Avaliação de desempenho

A Avaliação de desempenho é a avaliação de desempenho em ciclos, dentro da comunidade, em vez de uma folha de cálculo: a equipa monta o ciclo, a Memberfy distribui quem avalia quem pelo organograma, cada pessoa responde ao seu ritmo, a nota é calculada ao fechar, o líder vê o resultado da equipa e, quando a equipa publica, cada pessoa vê o seu.

É um módulo de espaço do separador Planeamento & RH de Adicionar Espaço. Quem cria o espaço: proprietário ou administrador.

#Para que serve

#Como funciona

#O espaço: um ciclo ou vários

Ao criar o espaço, Ciclos neste espaço pergunta:

O ciclo nasce como rascunho, no modelo 180° e com as quatro perguntas predefinidas: ninguém recebe nada até a equipa o abrir.

#A lista de ciclos

No espaço de Vários ciclos, o cabeçalho diz o que o espaço faz ("Ciclos de avaliação 90°, 180° e 360°: autoavaliação, gestor, pares e liderados.") e traz Como funciona, para todos. Explica as quatro fases de um ciclo e o que cada pessoa vê em cada uma:

E lembra: avaliações de pares e de liderados nunca mostram quem escreveu.

Em Gestão, a barra tem Status (Todos, Abertos, Rascunhos, Em revisão, Liberados, com a contagem), Tipo (90°, 180°, 360°), Procurar ciclo e a ordem (Próximo prazo ou Mais recentes). Acima dos cartões, os números dos ciclos abertos, só os que têm algo a dizer:

Avaliações pendentes e Conclusão dos abertos são só do proprietário e do administrador; o líder vê os outros dois.

Sem filtro de status, os ciclos vêm em três grupos: Em andamento (abertos e em revisão), Rascunhos e Concluídos (os liberados; os 3 primeiros, e Mostrar os N concluídos para o resto). Cada cartão mostra:

• o estado, o modelo e a fase numa trilha de quatro pontos ("Fase 2 de 4: Aberto");
• o título e o Período;
• para o proprietário e o administrador, X de Y avaliações concluídas com a barra de progresso; no rascunho, Rascunho com N perguntas; para quem tem avaliações por fazer, N para responder (ou Já enviou tudo);
• o prazo, com cor pela urgência: Respostas até {dia} · faltam N dias, Último dia para responder: hoje, Prazo venceu em {dia}, Abertura atrasada (era {dia}) no rascunho que passou do dia de abrir, Fechado em {dia} · em revisão;
• quem participa: N participantes (proprietário e administrador), ou o público (Todos no espaço, Grupo {nome}, Tag {tag});
• o ⋯, só com o que a pessoa pode fazer naquele ciclo: Ver ciclo, Abrir para respostas e Editar (rascunho), Enviar lembrete (aberto), Fechar ciclo, Publicar resultados e Excluir rascunho. Fechar, publicar e excluir pedem confirmação.

Sem nenhum ciclo, a equipa vê os quatro passos: Crie o ciclo, Configure, Abra para respostas, Feche e libere. Meu mostra as avaliações por responder e os seus resultados.

Dentro do ciclo, as secções (Acompanhar, Configurar, Para responder, Resultados, Calibração, O meu resultado…, conforme o papel e a fase) são separadores sublinhados, e o separador fica no endereço: dá para recarregar ou enviar a ligação sem perder o separador. Com o ciclo aberto, Acompanhar mostra quantas avaliações ainda faltam enviar. O Voltar de uma pessoa ou de uma avaliação aberta volta ao ciclo, no mesmo separador.

#Quem avalia quem

O líder de cada pessoa é o Responde a do organograma.

No rascunho, o modelo muda-se com um clique, e Quem avalia liga ou desliga cada relação. Os pares saem da hierarquia: quem tem o mesmo líder.

#O que cada um vê

• O moderador e o financeiro que não lideram ninguém nem participam no ciclo não veem nada dele.
• Ninguém vê a avaliação que outra pessoa fez de um terceiro.
• Quem escreveu a avaliação de um par ou de um liderado não aparece em lado nenhum: nem para a equipa, nem para o líder. O autor só serve para a Memberfy saber se a avaliação foi enviada.

#O ciclo

O editor tem os separadores Dados e público, Modelo e nota e Perguntas; Abrir o ciclo fica na barra Gerir ciclo.

Abrir o ciclo fica na barra Gerir ciclo, ao lado de Eliminar. O botão guarda o que estiver pendente e abre uma janela de confirmação com o público, as datas e o que a abertura cria (e quem está sem gestor ou com um gestor sem acesso ao espaço). O público por grupo ou tag mostra de imediato "Isso dá N pessoas.", e o rodapé do editor mostra Alterações por guardar ou Tudo guardado.

#Perguntas e escala

Modelo e nota fica em duas colunas nos ecrãs largos: à esquerda, o Modelo (90°, 180° ou 360°) e Quem avalia; à direita, a Nota: a regra da nota final, a escala e o 9-box. No telemóvel, uma só coluna. Guardar fica na barra de baixo, com "Alterações por guardar" ou "Tudo guardado".

A escala. A equipa escreve os níveis, do pior ao melhor, de 2 a 10: Adicionar nível, o × de cada um para o retirar e a pega para arrastar. Cada nível aparece como "1 · Abaixo do esperado": o valor do nível é a sua posição (1 a N). A predefinição são os cinco sugeridos (Abaixo do esperado, Parcialmente, Atende, Supera e Excepcional), e Voltar aos 5 níveis sugeridos repõe-nos. Todos os níveis precisam de nome, e dois níveis não podem ter o mesmo nome ("Cada nível precisa de um nome diferente."). A escala só muda no rascunho: aberto o ciclo, fica bloqueada.

As perguntas ficam agrupadas por tópico (cada tópico passa a ser um passo do formulário), com o título do tópico, o número de perguntas, o botão para recolher e o nome editável ali mesmo (Novo tópico cria outro). O texto da pergunta escreve-se diretamente no bloco. Para reordenar, arraste pela pega ou use o ⋯ (que também tem Duplicar e eliminar). O + entre os blocos acrescenta uma pergunta nesse ponto: Nota (1 a N), conforme a escala do ciclo, Texto, ou uma das Perguntas comuns (Entregas, Colaboração, Pontos fortes, Desenvolvimento). A pergunta selecionada mostra as Configurações da pergunta num painel ao lado (no telemóvel, logo abaixo dela): o Tópico, o Tipo, Quem responde (as relações que veem a pergunta) e Obrigatória. As perguntas de texto não entram na nota. Com o ciclo aberto, o editor fica só de leitura.

As quatro perguntas predefinidas, no tópico Desempenho no período: Como avalia o desempenho no período? (nota), Principais entregas, Pontos fortes e O que desenvolver (texto).

#A nota final

Em Modelo e nota, Nota final:

Só as perguntas de nota contam; as de texto não. A nota calculada tem uma casa decimal, e o nível na escala arredonda meio para cima (3,5 passa a 4), sempre entre 1 e o último nível da escala.

#Passo a passo

#Criar o espaço

Papel: proprietário ou administrador.

1. No menu, por baixo da secção, clique em Adicionar Espaço.
2. No separador Planeamento & RH, escolha Avaliação de desempenho e clique em Seguinte.
3. Escreva o título do espaço e escolha quem tem acesso.
4. Em Ciclos neste espaço, escolha Vários ciclos e crie o espaço; ou Um ciclo, Seguinte, preencha o título, o período avaliado e a janela de respostas e clique em Criar ciclo: o editor do ciclo abre.

Ver Criar e organizar espaços.

#Montar e abrir o ciclo

Papel: proprietário ou administrador.

1. No espaço de vários ciclos, clique em Novo ciclo.
2. Em Dados e público, confira o título, as datas, as instruções, Quem participa e os lembretes.
3. Em Modelo e nota, escolha 90°, 180° ou 360°, as relações, a regra da nota e a escala.
4. Em Perguntas, ajuste, acrescente e reordene. Clique em Guardar.
5. Na barra Gerir ciclo, clique em Abrir o ciclo: a janela mostra o público, as datas e O que a abertura cria (os participantes, as avaliações por relação e o total).
6. Se aparecer N pessoas sem gestor, defina o líder delas em Membros ou clique em Retirar do ciclo (ou Retirar todas do ciclo). Enquanto houver alguém sem gestor numa relação que precisa dele, o ciclo não abre.
7. Confirme. Quem tem avaliação recebe um e-mail.

O ciclo também não abre quando o líder direto de alguém não tem acesso ao espaço da Avaliação de desempenho, porque nunca conseguiria fazer a avaliação. A abertura avisa "Gestores sem acesso ao espaço: … Não conseguiriam fazer a avaliação dos liderados. Dê acesso ao espaço, mude o líder dos liderados ou retire os liderados do ciclo antes de abrir." Resolva de uma das três formas e abra novamente.

Ao abrir, as avaliações congelam: mudar de líder depois não altera nada; quem sai da comunidade tem as avaliações canceladas (as que faz e as que recebe); quem entra depois não entra sozinho. Com o ciclo aberto, o modelo, as relações, as perguntas, a escala, o público e as datas do período ficam travados; o título, as instruções, o fecho, os lembretes e a regra da nota continuam editáveis em Configurar.

#Responder (todos)

1. Abra o espaço e a vista Para responder, ou clique em Responder avaliações no e-mail. Cada avaliação mostra quem avalia: A sua autoavaliação, Avaliar Fulano (o seu liderado), (par) ou (o seu líder), com o prazo.
2. O formulário avança por passos: Instruções, um passo por tópico e Revisar e enviar, com Anterior e Próximo.
3. As respostas são guardadas automaticamente enquanto escreve (o indicador mostra A guardar... e Guardado). Pode sair e voltar quando quiser antes de enviar. Se a ligação falhar, Não foi guardado. Tentar de novo.
4. Em Revisar e enviar, confira as respostas e clique em Enviar avaliação. Depois de enviada, a avaliação já não se edita.

Na avaliação de um par ou do líder, a introdução avisa: a pessoa avaliada vê os comentários de pares e liderados sem autor, e só quando há três ou mais.

#A avaliação do gestor: os números de Feedbacks

Quando o líder avalia um liderado, o formulário mostra Feedbacks no período, com os números do Feedbacks da pessoa no período avaliado:

• Pedidos recebidos, Respondidos (com o tempo médio de resposta), Recusados e Sem resposta;
• Pedidos feitos, Feedbacks dados e Feedbacks recebidos;
• a contagem Por tema.

O texto dos feedbacks nunca aparece ali, e a autoavaliação, os pares e os liderados não veem esses números.

Na autoavaliação e na avaliação do gestor, o cartão Metas do período mostra, só para consulta, os objetivos e KRs da pessoa em ciclos de Metas & OKRs que terminam dentro do período avaliado. Nenhuma nota é calculada a partir deles.

#Acompanhar e lembrar

Papel: proprietário ou administrador (o ciclo inteiro); líder (a própria equipa).

Acompanhar abre com uma linha que diz em que ponto está o ciclo e o passo seguinte:

Depois aparecem, por relação, quantas avaliações estão Não iniciadas, Em andamento e Enviadas, e, por pessoa, Avaliações recebidas X de Y (quantas sobre a pessoa já foram enviadas) e Avaliações a fazer X de Y (quantas das que ela escreve já foram enviadas). Quem avalia quem. O proprietário e o administrador clicam numa pessoa e veem Quem avalia {pessoa} e Quem {pessoa} avalia, com a relação, o estado (não iniciada, em curso, enviada) e a data, nunca as respostas ("Visível só para a administração; as respostas continuam anónimas."). Aí mesmo, Enviar lembrete lembra todos os que estão pendentes no ciclo. O líder e os outros papéis não veem quem avalia quem: para eles, o anonimato de pares e liderados mantém-se.

Com o ciclo aberto, a equipa ainda pode:

• Enviar lembrete: a janela mostra antes quem vai receber, e só quem tem avaliação não iniciada ou em andamento recebe o e-mail, sem nenhuma resposta. No máximo um lembrete por hora. Os lembretes automáticos saem sozinhos nos dias escolhidos.
• Adicionar pessoa ou avaliador: cada inclusão é uma avaliação (quem é avaliado, a relação e quem avalia), para quem entrou depois da abertura ou para um avaliador que faltou.
• Tirar do ciclo, no menu ⋯ da pessoa. A confirmação ("Tirar {nome} do ciclo?") explica o que acontece: as avaliações sobre a pessoa e as que ela ainda tinha para escrever são canceladas; o que já foi enviado fica guardado, as avaliações de pares e de liderados já enviadas continuam a contar, e a autoavaliação e as de gestor deixam de contar para a nota. Para trazer a pessoa de volta, adicione as avaliações de novo.
• Deixar de avaliar, quando é o próprio no menu ⋯: cancela só as avaliações que ainda tem para escrever, e as de gestor que já enviou deixam de contar para a nota. As avaliações sobre si não mudam.

#Fechar o ciclo

Papel: proprietário ou administrador.

Na barra Gerenciar ciclo, Fechar ciclo e confirme. As respostas param e cada pessoa recebe a nota. O ciclo não fecha sozinho: depois do Fecha em, a barra avisa "O prazo de respostas já passou." e as avaliações continuam a ser aceites até alguém fechar.

#Os resultados da equipa

Com o ciclo fechado, a vista Resultados mostra a Distribuição (quantas pessoas em cada nível da escala) e a lista das pessoas, com a nota calculada e o nível final. É a vista do líder, que vê só a própria equipa, direta e indireta, já antes da publicação ("Os resultados ainda não foram publicados: só owner, admins e líderes os veem."). O proprietário e o administrador veem a mesma Distribuição, de todos, em Calibração.

Clicar numa pessoa abre o resultado dela: a Nota final, a Nota calculada, as Médias por relação e cada pergunta com as médias e os comentários. Quando a nota de alguém foi ajustada, o líder da pessoa e as pessoas dos RH que participaram no ajuste veem também o cartão Ajuste da nota, com o histórico.

#Publicar os resultados

Papel: proprietário ou administrador.

Na barra, Publicar resultados e confirme. Cada pessoa avaliada recebe um e-mail e passa a ver o próprio resultado. Os resultados continuam acessíveis à equipa e aos líderes.

#Meu resultado

Depois da publicação, a vista O meu resultado mostra:

• a Nota final, com o nível da escala;
• as Médias por relação (autoavaliação, do gestor, dos pares, dos liderados);
• cada pergunta, com as médias e os comentários. Os do gestor vêm com o nome; os de pares e liderados vêm sem autor e só quando há três ou mais avaliações na relação (abaixo disso, "Poucas respostas para mostrar").

Quem só avaliou e não foi avaliado no ciclo não tem Meu resultado.

#E-mails

Todos saem pela fila, na categoria Avaliação de desempenho de E-mails desta comunidade, ligada por omissão, com a ligação para desligar a categoria no rodapé. Nenhum leva o conteúdo de uma avaliação, e mexer num rascunho não envia nada.

#Indicação de pares, calibração, 9-box e matriz

As vistas do ciclo dependem do papel e da fase. Com até 4, ficam num seletor acima do conteúdo (por exemplo, Calibração · Matriz · Acompanhar · Para responder num ciclo fechado); com 5 ou mais, num menu à esquerda, que em ecrãs estreitos, ou com o menu da aplicação aberto, passa a ser o botão Escolher secção e abre a lista numa gaveta. Em Calibração, 9-box e Matriz, os filtros Grupo e Líder são botões com menu, e o filtro escolhido passa a etiqueta com × e Limpar filtros (ver Listas e filtros).

Ficam nas vistas do ciclo: Indicações (a pessoa indica os pares; o líder direto, o proprietário ou o administrador aprova, troca ou remove), Calibração (proprietário e administrador, com filtros por grupo e líder, a distribuição e Ajustar com comentário obrigatório; só de leitura depois da libertação), 9-box e Matriz (com Transferir CSV). No editor, Modelo e nota liga a indicação de avaliadores, com o mínimo, o máximo e os dois prazos, e o 9-box. No resultado de uma pessoa, depois da libertação, o cartão Plano de desenvolvimento e Levar ao PDI, num comentário, criam a ação no PDI. Também pelo assistente.

• Indicação de pares. Num ciclo com pares, cada pessoa avaliada indica os colegas que a vão avaliar (de 3 a 5, ou o mínimo e o máximo do ciclo) até ao fim do prazo de indicação: nunca ela própria nem o próprio líder. O líder direto, o proprietário ou o administrador valida até ao fim do prazo de validação: aprova, troca ou remove cada indicado; ninguém decide as próprias indicações. No dia seguinte ao fim da validação, as pendentes são aprovadas automaticamente e quem não indicou ninguém recebe pares da hierarquia (o mesmo líder).
• Calibração. Com o ciclo fechado e antes da libertação, o proprietário ou o administrador ajusta o nível final de uma pessoa (de 1 ao último nível da escala; com a escala predefinida, 1 a 5) e, com o 9-box, o potencial, sempre com um comentário. O histórico guarda o valor anterior, o novo, o comentário, quem e quando. A pessoa avaliada nunca vê que houve ajuste; os líderes dela, o proprietário e o administrador veem o Ajuste da nota no resultado. Ninguém calibra o próprio resultado.
• 9-box. No ciclo com o 9-box ligado, o desempenho cruza com o potencial dado pelo gestor, com as pessoas em cada quadro. O desempenho vem do nível final, em terços da escala: a posição é p = (nível − 1) / (N − 1), baixo abaixo de 1/3, alto acima de 2/3 e médio no meio (com as pontas). Com 5 níveis: 1–2 baixo, 3 médio, 4–5 alto; com 2: 1 baixo, 2 alto; com 7: 1–2, 3–5 e 6–7; com 10: 1–3, 4–7 e 8–10. O editor mostra as faixas do ciclo ao ligar o 9-box.
• Matriz. Pessoa × tema, com a média de cada relação (pares e liderados só a partir de 3 respostas), a nota calculada, o nível final e o quadro do 9-box, sem comentários; também em CSV.
• Do resultado ao PDI. Depois da libertação, a pessoa ou o líder direto leva um ponto do resultado para o PDI como uma ação com prazo; sem plano ativo, nasce um plano em rascunho com ela.

O proprietário e o administrador veem todos; o líder, a própria equipa; ninguém vê a própria linha nem o próprio quadro.

#Pelo assistente (MCP)

O proprietário e o administrador montam o ciclo pelo assistente (modelo, período, janela, público e perguntas), conferem o que a abertura cria (com quem está sem gestor), abrem, acompanham, enviam lembretes (o assistente mostra antes quem recebe), acrescentam ou cancelam avaliações, fecham e publicam. Abrir, fechar, publicar, lembrar, cancelar e eliminar o rascunho pedem a sua confirmação. Qualquer pessoa lista as próprias avaliações, responde e envia, e consulta o próprio resultado; o líder consulta o progresso e os resultados da equipa. Ver Ferramentas · Membros.

list_review_cycles traz, para o proprietário e o administrador, os números de cada ciclo (stats: participantes e avaliações no total, enviadas e pendentes).

A escala pelo assistente e pela API. scale_labels (create_review_cycle e update_review_cycle) e scaleLabels (POST /api/performance-reviews/cycles e PATCH /api/performance-reviews/cycles/{cycleId}, só no rascunho; aberto, 409 cycleNotDraft) levam de 2 a 10 nomes, do pior ao melhor, e cada nível vale a sua posição; null ou [] repõem os cinco predefinidos. Um nome repetido (sem contar maiúsculas e acentos) devolve 422 scaleDuplicate; fora de 2 a 10 ou com nome vazio, 422 scaleInvalid. A nota de uma resposta (rating) e o nível da calibração (level) vão de 1 a N, a escala do ciclo.

#Erros comuns e como resolver

#Relacionados

• PDI
• Feedbacks
• Grupos e organograma
• Módulos