Por quanto tempo os dados ficam guardados

Em breve Chegando às comunidades: a anonimização automática ainda não está em funcionamento: os prazos abaixo passam a valer quando ela for ligada.

Alguns dados de quem não é membro, como o nome de um convidado ou o remetente de uma encomenda, não precisam ficar guardados para sempre. Cada espaço define por quanto tempo eles ficam; depois disso, a Memberfy anonimiza: apaga o dado pessoal e mantém o registro, para as contagens e os relatórios continuarem certos.

#Para que serve

Para a comunidade guardar só o que precisa, pelo tempo que precisa, como pede a LGPD (e o GDPR): dado pessoal de terceiros que ficou sem uso sai sozinho, sem a equipe ter de lembrar de apagar.

#Como funciona

#O prazo de cada espaço

Os espaços de Presença e de Encomendas têm um prazo de guarda, em meses:

Cada espaço tem o seu prazo. Um espaço que nunca mudou usa os 12 meses.

Onde fica. Em Configurar espaço (barra Gerenciar presença ou Gerenciar encomendas), o campo Prazo de guarda (meses). Na Presença: "Depois desse prazo, o nome, a empresa e o telefone de visitantes e pré-cadastros são apagados. De 6 a 60 meses; o padrão é 12." Nas Encomendas: "Depois desse prazo, as encomendas já fechadas perdem as fotos, o remetente, o rastreio, as observações e o nome de quem retirou." O campo é só do proprietário e do administrador e não aparece ao criar o espaço: um espaço novo começa com 12 meses.

Reduzir o prazo só vale depois de 7 dias. Se você diminui o prazo de um espaço, o novo prazo passa a contar 7 dias depois da mudança. Até lá, vale o prazo anterior, e dá para voltar atrás sem perder nada. Aumentar vale na hora. Toda troca de prazo fica no registro de atividades, com o antes e o depois.

Antes de salvar, você vê o efeito. Ao salvar um prazo diferente, a janela Mudar o prazo de guarda? mostra "De 12 para 6 meses." e "Com o novo prazo, a rotina diária anonimizaria hoje:", com as contagens (Visitas de visitantes, Pré-cadastros, Encomendas fechadas, Fotos, Registros do histórico). Numa redução, avisa "A redução só vale a partir de … Até lá, continua valendo o prazo de 12 meses."; você confirma em Confirmar e salvar. Enquanto a redução não vale, o campo mostra "Redução para 6 meses vale a partir de …". O assistente de IA mostra a mesma contagem quando pede a confirmação.

#Convidados

Num espaço de Presença, a visita de um convidado (quem não é membro) guarda o nome, a empresa e o telefone dele. Passado o prazo do espaço depois da chegada, a visita é anonimizada:

• o nome, a empresa e o telefone do convidado saem;
• a visita fica, com as datas e quem recebeu, para a contagem e os relatórios de presença.

O mesmo vale para o convidado cadastrado antes pelo Visitantes: passado o prazo do espaço de Presença onde ele chega, contado do dia esperado, o nome, a empresa, o e-mail e o telefone saem.

#Encomendas fechadas

Num espaço de Encomendas, uma encomenda fechada (retirada, devolvida ou descartada) é anonimizada passado o prazo do espaço depois de recebida e fechada:

• saem o remetente, o código de rastreio, as observações, o nome de quem retirou por outra pessoa, o motivo do fechamento e o código de retirada;
• as fotos são apagadas;
• o histórico da encomenda perde os mesmos dados;
• a encomenda fica na lista, com as datas e o membro que recebeu.

Encomenda aguardando retirada nunca é anonimizada, por mais antiga que seja: o prazo só começa a contar quando ela fecha.

Na tela. A visita, o pré-cadastro ou a encomenda anonimizada continua na lista e no detalhe, com "Dados removidos pelo prazo de guarda" no lugar dos dados apagados. Na encomenda, o nome de quem recebe fica, porque é do membro.

#O registro de atividades da equipe

O registro de atividades guarda, em cada alteração, como o item estava antes e como ficou depois. Depois de 2 anos, esse detalhe de antes e depois sai. O registro continua mostrando quem fez, o quê, em qual item e quando. Esse prazo é da plataforma e não muda por comunidade.

#O que não entra nessa regra

• A visita de um membro e o membro que recebe uma encomenda são dados do próprio membro. Eles não são anonimizados por prazo: seguem a exclusão da conta, quando o membro pede.
• Pedidos, pagamentos e notas ficam pelo prazo que a lei exige para registros financeiros.
• Os outros prazos que a Memberfy já aplica, como os 90 dias do carrinho abandonado, continuam como estão. Ver Termos de uso › Dados pessoais.

#Quem pode

O proprietário e o administrador mudam o prazo de um espaço. A anonimização não depende de ninguém: ela roda sozinha.

#Exemplos

• Coworking com recepção. Presença com 12 meses: a visita de um convidado de março de 2026 perde o nome e o telefone em março de 2027; a contagem de visitas do mês continua a mesma.
• Prédio comercial. Encomendas com 6 meses: um pacote retirado em 10 de janeiro perde o remetente e as fotos em 10 de julho. Um pacote que chegou em janeiro e continua na recepção não perde nada.
• Reduzir de 24 para 6 meses. A mudança feita em 1º de dezembro passa a valer em 8 de dezembro.

#Perguntas frequentes

Dá para desfazer a anonimização? Não. O dado apagado não volta. Se precisa guardar por mais tempo, aumente o prazo antes.

Por que reduzir o prazo demora 7 dias? Para um engano não apagar de uma vez meses de registros. Durante os 7 dias, dá para voltar ao prazo anterior.

A anonimização apaga a visita? Não. A visita fica, sem os dados do convidado. As contagens e os relatórios continuam iguais.

Onde mudo o prazo na tela? Em Configurar espaço, no campo Prazo de guarda (meses), como proprietário ou administrador. Ver Onde fica.

#Na API

O prazo fica em moduleConfig.attendance.retentionMonths (Presença) e moduleConfig.parcels.retentionMonths (Encomendas), um inteiro de meses, ao criar ou editar o espaço. Fora da faixa: 400 com param moduleConfig.<módulo>.retentionMonths. Ver putSpacesById. Visitas, convidados e encomendas anonimizados vêm com anonymized: true.

Antes de salvar, GET /api/spaces/{id}/retention-preview?months=N (proprietário e administrador) devolve o prazo em vigor, quantos registros sairiam (counts) e, numa redução, effectiveAt (7 dias depois); enquanto a redução não vale, a configuração traz retentionMonthsPrevious e retentionMonthsEffectiveAt. Ver getSpacesByIdRetentionPreview. Pelo assistente, create_space e update_space aceitam retention_months nos espaços de Presença e de Encomendas; ao mudar o prazo, update_space pede confirmação com o antes e o depois, a contagem do que seria anonimizado hoje e, numa redução, a data em que ela passa a valer.

#Relacionados

• Presença
• Encomendas
• Visitantes
• Registros de atividades
• Excluir sua conta
• Baixar os seus dados
• Termos de uso