Durante quanto tempo os dados ficam guardados

Em breve A chegar às comunidades: a anonimização automática ainda não está a funcionar: os prazos abaixo passam a valer quando for ligada.

Alguns dados de quem não é membro, como o nome de um convidado ou o remetente de uma encomenda, não precisam de ficar guardados para sempre. Cada espaço define durante quanto tempo ficam; depois disso, a Memberfy anonimiza: apaga o dado pessoal e mantém o registo, para as contagens e os relatórios continuarem certos.

#Para que serve

Para a comunidade guardar só o que precisa, durante o tempo de que precisa, como pede o RGPD (e a LGPD): dados pessoais de terceiros que ficaram sem uso saem sozinhos, sem a equipa ter de se lembrar de os apagar.

#Como funciona

#O prazo de cada espaço

Os espaços de Presença e de Encomendas têm um prazo de conservação, em meses:

Cada espaço tem o seu prazo. Um espaço que nunca o alterou usa os 12 meses.

Onde fica. Em Configurar espaço (barra Gerenciar presença ou Gerir encomendas), o campo Prazo de guarda (meses). Na Presença: "Depois desse prazo, o nome, a empresa e o telefone de visitantes e pré-registos são apagados. De 6 a 60 meses; o padrão é 12." Nas Encomendas: "Depois desse prazo, as encomendas já fechadas perdem as fotografias, o remetente, o seguimento, as observações e o nome de quem levantou." O campo é só do proprietário e do administrador e não aparece ao criar o espaço: um espaço novo começa com 12 meses.

Reduzir o prazo só vale depois de 7 dias. Se diminuir o prazo de um espaço, o novo prazo passa a contar 7 dias depois da alteração. Até lá, vale o prazo anterior, e pode voltar atrás sem perder nada. Aumentar vale de imediato. Cada alteração de prazo fica no registo de atividades, com o antes e o depois.

Antes de guardar, vê o efeito. Ao guardar um prazo diferente, a janela Mudar o prazo de guarda? mostra "De 12 para 6 meses." e "Com o novo prazo, a rotina diária anonimizaria hoje:", com as contagens (Visitas de visitantes, Pré-registos, Encomendas fechadas, Fotografias, Registos do histórico). Numa redução, avisa "A redução só vale a partir de … Até lá, continua valendo o prazo de 12 meses."; confirma em Confirmar e salvar. Enquanto a redução não vale, o campo mostra "Redução para 6 meses vale a partir de …". O assistente de IA mostra a mesma contagem quando pede a confirmação.

#Convidados

Num espaço de Presença, a visita de um convidado (quem não é membro) guarda o nome, a empresa e o telefone dele. Passado o prazo do espaço depois da chegada, a visita é anonimizada:

• o nome, a empresa e o telefone do convidado saem;
• a visita fica, com as datas e quem recebeu, para a contagem e os relatórios de presença.

O mesmo vale para o convidado registado antes pelo Visitantes: passado o prazo do espaço de Presença onde chega, contado a partir do dia esperado, o nome, a empresa, o e-mail e o telefone saem.

#Encomendas fechadas

Num espaço de Encomendas, uma encomenda fechada (levantada, devolvida ou descartada) é anonimizada passado o prazo do espaço depois de recebida e fechada:

• saem o remetente, o código de seguimento, as observações, o nome de quem levantou por outra pessoa, o motivo do fecho e o código de levantamento;
• as fotografias são apagadas;
• o histórico da encomenda perde os mesmos dados;
• a encomenda fica na lista, com as datas e o membro que a recebeu.

Uma encomenda a aguardar levantamento nunca é anonimizada, por mais antiga que seja: o prazo só começa a contar quando ela fecha.

No ecrã. A visita, o pré-registo ou a encomenda anonimizada continua na lista e no detalhe, com "Dados removidos pelo prazo de guarda" no lugar dos dados apagados. Na encomenda, o nome de quem a recebe fica, porque é do membro.

#O registo de atividades da equipa

O registo de atividades guarda, em cada alteração, como o item estava antes e como ficou depois. Depois de 2 anos, esse detalhe de antes e depois sai. O registo continua a mostrar quem fez, o quê, em que item e quando. Este prazo é da plataforma e não muda por comunidade.

#O que fica fora desta regra

• A visita de um membro e o membro que recebe uma encomenda são dados do próprio membro. Não são anonimizados por prazo: seguem a eliminação da conta, quando o membro a pede.
• Pedidos, pagamentos e faturas ficam pelo prazo que a lei exige para os registos financeiros.
• Os outros prazos que a Memberfy já aplica, como os 90 dias do carrinho abandonado, continuam como estão. Ver Termos de utilização › Dados pessoais.

#Quem pode

O proprietário e o administrador alteram o prazo de um espaço. A anonimização não depende de ninguém: corre sozinha.

#Exemplos

• Cowork com receção. Presença com 12 meses: a visita de um convidado de março de 2026 perde o nome e o telefone em março de 2027; a contagem de visitas do mês continua igual.
• Edifício de escritórios. Encomendas com 6 meses: um pacote levantado a 10 de janeiro perde o remetente e as fotografias a 10 de julho. Um pacote que chegou em janeiro e continua na receção não perde nada.
• Reduzir de 24 para 6 meses. A alteração feita a 1 de dezembro passa a valer a 8 de dezembro.

#Perguntas frequentes

É possível desfazer a anonimização? Não. O dado apagado não volta. Se precisa de o guardar durante mais tempo, aumente o prazo antes.

Porque é que reduzir o prazo demora 7 dias? Para um engano não apagar de uma só vez meses de registos. Durante os 7 dias, pode voltar ao prazo anterior.

A anonimização apaga a visita? Não. A visita fica, sem os dados do convidado. As contagens e os relatórios continuam iguais.

Onde altero o prazo no ecrã? Em Configurar espaço, no campo Prazo de guarda (meses), como proprietário ou administrador. Ver O prazo de cada espaço.

#Na API

O prazo fica em moduleConfig.attendance.retentionMonths (Presença) e moduleConfig.parcels.retentionMonths (Encomendas), um número inteiro de meses, ao criar ou editar o espaço. Fora do intervalo: 400 com param moduleConfig.<módulo>.retentionMonths. Ver putSpacesById. Visitas, convidados e encomendas anonimizados vêm com anonymized: true.

Antes de guardar, GET /api/spaces/{id}/retention-preview?months=N (proprietário e administrador) devolve o prazo em vigor, quantos registos sairiam (counts) e, numa redução, effectiveAt (7 dias depois); enquanto a redução não vale, a configuração traz retentionMonthsPrevious e retentionMonthsEffectiveAt. Ver getSpacesByIdRetentionPreview. Pelo assistente, create_space e update_space aceitam retention_months nos espaços de Presença e de Encomendas; ao alterar o prazo, update_space pede confirmação com o antes e o depois, a contagem do que seria anonimizado hoje e, numa redução, a data a partir da qual vale.

#Relacionados

• Presença
• Encomendas
• Visitantes
• Registo de atividades
• Eliminar a sua conta
• Descarregar os seus dados
• Termos de utilização