necesita cuenta? No. Se anuncia en el quiosco, o el equipo lo registra, solo con el nombre (y la empresa y el teléfono, si el espacio los pide).

¿El miembro puede usar el quiosco? No. El miembro marca con el botón Llegué (si el espacio lo permite) o se lo pide al equipo.

He perdido el enlace del quiosco. ¿Puedo verlo de nuevo? No: aparece una sola vez. Revoca el dispositivo y genera otro.

¿El aforo impide entrar a alguien? No. Es informativo; el check-in sigue permitido después de llenarse, y la pantalla avisa de que se alcanzó el aforo.

¿Puedo tener más de un quiosco? Sí, uno por dispositivo o lugar, sin límite.

¿El moderador y el financiero pueden corregir el historial? Solo las visitas de hoy. Eliminar y corregir cualquier día es del propietario y del administrador.

¿La Presencia sirve para controlar la jornada laboral? No. Es un registro de presencia y de aforo, sin registro de jornada.

¿El visitante recibe algún correo? No: quien lo recibe es el anfitrión.

#Con el asistente

El asistente muestra el aforo, marca la llegada y la salida (tuya, de un miembro o de un visitante), lista quién está aquí y el historial, corrige y elimina visitas y gestiona los enlaces de quiosco. Consulta Herramientas · Presencia.

#En la API

Con X-CommunityId en la cabecera: GET /api/attendance/spaces/{spaceId}/overview (el aforo y la visita abierta de quien pregunta), POST .../check-in, POST .../check-out, POST .../guest-check-in, GET .../present, GET .../visits, GET /api/attendance/me/visits, PATCH y DELETE /api/attendance/visits/{visitId}, y los dispositivos en GET, POST y DELETE .../kiosks. El quiosco llama a /api/attendance/kiosk/* (session, hosts, check-in, open, check-out) con la cabecera X-Kiosk-Token, sin X-CommunityId. La referencia completa, generada de la API, aparece en Referencia de la API cuando la Presencia llegue a las comunidades.

#Relacionados

• Módulos
• Roles y permisos
• Visibilidad y acceso
• Registros de actividad
• Crear y organizar espacios