Control horario

El Control horario es el registro electrónico de jornada de la comunidad: cada empleado ficha la entrada y la salida en la app, con la hora del servidor, y recibe el comprobante del fichaje; el líder directo trata lo que haya faltado; la gestión define el horario y las reglas, cierra el mes con el registro de jornada y genera los archivos para la nómina y para un auditor. El módulo sigue las reglas de un sistema de registro electrónico de jornada mediante programa de la Portaria MTP 671/2021 (la norma brasileña de control de jornada) hasta donde llega el producto, en la medida de lo posible.

Es un módulo de espacio de la pestaña Planificación y RR. HH. de Añadir Espacio. La comunidad puede tener tantos espacios de control horario como quiera (por ejemplo, uno por empresa o por sede), y cada uno apunta a un establecimiento, el empleador de los fichajes. Quién crea el espacio: propietario o administrador.

#Para qué sirve

#Quién ve y quién hace qué

La gestión del control horario son el propietario, el administrador y finanzas. El líder de cada persona es su Responde a del organigrama, calculado en el momento de cada acción.

• Quien no está en la tabla no ve el control horario de nadie: para esa persona, el registro de jornada de los demás simplemente no existe.
• El CPF (el número de identificación fiscal brasileño) de un empleado solo lo ven la propia persona, sus líderes y la gestión.
• Cuando el soporte de Memberfy entra en la comunidad (botón Entrar), no ve ni toca el control horario.

#Cómo funciona

#Las pestañas del espacio

Las pestañas aparecen según lo que cada persona puede ver: quien no lidera a nadie ni es de la gestión ve Fichar, Registro mensual, Fichajes y Ajustes.

#El establecimiento

El establecimiento es quien emplea: los fichajes salen a su nombre, en el comprobante y en los archivos.

El paso del establecimiento viene rellenado de antemano con los datos de la empresa de la comunidad (los de la Información empresarial: CNPJ o CPF, razón social y la dirección como lugar de prestación de servicios); revísalos y ajústalos antes de guardar. Quien guarda indica su propio CPF, que queda en el historial del registro.

Dos espacios pueden usar el mismo establecimiento: entonces comparten la misma numeración y el mismo AFD, pero los fichajes, las reglas, los ajustes y los cierres de uno no aparecen en el otro. En cuanto un espacio tiene fichajes, su establecimiento ya no cambia.

Toda alta o modificación del establecimiento queda grabada en el historial, con número propio.

#Los empleados

Solo ficha quien tiene ficha de empleado en el establecimiento del espacio. La gestión registra:

Crear, modificar y eliminar una ficha queda grabado en el historial. Eliminar cierra la ficha: la persona deja de fichar en ese establecimiento, y los fichajes que ya hizo se conservan para siempre.

Quien abre el espacio sin ficha no ve Fichar y lee a quién pedirla: "Para fichar, pide a un owner, admin o a finanzas de la comunidad tu registro de empleado (CPF, fecha de alta y cargo)."

#Fichar

1. El empleado abre el espacio y ve el reloj, con horas, minutos y segundos. La hora que vale es la del servidor, sincronizada con la hora legal brasileña; el reloj del móvil o del ordenador no cuenta.
2. La primera vez, la pantalla avisa de que el fichaje guarda la IP y la ubicación como prueba del registro de la jornada. El aviso aparece una vez por espacio, y Memberfy guarda cuándo lo vio la persona.
3. La persona toca Fichar. La app pide la ubicación al navegador o al móvil.

Cada fichaje guarda la hora, el número secuencial del establecimiento (NSR, sin huecos ni repeticiones), el CPF, la IP, el navegador y, si el dispositivo la da, la latitud, la longitud y la precisión. También lleva un código de integridad (hash SHA-256) encadenado con el del fichaje anterior del establecimiento.

Sin radio permitido, el fichaje nunca se rechaza. Sin ubicación, entra y queda señalado como sin ubicación; fuera del horario contractual o en un día sin jornada, entra y queda señalado como fuera de horario. Ninguna regla de jornada bloquea el fichaje. Un doble toque no crea dos fichajes. Con el radio permitido en modo Bloquear, el fichaje fuera del radio o sin ubicación se rechaza.

#Radio permitido (cerca virtual)

Opcional. En la pestaña Establecimiento, AFD y AEJ, el propietario y el administrador definen, por espacio de control horario, el Lugar de trabajo (con la búsqueda de dirección o con Usar mi ubicación; la dirección es solo una etiqueta), el Radio (de 10 a 50.000 metros) y lo que pasa Fuera del radio:

• Quien ficha ve la regla en la pantalla de fichar ("Este reloj solo acepta marcaciones con ubicación, a hasta 200 m del lugar de trabajo.") y en el aviso de IP y ubicación.
• Marcaciones rechazadas por el radio, en la misma pestaña, lista los intentos de los últimos 30 días: quién, cuándo y la distancia (o Sin ubicación). No son fichajes: no tienen NSR, no van al AFD ni al AEJ y no entran en el registro de jornada. El propietario, el administrador y finanzas ven la lista.
• La etiqueta Fuera del radio no va al AFD ni al AEJ, que siguen el formato de la Portaria.
• Quitar radio vuelve al funcionamiento sin radio: ningún fichaje se rechaza ni se señala, y lo ya grabado se mantiene. Sin radio configurado, nada cambia.

La regla es de la empresa. Memberfy aplica el radio y el modo elegidos, sin evaluar si cumplen la legislación o los contratos de cada empresa. La ubicación viene del dispositivo o del navegador de quien ficha: el radio es un control de la rutina de la empresa, no una prueba de presencia en el lugar.

#El comprobante

Justo después de fichar, la persona abre y descarga el Comprobante de Registro de Jornada del Trabajador, en PDF, con el NSR, el empleador (nombre, CNPJ o CPF, CEI/CAEPF/CNO), el lugar de prestación de servicios, el trabajador (nombre y CPF), la fecha y la hora del fichaje y el código hash. Los comprobantes de cualquier período siguen disponibles después, sin plazo, en Fichajes › Míos. No hay correo por fichaje.

#Nada de lo fichado se modifica

Un fichaje no se edita ni se borra, por nadie: ni el propietario, ni el soporte de Memberfy. No hay botón ni ruta para hacerlo, y la base de datos rechaza el cambio. Lo mismo vale para los registros del establecimiento y de los empleados. Lo que se corrige es el tratamiento, mediante el ajuste.

#Ajustes

El ajuste corrige el registro de jornada sin tocar el fichaje original:

1. El empleado pide el ajuste de su propio fichaje. Nadie lo pide por otra persona.
2. Quien decide es el líder directo de la persona, que recibe el aviso por correo. Para quien no tiene líder, el ajuste lo decide la gestión (propietario, administrador o finanzas). Nadie decide su propio ajuste, y el líder indirecto solo lo ve.
3. El líder decide con Aprobar o Rechazar, en Ajustes › Para decidir; rechazar pide una nota obligatoria para la persona, que recibe el aviso de la decisión.
4. Mientras el ajuste espera, la persona puede Cancelar pedido, en Ajustes › Mis pedidos.

Aprobado, el registro de jornada y el AEJ muestran el fichaje tratado, con el motivo (en el registro de jornada, el incluido aparece con incl. y el motivo). El AFD no cambia, y el fichaje incluido no recibe NSR ni comprobante.

Las horas extra no se incluyen por ajuste: salen de los fichajes. Para registrar una hora extra, la persona ficha.

El propietario solo. Si el propietario no tiene líder y es la única persona de la gestión, no hay quien decida su ajuste: en ese caso decide el suyo, y la decisión queda marcada como autodecidida en el ajuste, en el fichaje tratado y en el día del registro de jornada (y en el CSV). Si hay otra persona en la gestión, es ella quien decide.

#Las reglas de jornada

En Reglas y feriados › Reglas, la gestión elige en Regla de si la versión vale para Todo el espacio o es una Excepción para una persona (con Aplicar también a, la misma excepción vale para las personas de un grupo), y en Vale desde la fecha en que empieza. La pantalla se divide en Jornada, Tolerancia y extras, Nocturno y pausas e Historial. Cada cambio guarda una nueva versión; las anteriores quedan en el Historial. Una regla no puede empezar dentro de un mes ya cerrado.

Todos los números de abajo son valores por defecto que la comunidad ajusta, no orientación jurídica. Ninguna regla rechaza un fichaje: dicen lo que se espera, lo que se cuenta y lo que se señala.

Feriados. El espacio ya viene con los feriados nacionales de Brasil del año y del siguiente, y los de los años posteriores entran solos. En Reglas y feriados › Feriados, cada uno aparece como Nacional o De la comunidad; la gestión usa Añadir feriado para los propios (municipales, de la empresa) y Quitar feriado para los que no valen; un feriado nacional quitado no vuelve. En un mes cerrado no se incluye ni se quita ningún feriado.

Turno que cruza la medianoche. Cuenta en el día de la entrada, si la salida llega en un máximo de 16 h.

#El registro de jornada

El registro de jornada es el mes de una persona, en la pestaña Registro mensual (Día a día) y en el CSV. La persona ve el suyo cada mes; el líder ve el de su equipo; la gestión ve el de todos.

• Encabezado: el empleador (nombre, CNPJ o CPF, CEI/CAEPF/CNO), el trabajador (nombre, CPF, fecha de alta, cargo), la fecha de emisión, el período y el horario contractual.
• Cada día: los fichajes registrados y los tratados (incluidos y descartados, con el motivo), cada uno con IP y ubicación.
• Totales: horas normales, horas extra por tipo, con el recargo y el destino (pagadas o bolsa), horas nocturnas (con la hora reducida, cuando está activada), faltas, retrasos más allá de la tolerancia y la bolsa de horas.
• Señales: sin ubicación, fuera de horario, falta la salida, intervalo mínimo, límite diario de horas extra y autodecidida.

Cuándo empieza a contar el registro. Las faltas, las horas previstas y el descanso semanal solo cuentan desde la fecha más reciente entre la fecha de alta y el registro de la persona en el establecimiento, y se detienen al terminar el registro. Quien fue registrado a mitad de mes no tiene faltas en los días anteriores.

Bolsa de horas. Con el destino bolsa, la hora extra se convierte en crédito y lo que faltó más allá de la tolerancia en débito, minuto a minuto. La falta de un día entero sigue siendo falta y no sale de la bolsa. Cada mes de origen forma un lote, que vence al final del mes de origen más la validez (con 6 meses, las horas de enero vencen a finales de junio); el débito consume primero el lote más antiguo, y el crédito paga primero lo que se deba. El saldo puede quedar negativo. Lo que vence aparece como vencido, para pagarlo. El registro de jornada muestra la apertura, los créditos, los débitos, los vencidos, el saldo y los lotes con el mes en que vencen.

#Cerrar y reabrir el mes

Cerrar y reabrir están en la barra Gestionar el mes de la pestaña Equipo en el mes. Un mes cerrado no recibe ajustes, reglas ni feriados. El Historial del mes muestra quién cerró, reabrió y dio el visto bueno, y cuándo. El visto bueno de cada persona solo lo ven ella, sus líderes (directo e indirecto) y la gestión; el motivo de la reapertura solo lo lee la gestión.

#Exportar y generar los archivos

El CSV sale en el idioma de la persona que lo exporta: encabezados y valores traducidos, con los códigos de la Portaria tal cual (E/S/D para entrada, salida y descartado; O/I para original e incluido) y los números con punto decimal, para que la nómina los lea sin conversión.

En el AEJ, cada persona es un vínculo por establecimiento: los fichajes de varios espacios del mismo establecimiento se juntan, cada día una sola vez. El descanso semanal (DSR) solo aparece en las semanas que ya terminaron.

El AFD y el AEJ salen acompañados de un archivo .sha256, con el código de integridad del archivo, para que quien lo recibe compruebe que nada cambió. Los enlaces de descarga valen 5 minutos; genéralos de nuevo cuando los necesites.

Para un auditor. El AFD se puede generar en el momento del pedido; el AEJ y los registros de jornada, de cualquier período, en cualquier momento. Entrega los archivos con sus .sha256.

#Correos

La categoría Control horario de Correos de esta comunidad, activada por defecto, tiene tres avisos, nunca con horarios, motivo ni nota, solo el aviso y el botón:

#Paso a paso

#Crear el espacio y registrar el establecimiento

Rol: propietario o administrador.

1. Añadir Espacio › Planificación y RR. HH. › Control horario. La tarjeta dice "Fichaje de entrada y salida con comprobante y archivo AFD".
2. Ponle nombre (p. ej., Fichaje), elige la sección y quién tiene acceso.
3. Justo después de los datos del espacio, en el paso del establecimiento, revisa los datos rellenados de antemano (CNPJ o CPF, CEI/CAEPF/CNO, razón social, lugar de prestación de servicios), o elige uno que la comunidad ya tenga.
4. Guarda. El espacio se abre vinculado al establecimiento.

#Registrar a los empleados

Rol: gestión del control horario.

1. En el espacio, abre Empleados: la lista muestra quién tiene acceso y todavía no tiene ficha.
2. Para cada persona, indica CPF, fecha de alta y cargo o función (y la matrícula eSocial, si la hay).

#Definir las reglas

Rol: gestión del control horario.

1. Reglas y feriados › Reglas, con Regla de: Todo el espacio.
2. Ajusta Jornada, Tolerancia y extras (con el destino Pagar o Bolsa de horas) y Nocturno y pausas.
3. Elige Vale desde y guarda.
4. Para alguien con otro horario, Regla de: Excepción y la persona (o Aplicar también a y un grupo).
5. En Feriados, Añadir feriado para los de la ciudad o de la empresa.

#Fichar

1. Abre el espacio de control horario, en la pestaña Fichar.
2. La primera vez, lee el aviso de IP y ubicación.
3. Fichar. Abre el comprobante, si quieres; los anteriores quedan en Fichajes › Míos.

#Pedir un ajuste

1. En Registro mensual › Día a día, en el día, Pedir ajuste (no aparece en días futuros).
2. Incluir (con la hora) o Descartar (eligiendo el fichaje), con el motivo.
3. Síguelo en Ajustes › Mis pedidos; mientras espera, puedes usar Cancelar pedido.

#Cerrar el mes

Rol: gestión del control horario.

1. En Ajustes › Para decidir, decide los que esperan (los de quien no tiene líder son de la gestión; los demás, pídeselos a los líderes).
2. En Equipo en el mes, revisa los totales y las señales.
3. Gestionar el mes › Cerrar mes. Cada empleado recibe el correo para dar el visto bueno.
4. Exportar CSV para la nómina.

#Ejemplos

Una empresa pequeña. Luma crea el espacio Fichaje; el establecimiento viene con el CNPJ y la razón social de los datos de la empresa. La gestión registra a Carla y a Bruno con CPF, fecha de alta y cargo. Carla ficha a las 08:02, 12:01, 13:00 y 17:04: todo dentro de la tolerancia, 8 h normales.

Olvidó fichar. Bruno no fichó la salida del martes. En el registro de jornada, el día aparece con falta la salida. Pide incluir las 18:00, con el motivo "Olvidé fichar la salida". Diego, su líder, recibe el correo y lo aprueba: el registro de jornada muestra la salida incluida, con el motivo; el AFD sigue sin ella.

Bolsa de horas. Con el destino bolsa y una validez de 6 meses, las 3 h extra de Carla en enero entran como crédito y vencen a finales de junio. En febrero sale 1 h antes un día: la bolsa descuenta 1 h del lote de enero.

Un auditor pide los archivos. Finanzas genera el AFD (en Establecimiento, AFD y AEJ) y el AEJ del establecimiento de enero a marzo y entrega los dos con sus .sha256.

#Errores comunes y cómo resolverlos

#Preguntas frecuentes

¿Se puede corregir un fichaje equivocado? El fichaje no se edita. Pide el ajuste Descartar, con el motivo; aprobado, el registro de jornada deja de contarlo, y el fichaje original sigue ahí.

Sin ubicación, ¿el fichaje vale? Sin radio permitido, o con el radio en modo Señalar, vale: entra y queda señalado como sin ubicación en el registro de jornada y en el CSV. Con el radio en modo Bloquear, se rechaza.

¿El control horario bloquea a quien ficha fuera de horario? No. Ninguna regla de jornada rechaza el fichaje; fuera de horario, solo queda señalado. Lo que puede rechazarlo es el radio permitido, en modo Bloquear, y solo por la distancia.

¿El líder indirecto decide ajustes? No. Ve el registro de jornada del equipo, pero quien decide es el líder directo (o la gestión, para quien no tiene líder).

¿El asistente ficha por mí? No. El fichaje es un acto de la propia persona, en la app. El asistente consulta el registro de jornada, los comprobantes y los ajustes, pide ajustes y da el visto bueno.

¿Cuánto tiempo se guardan los fichajes? Para siempre. Nada del registro caduca ni se borra.

#En la API

El espacio es module: "timeTracking", y la comunidad puede tener varios. Las rutas están en /api/time-tracking, con el X-CommunityId y el spaceId (obligatorio cuando hay más de un espacio de control horario): GET /clock; GET /establishments/prefill, GET y POST /establishments, GET y PATCH /establishments/{id}, POST /establishments/{id}/afd y /aej; GET y PUT /spaces/{spaceId}, GET /spaces/{spaceId}/people; GET y POST /employees, PATCH y DELETE /employees/{id}; POST /notice; GET y POST /punches, GET /punches/{id} y /punches/{id}/receipt; GET y POST /rules; GET y POST /holidays, DELETE /holidays/{id}; GET y POST /adjustments, GET /adjustments/{id}, POST /adjustments/{id}/decision y /cancel; GET /timesheet, GET /timesheets; GET /months, POST /months/close, /reopen y /acknowledge; POST /exports/csv. No hay ruta que modifique o borre un fichaje. Quien no puede ver un registro de jornada o un fichaje recibe 404; la gestión es 403 managementOnly para los demás roles, y un mes cerrado es 422 monthClosed.

Radio permitido: PUT y DELETE /api/time-tracking/spaces/{spaceId}/geofence (latitude, longitude, radiusMeters de 10 a 50.000, mode BLOCK o FLAG y address opcional), solo del propietario y del administrador (403 geofenceDenied); GET /api/time-tracking/geofence-refusals (spaceId, memberId, paginación) para la gestión. En modo BLOCK, POST /punches fuera del radio o sin ubicación devuelve 422 (geofenceOutside, geofenceNoLocation); los fichajes traen outsideRadius.

#Relacionados

• Grupos y organigrama
• Información empresarial
• Módulos
• Correos de esta comunidad
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