Controle de Ponto

O Controle de Ponto é o registro eletrônico de jornada da comunidade: cada empregado marca a entrada e a saída no app, com a hora do servidor, e recebe o comprovante da marcação; o líder direto trata o que ficou faltando; a gestão define o horário e as regras, fecha o mês com o espelho de ponto e gera os arquivos para a folha e para um auditor. O módulo segue as regras de um sistema de registro eletrônico de ponto via programa da Portaria MTP 671/2021 até onde o produto alcança, em melhor esforço.

É um módulo de espaço da aba Planejamento & RH de Adicionar Espaço. A comunidade pode ter quantos espaços de ponto quiser (por exemplo um por empresa ou por unidade), e cada um aponta para um estabelecimento, o empregador das marcações. Quem cria o espaço: proprietário ou administrador.

#Para que serve

#Quem vê e quem faz o quê

A gestão do ponto é o proprietário, o administrador e o financeiro. O líder de cada pessoa é o Responde a do organograma, calculado na hora de cada ação.

• Quem não está na tabela não vê o ponto de ninguém: para essa pessoa, o espelho dos outros simplesmente não existe.
• O CPF de um empregado só aparece para a própria pessoa, os líderes dela e a gestão.
• Quando o suporte da Memberfy entra na comunidade (botão Entrar), não vê nem mexe no ponto.

#Como funciona

#As abas do espaço

As abas aparecem conforme o que cada pessoa pode ver: quem não lidera ninguém nem é da gestão vê Marcar ponto, Espelho, Marcações e Ajustes.

#O estabelecimento

O estabelecimento é quem emprega: as marcações saem em nome dele, no comprovante e nos arquivos.

O passo do estabelecimento vem pré-preenchido com os dados da empresa da comunidade (os da Informação Comercial: CNPJ ou CPF, razão social e o endereço como local de prestação); confira e ajuste antes de gravar. Quem grava informa o próprio CPF, que vai no registro do cadastro.

Dois espaços podem usar o mesmo estabelecimento: aí dividem a mesma numeração e o mesmo AFD, mas as marcações, as regras, os ajustes e os fechamentos de um não aparecem no outro. Depois que um espaço tem marcações, o estabelecimento dele não muda mais.

Toda inclusão ou alteração do estabelecimento fica gravada no registro, com número próprio.

#Os empregados

Só marca o ponto quem tem cadastro de empregado no estabelecimento do espaço. A gestão cadastra:

Incluir, alterar e excluir um cadastro fica gravado no registro. Excluir encerra o cadastro: a pessoa para de marcar naquele estabelecimento, e as marcações que ela já fez ficam para sempre.

Quem abre o espaço sem cadastro não vê Marcar ponto e lê a quem pedir: "Para marcar o ponto, peça a um owner, admin ou ao financeiro da comunidade o seu cadastro de empregado (CPF, admissão e cargo)."

#Marcar ponto

1. O empregado abre o espaço e vê o relógio, com horas, minutos e segundos. A hora que vale é a do servidor, sincronizada com a hora legal brasileira; o relógio do celular ou do computador não conta.
2. Na primeira vez, a tela avisa que o ponto registra o IP e a localização como prova do registro da jornada. O aviso aparece uma vez por espaço, e a Memberfy guarda quando a pessoa o viu.
3. A pessoa toca Marcar ponto. O app pede a localização ao navegador ou ao celular.

Cada marcação grava a hora, o número sequencial do estabelecimento (NSR, sem buraco e sem repetição), o CPF, o IP, o navegador e, se o aparelho der, a latitude, a longitude e a precisão. Ela também leva um código de integridade (hash SHA-256) encadeado com o da marcação anterior do estabelecimento.

Sem raio permitido, a marcação nunca é recusada. Sem localização, ela entra e fica sinalizada sem localização; fora do horário contratual ou num dia sem expediente, entra e fica sinalizada fora do horário. Nenhuma regra de jornada bloqueia o ponto. Um toque duplo não cria duas marcações. Com o raio permitido no modo Bloquear, a marcação fora do raio ou sem localização é recusada.

#Raio permitido (cerca virtual)

Opcional. Na aba Estabelecimento, AFD e AEJ, o proprietário e o administrador definem, por espaço de ponto, o Local de trabalho (pela busca de endereço ou por Usar minha localização; o endereço é só um rótulo), o Raio (de 10 a 50.000 metros) e o que acontece Fora do raio:

• Quem marca vê a regra na tela de marcar ("Este ponto só aceita marcações com localização, a até 200 m do local de trabalho.") e no aviso de IP e localização.
• Marcações recusadas pelo raio, na mesma aba, lista as tentativas dos últimos 30 dias: quem, quando e a distância (ou Sem localização). Elas não são marcações: não têm NSR, não vão ao AFD nem ao AEJ e não entram no espelho. O proprietário, o administrador e o financeiro veem a lista.
• O selo Fora do raio não vai ao AFD nem ao AEJ, que seguem o leiaute da Portaria.
• Remover raio volta ao funcionamento sem raio: nenhuma marcação é recusada nem sinalizada, e o que já foi gravado continua. Sem raio configurado, nada muda.

A regra é da empresa. A Memberfy aplica o raio e o modo escolhidos, sem avaliar se eles atendem à legislação ou aos contratos de cada empresa. A localização vem do aparelho ou do navegador de quem marca: o raio é um controle da rotina da empresa, não uma prova de presença no local.

#O comprovante

Logo depois de marcar, a pessoa abre e baixa o Comprovante de Registro de Ponto do Trabalhador, em PDF, com o NSR, o empregador (nome, CNPJ ou CPF, CEI/CAEPF/CNO), o local de prestação, o trabalhador (nome e CPF), a data e a hora da marcação e o código hash. Os comprovantes de qualquer período continuam disponíveis depois, sem prazo, em Marcações › Minhas. Não há e-mail por marcação.

#Nada do que foi marcado se altera

Uma marcação não se edita nem se apaga, por ninguém: nem o proprietário, nem o suporte da Memberfy. Não há botão nem rota para isso, e o banco de dados recusa a mudança. O mesmo vale para os registros do estabelecimento e dos empregados. O que se corrige é o tratamento, pelo ajuste.

#Ajustes

O ajuste corrige o espelho sem tocar no registro:

1. O empregado pede o ajuste do próprio ponto. Ninguém pede por outra pessoa.
2. Quem decide é o líder direto da pessoa, que recebe o aviso por e-mail. Quem não tem líder tem o ajuste decidido pela gestão (proprietário, administrador ou financeiro). Ninguém decide o próprio ajuste, e o líder indireto só vê.
3. O líder decide com Aprovar ou Recusar, em Ajustes › Para decidir; recusar pede uma nota obrigatória para a pessoa, que recebe o aviso da decisão.
4. Enquanto o ajuste espera, a pessoa pode Cancelar pedido, em Ajustes › Meus pedidos.

Aprovado, o espelho e o AEJ mostram a marcação tratada, com o motivo (no espelho, a incluída aparece com incl. e o motivo). O AFD não muda, e a marcação incluída não ganha NSR nem comprovante.

Hora extra não se inclui por ajuste: ela vem das marcações. Para registrar uma extra, a pessoa marca o ponto.

O proprietário sozinho. Se o proprietário não tem líder e é a única pessoa da gestão, não há quem decida o ajuste dele: nesse caso ele decide o próprio, e a decisão fica marcada como autodecidida no ajuste, na marcação tratada e no dia do espelho (e no CSV). Havendo outra pessoa da gestão, é ela quem decide.

#As regras de jornada

Em Regras e feriados › Regras, a gestão escolhe em Regra de se a versão vale para Todo o espaço ou é uma Exceção para uma pessoa (com Aplicar também a, a mesma exceção vale para as pessoas de um grupo), e em Vale a partir de a data em que começa. A tela se divide em Jornada, Tolerância e extras, Noturno e intervalo e Histórico. Cada mudança grava uma nova versão; as anteriores ficam no Histórico. Uma regra não pode começar dentro de um mês já fechado.

Todos os números abaixo são padrões que a comunidade ajusta, não orientação jurídica. Nenhuma regra recusa uma marcação: elas dizem o que se espera, o que se conta e o que se sinaliza.

Feriados. O espaço já vem com os feriados nacionais do Brasil do ano e do seguinte, e os dos anos seguintes entram sozinhos. Em Regras e feriados › Feriados, cada um aparece como Nacional ou Da comunidade; a gestão usa Adicionar feriado para os próprios (municipais, da empresa) e Remover feriado para o que não vale; um feriado nacional removido não volta. Um feriado num mês fechado não se inclui nem se remove.

Turno que atravessa a meia-noite. Conta no dia da entrada, se a saída vier em até 16 h.

#O espelho de ponto

O espelho é o mês de uma pessoa, na aba Espelho (Dia a dia) e no CSV. A pessoa vê o seu todo mês; o líder vê o do time; a gestão vê o de todos.

• Cabeçalho: o empregador (nome, CNPJ ou CPF, CEI/CAEPF/CNO), o trabalhador (nome, CPF, admissão, cargo), a data de emissão, o período e o horário contratual.
• Cada dia: as marcações registradas e as tratadas (incluídas e desconsideradas, com o motivo), cada uma com IP e localização.
• Totais: horas normais, extras por tipo, com o adicional e o destino (paga ou banco), horas noturnas (com a hora reduzida, quando ligada), faltas, atrasos depois da tolerância e o banco de horas.
• Sinalizações: sem localização, fora do horário, saída faltando, intervalo mínimo, limite diário de extra e autodecidida.

Quando o espelho começa a contar. Faltas, horas esperadas e descanso semanal só contam a partir da data mais recente entre a admissão e o cadastro da pessoa no estabelecimento, e param no fim do cadastro. Quem foi cadastrado no meio do mês não fica com falta nos dias de antes.

Banco de horas. Com o destino banco, a extra vira crédito e o que faltou depois da tolerância vira débito, minuto a minuto. A falta de um dia inteiro continua sendo falta e não sai do banco. Cada mês de origem forma um lote, que vence no fim do mês de origem mais a validade (com 6 meses, as horas de janeiro vencem no fim de junho); o débito consome primeiro o lote mais antigo, e o crédito paga primeiro o que estiver devendo. O saldo pode ficar negativo. O que vence aparece como vencido, para pagar. O espelho mostra a abertura, os créditos, os débitos, os vencidos, o saldo e os lotes com o mês em que vencem.

#Fechar e reabrir o mês

Fechar e reabrir ficam na barra Gerenciar o mês da aba Equipe no mês. Um mês fechado não recebe ajuste, regra nem feriado. O Histórico do mês mostra quem fechou, reabriu e deu ciente, e quando. O ciente de cada pessoa só aparece para ela, para os líderes dela (direto e indireto) e para a gestão; o motivo da reabertura, só a gestão lê.

#Exportar e gerar os arquivos

O CSV vem no idioma da pessoa que exporta: cabeçalhos e valores traduzidos, com os códigos da Portaria mantidos (E/S/D para entrada, saída e desconsiderada; O/I para original e incluída) e os números com ponto decimal, para a folha ler sem conversão.

No AEJ, cada pessoa é um vínculo por estabelecimento: as marcações de vários espaços do mesmo estabelecimento entram juntas, cada dia uma vez só. O descanso semanal (DSR) só aparece nas semanas que já terminaram.

O AFD e o AEJ saem acompanhados de um arquivo .sha256, com o código de integridade do arquivo, para quem recebe conferir que nada mudou. Os links de download valem 5 minutos; gere de novo quando precisar.

Para um auditor. O AFD pode ser gerado na hora do pedido; o AEJ e os espelhos, de qualquer período, a qualquer momento. Entregue os arquivos com os seus .sha256.

#E-mails

A categoria Controle de ponto de E-mails desta comunidade, ligada por padrão, tem três avisos, nunca com horários, motivo ou nota, só o aviso e o botão:

#Passo a passo

#Criar o espaço e cadastrar o estabelecimento

Papel: proprietário ou administrador.

1. Adicionar Espaço › Planejamento & RH › Controle de Ponto. O cartão diz "Marcação de entrada e saída com comprovante e arquivo AFD".
2. Dê o nome (ex.: Ponto), a seção e quem tem acesso.
3. Logo depois dos dados do espaço, no passo do estabelecimento, confira os dados pré-preenchidos (CNPJ ou CPF, CEI/CAEPF/CNO, razão social, local de prestação), ou escolha um que a comunidade já tem.
4. Salve. O espaço abre ligado ao estabelecimento.

#Cadastrar os empregados

Papel: gestão do ponto.

1. No espaço, abra Empregados: a lista mostra quem tem acesso e ainda não tem cadastro.
2. Para cada uma, informe CPF, data de admissão e cargo ou função (e a matrícula eSocial, se houver).

#Definir as regras

Papel: gestão do ponto.

1. Regras e feriados › Regras, com Regra de: Todo o espaço.
2. Ajuste Jornada, Tolerância e extras (com o destino Pagar ou Banco de horas) e Noturno e intervalo.
3. Escolha Vale a partir de e grave.
4. Para alguém com outro horário, Regra de: Exceção e a pessoa (ou Aplicar também a e um grupo).
5. Em Feriados, Adicionar feriado para os da cidade ou da empresa.

#Marcar o ponto

1. Abra o espaço de ponto, na aba Marcar ponto.
2. Na primeira vez, leia o aviso de IP e localização.
3. Marcar ponto. Abra o comprovante, se quiser; os anteriores ficam em Marcações › Minhas.

#Pedir um ajuste

1. Em Espelho › Dia a dia, no dia, Pedir ajuste (não aparece em dias futuros).
2. Incluir (com a hora) ou Desconsiderar (escolhendo a marcação), com o motivo.
3. Acompanhe em Ajustes › Meus pedidos; enquanto espera, dá para Cancelar pedido.

#Fechar o mês

Papel: gestão do ponto.

1. Em Ajustes › Para decidir, decida os que esperam (os de quem não tem líder são da gestão; os outros, peça aos líderes).
2. Em Equipe no mês, revise os totais e as sinalizações.
3. Gerenciar o mês › Fechar mês. Cada empregado recebe o e-mail para dar ciente.
4. Exportar CSV para a folha.

#Exemplos

Uma empresa pequena. A Luma cria o espaço Ponto; o estabelecimento vem com o CNPJ e a razão social dos dados da empresa. A gestão cadastra a Carla e o Bruno com CPF, admissão e cargo. A Carla marca às 08:02, 12:01, 13:00 e 17:04: tudo dentro da tolerância, 8 h normais.

Esqueceu de marcar. O Bruno não marcou a saída de terça. No espelho, o dia aparece com saída faltando. Ele pede para incluir 18:00, com o motivo "Esqueci de marcar a saída". O Diego, líder dele, recebe o e-mail e aprova: o espelho mostra a saída incluída, com o motivo; o AFD continua sem ela.

Banco de horas. Com o destino banco e validade de 6 meses, as 3 h extras da Carla em janeiro entram como crédito e vencem no fim de junho. Em fevereiro ela sai 1 h mais cedo num dia: o banco debita 1 h do lote de janeiro.

Um auditor pede os arquivos. O financeiro gera o AFD (em Estabelecimento, AFD e AEJ) e o AEJ do estabelecimento de janeiro a março e entrega os dois com os seus .sha256.

#Erros comuns e como resolver

#Perguntas frequentes

Dá para corrigir uma marcação errada? Não se edita a marcação. Peça o ajuste Desconsiderar, com o motivo; aprovado, o espelho deixa de contá-la, e o registro original continua lá.

Sem localização, a marcação vale? Sem raio permitido, ou com o raio no modo Sinalizar, vale: entra e fica sinalizada sem localização no espelho e no CSV. Com o raio no modo Bloquear, é recusada.

O ponto bloqueia quem marca fora do horário? Não. Nenhuma regra de jornada recusa a marcação; fora do horário, ela só fica sinalizada. O que pode recusar é o raio permitido, no modo Bloquear, e só pela distância.

O líder indireto decide ajuste? Não. Ele vê o espelho do time, mas quem decide é o líder direto (ou a gestão, para quem não tem líder).

O assistente marca o ponto por mim? Não. A marcação é ato da própria pessoa, no app. O assistente consulta o espelho, os comprovantes e os ajustes, pede ajuste e dá ciente.

Por quanto tempo as marcações ficam guardadas? Para sempre. Nada do registro expira nem é apagado.

#Na API

O espaço é module: "timeTracking", e a comunidade pode ter vários. As rotas ficam em /api/time-tracking, com o X-CommunityId e o spaceId (obrigatório quando há mais de um espaço de ponto): GET /clock; GET /establishments/prefill, GET e POST /establishments, GET e PATCH /establishments/{id}, POST /establishments/{id}/afd e /aej; GET e PUT /spaces/{spaceId}, GET /spaces/{spaceId}/people; GET e POST /employees, PATCH e DELETE /employees/{id}; POST /notice; GET e POST /punches, GET /punches/{id} e /punches/{id}/receipt; GET e POST /rules; GET e POST /holidays, DELETE /holidays/{id}; GET e POST /adjustments, GET /adjustments/{id}, POST /adjustments/{id}/decision e /cancel; GET /timesheet, GET /timesheets; GET /months, POST /months/close, /reopen e /acknowledge; POST /exports/csv. Não há rota que altere ou apague uma marcação. Quem não pode ver um espelho ou uma marcação recebe 404; a gestão é 403 managementOnly para os outros papéis, e mês fechado é 422 monthClosed.

Raio permitido: PUT e DELETE /api/time-tracking/spaces/{spaceId}/geofence (latitude, longitude, radiusMeters de 10 a 50.000, mode BLOCK ou FLAG e address opcional), só do proprietário e do administrador (403 geofenceDenied); GET /api/time-tracking/geofence-refusals (spaceId, memberId, paginação) para a gestão. No modo BLOCK, POST /punches fora do raio ou sem localização volta 422 (geofenceOutside, geofenceNoLocation); as marcações trazem outsideRadius.

#Relacionados

• Grupos e organograma
• Informação comercial
• Módulos
• E-mails desta comunidade
• Ferramentas · Membros › Controle de ponto