Feedbacks

O Feedbacks é o lugar do feedback contínuo entre colegas, fora dos ciclos de avaliação: qualquer pessoa com acesso ao espaço dá um feedback a um colega ou pede o dele, em poucos segundos, e cada um guarda o histórico do que recebeu e do que deu.

É um módulo de espaço do separador Planeamento & RH de Adicionar Espaço. Uma comunidade pode ter vários espaços de Feedbacks, por exemplo um por equipa ou por área, cada um com o seu público.

#Quem lê o quê

Só quem deu e quem recebeu leem um feedback. Mais ninguém lê o texto: nem o proprietário, nem o administrador, nem a chefia da pessoa, nem o suporte da Memberfy. O mesmo vale para os pedidos: só quem pediu e a quem foi pedido os veem.

• A equipa (proprietário e administrador) vê só números: quantos feedbacks, pedidos e respostas, sem texto, autor ou destinatário.
• O feedback não é anónimo: o destinatário sabe sempre quem o deu.
• Os temas e comportamentos de um feedback ou pedido seguem a mesma regra: só as duas pessoas os veem; a equipa vê só a contagem por tema, nos Números.
• Nada do texto vai para o Feed, para a pesquisa, para exportação ou para o e-mail.
• Quando o suporte da Memberfy entra na comunidade como proprietário (botão Entrar), também não lê nem mexe nos feedbacks e pedidos: só vê os Números. Ver SuperAdmin.
• A exceção é o feedback sobre outra pessoa: o Feedback interno é lido pelo autor, por quem pediu e pelo líder direto da pessoa; a pessoa lê só a Mensagem para a pessoa, se houver. Também aí a equipa vê só números.

#Como funciona

#As três caixas

Cada feedback fica no espaço em que foi dado. Com vários espaços de Feedbacks, as caixas de um espaço mostram só os feedbacks e pedidos desse espaço, e cada pessoa vê os seus nos espaços a que tem acesso. Perder o acesso a um espaço tira de vista o que foi dado nele. Os botões dos e-mails abrem o feedback ou o pedido no espaço dele.

#Temas e comportamentos

Os temas dão um guião para pedir e escrever feedback. Cada tema (por exemplo, Comunicação) traz uma lista de comportamentos ("Escuta com atenção", "Mantém as pessoas informadas"). Tudo é opcional: sem tema, pedir e dar continuam como antes, em texto livre.

• O catálogo é da comunidade: vale em todos os espaços de Feedbacks dela.
• Todas as comunidades começam com 5 temas, cada um com 6 comportamentos: Impacto na equipa, Comunicação, Entrega, Análise e tomada de decisões e Gestão de pessoas. O conjunto é criado no idioma da comunidade na primeira vez que o catálogo é aberto; depois o texto é da comunidade, e mudar o idioma não o traduz.
• O proprietário e o administrador gerem-no em Temas e comportamentos, na barra de gestão do espaço de Feedbacks: Novo tema (nome até 80 caracteres e Descrição (opcional) até 300), Novo comportamento (até 160), mudar o nome, reordenar arrastando, Desativar e Ativar. Até 30 temas ativos e 20 comportamentos ativos por tema.
• Nada é apagado. Desativar tira o tema ou o comportamento da escolha em pedidos e feedbacks novos; os feedbacks antigos continuam a mostrar o que foi escrito, e os números continuam a contar.
• Moderador, financeiro e membro veem só os temas ativos, ao pedir e dar feedback.

#Dar feedback

Em Dar feedback, escolha Para quem (uma pessoa por feedback, com acesso ao espaço; ninguém dá feedback a si próprio) e escreva o Feedback, com formatação, até 5000 caracteres. O destinatário vê-o em Recebidos, e o autor em Enviados.

Por tema: em vez do texto livre, escolha um ou mais temas em Ou escreva por tema, com um guião (opcional), até 10. Cada tema passa a ser uma secção com três perguntas, O que observou, Qual foi o impacto e O que sugere, e os comportamentos do tema para assinalar em Comportamentos que observou (opcional). Escreva em pelo menos uma pergunta: a pergunta em branco não aparece no texto, e a secção sem texto nenhum sai inteira. Pode tirar uma secção ou Adicionar outro tema; tirar todas volta ao texto livre. Como a pessoa vai ler mostra o texto montado, com o nome do tema e as perguntas como títulos.

#Pedir feedback

Em Pedir feedback, escolha a pessoa e, se quiser, uma Mensagem (até 1000 caracteres). O pedido vai para Pedidos dos dois e fica Pendente. A pessoa a quem foi pedido pode:

• Responder: escreve o feedback, que chega ligado ao pedido. O pedido fica Respondido.
• Recusar: o pedido fica Recusado, sem e-mail, e já não pode ser respondido.

Quem pediu pode Cancelar pedido enquanto está pendente (fica Cancelado, sem e-mail). Respondido, recusado ou cancelado, o pedido já não muda. Há um pedido pendente de cada vez entre as mesmas duas pessoas em cada espaço; a resposta entra no espaço do pedido.

#Feedback sobre outra pessoa

O líder ouve os colegas sobre alguém da sua equipa, e um colega conta ao líder algo sobre uma pessoa. Os dois caminhos têm duas partes:

• A pessoa nunca lê o feedback interno, nem sabe que foi indicada ou que alguém escreveu sobre ela: só é avisada quando há mensagem.
• Um líder novo não herda: se o líder da pessoa mudar depois, o feedback continua com quem o leu quando foi escrito.
• Não é anónimo: o líder vê o autor do interno, e a pessoa vê o autor da mensagem.
• O proprietário e o administrador que não pediram, os outros indicados e o suporte da Memberfy não leem nenhuma das partes.

Pedir sobre um liderado. Em Pedidos, clique em Pedir sobre um liderado (ou, em Pedir feedback, escolha Sobre um liderado em Sobre quem é o pedido): escolha Sobre quem e, em Quem quer ouvir, os colegas, com a Mensagem e os temas opcionais. Pode pedir o líder direto da pessoa (definido no organograma) e o proprietário ou o administrador, sobre qualquer pessoa; o líder indireto, não. Os indicados precisam de ter acesso ao espaço e não podem ser a própria pessoa nem o líder dela. Cada indicado recebe um pedido próprio, vê "Fulano pediu o seu feedback sobre Beltrano" e não sabe quem mais foi indicado.

• Limite de indicações: o contador mostra "3 de 5 indicações". O proprietário e o administrador definem o limite em Máximo de indicações por pedido, na criação e na edição do espaço: de 1 a 20; vazio volta ao valor por omissão, 5.
• O cartão do pedido ("Você pediu feedback sobre Beltrano") mostra "2 de 5 responderam" e o estado de cada indicado (Pendente, Respondido, Recusado, Cancelado); quem pediu cancela um indicado pendente sem mexer nos outros, sem e-mail.
• O indicado responde com as duas partes (o interno com o guião dos temas pedidos, se houver; a mensagem, opcional) ou recusa. Uma recusa fica registada e nunca é apagada.
• Há um pedido pendente de cada vez do mesmo líder, sobre a mesma pessoa, ao mesmo colega.

Dar feedback sobre alguém. Em Recebidos ou Enviados, clique em Sobre alguém (ou, em Dar feedback, escolha Sobre alguém em Para quem é o feedback): escolha Sobre quem, escreva o Feedback interno e, se quiser, a Mensagem para a pessoa. Qualquer pessoa com acesso ao espaço pode, sobre um colega que também o tenha; o interno vai para o líder direto do colega, que o lê em Recebidos e pode Agradecer.

• Colega sem líder definido: o feedback não sai, com a mensagem "Fulana não tem líder definido; dê o feedback diretamente a essa pessoa ou peça ao owner ou a um admin para definir o líder". Se o líder não tem acesso ao espaço, também não sai: "O líder de Fulana não tem acesso a este espaço de Feedbacks".
• Se o líder for você, dê o feedback diretamente à pessoa. Ninguém dá feedback sobre si próprio.

Nos cartões e nas listas. O feedback leva a marca Sobre Beltrano. O líder e quem pediu leem o interno ("Fulano deu-lhe um feedback sobre Beltrano"); a pessoa vê só "Fulano deixou-lhe uma mensagem". Recebidos, Enviados e Pedidos filtram em Todos, Diretos e Sobre outras pessoas. O autor apaga o que deu, e desaparecem as duas partes para todos.

#Os temas no pedido e nos cartões

Ao pedir, escolha até 10 temas e, dentro deles, comportamentos em Sobre o que quer ouvir (opcional): quem foi pedido vê Temas pedidos no pedido. Ao Responder, o feedback já abre com uma secção por tema pedido, e os comportamentos pedidos aparecem assinalados como pedido; pode tirar secções, acrescentar outros temas ou voltar ao texto livre.

O cartão do feedback mostra Temas, com os comportamentos assinalados, e o do pedido mostra Temas pedidos. Tal como o próprio feedback, só o autor e o destinatário veem esses cartões. Os e-mails também não listam os temas.

#Agradecer e apagar

• O destinatário clica em Agradecer uma vez; o autor vê que ele agradeceu.
• Só o autor apaga o próprio feedback (Apagar feedback); desaparece para os dois. O destinatário não apaga o do outro.

#Os e-mails

Os e-mails nunca levam o texto, só quem enviou e o botão para ler na aplicação (um e-mail pode ser reencaminhado; o texto fica na aplicação, com a regra de quem lê).

Os e-mails nunca levam o nome da pessoa sobre quem é o feedback (o nome fica na app), e a pessoa só é avisada quando há mensagem. Recusa e cancelamento não enviam e-mail. Todos são da categoria Feedbacks, ligada por omissão; quem a desligou em E-mails desta comunidade não recebe, e o rodapé desliga só essa categoria com um clique. Saem 10 minutos depois, pela fila, no idioma de quem recebe.

#Os números

A barra Gerenciar feedbacks, do proprietário e do administrador, mostra os feedbacks dos últimos 30 dias, a adesão e os pedidos pendentes, e abre Números: por período (até 366 dias, no fuso horário da comunidade) e por grupo, Feedbacks dados (espontâneos e respostas a pedidos), Pedidos, Pendentes, Respondidos, Recusados, Cancelados e a Adesão (quantas das pessoas com acesso deram pelo menos um). Nenhum texto, autor ou destinatário. Moderador, financeiro e membro não veem os números. Com vários espaços, a barra e os números mostram o espaço aberto, e a adesão conta as pessoas com acesso a ele.

Por tema: quantos feedbacks e pedidos referiram cada tema e cada comportamento, no período. Para proteger quem recebe feedback:

• uma contagem de 1 ou 2 aparece como < 3; e, quando só um número de um conjunto ficaria escondido, o menor dos outros também aparece como < 3, para não ser possível descobrir o escondido por subtração;
• com um grupo escolhido, o bloco não aparece: os números por tema são só do espaço inteiro (ou da comunidade), no período, nunca por grupo nem por pessoa.

Diretos e sobre outra pessoa: os números dividem-se em Diretos e Sobre outra pessoa: Feedbacks dados (Espontâneos e Respostas a pedidos), Com mensagem para a pessoa e Sem mensagem, Pedidos, Indicados, Pendentes, Respondidos, Recusados e Cancelados. Nos pedidos sobre outra pessoa, os estados contam cada indicado. Com um grupo escolhido, conta também o feedback sobre uma pessoa do grupo. Nunca texto, nunca por pessoa.

#Exportar os números

Na janela Números, o proprietário e o administrador descarregam o que está no ecrã em Descarregar CSV ou Descarregar Excel, com o período e o grupo escolhidos. O ficheiro traz só números: os filtros, os totais, a adesão, os diretos e os sobre outra pessoa, e os números por tema e por comportamento, com a mesma proteção do ecrã (contagem de 1 ou 2 aparece como < 3; com um grupo, sem o bloco por tema). Nunca texto, autor ou destinatário. Os rótulos vêm no idioma de quem descarrega. Moderador, financeiro e membro não descarregam. Acima de 2.000 linhas, o ficheiro é preparado em segundo plano e a ligação para o descarregar, válida por 72 horas, chega por e-mail a quem exportou; o ecrã avisa "O seu ficheiro está a ser preparado; a ligação chega por e-mail a …". A ligação do e-mail abre a app e pede início de sessão: só quem pediu a exportação, e que ainda tem a função para ela, consegue descarregar. O ficheiro fica disponível durante 72 horas e depois é apagado. Até 2.000 linhas, a transferência é imediata, como antes.

#Passo a passo

#Criar o espaço

1. No menu, abra Adicionar Espaço e escolha o separador Planeamento & RH.
2. Escolha Feedbacks e clique em Seguinte. Não há a pergunta "um ou vários".
3. Dê nome, ícone e quem tem acesso. Quem tem acesso ao espaço é quem pode dar e receber feedback.

#Pedir e responder

1. A Ana abre o espaço, clica em Pedir feedback, escolhe o Bruno e escreve "Sobre a apresentação de ontem".
2. O Bruno recebe o e-mail, abre Pedidos › Pedidos para mim e clica em Responder.
3. A Ana recebe o aviso, lê o feedback em Recebidos e clica em Agradecer.

#Ouvir os colegas sobre um liderado

1. A Carla, líder do Bruno, abre Pedidos › Pedir sobre um liderado, escolhe o Bruno em Sobre quem e indica a Ana e o Diego em Quem quer ouvir.
2. A Ana e o Diego recebem "Carla pediu o seu feedback sobre uma pessoa da equipa". A Ana responde com o feedback interno e deixa uma mensagem ao Bruno; o Diego recusa.
3. A Carla lê o feedback da Ana em Recebidos, marcado Sobre Bruno; o cartão do pedido mostra "1 de 2 responderam". O Bruno recebe só a mensagem da Ana, com o nome dela.

#Pelo assistente (MCP)

São 23 ferramentas: listar recebidos e enviados, abrir um feedback, procurar a pessoa, dar feedback (create_feedback, com dry_run para ver antes quem recebe o aviso), agradecer, listar e abrir pedidos, pedir feedback, responder, recusar e, com confirmação, apagar o próprio feedback e cancelar o próprio pedido. O proprietário e o administrador consultam os números (get_feedback_dashboard). O assistente só lê os feedbacks da própria pessoa ligada, e o texto nunca vai para o registo do que ele faz. Ver Ferramentas · Membros › Feedbacks. Com mais do que um espaço de Feedbacks, o assistente pergunta em qual (space_id) ao dar, pedir e procurar pessoas; as listas sem space_id juntam os espaços que a pessoa abre, e os números sem space_id somam todos.

Quem abre o espaço lista os temas (list_feedback_themes); o proprietário e o administrador criam, editam, reordenam e desativam temas e comportamentos (6 ferramentas). create_feedback_request aceita themes e behaviors; create_feedback e answer_feedback_request aceitam sections (uma por tema, com as três perguntas em Markdown e os comportamentos observados), e o dry_run mostra o texto montado (body_preview). get_feedback_dashboard traz os números por tema.

Sobre outra pessoa: create_feedback_about_request pede sobre um liderado (a pessoa e os indicados, com dry_run para ver quem recebe o aviso e o limite); create_feedback aceita about (no lugar da pessoa que recebe) e message_to_person, e answer_feedback_request, message_to_person; as listas filtram com about; get_feedback_settings lê o limite e update_feedback_settings (proprietário e administrador) muda-o. A mensagem, como o texto, nunca vai para o registo. Ver Ferramentas · Membros › Feedbacks.

get_feedback_dashboard com format: "csv" devolve os mesmos números em CSV (o Excel fica na app). Ver a receita Descarregue os números de feedback em CSV. Acima de 2.000 linhas, o ficheiro não volta na conversa: a resposta traz status: "queued", rows e email, e o assistente diz para que endereço vai o e-mail com a ligação (válida por 72 horas).

#Erros comuns e como resolver

#Na API

O espaço é module: "feedbacks", e a comunidade pode ter vários. As rotas ficam em /api/feedbacks, com o X-CommunityId: GET /api/feedbacks?box=received|sent, POST /api/feedbacks, GET e DELETE /api/feedbacks/{id}, POST /api/feedbacks/{id}/thank, GET /api/feedbacks/people, os pedidos em GET e POST /api/feedbacks/requests (box, status), GET /api/feedbacks/requests/{id} e POST /api/feedbacks/requests/{id}/answer, /decline e /cancel, e os números em GET /api/feedbacks/dashboard (from, to, groupId, spaceId). Um feedback ou pedido que não é seu devolve 404, também para o proprietário e o administrador.

Vários espaços: GET e POST /api/feedbacks, /people, GET e POST /api/feedbacks/requests e /dashboard aceitam spaceId. Com um só espaço, é opcional e nada muda; com vários, dar, pedir e procurar pessoas sem ele devolve 422 (spaceRequired). As listas sem spaceId juntam os espaços que a pessoa abre; os números sem spaceId somam todos e devolvem spaceId: null. Feedbacks e pedidos trazem spaceId, e as rotas por id verificam o espaço do próprio item: quem não abre esse espaço recebe 403.

Temas e comportamentos: GET /api/feedbacks/themes (quem abre um espaço de Feedbacks; includeInactive para o proprietário e o administrador), POST /api/feedbacks/themes, PUT /api/feedbacks/themes/order, PUT /api/feedbacks/themes/{themeId}, POST /api/feedbacks/themes/{themeId}/behaviors, PUT /api/feedbacks/themes/{themeId}/behaviors/order e PUT /api/feedbacks/themes/{themeId}/behaviors/{behaviorId} (escrita só do proprietário e do administrador; os outros papéis recebem 403). POST /api/feedbacks/requests aceita themeIds e behaviorIds; POST /api/feedbacks e POST /api/feedbacks/requests/{id}/answer aceitam sections[] (themeId, observed, impact, suggestion, behaviorIds) em vez de body, e a API monta o texto; POST /api/feedbacks/preview monta-o sem gravar. Feedbacks e pedidos trazem themes (e o feedback, requestThemes), só para as duas pessoas; o painel traz byTheme, com null no lugar das contagens de 1 e 2, e byTheme: null com groupId. body e sections juntos devolvem 422 (bodyAndSections); todas as secções vazias, 422 (sectionsEmpty); tema inativo ou de outra comunidade, 422.

Sobre outra pessoa: POST /api/feedbacks/requests aceita subjectId + giverIds[] e cria um pedido por indicado, com o mesmo roundId, tudo ou nada; POST /api/feedbacks aceita subjectId no lugar de recipientId (vai ao líder direto) e messageToSubject (a mensagem para a pessoa), que POST /api/feedbacks/requests/{id}/answer também aceita. GET /api/feedbacks/settings lê e PUT /api/feedbacks/settings (proprietário e administrador) muda maxNominees (1 a 20, por omissão 5). Os feedbacks trazem about, subject, subjectLeader, messageToSubject e viewerRole (para a pessoa: subject, com body nulo); os pedidos, about, subject e roundId; as listas aceitam about=true|false; o painel traz byKind (direct, about). Quem pede sem ser o líder direto nem da equipa: 403 (aboutDenied); indicados a mais, repetidos, a pessoa ou o líder dela, sobre si próprio, ou pessoa sem líder: 422 (tooManyNominees, nomineeRepeated, nomineeIsSubject, nomineeIsLeader, aboutSelf, subjectNoLeader, leaderNoAccess, subjectIsYourReport); indicado com pedido pendente do mesmo líder sobre a mesma pessoa: 409 (aboutPending). A pessoa, outro indicado, um líder novo e a equipa que não pediu recebem 404 no interno.

Exportar: GET /api/feedbacks/dashboard/export?format=csv|xlsx, com os mesmos from, to, groupId e spaceId do painel, só para o proprietário e o administrador (403 para os outros). O ficheiro chama-se feedbacks-AAAA-MM-DD_AAAA-MM-DD.

#Relacionados

• Reconhecimento
• Módulos
• E-mails desta comunidade
• Grupos e organograma