Escritório virtual

O escritório virtual é o serviço do coworking que dá a uma pessoa ou empresa um endereço comercial (para usar como sede e receber correspondência) sem uma mesa no local. Na Memberfy, o cliente vê o endereço que contratou, é avisado de cada carta que chega pelas Encomendas, com a foto do envelope, e escolhe o que fazer: Vou retirar, Encaminhar ou Descartar. A recepção executa e marca como feito.

#Para que serve

#Como funciona

#Ligar e cadastrar o endereço

Em Configurações › Coworking, o cartão Escritório virtual tem o interruptor e o Endereço comercial: País, CEP, Logradouro e Cidade (obrigatórios), mais Número, Complemento, Bairro e Estado. Sem o endereço, não dá para ligar ("Para ligar o escritório virtual, preencha o endereço comercial."). Proprietário e administrador mudam; o resto da equipe só lê.

O cartão Planos e produtos com escritório virtual lista o que inclui o serviço, com o selo Plano ou Produto (e Inativo, se for o caso), e os atalhos Abrir planos e Abrir produtos.

#Quem tem o escritório virtual

No editor da opção de cobrança de um plano, ou do produto, o interruptor Inclui escritório virtual ("Quem tem este plano ou produto vê o endereço comercial da comunidade e escolhe o que fazer com a correspondência."). Tem o serviço:

• quem tem uma assinatura viva (ativa, em teste ou no prazo de pagamento) ou uma compra com acesso de um plano ou produto marcado;
• a pessoa cuja empresa tem esse plano ou produto;
• a pessoa ligada a uma empresa ativa do coworking com o Tipo de residência Escritório virtual.

Quem tem vê o cartão Seu endereço comercial ("Use este endereço como sede da sua empresa e para receber correspondência."), com Copiar e a origem ("Incluído em: …"), em Minha empresa e em Minhas encomendas. Quem não tem não vê nada.

#A carta e o pedido

A recepção registra a correspondência nas Encomendas, com o tipo Carta e a foto do envelope; o destinatário recebe o aviso de sempre. Se a carta é para alguém sem o serviço, a tela de registro avisa "Sem escritório virtual ativo: esta pessoa ou empresa não tem plano que o inclua.", e a carta é registrada do mesmo jeito.

Na página da carta, quem tem o serviço vê O que fazer com a carta:

Cada carta tem um pedido aberto por vez. Enquanto a recepção não marca como feito, quem pediu pode Cancelar pedido, e a carta continua guardada. Os pedidos valem só para cartas ainda aguardando retirada. Na carta de uma empresa, qualquer pessoa atual da empresa com acesso ao espaço pede; só quem pediu cancela.

Os endereços de encaminhamento são seus: até 5, com nome ("Casa", "Escritório") e destinatário. Só você os vê; a recepção vê apenas o endereço da carta que você pediu para encaminhar, e remover um endereço não muda um encaminhamento já pedido.

#A fila da recepção

Para a equipe, o espaço Encomendas ganha a aba Pedidos: os pedidos Pendentes (os mais antigos primeiro), Feitos e Cancelados, com o tipo do pedido e quem pediu. Marcar como feito, na fila ou na página da carta, fecha a carta:

Ao encaminhar, quem pediu recebe o e-mail "Sua correspondência foi encaminhada", com o endereço, a transportadora, o rastreio e a data, na mesma categoria dos avisos de Encomendas em E-mails desta comunidade. A situação Encaminhada entra nos filtros da fila e no histórico do membro.

#Quem perdeu o acesso

Quem não abre mais o espaço Encomendas (saiu do plano, do grupo ou da empresa) não pede nem cancela. Quem perdeu o escritório virtual também não faz pedido novo; a recepção ainda conclui ou cancela os pedidos que estão na fila.

#Passo a passo

#Ligar o escritório virtual

Papel: proprietário ou administrador.

1. Abra Configurações › Coworking.
2. Preencha o Endereço comercial e ligue Escritório virtual.
3. Toque em Salvar.
4. No editor de cada opção de cobrança ou produto que inclui o serviço (em Monetização), ligue Inclui escritório virtual e salve. Para uma empresa residente, escolha Escritório virtual em Tipo de residência.

#Pedir o que fazer com uma carta

Papel: o destinatário com escritório virtual.

1. Abra a carta em Minhas encomendas.
2. Em O que fazer com a carta, toque em Vou retirar, Encaminhar ou Descartar.
3. No encaminhamento, escolha o endereço em Enviar para (ou Adicionar endereço) e toque em Pedir encaminhamento.

#Marcar o pedido como feito

Papel: equipe.

1. No espaço Encomendas, abra a aba Pedidos.
2. No pedido, toque em Marcar como feito.
3. No encaminhamento, preencha a transportadora ("Ex.: Correios") e o código de rastreio e toque em Confirmar encaminhamento.

#Erros comuns e como resolver

#Perguntas frequentes

A recepção abre e digitaliza a carta? Não. O cliente vê a foto do envelope, como em qualquer encomenda.

A Memberfy cobra o envio do encaminhamento? Não. O custo da postagem entra no plano ou é cobrado pelo coworking por fora.

A declaração de domiciliação sai da Memberfy? Não. O contrato do coworking cuida disso.

#Pelo assistente

O cliente pergunta o endereço comercial (get_my_virtual_office), gerencia os endereços de encaminhamento e pede ou cancela o que fazer com uma carta (create_parcel_request, cancel_parcel_request). A equipe liga o serviço e cadastra o endereço (update_virtual_office_settings), confere se um destinatário tem o serviço, vê a fila (list_parcel_requests) e marca como feito (complete_parcel_request, com confirmação). Ver Ferramentas · Encomendas.

#Na API

Com X-CommunityId no cabeçalho: GET e PUT /api/virtual-office/settings, GET /api/virtual-office/me (Seu endereço comercial), GET /api/virtual-office/recipient-status, GET, POST, PATCH e DELETE /api/virtual-office/me/addresses, POST e DELETE /api/parcels/parcels/{parcelId}/request, POST .../request/complete e GET /api/parcels/spaces/{spaceId}/requests (a fila). O produto ganha includesVirtualOffice, e a encomenda, o status FORWARDED. A referência completa, gerada da API, fica na tag VirtualOffice da Referência da API quando chegar às comunidades.

#Relacionados

• Encomendas
• Empresas
• Planos
• Produtos
• E-mails desta comunidade