Zeiterfassung

Die Zeiterfassung ist die elektronische Arbeitszeiterfassung der Community: Alle Beschäftigten stempeln Kommen und Gehen in der App, mit der Serverzeit, und bekommen einen Beleg über die Stempelung; die direkte Führungskraft behandelt, was fehlt; die Verwaltung legt Arbeitszeit und Regeln fest, schließt den Monat mit dem Zeitnachweis ab und erstellt die Dateien für die Lohnabrechnung und für eine prüfende Stelle. Das Modul folgt den Regeln für ein programmbasiertes elektronisches Zeiterfassungssystem der brasilianischen Portaria MTP 671/2021 (Verordnung des Arbeitsministeriums), soweit das Produkt reicht, nach bestem Bemühen.

Sie ist ein Bereichsmodul im Tab Planung & HR von Bereich Hinzufügen. Eine Community kann beliebig viele Zeiterfassungsbereiche haben (zum Beispiel einen pro Unternehmen oder pro Standort), und jeder zeigt auf eine Betriebsstätte, den Arbeitgeber der Stempelungen. Wer den Bereich anlegt: Inhaber oder Admin.

#Wofür

#Wer was sieht und tut

Die Zeiterfassungsverwaltung sind Inhaber, Admin und Finanzen. Die Führungskraft jeder Person ist ihr Berichtet an im Organigramm, berechnet im Moment jeder Aktion.

• Wer nicht in der Tabelle steht, sieht die Zeiterfassung von niemandem: Für diese Person existiert der Zeitnachweis der anderen einfach nicht.
• Die CPF (brasilianische Steuernummer) einer beschäftigten Person sehen nur sie selbst, ihre Führungskräfte und die Verwaltung.
• Wenn der Memberfy-Support die Community betritt (Schaltfläche Betreten), sieht und ändert er nichts an der Zeiterfassung.

#So funktioniert es

#Die Tabs des Bereichs

Die Tabs erscheinen danach, was jede Person sehen darf: Wer niemanden führt und nicht zur Verwaltung gehört, sieht Stempeln, Zeitnachweis, Stempelungen und Korrekturen.

#Die Betriebsstätte

Die Betriebsstätte ist der Arbeitgeber: Die Stempelungen laufen auf seinen Namen, im Beleg und in den Dateien.

Der Schritt der Betriebsstätte kommt vorausgefüllt mit den Firmendaten der Community (aus den Geschäftsinformationen: CNPJ oder CPF, Firmenname und die Adresse als Ort der Leistungserbringung); prüfe und passe sie an, bevor du speicherst. Wer speichert, gibt die eigene CPF an, die im Eintrag steht.

Zwei Bereiche können dieselbe Betriebsstätte nutzen: Dann teilen sie Nummerierung und AFD, aber Stempelungen, Regeln, Korrekturen und Abschlüsse des einen erscheinen nicht im anderen. Sobald ein Bereich Stempelungen hat, ändert sich seine Betriebsstätte nicht mehr.

Jedes Anlegen und Ändern der Betriebsstätte wird im Verlauf festgehalten, mit eigener Nummer.

#Die Beschäftigten

Stempeln kann nur, wer einen Mitarbeitereintrag in der Betriebsstätte des Bereichs hat. Die Verwaltung erfasst:

Anlegen, Ändern und Löschen eines Eintrags wird im Verlauf festgehalten. Löschen beendet den Eintrag: Die Person stempelt in dieser Betriebsstätte nicht mehr, und ihre bisherigen Stempelungen bleiben für immer.

Wer den Bereich ohne Eintrag öffnet, sieht Stempeln nicht und liest, wen er fragen soll: „Um zu stempeln, frage einen Owner, Admin oder die Finanzen der Community nach deinem Mitarbeitereintrag (CPF, Eintrittsdatum und Funktion).“

#Stempeln

1. Die beschäftigte Person öffnet den Bereich und sieht die Uhr, mit Stunden, Minuten und Sekunden. Es zählt die Zeit des Servers, synchronisiert mit der gesetzlichen Zeit Brasiliens; die Uhr von Handy oder Computer zählt nicht.
2. Beim ersten Mal weist der Bildschirm darauf hin, dass die Zeiterfassung IP und Standort als Nachweis der Arbeitszeiterfassung speichert. Der Hinweis erscheint einmal pro Bereich, und Memberfy speichert, wann die Person ihn gesehen hat.
3. Die Person tippt auf Stempeln. Die App fragt Browser oder Handy nach dem Standort.

Jede Stempelung speichert die Uhrzeit, die fortlaufende Nummer der Betriebsstätte (NSR, ohne Lücke und ohne Wiederholung), die CPF, die IP, den Browser und, wenn das Gerät sie liefert, Breite, Länge und Genauigkeit. Sie trägt außerdem einen Integritätscode (SHA-256-Hash), verkettet mit dem der vorherigen Stempelung der Betriebsstätte.

Ohne erlaubten Radius wird eine Stempelung nie abgelehnt. Ohne Standort wird sie gespeichert und als ohne Standort markiert; außerhalb der vertraglichen Arbeitszeit oder an einem Tag ohne Arbeit wird sie gespeichert und als außerhalb der Arbeitszeit markiert. Keine Arbeitszeitregel blockiert das Stempeln. Ein doppeltes Tippen legt keine zwei Stempelungen an. Mit dem erlaubten Radius im Modus Sperren wird eine Stempelung außerhalb des Radius oder ohne Standort abgelehnt.

#Erlaubter Radius (virtueller Zaun)

Optional. Im Tab Betriebsstätte, AFD und AEJ legen Eigentümer und Administrator je Zeiterfassungsbereich den Arbeitsort fest (über die Adresssuche oder Meinen Standort verwenden; die Adresse ist nur eine Beschriftung), den Radius (10 bis 50.000 Meter) und was Außerhalb des Radius passiert:

• Wer stempelt, sieht die Regel auf dem Stempelbildschirm („Diese Stempeluhr nimmt nur Stempelungen mit Standort an, höchstens 200 m vom Arbeitsort entfernt.") und im Hinweis zu IP und Standort.
• Vom Radius abgelehnte Stempelungen, im selben Tab, listet die Versuche der letzten 30 Tage: wer, wann und die Entfernung (oder Ohne Standort). Es sind keine Stempelungen: Sie haben keine NSR, gehen nicht ins AFD oder AEJ und erscheinen nicht im Zeitnachweis. Eigentümer, Administrator und Finanzen sehen die Liste.
• Das Kennzeichen Außerhalb des Radius geht nicht ins AFD oder AEJ, die dem Layout der Portaria folgen.
• Radius entfernen kehrt zum Betrieb ohne Radius zurück: Keine Stempelung wird abgelehnt oder markiert, und das bereits Gespeicherte bleibt. Ohne eingerichteten Radius ändert sich nichts.

Die Regel ist Sache des Unternehmens. Memberfy wendet den gewählten Radius und Modus an, ohne zu prüfen, ob sie dem Recht oder den Verträgen des jeweiligen Unternehmens entsprechen. Der Standort kommt vom Gerät oder Browser der stempelnden Person: Der Radius ist eine Kontrolle der Abläufe im Unternehmen, kein Nachweis der Anwesenheit am Ort.

#Der Beleg

Direkt nach dem Stempeln öffnet und lädt die Person den Beleg über die Zeiterfassung des Beschäftigten als PDF herunter, mit der NSR, dem Arbeitgeber (Name, CNPJ oder CPF, CEI/CAEPF/CNO), dem Ort der Leistungserbringung, der beschäftigten Person (Name und CPF), Datum und Uhrzeit der Stempelung und dem Hash-Code. Die Belege aus jedem Zeitraum bleiben danach verfügbar, ohne Frist, unter Stempelungen › Meine. Es gibt keine E-Mail pro Stempelung.

#Nichts Gestempeltes wird verändert

Eine Stempelung wird weder bearbeitet noch gelöscht, von niemandem: weder vom Inhaber noch vom Memberfy-Support. Es gibt weder Schaltfläche noch Route dafür, und die Datenbank lehnt die Änderung ab. Dasselbe gilt für die Einträge der Betriebsstätte und der Beschäftigten. Korrigiert wird die Behandlung, über die Korrektur.

#Korrekturen

Die Korrektur berichtigt den Zeitnachweis, ohne den Eintrag anzurühren:

1. Die beschäftigte Person beantragt die Korrektur ihrer eigenen Zeiterfassung. Niemand beantragt für eine andere Person.
2. Es entscheidet die direkte Führungskraft der Person, die den Hinweis per E-Mail bekommt. Bei Personen ohne Führungskraft entscheidet die Verwaltung (Inhaber, Admin oder Finanzen). Niemand entscheidet über die eigene Korrektur, und die indirekte Führungskraft sieht nur.
3. Die Führungskraft entscheidet mit Genehmigen oder Ablehnen, unter Korrekturen › Zu entscheiden; Ablehnen verlangt eine Pflicht-Notiz für die Person, die den Hinweis über die Entscheidung bekommt.
4. Solange die Korrektur wartet, kann die Person unter Korrekturen › Meine Anfragen die Anfrage zurückziehen.

Genehmigt, zeigen Zeitnachweis und AEJ die behandelte Stempelung, mit dem Grund (im Zeitnachweis erscheint die ergänzte mit erg. und dem Grund). Das AFD ändert sich nicht, und die hinzugefügte Stempelung bekommt weder NSR noch Beleg.

Überstunden werden nicht per Korrektur hinzugefügt: Sie ergeben sich aus den Stempelungen. Für eine Überstunde stempelt die Person.

Der Inhaber allein. Hat der Inhaber keine Führungskraft und ist er die einzige Person der Verwaltung, gibt es niemanden, der über seine Korrektur entscheidet: In diesem Fall entscheidet er selbst, und die Entscheidung wird als selbst entschieden markiert, in der Korrektur, in der behandelten Stempelung und am Tag im Zeitnachweis (und im CSV). Gibt es eine weitere Person in der Verwaltung, entscheidet sie.

#Die Arbeitszeitregeln

Unter Regeln und Feiertage › Regeln wählt die Verwaltung bei Regel für, ob die Fassung für Den ganzen Bereich gilt oder eine Ausnahme für eine Person ist (mit Auch anwenden auf gilt dieselbe Ausnahme für die Personen einer Gruppe), und bei Gültig ab das Datum, ab dem sie gilt. Der Bildschirm ist in Arbeitszeit, Toleranz und Überstunden, Nacht und Pausen und Verlauf geteilt. Jede Änderung speichert eine neue Fassung; die vorigen bleiben im Verlauf. Eine Regel darf nicht in einem bereits abgeschlossenen Monat beginnen.

Alle Zahlen unten sind Standardwerte, die die Community anpasst, keine Rechtsberatung. Keine Regel lehnt eine Stempelung ab: Sie sagen, was erwartet wird, was gezählt wird und was markiert wird.

Feiertage. Der Bereich kommt bereits mit den nationalen Feiertagen Brasiliens des laufenden und des folgenden Jahres, und die der späteren Jahre kommen von selbst dazu. Unter Regeln und Feiertage › Feiertage erscheint jeder als National oder Der Community; die Verwaltung nutzt Feiertag hinzufügen für eigene (kommunale, des Unternehmens) und Feiertag entfernen für das, was nicht gilt; ein entfernter nationaler Feiertag kommt nicht zurück. In einem abgeschlossenen Monat wird kein Feiertag hinzugefügt oder entfernt.

Schicht über Mitternacht. Zählt am Tag des Kommens, wenn das Gehen innerhalb von 16 Std. folgt.

#Der Zeitnachweis

Der Zeitnachweis ist der Monat einer Person, im Tab Zeitnachweis (Tag für Tag) und im CSV. Die Person sieht ihren jeden Monat; die Führungskraft sieht den des Teams; die Verwaltung den aller.

• Kopf: der Arbeitgeber (Name, CNPJ oder CPF, CEI/CAEPF/CNO), die beschäftigte Person (Name, CPF, Eintritt, Position), das Ausstellungsdatum, der Zeitraum und die vertragliche Arbeitszeit.
• Jeder Tag: die erfassten und die behandelten Stempelungen (hinzugefügt und nicht berücksichtigt, mit dem Grund), jede mit IP und Standort.
• Summen: normale Stunden, Überstunden nach Art, mit Zuschlag und Verwendung (ausgezahlt oder Konto), Nachtstunden (mit verkürzter Stunde, wenn eingeschaltet), Fehlzeiten, Verspätungen über der Toleranz und das Arbeitszeitkonto.
• Markierungen: ohne Standort, außerhalb der Arbeitszeit, fehlendes Gehen, Mindestpause, Tageslimit für Überstunden und selbst entschieden.

Ab wann der Zeitnachweis zählt. Fehlzeiten, Soll-Stunden und der wöchentliche Ruhetag zählen erst ab dem späteren der beiden Daten Eintritt und Erfassung der Person in der Betriebsstätte und enden mit dem Ende der Erfassung. Wer mitten im Monat erfasst wurde, hat für die Tage davor keine Fehlzeiten.

Arbeitszeitkonto. Mit der Verwendung Arbeitszeitkonto wird die Überstunde zur Gutschrift und was nach der Toleranz fehlt zur Belastung, minutengenau. Das Fehlen eines ganzen Tages bleibt eine Fehlzeit und geht nicht vom Konto ab. Jeder Herkunftsmonat bildet ein Los, das am Ende des Herkunftsmonats plus der Gültigkeit verfällt (bei 6 Monaten verfallen die Stunden aus Januar Ende Juni); eine Belastung verbraucht zuerst das älteste Los, und eine Gutschrift gleicht zuerst aus, was im Minus steht. Der Saldo kann negativ werden. Was verfällt, erscheint als verfallen, zum Auszahlen. Der Zeitnachweis zeigt Anfangsstand, Gutschriften, Belastungen, Verfallenes, Saldo und die Lose mit dem Monat, in dem sie verfallen.

#Monatsabschluss und Wiederöffnung

Abschließen und wieder öffnen liegen in der Leiste Monat verwalten im Tab Team im Monat. Ein abgeschlossener Monat nimmt keine Korrektur, keine Regel und keinen Feiertag an. Der Verlauf des Monats zeigt, wer abgeschlossen, wieder geöffnet und die Kenntnisnahme bestätigt hat, und wann. Die Kenntnisnahme jeder Person sehen nur sie selbst, ihre Führungskräfte (direkt und indirekt) und die Verwaltung; den Grund der Wiederöffnung liest nur die Verwaltung.

#Exportieren und Dateien erstellen

Die CSV kommt in der Sprache der Person, die exportiert: Spaltenköpfe und Werte übersetzt, die Codes der Portaria unverändert (E/S/D für Kommen, Gehen und verworfen; O/I für original und ergänzt) und Zahlen mit Punkt als Dezimaltrennzeichen, damit die Lohnabrechnung sie ohne Umrechnung liest.

Im AEJ ist jede Person ein Beschäftigungsverhältnis pro Betriebsstätte: Stempelungen aus mehreren Spaces derselben Betriebsstätte werden zusammengeführt, jeder Tag nur einmal. Der wöchentliche Ruhetag (DSR) erscheint nur für bereits abgeschlossene Wochen.

AFD und AEJ kommen mit einer .sha256-Datei, die den Integritätscode der Datei enthält, damit die empfangende Stelle prüfen kann, dass sich nichts geändert hat. Die Download-Links gelten 5 Minuten; erstelle sie neu, wenn du sie brauchst.

Für eine prüfende Stelle. Das AFD kann im Moment der Anfrage erstellt werden; das AEJ und die Zeitnachweise aus jedem Zeitraum jederzeit. Übergib die Dateien mit ihren .sha256.

#E-Mails

Die Kategorie Zeiterfassung in E-Mails dieser Community, standardmäßig an, hat drei Hinweise, nie mit Uhrzeiten, Grund oder Notiz, nur der Hinweis und die Schaltfläche:

#Schritt für Schritt

#Den Bereich anlegen und die Betriebsstätte erfassen

Rolle: Inhaber oder Admin.

1. Bereich Hinzufügen › Planung & HR › Zeiterfassung. Die Karte sagt „Kommen und Gehen stempeln, mit Beleg und AFD-Datei“.
2. Gib den Namen (z. B. Zeiterfassung), den Abschnitt und den Zugriff an.
3. Direkt nach den Daten des Bereichs, im Schritt Betriebsstätte, prüfe die vorausgefüllten Daten (CNPJ oder CPF, CEI/CAEPF/CNO, Firmenname, Ort der Leistungserbringung), oder wähle eine, die die Community schon hat.
4. Speichern. Der Bereich öffnet sich, mit der Betriebsstätte verknüpft.

#Die Beschäftigten erfassen

Rolle: Zeiterfassungsverwaltung.

1. Öffne im Bereich Beschäftigte: Die Liste zeigt, wer Zugriff hat und noch keinen Eintrag.
2. Gib für jede Person CPF, Einstellungsdatum und Position oder Funktion an (und die eSocial-Nummer, falls vorhanden).

#Die Regeln festlegen

Rolle: Zeiterfassungsverwaltung.

1. Regeln und Feiertage › Regeln, mit Regel für: Den ganzen Bereich.
2. Passe Arbeitszeit, Toleranz und Überstunden (mit der Verwendung Auszahlen oder Arbeitszeitkonto) und Nacht und Pausen an.
3. Wähle Gültig ab und speichere.
4. Für jemanden mit anderer Arbeitszeit Regel für: Ausnahme und die Person (oder Auch anwenden auf und eine Gruppe).
5. Unter Feiertage Feiertag hinzufügen für die der Stadt oder des Unternehmens.

#Stempeln

1. Öffne den Zeiterfassungsbereich, im Tab Stempeln.
2. Lies beim ersten Mal den Hinweis zu IP und Standort.
3. Stempeln. Öffne den Beleg, wenn du willst; die früheren stehen unter Stempelungen › Meine.

#Eine Korrektur beantragen

1. Unter Zeitnachweis › Tag für Tag am Tag Korrektur anfragen (erscheint nicht an zukünftigen Tagen).
2. Hinzufügen (mit der Uhrzeit) oder Nicht berücksichtigen (mit Auswahl der Stempelung), mit dem Grund.
3. Verfolge sie unter Korrekturen › Meine Anfragen; solange sie wartet, kannst du die Anfrage zurückziehen.

#Den Monat abschließen

Rolle: Zeiterfassungsverwaltung.

1. Entscheide unter Korrekturen › Zu entscheiden über die wartenden (die von Personen ohne Führungskraft sind Sache der Verwaltung; für die übrigen frag die Führungskräfte).
2. Prüfe unter Team im Monat die Summen und Markierungen.
3. Monat verwalten › Monat abschließen. Alle Beschäftigten bekommen die E-Mail zur Kenntnisnahme.
4. CSV exportieren für die Lohnabrechnung.

#Beispiele

Ein kleines Unternehmen. Luma legt den Bereich Zeiterfassung an; die Betriebsstätte kommt mit CNPJ und Firmenname aus den Firmendaten. Die Verwaltung erfasst Carla und Bruno mit CPF, Eintritt und Position. Carla stempelt um 08:02, 12:01, 13:00 und 17:04: alles innerhalb der Toleranz, 8 Std. normale Arbeitszeit.

Vergessen zu stempeln. Bruno hat am Dienstag das Gehen nicht gestempelt. Im Zeitnachweis erscheint der Tag mit fehlendes Gehen. Er beantragt, 18:00 hinzuzufügen, mit dem Grund „Ich habe vergessen, das Gehen zu stempeln“. Diego, seine Führungskraft, bekommt die E-Mail und genehmigt: Der Zeitnachweis zeigt das hinzugefügte Gehen mit dem Grund; das AFD bleibt ohne.

Arbeitszeitkonto. Mit der Verwendung Arbeitszeitkonto und 6 Monaten Gültigkeit werden Carlas 3 Überstunden im Januar gutgeschrieben und verfallen Ende Juni. Im Februar geht sie an einem Tag 1 Std. früher: Das Konto belastet 1 Std. aus dem Los vom Januar.

Eine prüfende Stelle fordert die Dateien an. Finanzen erstellt das AFD (unter Betriebsstätte, AFD und AEJ) und das AEJ der Betriebsstätte von Januar bis März und übergibt beide mit ihren .sha256.

#Häufige Fehler und Lösungen

#Häufige Fragen

Kann ich eine falsche Stempelung korrigieren? Die Stempelung wird nicht bearbeitet. Beantrage die Korrektur Nicht berücksichtigen, mit dem Grund; genehmigt, zählt der Zeitnachweis sie nicht mehr, und der ursprüngliche Eintrag bleibt bestehen.

Gilt eine Stempelung ohne Standort? Ohne erlaubten Radius, oder mit dem Radius im Modus Markieren, ja: Sie wird gespeichert und im Zeitnachweis und im CSV als ohne Standort markiert. Mit dem Radius im Modus Sperren wird sie abgelehnt.

Blockiert die Zeiterfassung, wer außerhalb der Arbeitszeit stempelt? Nein. Keine Arbeitszeitregel lehnt die Stempelung ab; außerhalb der Arbeitszeit wird sie nur markiert. Ablehnen kann sie nur der erlaubte Radius im Modus Sperren, und nur wegen der Entfernung.

Entscheidet die indirekte Führungskraft über Korrekturen? Nein. Sie sieht den Zeitnachweis des Teams, aber es entscheidet die direkte Führungskraft (oder die Verwaltung bei Personen ohne Führungskraft).

Stempelt der Assistent für mich? Nein. Das Stempeln ist eine Handlung der Person selbst, in der App. Der Assistent zeigt Zeitnachweis, Belege und Korrekturen, beantragt Korrekturen und bestätigt die Kenntnisnahme.

Wie lange werden die Stempelungen aufbewahrt? Für immer. Nichts aus dem Eintrag verfällt oder wird gelöscht.

#In der API

Der Bereich ist module: "timeTracking", und eine Community kann mehrere haben. Die Routen liegen unter /api/time-tracking, mit der X-CommunityId und der spaceId (Pflicht, wenn es mehr als einen Zeiterfassungsbereich gibt): GET /clock; GET /establishments/prefill, GET und POST /establishments, GET und PATCH /establishments/{id}, POST /establishments/{id}/afd und /aej; GET und PUT /spaces/{spaceId}, GET /spaces/{spaceId}/people; GET und POST /employees, PATCH und DELETE /employees/{id}; POST /notice; GET und POST /punches, GET /punches/{id} und /punches/{id}/receipt; GET und POST /rules; GET und POST /holidays, DELETE /holidays/{id}; GET und POST /adjustments, GET /adjustments/{id}, POST /adjustments/{id}/decision und /cancel; GET /timesheet, GET /timesheets; GET /months, POST /months/close, /reopen und /acknowledge; POST /exports/csv. Es gibt keine Route, die eine Stempelung ändert oder löscht. Wer einen Zeitnachweis oder eine Stempelung nicht sehen darf, bekommt 404; die Verwaltung ist 403 managementOnly für die übrigen Rollen, und ein abgeschlossener Monat ist 422 monthClosed.

Erlaubter Radius: PUT und DELETE /api/time-tracking/spaces/{spaceId}/geofence (latitude, longitude, radiusMeters von 10 bis 50.000, mode BLOCK oder FLAG und optional address), nur für Eigentümer und Administrator (403 geofenceDenied); GET /api/time-tracking/geofence-refusals (spaceId, memberId, Paginierung) für die Verwaltung. Im Modus BLOCK gibt POST /punches außerhalb des Radius oder ohne Standort 422 zurück (geofenceOutside, geofenceNoLocation); Stempelungen bringen outsideRadius.

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