Presença

O módulo Presença regista quem está no espaço físico agora e quem passou por ele, sejam membros ou visitantes. É o caderno da receção dentro da Memberfy: o membro marca a própria chegada, a equipa marca a de quem se esqueceu e regista os visitantes, e o visitante anuncia-se sozinho num quiosque (um iPad ou tablet na entrada), sem criar conta.

Cada espaço Presença é uma unidade física. Um coworking com duas casas cria dois espaços, cada um com a sua lotação, a sua lista, os seus quiosques e o seu histórico.

A Presença é registo, não controlo de acesso: não abre portas, não usa localização nem fotografia e não prova que a pessoa está mesmo no local. Para a jornada de trabalho, use um sistema de ponto.

#Para que serve

#Como funciona

#O que o espaço guarda

Cada visita tem a chegada, a saída (enquanto não sai, está "aqui agora"), quem é (membro ou visitante) e como foi marcada: pela equipa, pelo próprio membro, pelo quiosque ou pela saída automática. A visita de um visitante guarda ainda o nome, a empresa e o telefone (conforme a configuração) e o anfitrião, o membro que ele veio ver.

Todos os horários são lidos no fuso horário do país da comunidade: "hoje" e "das 9h" são da casa, não do navegador de quem olha.

#A configuração do espaço

Na criação do espaço, e depois em Configurar espaço (barra Gerenciar presença), o ecrã pede estes três campos:

No assistente de criação e em Configurar espaço, a secção Quiosque de convidados traz mais quatro ajustes (também pelo assistente ou pela API, campo moduleConfig.attendance):

#Quem faz o quê

A equipa, neste módulo, é o proprietário, o administrador, o moderador e o financeiro. Quem entra no espaço segue a regra de qualquer espaço: visibilidade, plano e grupo. Quem não tem acesso ao espaço não faz check-in, e a equipa também não o pode marcar: a mensagem indica o motivo (plano expirado, fora do grupo).

#O que o membro vê

O espaço abre no separador Presença:

• o estado dele: "Está aqui desde 09:12" ou "Não fez check-in";
• o botão Cheguei (ou Fui-me embora), se o espaço deixar o membro marcar. Se não deixar, o ecrã diz "O check-in aqui é feito pela equipa, na recepção.";
• a lotação, sem nomes: "32 de 60" ou "32 aqui agora". Sem ninguém: "Seja o primeiro a fazer check-in".

No separador Meu histórico ficam as visitas dele, por dia, com a chegada e a saída, e o resumo de Este mês: visitas, dias diferentes e tempo passado aqui. O membro nunca vê o nome de outro membro.

#O que a equipa vê

Além dos dois separadores do membro, a equipa tem Quem está aqui, Histórico e Quiosque.

• Quem está aqui lista as visitas abertas de membros e de visitantes (nome, fotografia ou iniciais, desde quando e, no visitante, o anfitrião), com pesquisa por nome e o contador. Daí a equipa marca a chegada de um membro (pesquisa por nome), marca a chegada de um visitante, marca a saída com um toque, corrige os horários e, administrador e proprietário, remove a visita.
• Histórico lista as visitas do espaço, com filtros por Quem (membros, visitantes), Estado (aqui agora, encerradas) e datas. O moderador e o financeiro veem só as de hoje; o administrador e o proprietário veem qualquer período.

Uma visita fechada pela saída automática aparece marcada como Saída automática e não entra na permanência média. Corrigir o horário de uma delas faz da saída uma marcação da equipa.

#Visitante registado pela equipa

No separador Quem está aqui, Marcar visitante abre um formulário para quem não tem conta: nome, empresa e telefone (conforme a configuração) e quem o visitante veio ver, o anfitrião, que tem de ser um membro com acesso ao espaço. O visitante entra na lista e na lotação, e o anfitrião recebe o e-mail se o espaço avisar. Registar de novo o mesmo nome com o mesmo anfitrião, enquanto a visita está aberta, não duplica: o ecrã diz que o visitante já tinha check-in.

#O quiosque

O quiosque é um ecrã público para o iPad ou tablet da receção. Funciona sem início de sessão de nenhuma pessoa, mas só num aparelho autorizado: o acesso é um link secreto, um por aparelho, que a equipa gera e pode revogar a qualquer momento. Sem o link, o quiosque não mostra nada, e a pesquisa de residentes nunca fica aberta na internet.

O quiosque ocupa o ecrã inteiro, sem menu, sem início de sessão e sem navegação, com o logótipo e as cores da comunidade e no idioma do aparelho.

O membro não marca presença no quiosque. Ele é só do visitante: deixar o membro "procurar o próprio nome" num ecrã público permitiria marcar por outra pessoa e obrigaria a listar todos os residentes. O membro marca pelo botão da aplicação (se o espaço deixar) ou pede à equipa.

Chegada do visitante:

1. No ecrã inicial, toca em Sou visitante: fazer check-in.
2. Escreve o nome completo (e a empresa e o telefone, se o espaço pedir).
3. Procura quem veio ver: a pesquisa começa com 3 letras, encontra pelo início de qualquer palavra do nome ("Silva" encontra "João Silva") e mostra no máximo 8 pessoas, só com nome e fotografia ou iniciais, nunca e-mail, telefone, papel ou plano. Só aparece quem tem acesso ao espaço.
4. Lê o aviso de privacidade e toca em Confirmar: "Maria Souza veio ver João Lima".
5. O ecrã diz "Bem-vindo, Maria!" e, quando o aviso ao anfitrião foi enviado, que o anfitrião foi avisado (se o aviso estiver desligado ou tiver passado o limite, essa frase não aparece). Depois volta sozinho ao início. Se alguém parar a meio, ele também volta e apaga o que foi escrito.

Saída do visitante:

1. No ecrã inicial, toca em Estou saindo: fazer check-out.
2. O ecrã lista só os visitantes com check-in aberto hoje, com o nome abreviado ("Maria S.") e a hora da chegada, e tem um campo de pesquisa para filtrar pelo nome.
3. O visitante toca na própria linha e confirma ("Fazer o check-out de Maria S.?"). O ecrã volta ao início.

O quiosque não mostra quem mais está na casa: nem membros, nem visitantes que já saíram, nem o anfitrião, a empresa ou o telefone de ninguém.

Quem tem o link do quiosque regista visitantes e vê os nomes abreviados dos visitantes de hoje. Trate-o como uma palavra-passe.

#Passo a passo

#Criar o espaço

Papel: proprietário ou administrador.

1. Em Adicionar Espaço, abra o separador Coworking e escolha o módulo Presença.
2. Em Quem marca a chegada, escolha Só a equipa ou Os membros, com um botão.
3. Se quiser, preencha a Lotação e ajuste a Saída automática às.
4. Defina a visibilidade e crie o espaço. Para uma segunda unidade, crie um segundo espaço.

Para alterar a configuração depois, use Configurar espaço na barra Gerenciar presença.

#Marcar Cheguei e Fui-me embora

Papel: qualquer membro, se o espaço permitir.

1. Abra o espaço Presença.
2. Toque em Cheguei. O ecrã passa a mostrar "Está aqui desde 09:12".
3. Ao sair, toque em Fui-me embora. A visita fecha com a duração.

Tocar em Cheguei duas vezes não cria duas visitas.

#Marcar a chegada de um membro

Papel: equipa (proprietário, administrador, moderador ou financeiro).

1. No separador Quem está aqui, toque em Marcar chegada.
2. Procure o membro pelo nome (2 letras ou mais) e toque em Fazer check-in junto dele.
3. Para a saída, toque em Marcar saída na linha dele.

#Corrigir os horários

Papel: equipa. O moderador e o financeiro só as visitas de hoje; o administrador e o proprietário, qualquer dia.

1. Na linha da visita, escolha Corrigir horários.
2. Ajuste o dia e o horário da Chegada e da Saída (no relógio da comunidade). Para encerrar uma visita aberta, preencha a saída.
3. Toque em Guardar. A saída não pode ser anterior à chegada nem no futuro, e a correção entra nos registos de atividades com quem a fez.

#Remover uma visita

Papel: proprietário ou administrador.

Na linha da visita, Remover visita e Remover para confirmar. A visita sai das listas e dos números, e a remoção fica nos registos de atividades. Isto não apaga o membro.

#Registar um visitante pela equipa

Papel: equipa.

1. No separador Quem está aqui, toque em Marcar visitante.
2. Preencha o nome (e a empresa e o telefone, se o espaço pedir) e procure o anfitrião.
3. Toque em Fazer check-in do visitante.

#Gerar o link do quiosque

Papel: proprietário, administrador ou moderador.

1. No separador Quiosque, dê um nome ao aparelho (por exemplo, "Tablet da receção") e toque em Gerar link.
2. O ecrã mostra o link uma única vez, com o botão Copiar e o aviso de que ele é secreto. Copie-o e toque em Concluir.
3. Abra o link no iPad ou tablet da receção. O aparelho guarda a autorização, retira o código do endereço do ecrã e, nas vezes seguintes, entra diretamente no quiosque. Recarregar a página mantém o quiosque.

Se perder o link, revogue o aparelho e gere outro: a Memberfy guarda só uma impressão do código, nunca o link. Crie um link por aparelho ou local; não há limite.

No iPad, deixe o quiosque como uma aplicação: com o link aberto no Safari, toque em Partilhar e em Adicionar ao ecrã principal. O ícone abre o quiosque em ecrã inteiro. Para o iPad não sair do quiosque, ative o Acesso guiado (Definições › Acessibilidade).

#Ver e revogar os aparelhos

Papel: ver a lista, toda a equipa (o financeiro sem o link); revogar, proprietário, administrador ou moderador.

O separador Quiosque lista cada aparelho com o nome, quem o criou, a última utilização (ou "Nunca usado") e o estado, Ativo ou Revogado. Uma utilização estranha (um aparelho que ninguém deveria ter) é motivo para revogar.

1. Na linha do aparelho, toque em Revogar.
2. Confirme em Revogar.

A revogação vale de imediato: o toque seguinte no aparelho mostra "Aparelho não autorizado. Peça um novo link à equipa." As visitas já registadas continuam como estão. Não é possível reativar um link revogado: gere outro.

#E-mail ao residente

Quando o visitante faz check-in (pelo quiosque ou pela equipa), o anfitrião recebe um e-mail: "Maria Souza chegou para o ver", com o nome, a empresa (se indicada), a hora da chegada e a unidade. O telefone do visitante não vai no e-mail.

• A hora sai no fuso horário da comunidade, no idioma do residente.
• O e-mail segue por uma fila: o visitante não espera pelo envio.
• Há um limite de 10 e-mails por hora para cada anfitrião, para ninguém usar o quiosque como disparador de spam. Acima do limite, a visita é registada normalmente e o e-mail não sai.
• É possível desligar o aviso na configuração do espaço (ver A configuração do espaço).

O check-in e o check-out de membros não geram e-mail nem aviso.

#Saída automática

Para uma visita esquecida aberta não se transformar numa permanência de 40 horas, o sistema verifica de 15 em 15 minutos todas as visitas abertas, de membros e de visitantes. Passado o horário de Saída automática às (no fuso horário da comunidade), a visita é fechada com a saída nesse horário do dia da chegada. Se a chegada foi depois dele, fecha no fim desse dia.

A visita fechada assim fica marcada como Saída automática, não conta para a permanência média e não gera aviso. O proprietário ou o administrador pode corrigir a saída; a equipa, as de hoje.

#Dados e privacidade

A Presença guarda onde e quando uma pessoa esteve (membro) e o nome e, se o espaço o pedir, a empresa e o telefone de um visitante que não tem conta. São dados pessoais. O que vale:

• A comunidade é a responsável pelo tratamento dos dados; a Memberfy é a subcontratante. Cabe à comunidade definir a finalidade e atender o pedido de quem quiser saber o que foi guardado.
• Nada é apagado. As visitas de membros e de visitantes ficam guardadas. Remover uma visita retira-a das listas e dos números, e a remoção fica nos registos de atividades.
• Sem localização, fotografia, documento ou biometria. A empresa e o telefone são opcionais, conforme a configuração.
• Quem vê o quê: o membro vê só as próprias visitas e a lotação; a equipa vê quem está aqui; o histórico completo é do proprietário e do administrador. O quiosque mostra só os visitantes com check-in aberto de hoje, com o nome abreviado.
• O aviso no quiosque: antes de confirmar, o visitante lê que o nome e os dados indicados são registados para a visita e que ficam guardados.
• Os residentes podem ter o nome mostrado na pesquisa de anfitrião do quiosque (só o nome e a fotografia, de quem tem acesso ao espaço).

Convém afixar um aviso na receção, perto do iPad, a dizer o que a comunidade decidir, por exemplo que os visitantes são registados e que os dados ficam com a comunidade, e avisar os residentes de que o nome deles pode aparecer na pesquisa do quiosque. A Memberfy não substitui o aconselhamento jurídico da sua comunidade.

#Exemplos

Coworking com receção. Espaço Presença · Unidade Centro, lotação de 60, Só a equipa marca. A receção abre Quem está aqui e regista os residentes que chegam. Um iPad na entrada corre o quiosque: o convidado escreve o nome, procura a residente que vai visitar e a residente recebe o e-mail. Às 23:59 o sistema fecha o que ficou aberto.

Associação com botão. Espaço Sede, Os membros, com um botão. Cada associado toca em Cheguei ao entrar. A direção consulta o Histórico de um mês e vê em que dias a sede enche.

Duas casas. Dois espaços, Presença · Centro e Presença · Zona Sul, cada um com o seu quiosque. O mesmo membro pode ter uma visita aberta em cada um.

#Erros comuns e como resolver

#Perguntas frequentes

O visitante precisa de conta? Não. Anuncia-se no quiosque, ou a equipa regista-o, só com o nome (e a empresa e o telefone, se o espaço pedir).

O membro pode usar o quiosque? Não. O membro marca pelo botão Cheguei (se o espaço deixar) ou pede à equipa.

Perdi o link do quiosque. Posso vê-lo de novo? Não: ele aparece uma só vez. Revogue o aparelho e gere outro.

A lotação impede alguém de entrar? Não. É informativa; o check-in continua disponível depois de a lotação ser atingida, e o ecrã avisa que ela foi atingida.

Posso ter mais de um quiosque? Sim, um por aparelho ou local, sem limite.

O moderador e o financeiro podem corrigir o histórico? Só as visitas de hoje. Remover e corrigir qualquer dia é do proprietário e do administrador.

A Presença serve para controlar a jornada de trabalho? Não. É um registo de presença e de lotação, sem folha de ponto.

O visitante recebe algum e-mail? Não: quem recebe é o anfitrião.

#Pelo assistente

O assistente mostra a lotação, marca chegadas e saídas (de si, de um membro ou de um visitante), lista quem está aqui e o histórico, corrige e remove visitas e gere os links de quiosque. Ver Ferramentas · Presença.

#Na API

Com X-CommunityId no cabeçalho: GET /api/attendance/spaces/{spaceId}/overview (lotação e a visita aberta de quem pergunta), POST .../check-in, POST .../check-out, POST .../guest-check-in, GET .../present, GET .../visits, GET /api/attendance/me/visits, PATCH e DELETE /api/attendance/visits/{visitId}, e os aparelhos em GET, POST e DELETE .../kiosks. O quiosque chama /api/attendance/kiosk/* (session, hosts, check-in, open, check-out) com o cabeçalho X-Kiosk-Token, sem X-CommunityId. A referência completa, gerada a partir da API, aparece na Referência da API quando a Presença chegar às comunidades.

#Relacionados

• Módulos
• Papéis e permissões
• Visibilidade e acesso
• Registos de atividades
• Criar e organizar espaços