Oficina virtual
El coworking vende dirección comercial y recepción de correspondencia. El propietario la activa en Configuración › Coworking y registra la dirección, marca los planes y productos que la incluyen, el cliente ve "Tu dirección comercial" y dice qué hacer con cada carta (recogerla, reenviarla o descartarla), y la recepción lo ejecuta en la pestaña Solicitudes de Paquetería.
La oficina virtual es el servicio del coworking que da a una persona o empresa una dirección comercial (para usarla como domicilio y recibir correspondencia) sin un puesto en el local. En Memberfy, el cliente ve la dirección que contrató, recibe un aviso de cada carta que llega por Paquetería, con la foto del sobre, y elige qué hacer: La recogeré, Reenviar o Descartar. La recepción lo ejecuta y lo marca como hecho.
Para qué sirve
| Comunidad | Oficina virtual |
|---|---|
| Coworking | Vende domicilio fiscal y recepción de cartas, y lo controla todo en el mismo lugar que los paquetes |
| Centro de negocios | El cliente de fuera de la ciudad pide el reenvío de la carta a su casa, con seguimiento |
| Empresa residente | Cualquier persona de la empresa ve la dirección de la sede y decide qué hacer con su correspondencia |
Cómo funciona
Activarla y registrar la dirección
En Configuración › Coworking, la tarjeta Oficina virtual tiene el interruptor y la Dirección comercial: País, Código postal, Calle y Ciudad (obligatorios), además de Número, Piso / oficina, Barrio y Provincia / estado. Sin la dirección no se puede activar ("Para activar la oficina virtual, completa la dirección comercial."). El propietario y el administrador la cambian; el resto del equipo solo la lee.
La tarjeta Planes y productos con oficina virtual lista lo que incluye el servicio, con la etiqueta Plan o Producto (e Inactivo, si es el caso), y los atajos Abrir planes y Abrir productos.
Quién tiene la oficina virtual
En el editor de la opción de cobro de un plan, o del producto, el interruptor Incluye oficina virtual ("Quien tiene este plan o producto ve la dirección comercial de la comunidad y elige qué hacer con su correspondencia."). Tiene el servicio:
- quien tiene una suscripción viva (activa, en prueba o en el plazo de pago) o una compra con acceso de un plan o producto marcado;
- la persona cuya empresa tiene ese plan o producto;
- la persona vinculada a una empresa activa del coworking con el Tipo de residencia Oficina virtual.
Quien la tiene ve la tarjeta Tu dirección comercial ("Usa esta dirección como domicilio de tu empresa y para recibir correspondencia."), con Copiar y el origen ("Incluida en: …"), en Mi empresa y en Mis paquetes. Quien no la tiene no ve nada.
La carta y la solicitud
La recepción registra la correspondencia en Paquetería, con el tipo Carta y la foto del sobre; el destinatario recibe el aviso de siempre. Si la carta es para alguien sin el servicio, la pantalla de registro avisa "Sin oficina virtual activa: esta persona o empresa no tiene un plan que la incluya.", y la carta se registra igual.
En la página de la carta, quien tiene el servicio ve Qué hacer con la carta:
| Opción | Qué pasa |
|---|---|
| La recogeré | La recepción guarda la carta hasta que pases a buscarla |
| Reenviar | Eliges una de tus direcciones guardadas en Enviar a (o agregas una), con una nota opcional; la recepción la envía |
| Descartar | La recepción descarta la carta. La solicitud queda registrada con tu nombre y la fecha; una vez hecha, no se puede deshacer |
Cada carta tiene una solicitud abierta a la vez. Mientras la recepción no la marque como hecha, quien la pidió puede Cancelar solicitud, y la carta sigue guardada. Las solicitudes valen solo para cartas que todavía esperan recogida. En la carta de una empresa, cualquier persona actual de la empresa con acceso al espacio la pide; solo quien la pidió la cancela.
Las direcciones de reenvío son tuyas: hasta 5, con nombre ("Casa", "Oficina") y destinatario. Solo tú las ves; la recepción ve únicamente la dirección de la carta que pediste reenviar, y eliminar una dirección no cambia un reenvío ya solicitado.
La cola de la recepción
Para el equipo, el espacio Paquetería gana la pestaña Solicitudes: las solicitudes Pendientes (las más antiguas primero), Hechas y Canceladas, con el tipo de solicitud y quién la hizo. Marcar como hecho, en la cola o en la página de la carta, cierra la carta:
| Solicitud | La carta pasa a |
|---|---|
| La recogeré | Recogido ("Confirmar recogida") |
| Reenviar | Reenviado, con el transportista y el código de seguimiento (opcionales) |
| Descartar | Descartado, a pedido del destinatario |
Al reenviar, quien lo pidió recibe el correo "Tu correspondencia fue reenviada", con la dirección, el transportista, el seguimiento y la fecha, en la misma categoría que los avisos de Paquetería en Correos de esta comunidad. La situación Reenviado entra en los filtros de la cola y en el historial del miembro.
Quien perdió el acceso
Quien ya no abre el espacio Paquetería (salió del plan, del grupo o de la empresa) no pide ni cancela. Quien perdió la oficina virtual tampoco hace solicitudes nuevas; la recepción todavía completa o cancela las solicitudes que están en la cola.
Paso a paso
Activar la oficina virtual
Rol: propietario o administrador.
- Abre Configuración › Coworking.
- Completa la Dirección comercial y activa Oficina virtual.
- Toca Guardar.
- En el editor de cada opción de cobro o producto que incluye el servicio (en Monetización), activa Incluye oficina virtual y guarda. Para una empresa residente, elige Oficina virtual en Tipo de residencia.
Pedir qué hacer con una carta
Rol: el destinatario con oficina virtual.
- Abre la carta en Mis paquetes.
- En Qué hacer con la carta, toca La recogeré, Reenviar o Descartar.
- En el reenvío, elige la dirección en Enviar a (o Agregar dirección) y toca Solicitar reenvío.
Marcar la solicitud como hecha
Rol: equipo.
- En el espacio Paquetería, abre la pestaña Solicitudes.
- En la solicitud, toca Marcar como hecho.
- En el reenvío, completa el transportista ("Ej.: Correos") y el código de seguimiento y toca Confirmar reenvío.
Errores comunes y cómo resolverlos
| Mensaje o situación | Qué hacer |
|---|---|
| "No tienes oficina virtual activa en esta comunidad." | El plan o producto no incluye el servicio, o la suscripción no está activa |
| "Ya hay una solicitud pendiente para esta carta." | Cancela la solicitud actual antes de elegir otra |
| "Esta carta ya fue cerrada." | La carta ya fue recogida, reenviada, devuelta o descartada |
| "Las solicitudes valen solo para cartas." | Los paquetes siguen la recogida normal de Paquetería |
| "Puedes guardar como máximo 5 direcciones." | Elimina una dirección antes de agregar otra |
Preguntas frecuentes
¿La recepción abre y digitaliza la carta? No. El cliente ve la foto del sobre, como en cualquier paquete.
¿Memberfy cobra el envío del reenvío? No. El coste del envío entra en el plan o lo cobra el coworking aparte.
¿La declaración de domiciliación sale de Memberfy? No. De eso se ocupa el contrato del coworking.
Con el asistente
El cliente pregunta su dirección comercial (get_my_virtual_office), gestiona sus direcciones de reenvío y pide o cancela qué hacer con una carta (create_parcel_request, cancel_parcel_request). El equipo activa el servicio y registra la dirección (update_virtual_office_settings), comprueba si un destinatario tiene el servicio, ve la cola (list_parcel_requests) y marca como hecho (complete_parcel_request, con confirmación). Consulta Herramientas · Paquetería.
En la API
Con X-CommunityId en la cabecera: GET y PUT /api/virtual-office/settings, GET /api/virtual-office/me (Tu dirección comercial), GET /api/virtual-office/recipient-status, GET, POST, PATCH y DELETE /api/virtual-office/me/addresses, POST y DELETE /api/parcels/parcels/{parcelId}/request, POST .../request/complete y GET /api/parcels/spaces/{spaceId}/requests (la cola). El producto gana includesVirtualOffice, y el paquete, el estado FORWARDED. La referencia completa, generada desde la API, estará en la etiqueta VirtualOffice de la Referencia de la API cuando llegue a las comunidades.