Cuánto tiempo se guardan los datos
El plazo de conservación de los datos de invitados y de paquetes cerrados en cada espacio de Presencia y de Paquetería (6 a 60 meses, 12 por defecto), la regla de los 7 días para reducir el plazo, los logs pasados 2 años y lo que no entra en esta regla.
Próximamente Llega a las comunidades: la anonimización automática todavía no está en funcionamiento: los plazos de abajo empiezan a valer cuando se active.
Algunos datos de quien no es miembro, como el nombre de un invitado o el remitente de un paquete, no tienen por qué guardarse para siempre. Cada espacio define cuánto tiempo se conservan; después, Memberfy los anonimiza: borra el dato personal y mantiene el registro, para que los recuentos y los informes sigan siendo correctos.
Para qué sirve
Para que la comunidad guarde solo lo que necesita, durante el tiempo que lo necesita, como piden el RGPD y la LGPD: los datos personales de terceros que ya no se usan desaparecen solos, sin que el equipo tenga que acordarse de borrarlos.
Cómo funciona
El plazo de cada espacio
Los espacios de Presencia y de Paquetería tienen un plazo de conservación, en meses:
| Por defecto | 12 meses |
| Mínimo | 6 meses |
| Máximo | 60 meses (5 años) |
Cada espacio tiene su plazo. Un espacio que nunca lo cambió usa los 12 meses.
Dónde está. En Configurar espacio (barra Gestionar presencia o Gestionar paquetes), el campo Plazo de conservación (meses). En Presencia: "Después de este plazo, se borran el nombre, la empresa y el teléfono de visitantes y prerregistros. De 6 a 60 meses; el valor predeterminado es 12." En Paquetería: "Después de este plazo, los paquetes ya cerrados pierden las fotos, el remitente, el seguimiento, las notas y el nombre de quien los retiró." El campo es solo del propietario y del administrador y no aparece al crear el espacio: un espacio nuevo empieza con 12 meses.
Reducir el plazo solo vale pasados 7 días. Si reduces el plazo de un espacio, el nuevo plazo empieza a contar 7 días después del cambio. Hasta entonces vale el plazo anterior, y puedes dar marcha atrás sin perder nada. Aumentarlo vale al momento. Cada cambio de plazo queda en los logs, con el antes y el después.
Antes de guardar, ves el efecto. Al guardar un plazo distinto, la ventana ¿Cambiar el plazo de conservación? muestra "De 12 a 6 meses." y "Con el nuevo plazo, la rutina diaria anonimizaría hoy:", con los recuentos (Visitas de visitantes, Prerregistros, Paquetes cerrados, Fotos, Registros del historial). En una reducción, avisa "La reducción solo rige desde el … Hasta entonces, sigue vigente el plazo de 12 meses."; confirmas con Confirmar y guardar. Mientras la reducción no rige, el campo muestra "La reducción a 6 meses rige desde el …". El asistente de IA muestra el mismo recuento cuando pide la confirmación.
Invitados
En un espacio de Presencia, la visita de un invitado (quien no es miembro) guarda su nombre, su empresa y su teléfono. Pasado el plazo del espacio desde la llegada, la visita se anonimiza:
- el nombre, la empresa y el teléfono del invitado se borran;
- la visita se queda, con las fechas y quién lo recibió, para el recuento y los informes de presencia.
Lo mismo vale para el invitado registrado de antemano en Visitantes: pasado el plazo del espacio de Presencia al que llega, contado desde el día previsto, se borran el nombre, la empresa, el e-mail y el teléfono.
Paquetes cerrados
En un espacio de Paquetería, un paquete cerrado (retirado, devuelto o descartado) se anonimiza pasado el plazo del espacio desde que se recibió y se cerró:
- se borran el remitente, el código de seguimiento, las observaciones, el nombre de quien retiró por otra persona, el motivo del cierre y el código de retirada;
- las fotos se eliminan;
- el historial del paquete pierde los mismos datos;
- el paquete se queda en la lista, con las fechas y el miembro que lo recibió.
Un paquete pendiente de retirada nunca se anonimiza, por antiguo que sea: el plazo solo empieza a contar cuando se cierra.
En la pantalla. La visita, el prerregistro o el paquete anonimizado sigue en la lista y en el detalle, con "Datos eliminados por el plazo de conservación" en lugar de los datos borrados. En el paquete, el nombre de quien lo recibe se queda, porque es del miembro.
Los logs del equipo
Los logs guardan, en cada cambio, cómo estaba el elemento antes y cómo quedó después. Pasados 2 años, ese detalle de antes y después se borra. El registro sigue mostrando quién hizo qué, en qué elemento y cuándo. Este plazo es de la plataforma y no cambia por comunidad.
Lo que no entra en esta regla
- La visita de un miembro y el miembro que recibe un paquete son datos del propio miembro. No se anonimizan por plazo: siguen la eliminación de la cuenta, cuando el miembro la pide.
- Pedidos, pagos y facturas se conservan durante el plazo que exige la ley para los registros financieros.
- Los demás plazos que Memberfy ya aplica, como los 90 días del carrito abandonado, siguen como están. Consulta Términos de uso › Datos personales.
Quién puede
El propietario y el administrador cambian el plazo de un espacio. La anonimización no depende de nadie: se ejecuta sola.
Ejemplos
- Coworking con recepción. Presencia con 12 meses: la visita de un invitado de marzo de 2026 pierde el nombre y el teléfono en marzo de 2027; el recuento de visitas del mes sigue igual.
- Edificio de oficinas. Paquetería con 6 meses: un paquete retirado el 10 de enero pierde el remitente y las fotos el 10 de julio. Un paquete que llegó en enero y sigue en la recepción no pierde nada.
- Reducir de 24 a 6 meses. El cambio hecho el 1 de diciembre empieza a valer el 8 de diciembre.
Preguntas frecuentes
¿Se puede deshacer la anonimización? No. El dato borrado no vuelve. Si necesitas guardarlo más tiempo, aumenta el plazo antes.
¿Por qué reducir el plazo tarda 7 días? Para que un error no borre de golpe meses de registros. Durante los 7 días, puedes volver al plazo anterior.
¿La anonimización borra la visita? No. La visita se queda, sin los datos del invitado. Los recuentos y los informes siguen igual.
¿Dónde cambio el plazo en la pantalla? En Configurar espacio, en el campo Plazo de conservación (meses), como propietario o administrador. Consulta El plazo de cada espacio.
En la API
El plazo está en moduleConfig.attendance.retentionMonths (Presencia) y moduleConfig.parcels.retentionMonths (Paquetería), un número entero de meses, al crear o editar el espacio. Fuera del rango: 400 con param moduleConfig.<módulo>.retentionMonths. Consulta putSpacesById. Las visitas, los invitados y los paquetes anonimizados vienen con anonymized: true.
Antes de guardar, GET /api/spaces/{id}/retention-preview?months=N (propietario y administrador) devuelve el plazo vigente, cuántos registros saldrían (counts) y, en una reducción, effectiveAt (7 días después); mientras la reducción no vale, la configuración trae retentionMonthsPrevious y retentionMonthsEffectiveAt. Consulta getSpacesByIdRetentionPreview. Por el asistente, create_space y update_space aceptan retention_months en los espacios de Presencia y de Paquetería; al cambiar el plazo, update_space pide confirmación con el antes y el después, el recuento de lo que se anonimizaría hoy y, en una reducción, la fecha en que empieza a regir.