Anwesenheit

Das Modul Anwesenheit erfasst, wer gerade am physischen Ort ist und wer dort war, ob Mitglied oder Gast. Es ist das Empfangsbuch in Memberfy: Das Mitglied erfasst seine eigene Ankunft, das Team trägt ein, wer es vergessen hat, und erfasst die Gäste, und der Gast meldet sich selbst an einem Kiosk an (einem iPad oder Tablet am Eingang), ohne ein Konto anzulegen.

Jeder Anwesenheit-Bereich ist ein physischer Standort. Ein Coworking mit zwei Häusern legt zwei Bereiche an, jeder mit seiner Kapazität, seiner Liste, seinen Kiosks und seinem Verlauf.

Die Anwesenheit ist eine Erfassung, keine Zutrittskontrolle: Sie öffnet keine Tür, nutzt weder Standort noch Foto und beweist nicht, dass die Person wirklich vor Ort ist. Für die Arbeitszeit nutze ein Zeiterfassungssystem.

#Wofür es gut ist

#So funktioniert es

#Was der Bereich speichert

Jeder Besuch hat die Ankunft, den Abgang (solange niemand geht, ist die Person „jetzt hier“), wer es ist (Mitglied oder Gast) und wie er erfasst wurde: vom Team, vom Mitglied selbst, am Kiosk oder durch den automatischen Check-out. Ein Gastbesuch speichert außerdem den Namen, das Unternehmen und die Telefonnummer (je nach Konfiguration) und den Gastgeber, das Mitglied, das der Gast besucht.

Jede Uhrzeit gilt in der Zeitzone des Landes der Community: „heute“ und „ab 9 Uhr“ beziehen sich auf das Haus, nicht auf den Browser der Person, die hinschaut.

#Die Konfiguration des Bereichs

Beim Anlegen des Bereichs und später unter Bereich konfigurieren (Leiste Anwesenheit verwalten) fragt die Oberfläche diese drei Felder ab:

Im Erstellungsassistenten und unter Bereich konfigurieren kommen im Abschnitt Gäste-Kiosk vier weitere Einstellungen hinzu (auch über den Assistenten oder die API, Feld moduleConfig.attendance):

#Wer was tut

Das Team ist in diesem Modul Eigentümer, Administrator, Moderator und Finanzen. Wer den Bereich betreten darf, folgt der Regel jedes Bereichs: Sichtbarkeit, Plan und Gruppe. Wer keinen Zugriff auf den Bereich hat, checkt nicht ein, und auch das Team kann ihn nicht erfassen: Die Meldung nennt den Grund (Plan abgelaufen, Gruppe ausgeschlossen).

#Was das Mitglied sieht

Der Bereich öffnet im Tab Anwesenheit:

• seinen Status: „Du bist seit 09:12 hier“ oder „Du bist nicht eingecheckt“;
• die Schaltfläche Ich bin da (oder Ich gehe), wenn der Bereich das Mitglied selbst erfassen lässt. Wenn nicht, sagt die Oberfläche „Das Einchecken übernimmt das Team am Empfang.“;
• die Auslastung, ohne Namen: „32 von 60“ oder „32 jetzt hier“. Wenn niemand da ist: „Sei der Erste beim Check-in“.

Im Tab Mein Verlauf stehen seine Besuche, nach Tag, mit Ankunft und Abgang, und die Zusammenfassung Dieser Monat: Besuche, verschiedene Tage und Zeit vor Ort. Das Mitglied sieht nie den Namen eines anderen Mitglieds.

#Was das Team sieht

Zusätzlich zu den beiden Tabs des Mitglieds hat das Team Wer ist da, Verlauf und Kiosk.

• Wer ist da listet die offenen Besuche von Mitgliedern und Gästen (Name, Foto oder Initialen, seit wann und beim Gast der Gastgeber), mit Namenssuche und Zähler. Von dort aus erfasst das Team die Ankunft eines Mitglieds (Suche nach Namen), erfasst die Ankunft eines Gastes, erfasst den Abgang mit einem Tippen, korrigiert die Zeiten und, als Administrator oder Eigentümer, entfernt den Besuch.
• Verlauf listet die Besuche des Bereichs, mit Filtern nach Wer (Mitglieder, Gäste), Status (Jetzt hier, Beendet) und Datum. Moderator und Finanzen sehen nur die heutigen; Administrator und Eigentümer sehen jeden Zeitraum.

Ein durch den automatischen Check-out beendeter Besuch ist als Automatischer Check-out markiert und zählt nicht zur durchschnittlichen Verweildauer. Wird die Zeit eines solchen Besuchs korrigiert, wird der Abgang zu einem Eintrag des Teams.

#Gast vom Team erfasst

Im Tab Wer ist da öffnet Gast erfassen ein Formular für Personen ohne Konto: Name, Unternehmen und Telefon (je nach Konfiguration) und wen der Gast besucht, den Gastgeber, der ein Mitglied mit Zugriff auf den Bereich sein muss. Der Gast erscheint in der Liste und in der Auslastung, und der Gastgeber erhält die E-Mail, wenn der Bereich benachrichtigt. Wird derselbe Name mit demselben Gastgeber erneut erfasst, solange der Besuch offen ist, entsteht kein Duplikat: Die Oberfläche sagt, dass der Gast bereits eingecheckt war.

#Der Kiosk

Der Kiosk ist ein öffentlicher Bildschirm für das iPad oder Tablet am Empfang. Er funktioniert ohne persönliche Anmeldung, aber nur auf einem autorisierten Gerät: Der Zugang ist ein geheimer Link, einer pro Gerät, den das Team erstellt und jederzeit sperren kann. Ohne den Link zeigt der Kiosk nichts, und die Suche nach Residents ist nie offen im Internet.

Der Kiosk belegt den ganzen Bildschirm, ohne Menü, ohne Anmeldung und ohne Navigation, mit Logo und Farben der Community und in der Sprache des Geräts.

Das Mitglied erfasst seine Anwesenheit nicht am Kiosk. Er ist nur für Gäste: Würde das Mitglied auf einem öffentlichen Bildschirm „seinen eigenen Namen suchen“, könnte es für andere einchecken, und alle Residents müssten aufgelistet werden. Das Mitglied erfasst sich über die Schaltfläche in der App (wenn der Bereich es erlaubt) oder bittet das Team.

Ankunft des Gastes:

1. Auf dem Startbildschirm tippt er auf Ich bin Besucher: einchecken.
2. Er gibt den vollständigen Namen ein (und Unternehmen und Telefon, wenn der Bereich danach fragt).
3. Er sucht, wen er besucht: Die Suche beginnt ab 3 Buchstaben, findet über den Anfang jedes Worts im Namen („Lima“ findet „João Lima“) und zeigt höchstens 8 Personen, nur mit Name und Foto oder Initialen, nie E-Mail, Telefon, Rolle oder Plan. Es erscheint nur, wer Zugriff auf den Bereich hat.
4. Er liest den Datenschutzhinweis und tippt auf Bestätigen: „Maria Souza besucht João Lima“.
5. Der Bildschirm sagt „Willkommen, Maria!“ und, wenn die Benachrichtigung an den Gastgeber verschickt wurde, dass der Gastgeber benachrichtigt wurde (ist sie ausgeschaltet oder das Limit erreicht, fehlt dieser Satz). Danach kehrt er von selbst zum Anfang zurück. Bricht jemand mittendrin ab, kehrt er ebenfalls zurück und löscht, was eingegeben wurde.

Abgang des Gastes:

1. Auf dem Startbildschirm tippt er auf Ich gehe: auschecken.
2. Der Bildschirm listet nur die heute eingecheckten Gäste mit offenem Besuch, mit abgekürztem Namen („Maria S.“) und Ankunftszeit, und hat ein Suchfeld, um nach Namen zu filtern.
3. Der Gast tippt auf seine eigene Zeile und bestätigt („Maria S. auschecken?“). Der Bildschirm kehrt zum Anfang zurück.

Der Kiosk zeigt nicht, wer sonst im Haus ist: weder Mitglieder noch Gäste, die schon gegangen sind, noch Gastgeber, Unternehmen oder Telefon von irgendjemandem.

Wer den Kiosk-Link hat, erfasst Gäste und sieht die abgekürzten Namen der heutigen Gäste. Behandle ihn wie ein Passwort.

#Schritt für Schritt

#Den Bereich anlegen

Rolle: Eigentümer oder Administrator.

1. Öffne unter Bereich hinzufügen den Tab Coworking und wähle das Modul Anwesenheit.
2. Wähle unter Wer die Ankunft erfasst Nur das Team oder Mitglieder per Schaltfläche.
3. Fülle nach Wunsch die Kapazität aus und passe Automatischer Check-out um an.
4. Lege die Sichtbarkeit fest und erstelle den Bereich. Für einen zweiten Standort lege einen zweiten Bereich an.

Um die Konfiguration später zu ändern, nutze Bereich konfigurieren in der Leiste Anwesenheit verwalten.

#Ich bin da und Ich gehe tippen

Rolle: jedes Mitglied, wenn der Bereich es erlaubt.

1. Öffne den Bereich Anwesenheit.
2. Tippe auf Ich bin da. Die Oberfläche zeigt nun „Du bist seit 09:12 hier“.
3. Wenn du gehst, tippe auf Ich gehe. Der Besuch wird mit seiner Dauer beendet.

Zweimal auf Ich bin da zu tippen legt keine zwei Besuche an.

#Die Ankunft eines Mitglieds erfassen

Rolle: Team (Eigentümer, Administrator, Moderator oder Finanzen).

1. Tippe im Tab Wer ist da auf Ankunft erfassen.
2. Suche das Mitglied nach Namen (ab 2 Buchstaben) und tippe bei ihm auf Einchecken.
3. Für den Abgang tippe in seiner Zeile auf Abgang erfassen.

#Die Zeiten korrigieren

Rolle: Team. Moderator und Finanzen nur die heutigen Besuche; Administrator und Eigentümer jeden Tag.

1. Wähle in der Zeile des Besuchs Zeiten korrigieren.
2. Passe Tag und Uhrzeit von Ankunft und Abgang an (nach der Uhr der Community). Um einen offenen Besuch zu beenden, fülle den Abgang aus.
3. Tippe auf Speichern. Der Abgang darf nicht vor der Ankunft und nicht in der Zukunft liegen, und die Korrektur landet im Aktivitätsprotokoll, mit der Person, die sie vorgenommen hat.

#Einen Besuch entfernen

Rolle: Eigentümer oder Administrator.

In der Zeile des Besuchs Besuch entfernen und zur Bestätigung Entfernen. Der Besuch verschwindet aus den Listen und Zahlen, und das Entfernen bleibt im Aktivitätsprotokoll. Das Mitglied wird nicht gelöscht.

#Einen Gast durch das Team erfassen

Rolle: Team.

1. Tippe im Tab Wer ist da auf Gast erfassen.
2. Fülle den Namen aus (und Unternehmen und Telefon, wenn der Bereich danach fragt) und suche den Gastgeber.
3. Tippe auf Gast einchecken.

#Den Kiosk-Link erstellen

Rolle: Eigentümer, Administrator oder Moderator.

1. Gib im Tab Kiosk dem Gerät einen Namen (zum Beispiel „Tablet am Empfang“) und tippe auf Link erstellen.
2. Die Oberfläche zeigt den Link nur ein einziges Mal, mit der Schaltfläche Kopieren und dem Hinweis, dass er geheim ist. Kopiere ihn und tippe auf Fertig.
3. Öffne den Link auf dem iPad oder Tablet am Empfang. Das Gerät speichert die Autorisierung, entfernt den Code aus der Adresse und öffnet beim nächsten Mal direkt den Kiosk. Neu laden behält den Kiosk bei.

Wenn du den Link verlierst, sperre das Gerät und erstelle einen neuen: Memberfy speichert nur einen Fingerabdruck des Codes, nie den Link. Erstelle einen Link pro Gerät oder Standort; es gibt kein Limit.

Auf dem iPad richte den Kiosk wie eine App ein: Tippe bei geöffnetem Link in Safari auf Teilen und auf Zum Home-Bildschirm. Das Symbol öffnet den Kiosk im Vollbild. Damit das iPad den Kiosk nicht verlässt, schalte den Geführten Zugriff ein (Einstellungen › Bedienungshilfen).

#Die Geräte sehen und sperren

Rolle: die Liste sehen, das ganze Team (Finanzen ohne den Link); sperren, Eigentümer, Administrator oder Moderator.

Der Tab Kiosk listet jedes Gerät mit Namen, wer es erstellt hat, der letzten Nutzung (oder „Noch nie genutzt“) und dem Status, Aktiv oder Gesperrt. Eine seltsame Nutzung (ein Gerät, das niemand haben sollte) ist ein Grund zum Sperren.

1. Tippe in der Zeile des Geräts auf Sperren.
2. Bestätige mit Sperren.

Die Sperre gilt sofort: Beim nächsten Tippen zeigt das Gerät „Gerät nicht autorisiert. Bitte das Team um einen neuen Link.“ Bereits erfasste Besuche bleiben, wie sie sind. Ein gesperrter Link lässt sich nicht wieder aktivieren: Erstelle einen neuen.

#E-Mail an den Gastgeber

Wenn der Gast eincheckt (am Kiosk oder durch das Team), erhält der Gastgeber eine E-Mail: „Maria Souza ist angekommen, um dich zu besuchen“, mit Namen, Unternehmen (falls angegeben), Ankunftszeit und Standort. Die Telefonnummer des Gastes steht nicht in der E-Mail.

• Die Uhrzeit steht in der Zeitzone der Community, in der Sprache des Gastgebers.
• Die E-Mail geht über eine Warteschlange: Der Gast wartet nicht auf den Versand.
• Es gibt eine Obergrenze von 10 E-Mails pro Stunde je Gastgeber, damit niemand den Kiosk zum Spam-Versand nutzt. Über der Grenze wird der Besuch normal erfasst, die E-Mail aber nicht gesendet.
• Die Benachrichtigung lässt sich in der Konfiguration des Bereichs abschalten (siehe Die Konfiguration des Bereichs).

Check-in und Check-out von Mitgliedern lösen weder E-Mail noch Benachrichtigung aus.

#Automatischer Check-out

Damit ein vergessener offener Besuch nicht zu einem Aufenthalt von 40 Stunden wird, prüft das System alle 15 Minuten alle offenen Besuche, von Mitgliedern und Gästen. Ist die Uhrzeit von Automatischer Check-out um (in der Zeitzone der Community) überschritten, wird der Besuch mit dem Abgang zu dieser Uhrzeit am Tag der Ankunft beendet. Lag die Ankunft danach, wird er am Ende dieses Tages beendet.

Ein so beendeter Besuch ist als Automatischer Check-out markiert, zählt nicht zur durchschnittlichen Verweildauer und löst keine Benachrichtigung aus. Eigentümer oder Administrator können den Abgang korrigieren; das Team die heutigen.

#Daten und Datenschutz

Die Anwesenheit speichert, wo und wann eine Person war (Mitglied), und den Namen sowie, wenn der Bereich danach fragt, Unternehmen und Telefon eines Gastes ohne Konto. Das sind personenbezogene Daten. Es gilt:

• Die Community ist die Verantwortliche für die Daten; Memberfy ist Auftragsverarbeiter. Die Community legt den Zweck fest und beantwortet die Anfrage aller, die wissen wollen, was gespeichert wurde.
• Es wird nichts gelöscht. Die Besuche von Mitgliedern und Gästen bleiben gespeichert. Das Entfernen eines Besuchs nimmt ihn aus den Listen und Zahlen, und das Entfernen bleibt im Aktivitätsprotokoll.
• Kein Standort, kein Foto, kein Ausweis, keine Biometrie. Unternehmen und Telefon sind je nach Konfiguration optional.
• Wer was sieht: Das Mitglied sieht nur die eigenen Besuche und die Auslastung; das Team sieht, wer da ist; der vollständige Verlauf gehört Eigentümer und Administrator. Der Kiosk zeigt nur die heute eingecheckten Gäste mit offenem Besuch, mit abgekürztem Namen.
• Der Hinweis am Kiosk: Vor dem Bestätigen liest der Gast, dass der Name und die angegebenen Daten für den Besuch erfasst und aufbewahrt werden.
• Die Residents können mit ihrem Namen in der Gastgebersuche des Kiosks erscheinen (nur Name und Foto, von denen, die Zugriff auf den Bereich haben).

Es empfiehlt sich, am Empfang einen Hinweis anzubringen, neben dem iPad, was die Community festlegt, zum Beispiel dass Besucher erfasst werden und die Daten bei der Community bleiben, und die Residents zu informieren, dass ihr Name in der Kiosk-Suche erscheinen kann. Memberfy ersetzt nicht die rechtliche Beratung deiner Community.

#Beispiele

Coworking mit Empfang. Bereich Anwesenheit · Standort Mitte, Kapazität 60, Nur das Team erfasst. Der Empfang öffnet Wer ist da und erfasst die ankommenden Residents. Ein iPad am Eingang zeigt den Kiosk: Der Gast gibt seinen Namen ein, sucht die Residentin, die er besucht, und die Residentin erhält die E-Mail. Um 23:59 beendet das System, was offen geblieben ist.

Verein mit Schaltfläche. Bereich Vereinsheim, Mitglieder per Schaltfläche. Jedes Mitglied tippt beim Hereinkommen auf Ich bin da. Der Vorstand schaut sich den Verlauf eines Monats an und sieht, an welchen Tagen das Vereinsheim voll ist.

Zwei Häuser. Zwei Bereiche, Anwesenheit · Mitte und Anwesenheit · Süd, jeder mit seinem Kiosk. Dasselbe Mitglied kann in jedem einen offenen Besuch haben.

#Häufige Fehler und wie du sie behebst

#Häufige Fragen

Braucht der Gast ein Konto? Nein. Er meldet sich am Kiosk an, oder das Team erfasst ihn, nur mit dem Namen (und Unternehmen und Telefon, wenn der Bereich danach fragt).

Kann das Mitglied den Kiosk nutzen? Nein. Das Mitglied erfasst sich über die Schaltfläche Ich bin da (wenn der Bereich es erlaubt) oder bittet das Team.

Ich habe den Kiosk-Link verloren. Kann ich ihn noch einmal sehen? Nein: Er erscheint nur einmal. Sperre das Gerät und erstelle einen neuen.

Hindert die Kapazität jemanden am Hereinkommen? Nein. Sie dient nur der Information; der Check-in bleibt auch bei voller Auslastung möglich, und die Oberfläche weist darauf hin, dass die Kapazität erreicht ist.

Kann ich mehr als einen Kiosk haben? Ja, einen pro Gerät oder Standort, ohne Limit.

Können Moderator und Finanzen den Verlauf korrigieren? Nur die heutigen Besuche. Entfernen und das Korrigieren beliebiger Tage sind Sache von Eigentümer und Administrator.

Taugt die Anwesenheit zur Arbeitszeiterfassung? Nein. Sie erfasst Anwesenheit und Auslastung, ohne Stundenzettel.

Bekommt der Gast eine E-Mail? Nein: Die E-Mail bekommt der Gastgeber.

#Mit dem Assistenten

Der Assistent zeigt die Auslastung, erfasst Ankunft und Abgang (von dir, einem Mitglied oder einem Gast), listet, wer da ist, und den Verlauf, korrigiert und entfernt Besuche und verwaltet die Kiosk-Links. Siehe Werkzeuge · Anwesenheit.

#In der API

Mit X-CommunityId im Header: GET /api/attendance/spaces/{spaceId}/overview (Auslastung und der offene Besuch der fragenden Person), POST .../check-in, POST .../check-out, POST .../guest-check-in, GET .../present, GET .../visits, GET /api/attendance/me/visits, PATCH und DELETE /api/attendance/visits/{visitId}, und die Geräte unter GET, POST und DELETE .../kiosks. Der Kiosk ruft /api/attendance/kiosk/* auf (session, hosts, check-in, open, check-out), mit dem Header X-Kiosk-Token, ohne X-CommunityId. Die vollständige, aus der API erzeugte Referenz erscheint in der API-Referenz, wenn die Anwesenheit in die Communities kommt.

#Verwandte Artikel

• Module
• Rollen und Berechtigungen
• Sichtbarkeit und Zugriff
• Aktivitätsprotokoll
• Bereiche erstellen und organisieren