Virtuelles Büro
Das Coworking verkauft Geschäftsadresse und Postempfang. Der Owner schaltet es unter Einstellungen › Coworking ein und hinterlegt die Adresse, markiert die Pläne und Produkte, die es enthalten, der Kunde sieht „Ihre Geschäftsadresse“ und sagt, was mit jedem Brief geschehen soll (abholen, weiterleiten oder entsorgen), und der Empfang erledigt es im Tab Aufträge der Pakete.
Das virtuelle Büro ist der Dienst des Coworkings, der einer Person oder einem Unternehmen eine Geschäftsadresse gibt (als Firmensitz und für den Postempfang), ohne einen Platz vor Ort. In Memberfy sieht der Kunde die gebuchte Adresse, wird über die Pakete über jeden ankommenden Brief benachrichtigt, mit dem Foto des Umschlags, und wählt, was geschehen soll: Ich hole ihn ab, Weiterleiten oder Entsorgen. Der Empfang erledigt es und markiert es als erledigt.
Wofür es gut ist
| Community | Virtuelles Büro |
|---|---|
| Coworking | Verkauft Geschäftsadresse und Briefempfang und verwaltet alles am selben Ort wie die Pakete |
| Business Center | Der Kunde aus einer anderen Stadt lässt den Brief mit Sendungsnummer nach Hause weiterleiten |
| Ansässiges Unternehmen | Jede Person des Unternehmens sieht die Adresse des Sitzes und entscheidet, was mit dessen Post geschieht |
So funktioniert es
Einschalten und die Adresse hinterlegen
Unter Einstellungen › Coworking hat die Karte Virtuelles Büro den Schalter und die Geschäftsadresse: Land, PLZ, Straße und Ort (Pflicht), dazu Hausnummer, Zusatz, Ortsteil und Bundesland / Kanton. Ohne Adresse lässt es sich nicht einschalten („Um das virtuelle Büro einzuschalten, füllen Sie die Geschäftsadresse aus.“). Owner und Administrator ändern; der Rest des Teams liest nur.
Die Karte Pläne und Produkte mit virtuellem Büro listet, was den Dienst enthält, mit dem Etikett Plan oder Produkt (und Inaktiv, falls zutreffend), und den Links Pläne öffnen und Produkte öffnen.
Wer das virtuelle Büro hat
Im Editor der Abrechnungsoption eines Plans oder des Produkts gibt es den Schalter Enthält virtuelles Büro („Wer diesen Plan oder dieses Produkt hat, sieht die Geschäftsadresse der Community und entscheidet, was mit seiner Post geschieht.“). Den Dienst hat:
- wer ein laufendes Abonnement (aktiv, im Test oder in der Zahlungsfrist) oder einen Kauf mit Zugang zu einem markierten Plan oder Produkt hat;
- die Person, deren Unternehmen diesen Plan oder dieses Produkt hat;
- die Person, die zu einem aktiven Coworking-Unternehmen mit der Art der Nutzung Virtuelles Büro gehört.
Wer ihn hat, sieht die Karte Ihre Geschäftsadresse („Nutzen Sie diese Adresse als Firmensitz und für den Empfang Ihrer Post.“), mit Kopieren und der Herkunft („Enthalten in: …“), unter Mein Unternehmen und unter Meine Pakete. Wer ihn nicht hat, sieht nichts.
Der Brief und der Auftrag
Der Empfang erfasst die Post in den Paketen, mit der Art Brief und dem Foto des Umschlags; der Empfänger bekommt die übliche Benachrichtigung. Ist der Brief für jemanden ohne den Dienst, warnt der Erfassungsbildschirm „Kein aktives virtuelles Büro: Diese Person oder dieses Unternehmen hat keinen Plan, der es enthält.“, und der Brief wird trotzdem erfasst.
Auf der Seite des Briefs sieht, wer den Dienst hat, Was mit dem Brief geschehen soll:
| Wahl | Was passiert |
|---|---|
| Ich hole ihn ab | Der Empfang bewahrt den Brief auf, bis du ihn abholst |
| Weiterleiten | Du wählst unter Senden an eine deiner gespeicherten Adressen (oder fügst eine hinzu), mit optionalem Hinweis; der Empfang verschickt ihn |
| Entsorgen | Der Empfang entsorgt den Brief. Der Auftrag bleibt mit deinem Namen und dem Datum gespeichert; danach lässt er sich nicht rückgängig machen |
Jeder Brief hat jeweils einen offenen Auftrag. Solange der Empfang ihn nicht als erledigt markiert, kann die auftraggebende Person Auftrag stornieren, und der Brief bleibt aufbewahrt. Aufträge gelten nur für Briefe, die noch auf Abholung warten. Beim Brief eines Unternehmens kann jede aktuelle Person des Unternehmens mit Zugang zum Bereich einen Auftrag geben; nur wer ihn gegeben hat, storniert.
Die Weiterleitungsadressen gehören dir: bis zu 5, mit Namen („Zuhause“, „Büro“) und Empfänger. Nur du siehst sie; der Empfang sieht nur die Adresse des Briefs, den du weiterleiten lässt, und eine Adresse zu entfernen ändert keine bereits beauftragte Weiterleitung.
Die Liste des Empfangs
Für das Team bekommt der Pakete-Bereich den Tab Aufträge: die Aufträge Offen (die ältesten zuerst), Erledigt und Storniert, mit der Art des Auftrags und wer ihn gegeben hat. Als erledigt markieren, in der Liste oder auf der Seite des Briefs, schließt den Brief ab:
| Auftrag | Der Brief wird zu |
|---|---|
| Ich hole ihn ab | Abgeholt („Abholung bestätigen“) |
| Weiterleiten | Weitergeleitet, mit Versanddienst und Sendungsnummer (optional) |
| Entsorgen | Entsorgt, auf Wunsch des Empfängers |
Bei einer Weiterleitung erhält die auftraggebende Person die E-Mail „Deine Post wurde weitergeleitet“, mit Adresse, Versanddienst, Sendungsnummer und Datum, in derselben Kategorie wie die Benachrichtigungen der Pakete unter E-Mails dieser Community. Der Status Weitergeleitet erscheint in den Filtern der Warteschlange und im Verlauf des Mitglieds.
Wer den Zugang verloren hat
Wer den Pakete-Bereich nicht mehr öffnen kann (Plan, Gruppe oder Unternehmen verlassen), gibt keinen Auftrag und storniert nicht. Wer das virtuelle Büro verloren hat, gibt auch keinen neuen Auftrag; der Empfang schließt die Aufträge in der Liste trotzdem ab oder storniert sie.
Schritt für Schritt
Das virtuelle Büro einschalten
Rolle: Owner oder Administrator.
- Öffne Einstellungen › Coworking.
- Fülle die Geschäftsadresse aus und schalte Virtuelles Büro ein.
- Tippe auf Speichern.
- Schalte im Editor jeder Abrechnungsoption oder jedes Produkts, das den Dienst enthält (unter Monetarisierung), Enthält virtuelles Büro ein und speichere. Für ein ansässiges Unternehmen wähle Virtuelles Büro unter Art der Nutzung.
Sagen, was mit einem Brief geschehen soll
Rolle: der Empfänger mit virtuellem Büro.
- Öffne den Brief unter Meine Pakete.
- Tippe unter Was mit dem Brief geschehen soll auf Ich hole ihn ab, Weiterleiten oder Entsorgen.
- Wähle bei der Weiterleitung die Adresse unter Senden an (oder Adresse hinzufügen) und tippe auf Weiterleitung beauftragen.
Den Auftrag als erledigt markieren
Rolle: Team.
- Öffne im Pakete-Bereich den Tab Aufträge.
- Tippe beim Auftrag auf Als erledigt markieren.
- Fülle bei der Weiterleitung den Versanddienst („z. B. DHL“) und die Sendungsnummer aus und tippe auf Weiterleitung bestätigen.
Häufige Fehler und wie du sie behebst
| Meldung oder Situation | Was zu tun ist |
|---|---|
| „Du hast in dieser Community kein aktives virtuelles Büro.“ | Der Plan oder das Produkt enthält den Dienst nicht, oder das Abonnement ist nicht aktiv |
| „Für diesen Brief gibt es bereits eine offene Anfrage.“ | Storniere den aktuellen Auftrag, bevor du etwas anderes wählst |
| „Dieser Brief ist bereits abgeschlossen.“ | Der Brief wurde schon abgeholt, weitergeleitet, zurückgesendet oder entsorgt |
| „Anfragen gelten nur für Briefe.“ | Pakete folgen der normalen Abholung der Pakete |
| „Du kannst höchstens 5 Adressen speichern.“ | Entferne eine Adresse, bevor du eine neue hinzufügst |
Häufige Fragen
Öffnet und scannt der Empfang den Brief? Nein. Der Kunde sieht das Foto des Umschlags, wie bei jedem Paket.
Berechnet Memberfy den Versand der Weiterleitung? Nein. Die Portokosten sind im Plan enthalten oder werden vom Coworking separat berechnet.
Kommt die Domizilbescheinigung von Memberfy? Nein. Das regelt der Vertrag des Coworkings.
Mit dem Assistenten
Der Kunde fragt nach der Geschäftsadresse (get_my_virtual_office), verwaltet die Weiterleitungsadressen und gibt oder storniert den Auftrag für einen Brief (create_parcel_request, cancel_parcel_request). Das Team schaltet den Dienst ein und hinterlegt die Adresse (update_virtual_office_settings), prüft, ob ein Empfänger den Dienst hat, sieht die Liste (list_parcel_requests) und markiert als erledigt (complete_parcel_request, mit Bestätigung). Siehe Werkzeuge · Pakete.
In der API
Mit X-CommunityId im Header: GET und PUT /api/virtual-office/settings, GET /api/virtual-office/me (Ihre Geschäftsadresse), GET /api/virtual-office/recipient-status, GET, POST, PATCH und DELETE /api/virtual-office/me/addresses, POST und DELETE /api/parcels/parcels/{parcelId}/request, POST .../request/complete und GET /api/parcels/spaces/{spaceId}/requests (die Liste). Das Produkt bekommt includesVirtualOffice, das Paket den Status FORWARDED. Die vollständige, aus der API erzeugte Referenz steht im Tag VirtualOffice der API-Referenz, sobald es in die Communities kommt.