Escritório virtual

O escritório virtual é o serviço do coworking que dá a uma pessoa ou empresa um endereço comercial (para usar como sede e receber correspondência) sem uma secretária no local. Na Memberfy, o cliente vê o endereço que contratou, é avisado de cada carta que chega pelas Encomendas, com a fotografia do envelope, e escolhe o que fazer: Vou levantar, Reencaminhar ou Descartar. A receção executa e marca como feito.

#Para que serve

#Como funciona

#Ativar e registar o endereço

Em Definições › Coworking, o cartão Escritório virtual tem o interruptor e o Endereço comercial: País, Código postal, Logradouro e Cidade (obrigatórios), mais Número, Complemento, Localidade e Distrito. Sem o endereço, não é possível ativar ("Para ativar o escritório virtual, preencha o endereço comercial."). O proprietário e o administrador alteram; o resto da equipa só consulta.

O cartão Planos e produtos com escritório virtual lista o que inclui o serviço, com o selo Plano ou Produto (e Inativo, se for o caso), e os atalhos Abrir planos e Abrir produtos.

#Quem tem o escritório virtual

No editor da opção de faturação de um plano, ou do produto, o interruptor Inclui escritório virtual ("Quem tem este plano ou produto vê o endereço comercial da comunidade e escolhe o que fazer com a correspondência."). Tem o serviço:

• quem tem uma subscrição viva (ativa, em teste ou no prazo de pagamento) ou uma compra com acesso de um plano ou produto assinalado;
• a pessoa cuja empresa tem esse plano ou produto;
• a pessoa ligada a uma empresa ativa do coworking com o Tipo de residência Escritório virtual.

Quem o tem vê o cartão Seu endereço comercial ("Use este endereço como sede da sua empresa e para receber correspondência."), com Copiar e a origem ("Incluído em: …"), em A minha empresa e em As minhas encomendas. Quem não o tem não vê nada.

#A carta e o pedido

A receção regista a correspondência nas Encomendas, com o tipo Carta e a fotografia do envelope; o destinatário recebe o aviso habitual. Se a carta é para alguém sem o serviço, o ecrã de registo avisa "Sem escritório virtual ativo: esta pessoa ou empresa não tem plano que o inclua.", e a carta é registada na mesma.

Na página da carta, quem tem o serviço vê O que fazer com a carta:

Cada carta tem um pedido aberto de cada vez. Enquanto a receção não marca como feito, quem pediu pode Cancelar pedido, e a carta continua guardada. Os pedidos valem só para cartas ainda a aguardar levantamento. Na carta de uma empresa, qualquer pessoa atual da empresa com acesso ao espaço pede; só quem pediu cancela.

Os endereços de reencaminhamento são seus: até 5, com nome ("Casa", "Escritório") e destinatário. Só você os vê; a receção vê apenas o endereço da carta que pediu para reencaminhar, e remover um endereço não altera um reencaminhamento já pedido.

#A fila da receção

Para a equipa, o espaço Encomendas ganha o separador Pedidos: os pedidos Pendentes (os mais antigos primeiro), Feitos e Cancelados, com o tipo de pedido e quem pediu. Marcar como feito, na fila ou na página da carta, fecha a carta:

Ao reencaminhar, quem pediu recebe o e-mail "A sua correspondência foi reencaminhada", com o endereço, a transportadora, o seguimento e a data, na mesma categoria dos avisos de Encomendas em E-mails desta comunidade. A situação Reencaminhada entra nos filtros da fila e no histórico do membro.

#Quem perdeu o acesso

Quem já não abre o espaço Encomendas (saiu do plano, do grupo ou da empresa) não pede nem cancela. Quem perdeu o escritório virtual também não faz pedidos novos; a receção ainda conclui ou cancela os pedidos que estão na fila.

#Passo a passo

#Ativar o escritório virtual

Papel: proprietário ou administrador.

1. Abra Definições › Coworking.
2. Preencha o Endereço comercial e ative Escritório virtual.
3. Toque em Guardar.
4. No editor de cada opção de faturação ou produto que inclui o serviço (em Monetização), ative Inclui escritório virtual e guarde. Para uma empresa residente, escolha Escritório virtual em Tipo de residência.

#Pedir o que fazer com uma carta

Papel: o destinatário com escritório virtual.

1. Abra a carta em As minhas encomendas.
2. Em O que fazer com a carta, toque em Vou levantar, Reencaminhar ou Descartar.
3. No reencaminhamento, escolha o endereço em Enviar para (ou Adicionar endereço) e toque em Pedir reencaminhamento.

#Marcar o pedido como feito

Papel: equipa.

1. No espaço Encomendas, abra o separador Pedidos.
2. No pedido, toque em Marcar como feito.
3. No reencaminhamento, preencha a transportadora ("Ex.: CTT") e o código de seguimento e toque em Confirmar reencaminhamento.

#Erros comuns e como resolver

#Perguntas frequentes

A receção abre e digitaliza a carta? Não. O cliente vê a fotografia do envelope, como em qualquer encomenda.

A Memberfy cobra o envio do reencaminhamento? Não. O custo do envio entra no plano ou é cobrado pelo coworking à parte.

A declaração de domiciliação sai da Memberfy? Não. O contrato do coworking trata disso.

#Pelo assistente

O cliente pergunta o endereço comercial (get_my_virtual_office), gere os endereços de reencaminhamento e pede ou cancela o que fazer com uma carta (create_parcel_request, cancel_parcel_request). A equipa ativa o serviço e regista o endereço (update_virtual_office_settings), confirma se um destinatário tem o serviço, vê a fila (list_parcel_requests) e marca como feito (complete_parcel_request, com confirmação). Ver Ferramentas · Encomendas.

#Na API

Com X-CommunityId no cabeçalho: GET e PUT /api/virtual-office/settings, GET /api/virtual-office/me (Seu endereço comercial), GET /api/virtual-office/recipient-status, GET, POST, PATCH e DELETE /api/virtual-office/me/addresses, POST e DELETE /api/parcels/parcels/{parcelId}/request, POST .../request/complete e GET /api/parcels/spaces/{spaceId}/requests (a fila). O produto ganha includesVirtualOffice, e a encomenda, o estado FORWARDED. A referência completa, gerada da API, fica na tag VirtualOffice da Referência da API quando chegar às comunidades.

#Relacionados

• Encomendas
• Empresas
• Planos
• Produtos
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