Wie lange Daten aufbewahrt werden
Die Aufbewahrungsfrist für Daten von Gästen und abgeschlossenen Paketen in jedem Anwesenheits- und Pakete-Bereich (6 bis 60 Monate, Standard 12), die 7-Tage-Regel beim Verkürzen der Frist, das Aktivitätsprotokoll nach 2 Jahren und was nicht unter diese Regel fällt.
Demnächst Bald in den Communitys: Die automatische Anonymisierung ist noch nicht in Betrieb: Die Fristen unten gelten, sobald sie eingeschaltet ist.
Manche Daten von Personen, die keine Mitglieder sind, etwa der Name eines Gastes oder der Absender eines Pakets, müssen nicht für immer gespeichert bleiben. Jeder Bereich legt fest, wie lange sie bleiben; danach anonymisiert Memberfy sie: Die personenbezogenen Daten werden gelöscht, der Eintrag bleibt, damit Zählungen und Berichte stimmen.
Wofür es gut ist
Damit die Community nur speichert, was sie braucht, und nur so lange, wie sie es braucht, wie es die DSGVO (und das LGPD) verlangt: Personenbezogene Daten Dritter, die nicht mehr gebraucht werden, verschwinden von selbst, ohne dass das Team ans Löschen denken muss.
So funktioniert es
Die Frist jedes Bereichs
Die Bereiche Anwesenheit und Pakete haben eine Aufbewahrungsfrist in Monaten:
| Standard | 12 Monate |
| Minimum | 6 Monate |
| Maximum | 60 Monate (5 Jahre) |
Jeder Bereich hat seine eigene Frist. Ein Bereich, der sie nie geändert hat, nutzt die 12 Monate.
Wo es steht. Unter Bereich konfigurieren (Leiste Anwesenheit verwalten oder Pakete verwalten), im Feld Aufbewahrungsfrist (Monate). Bei Anwesenheit: "Nach Ablauf dieser Frist werden Name, Firma und Telefon von Gästen und Voranmeldungen gelöscht. 6 bis 60 Monate; Standard ist 12." Bei Paketen: "Nach Ablauf dieser Frist verlieren abgeschlossene Pakete Fotos, Absender, Sendungsnummer, Notizen und den Namen der abholenden Person." Das Feld sehen nur Eigentümer und Administrator, und es erscheint nicht beim Anlegen des Bereichs: Ein neuer Bereich startet mit 12 Monaten.
Eine Verkürzung gilt erst nach 7 Tagen. Wenn du die Frist eines Bereichs verkürzt, zählt die neue Frist erst 7 Tage nach der Änderung. Bis dahin gilt die bisherige Frist, und du kannst die Änderung zurücknehmen, ohne etwas zu verlieren. Eine Verlängerung gilt sofort. Jede Friständerung landet in den Logs, mit vorher und nachher.
Vor dem Speichern siehst du die Wirkung. Beim Speichern einer anderen Frist zeigt das Fenster Aufbewahrungsfrist ändern? "Von 12 auf 6 Monate." und "Mit der neuen Frist würde die tägliche Routine heute anonymisieren:", mit den Zahlen (Gastbesuche, Voranmeldungen, Abgeschlossene Pakete, Fotos, Verlaufseinträge). Bei einer Verkürzung weist es darauf hin: "Die Verkürzung gilt erst ab … Bis dahin bleibt die Frist von 12 Monaten in Kraft."; du bestätigst mit Bestätigen und speichern. Solange die Verkürzung noch nicht gilt, zeigt das Feld "Verkürzung auf 6 Monate gilt ab …". Der KI-Assistent zeigt dieselbe Zahl, wenn er um Bestätigung bittet.
Gäste
In einem Bereich Anwesenheit speichert der Besuch eines Gastes (einer Person, die kein Mitglied ist) seinen Namen, sein Unternehmen und seine Telefonnummer. Nach Ablauf der Frist des Bereichs ab der Ankunft wird der Besuch anonymisiert:
- Name, Unternehmen und Telefonnummer des Gastes werden entfernt;
- der Besuch bleibt, mit den Zeiten und wer ihn empfangen hat, für die Zählung und die Anwesenheitsberichte.
Dasselbe gilt für den vorab angemeldeten Gast über Besucher: Nach Ablauf der Frist des Anwesenheits-Bereichs, in dem er ankommt, gezählt ab dem erwarteten Tag, werden Name, Unternehmen, E-Mail und Telefonnummer entfernt.
Abgeschlossene Pakete
In einem Bereich Pakete wird ein abgeschlossenes Paket (abgeholt, zurückgeschickt oder entsorgt) nach Ablauf der Frist des Bereichs ab Eingang und Abschluss anonymisiert:
- Absender, Sendungsnummer, Notizen, der Name einer Person, die für jemand anderen abgeholt hat, der Abschlussgrund und der Abholcode werden entfernt;
- die Fotos werden gelöscht;
- der Verlauf des Pakets verliert dieselben Daten;
- das Paket bleibt in der Liste, mit den Daten und dem Mitglied, das es erhalten hat.
Ein Paket, das auf Abholung wartet, wird nie anonymisiert, egal wie alt es ist: Die Frist beginnt erst, wenn es abgeschlossen ist.
Auf dem Bildschirm. Ein anonymisierter Besuch, eine Voranmeldung oder ein Paket bleibt in der Liste und im Detail, mit "Daten durch die Aufbewahrungsfrist entfernt" anstelle der gelöschten Daten. Beim Paket bleibt der Name der empfangenden Person, weil er dem Mitglied gehört.
Das Aktivitätsprotokoll des Teams
Das Logs speichert bei jeder Änderung, wie der Eintrag vorher und nachher aussah. Nach 2 Jahren wird dieses Vorher-Nachher-Detail entfernt. Das Protokoll zeigt weiterhin, wer was an welchem Eintrag wann getan hat. Diese Frist ist eine der Plattform und ändert sich nicht pro Community.
Was nicht unter diese Regel fällt
- Der Besuch eines Mitglieds und das Mitglied, das ein Paket erhält, sind Daten des Mitglieds selbst. Sie werden nicht nach Frist anonymisiert: Sie folgen der Kontolöschung, wenn das Mitglied sie beantragt.
- Bestellungen, Zahlungen und Rechnungen bleiben so lange, wie das Gesetz es für Finanzunterlagen verlangt.
- Die anderen Fristen, die Memberfy schon anwendet, etwa die 90 Tage für abgebrochene Warenkörbe, bleiben, wie sie sind. Siehe Nutzungsbedingungen › Personenbezogene Daten.
Wer kann
Owner und Admin ändern die Frist eines Bereichs. Die Anonymisierung hängt von niemandem ab: Sie läuft von selbst.
Beispiele
- Coworking mit Empfang. Anwesenheit mit 12 Monaten: Der Besuch eines Gastes vom März 2026 verliert Name und Telefonnummer im März 2027; die Zahl der Besuche des Monats bleibt gleich.
- Bürogebäude. Pakete mit 6 Monaten: Ein Paket, das am 10. Januar abgeholt wurde, verliert Absender und Fotos am 10. Juli. Ein Paket, das im Januar ankam und noch am Empfang liegt, verliert nichts.
- Von 24 auf 6 Monate verkürzen. Die Änderung vom 1. Dezember gilt ab dem 8. Dezember.
Häufige Fragen
Lässt sich die Anonymisierung rückgängig machen? Nein. Gelöschte Daten kommen nicht zurück. Wenn du sie länger brauchst, verlängere die Frist vorher.
Warum dauert das Verkürzen 7 Tage? Damit ein Versehen nicht auf einmal Monate an Einträgen löscht. Während der 7 Tage kannst du zur vorherigen Frist zurückkehren.
Löscht die Anonymisierung den Besuch? Nein. Der Besuch bleibt, ohne die Daten des Gastes. Zählungen und Berichte bleiben gleich.
Wo ändere ich die Frist auf dem Bildschirm? Unter Bereich konfigurieren, im Feld Aufbewahrungsfrist (Monate), als Eigentümer oder Administrator. Siehe Die Frist jedes Bereichs.
In der API
Die Frist steht in moduleConfig.attendance.retentionMonths (Anwesenheit) und moduleConfig.parcels.retentionMonths (Pakete), eine ganze Zahl von Monaten, beim Anlegen oder Bearbeiten des Bereichs. Außerhalb des Bereichs: 400 mit param moduleConfig.<modul>.retentionMonths. Siehe putSpacesById. Anonymisierte Besuche, Gäste und Pakete kommen mit anonymized: true.
Vor dem Speichern liefert GET /api/spaces/{id}/retention-preview?months=N (Eigentümer und Administrator) die geltende Frist, wie viele Einträge wegfallen würden (counts) und bei einer Verkürzung effectiveAt (7 Tage später); solange die Verkürzung noch nicht gilt, enthält die Konfiguration retentionMonthsPrevious und retentionMonthsEffectiveAt. Siehe getSpacesByIdRetentionPreview. Über den Assistenten akzeptieren create_space und update_space retention_months in Bereichen für Anwesenheit und Pakete; ändert sich die Frist, fragt update_space nach Bestätigung, mit vorher und nachher, der Zahl der Einträge, die heute anonymisiert würden, und bei einer Verkürzung dem Datum, ab dem sie gilt.