Feedback

Feedback ist der Ort für laufendes Feedback unter Kolleginnen und Kollegen, außerhalb der Beurteilungszyklen: Jede Person mit Zugang zum Bereich gibt einer Kollegin oder einem Kollegen in wenigen Sekunden Feedback oder fragt danach, und jede behält die Historie dessen, was sie bekommen und gegeben hat.

Es ist ein Bereichsmodul im Tab Planung & HR von Bereich Hinzufügen. Eine Community kann mehrere Feedback-Bereiche haben, zum Beispiel einen pro Team oder pro Abteilung, jeweils mit eigenem Publikum.

#Wer was liest

Nur wer ein Feedback gegeben und wer es erhalten hat, liest es. Sonst liest niemand den Text: nicht der Inhaber, nicht der Admin, nicht die Führungskraft der Person, nicht der Memberfy-Support. Dasselbe gilt für Anfragen: Nur die anfragende und die angefragte Person sehen sie.

• Das Team (Inhaber und Admin) sieht nur Zahlen: wie viele Feedbacks, Anfragen und Antworten, ohne Text, Autor oder Empfänger.
• Feedback ist nicht anonym: Der Empfänger weiß immer, von wem es kommt.
• Die Themen und Verhaltensweisen eines Feedbacks oder einer Anfrage folgen derselben Regel: nur die beiden Personen sehen sie; das Team sieht nur die Zählung nach Thema, in den Zahlen.
• Nichts vom Text geht in den Feed, die Suche, Exporte oder E-Mails.
• Wenn der Memberfy-Support die Community als Inhaber betritt (Schaltfläche Betreten), liest und bearbeitet er Feedback und Anfragen ebenfalls nicht: Er sieht nur die Zahlen. Siehe SuperAdmin.
• Die Ausnahme ist Feedback über eine andere Person: Das Interne Feedback lesen die Person, die es schreibt, die anfragende Person und die direkte Führungskraft der Person; die Person selbst liest nur die Nachricht an die Person, falls es eine gibt. Auch dort sieht das Team nur Zahlen.

#Wie es funktioniert

#Die drei Fächer

Jedes Feedback lebt in dem Bereich, in dem es gegeben wurde. Bei mehreren Feedback-Bereichen zeigen die Fächer eines Bereichs nur dessen Feedbacks und Anfragen, und jede Person sieht ihre eigenen in den Bereichen, zu denen sie Zugang hat. Wer den Zugang zu einem Bereich verliert, sieht nicht mehr, was dort gegeben wurde. Die Schaltflächen der E-Mails öffnen das Feedback oder die Anfrage in ihrem eigenen Bereich.

#Themen und Verhaltensweisen

Themen geben einen Leitfaden, um Feedback anzufragen und zu schreiben. Jedes Thema (zum Beispiel Kommunikation) bringt eine Liste von Verhaltensweisen mit („Hört aufmerksam zu“, „Hält andere auf dem Laufenden“). Alles ist optional: ohne Thema funktionieren Anfragen und Geben wie bisher, als freier Text.

• Der Katalog gehört der Community: Er gilt in allen ihren Feedback-Bereichen.
• Jede Community startet mit 5 Themen mit je 6 Verhaltensweisen: Wirkung im Team, Kommunikation, Umsetzung, Analyse und Entscheidungen und Personalführung. Der Satz entsteht in der Sprache der Community, wenn der Katalog zum ersten Mal geöffnet wird; danach gehört der Text der Community, und ein Sprachwechsel übersetzt ihn nicht.
• Inhaber und Admin verwalten ihn unter Themen und Verhaltensweisen, in der Verwaltungsleiste des Feedback-Bereichs: Neues Thema (Name bis 80 Zeichen und Beschreibung (optional) bis 300), Neue Verhaltensweise (bis 160), umbenennen, per Ziehen sortieren, Deaktivieren und Aktivieren. Bis zu 30 aktive Themen und 20 aktive Verhaltensweisen pro Thema.
• Nichts wird gelöscht. Deaktivieren nimmt das Thema oder die Verhaltensweise aus der Auswahl für neue Anfragen und neues Feedback; älteres Feedback zeigt weiter, was geschrieben wurde, und die Zahlen zählen es weiter.
• Moderator, Finanzen und Mitglied sehen nur die aktiven Themen, beim Anfragen und Geben von Feedback.

#Feedback geben

Unter Feedback geben wählst du die Person (eine pro Feedback, mit Zugang zum Bereich; niemand gibt sich selbst Feedback) und schreibst das Feedback, mit Formatierung, bis 5.000 Zeichen. Der Empfänger sieht es unter Erhalten, du unter Gesendet.

Nach Thema: Statt freien Text zu schreiben, wähle unter Oder schreibe nach Themen, mit Leitfaden (optional) ein oder mehrere Themen, bis zu 10. Jedes Thema wird ein Abschnitt mit drei Fragen, Was hast du beobachtet, Was war die Wirkung und Was schlägst du vor, dazu die Verhaltensweisen des Themas zum Ankreuzen unter Beobachtete Verhaltensweisen (optional). Schreibe mindestens eine Frage aus: Eine leere Frage erscheint nicht im Text, und ein Abschnitt ganz ohne Text entfällt. Du kannst einen Abschnitt entfernen oder Weiteres Thema hinzufügen; ohne Abschnitte bist du wieder beim freien Text. So liest es die Person zeigt den zusammengesetzten Text, mit dem Themennamen und den Fragen als Überschriften.

#Feedback anfragen

Unter Feedback anfragen wählst du die Person und, wenn du willst, eine Nachricht (bis 1.000 Zeichen). Die Anfrage landet bei beiden unter Anfragen und ist Offen. Die angefragte Person kann:

• Antworten: schreibt das Feedback, das mit der Anfrage verknüpft ankommt. Die Anfrage ist dann Beantwortet.
• Ablehnen: Die Anfrage ist dann Abgelehnt, ohne E-Mail, und kann nicht mehr beantwortet werden.

Die anfragende Person kann Anfrage zurückziehen, solange sie offen ist (dann Zurückgezogen, ohne E-Mail). Beantwortet, abgelehnt oder zurückgezogen ändert sich eine Anfrage nicht mehr. Zwischen denselben zwei Personen gibt es in jedem Bereich jeweils eine offene Anfrage; die Antwort landet im Bereich der Anfrage.

#Feedback über eine andere Person

Die Führungskraft hört Kolleginnen und Kollegen zu einer Person im Team, und jemand erzählt der Führungskraft etwas über eine Person. Beide Wege haben zwei Teile:

• Die Person liest das interne Feedback nie und erfährt nicht, dass sie nominiert wurde oder dass jemand über sie geschrieben hat: Sie bekommt nur einen Hinweis, wenn es eine Nachricht gibt.
• Eine neue Führungskraft erbt es nicht: Wechselt die Führungskraft später, bleibt das Feedback bei der, die es beim Schreiben gelesen hat.
• Es ist nicht anonym: Die Führungskraft sieht, wer das interne Feedback geschrieben hat, und die Person sieht, wer die Nachricht geschrieben hat.
• Inhaber und Admin, die nicht angefragt haben, die anderen Nominierten und der Memberfy-Support lesen keinen der beiden Teile.

Zu einer Person im Team fragen. Unter Anfragen klickst du auf Zu einer Person im Team fragen (oder wählst unter Feedback anfragen bei Worum es in der Anfrage geht die Option Über eine Person im Team): Wähle Über wen und unter Wen du hören möchtest die Kolleginnen und Kollegen, mit optionaler Nachricht und Themen. Anfragen kann die direkte Führungskraft der Person (im Organigramm festgelegt) sowie Inhaber oder Admin, über jede Person; die indirekte Führungskraft nicht. Nominierte brauchen Zugang zum Bereich und dürfen weder die Person selbst noch ihre Führungskraft sein. Jede nominierte Person bekommt eine eigene Anfrage, sieht „Fulano bittet dich um Feedback über Beltrano“ und weiß nicht, wer sonst nominiert wurde.

• Limit der Nominierungen: Der Zähler zeigt „3 von 5 Nominierungen“. Inhaber und Admin legen das Limit unter Maximale Nominierungen pro Anfrage fest, beim Anlegen und Bearbeiten des Bereichs: 1 bis 20; leer heißt wieder der Standard, 5.
• Die Karte der Anfrage („Du hast um Feedback über Beltrano gebeten“) zeigt „2 von 5 haben geantwortet“ und den Status jeder nominierten Person (Offen, Beantwortet, Abgelehnt, Zurückgezogen); wer angefragt hat, zieht eine offene Nominierung zurück, ohne die anderen zu berühren, ohne E-Mail.
• Die nominierte Person antwortet mit beiden Teilen (das interne mit dem Leitfaden der angefragten Themen, falls vorhanden; die Nachricht optional) oder lehnt ab. Eine Ablehnung bleibt gespeichert und wird nie gelöscht.
• Es gibt jeweils eine offene Anfrage derselben Führungskraft, über dieselbe Person, an dieselbe Kollegin oder denselben Kollegen.

Feedback über jemanden geben. Unter Erhalten oder Gesendet klickst du auf Über jemanden (oder wählst unter Feedback geben bei Für wen das Feedback ist die Option Über jemanden): Wähle Über wen, schreib das Interne Feedback und, wenn du willst, die Nachricht an die Person. Das kann jede Person mit Zugang zum Bereich, über eine Kollegin oder einen Kollegen, die ebenfalls Zugang haben; das interne Feedback geht an deren direkte Führungskraft, die es unter Erhalten liest und Danke sagen kann.

• Keine Führungskraft hinterlegt: Das Feedback geht nicht raus, mit der Meldung „Fulana hat keine Führungskraft hinterlegt; gib das Feedback direkt an diese Person oder bitte den Owner oder einen Admin, die Führungskraft festzulegen“. Hat die Führungskraft keinen Zugang zum Bereich, geht es auch nicht raus: „Die Führungskraft von Fulana hat keinen Zugang zu diesem Feedback-Bereich“.
• Bist du selbst die Führungskraft, gib das Feedback direkt an die Person. Niemand gibt Feedback über sich selbst.

Auf Karten und in Listen. Das Feedback trägt die Markierung Über Beltrano. Führungskraft und anfragende Person lesen das interne Feedback („Fulano hat dir Feedback über Beltrano gegeben“); die Person sieht nur „Fulano hat dir eine Nachricht hinterlassen“. Erhalten, Gesendet und Anfragen filtern nach Alle, Direkt und Über andere Personen. Wer geschrieben hat, löscht das eigene Feedback, und beide Teile verschwinden für alle.

#Themen in der Anfrage und auf den Karten

Beim Anfragen wählst du unter Wozu möchtest du Feedback hören (optional) bis zu 10 Themen und darin Verhaltensweisen: Die angefragte Person sieht Erbetene Themen in der Anfrage. Beim Antworten öffnet sich das Feedback schon mit einem Abschnitt pro erbetenem Thema, und die erbetenen Verhaltensweisen sind als erbeten markiert; Abschnitte lassen sich entfernen, weitere Themen hinzufügen, oder man kehrt zum freien Text zurück.

Die Karte des Feedbacks zeigt Themen, mit den angekreuzten Verhaltensweisen, die der Anfrage zeigt Erbetene Themen. Wie das Feedback selbst sehen nur Autor und Empfänger diese Karten. Auch die E-Mails nennen die Themen nicht.

#Danke sagen und löschen

• Der Empfänger klickt einmal auf Danke sagen; der Autor sieht, dass er sich bedankt hat.
• Nur der Autor löscht sein eigenes Feedback; es verschwindet für beide. Der Empfänger löscht das der anderen Person nicht.

#Die E-Mails

Die E-Mails enthalten nie den Text, nur wer es geschickt hat, und die Schaltfläche, um es in der App zu lesen (eine E-Mail lässt sich weiterleiten; der Text bleibt in der App, mit der Regel, wer ihn liest).

Die E-Mails nennen nie den Namen der Person, um die es geht (der Name bleibt in der App), und die Person bekommt nur einen Hinweis, wenn es eine Nachricht gibt. Ablehnen und Zurückziehen schicken keine E-Mail. Alle gehören zur Kategorie Feedback, standardmäßig an; wer sie unter E-Mails dieser Community ausgeschaltet hat, bekommt sie nicht, und die Fußzeile schaltet mit einem Klick nur diese Kategorie aus. Sie gehen 10 Minuten später über die Warteschlange raus, in der Sprache der Empfänger.

#Die Zahlen

Die Leiste Feedback verwalten, für Inhaber und Admin, zeigt das Feedback der letzten 30 Tage, die Beteiligung und die offenen Anfragen und öffnet Zahlen: nach Zeitraum (bis 366 Tage, in der Zeitzone der Community) und nach Gruppe, gegebenes Feedback (spontan und als Antwort auf Anfragen), Anfragen, offene, beantwortete, abgelehnte, zurückgezogene und die Beteiligung (wie viele der Personen mit Zugang mindestens eins gegeben haben). Kein Text, kein Autor, kein Empfänger. Moderator, Finanzen und Mitglieder sehen die Zahlen nicht. Bei mehreren Bereichen zeigen die Leiste und die Zahlen den geöffneten Bereich, und die Beteiligung zählt die Personen mit Zugang zu ihm.

Nach Thema: wie viele Feedbacks und Anfragen jedes Thema und jede Verhaltensweise genannt haben, im Zeitraum. Zum Schutz derer, die Feedback erhalten:

• eine Zählung von 1 oder 2 erscheint als < 3; und wenn in einer Gruppe von Zahlen nur eine verborgen wäre, erscheint auch die kleinste der übrigen als < 3, damit sich die verborgene nicht durch Subtraktion ermitteln lässt;
• mit einer gewählten Gruppe erscheint der Block nicht: Die Zahlen nach Thema gibt es nur für den ganzen Bereich (oder die Community), im Zeitraum, nie nach Gruppe oder Person.

Direkt und über eine andere Person: Die Zahlen teilen sich in Direkt und Über eine andere Person: Gegebenes Feedback (Spontan und Antworten auf Anfragen), Mit Nachricht an die Person und Ohne Nachricht, Anfragen, Nominierte, Offen, Beantwortet, Abgelehnt und Abgebrochen. Bei Anfragen über eine andere Person zählen die Status jede nominierte Person. Mit einer gewählten Gruppe zählt auch Feedback über eine Person aus der Gruppe. Nie Text, nie pro Person.

#Die Zahlen exportieren

Im Fenster Zahlen laden Eigentümer und Admin das, was auf dem Bildschirm steht, mit CSV herunterladen oder Excel herunterladen herunter, mit dem gewählten Zeitraum und der gewählten Gruppe. Die Datei enthält nur Zahlen: die Filter, die Summen, die Beteiligung, direkt und über eine andere Person, und die Zahlen nach Thema und Verhaltensweise, mit demselben Schutz wie auf dem Bildschirm (eine Anzahl von 1 oder 2 erscheint als < 3; mit einer Gruppe ohne den Block nach Thema). Nie Text, Autor oder Empfänger. Die Beschriftungen kommen in der Sprache der Person, die herunterlädt. Moderator, Finanzen und Mitglied laden nicht herunter. Über 2.000 Zeilen wird die Datei im Hintergrund vorbereitet, und der Download-Link, 72 Stunden gültig, kommt per E-Mail an die Person, die exportiert hat; die Ansicht meldet „Deine Datei wird vorbereitet; der Link kommt per E-Mail an …“. Der Link in der E-Mail öffnet die App und verlangt eine Anmeldung: Nur wer den Export angefordert hat und die Rolle dafür noch hat, kann ihn herunterladen. Die Datei ist 72 Stunden verfügbar und wird danach gelöscht. Bis 2.000 Zeilen ist der Download sofort da, wie bisher.

#Schritt für Schritt

#Den Bereich anlegen

1. Öffne im Menü Bereich Hinzufügen und wähle den Tab Planung & HR.
2. Wähle Feedback und klicke auf Weiter. Die Frage "einer oder mehrere" gibt es nicht.
3. Gib Name, Symbol und Zugang an. Wer Zugang zum Bereich hat, kann Feedback geben und bekommen.

#Anfragen und antworten

1. Ana öffnet den Bereich, klickt auf Feedback anfragen, wählt Bruno und schreibt "Zur Präsentation von gestern".
2. Bruno bekommt die E-Mail, öffnet Anfragen › An mich und klickt auf Antworten.
3. Ana bekommt den Hinweis, liest das Feedback unter Erhalten und klickt auf Danke sagen.

#Kolleginnen und Kollegen zu einer Person im Team hören

1. Carla, Brunos Führungskraft, öffnet Anfragen › Zu einer Person im Team fragen, wählt Bruno unter Über wen und nominiert Ana und Diego unter Wen du hören möchtest.
2. Ana und Diego bekommen „Carla bittet um dein Feedback zu einer Person aus dem Team“. Ana antwortet mit dem internen Feedback und hinterlässt Bruno eine Nachricht; Diego lehnt ab.
3. Carla liest Anas Feedback unter Erhalten, markiert Über Bruno; die Karte der Anfrage zeigt „1 von 2 haben geantwortet“. Bruno bekommt nur Anas Nachricht, mit ihrem Namen.

#Mit dem Assistenten (MCP)

Es gibt 23 Tools: erhaltenes und gesendetes Feedback listen, ein Feedback öffnen, die Person suchen, Feedback geben (create_feedback, mit dry_run, um vorher zu sehen, wer den Hinweis bekommt), Danke sagen, Anfragen listen und öffnen, Feedback anfragen, antworten, ablehnen und, mit Bestätigung, das eigene Feedback löschen und die eigene Anfrage zurückziehen. Inhaber und Admin sehen die Zahlen (get_feedback_dashboard). Der Assistent liest nur das eigene Feedback der verbundenen Person, und der Text landet nie im Protokoll dessen, was er tut. Siehe Tools · Mitglieder › Feedback. Bei mehr als einem Feedback-Bereich fragt der Assistent, in welchem (space_id), wenn er Feedback gibt, anfragt oder Personen sucht; Listen ohne space_id fassen die Bereiche zusammen, die die Person öffnet, und die Zahlen ohne space_id zählen alle zusammen.

Wer den Bereich öffnet, listet die Themen (list_feedback_themes); Inhaber und Admin legen Themen und Verhaltensweisen an, bearbeiten, sortieren und deaktivieren sie (6 Tools). create_feedback_request nimmt themes und behaviors; create_feedback und answer_feedback_request nehmen sections (eine pro Thema, mit den drei Fragen in Markdown und den beobachteten Verhaltensweisen), und dry_run zeigt den zusammengesetzten Text (body_preview). get_feedback_dashboard liefert die Zahlen nach Thema.

Über eine andere Person: create_feedback_about_request fragt zu einer Person im Team (die Person und die Nominierten, mit dry_run, um zu sehen, wer den Hinweis bekommt, und das Limit); create_feedback nimmt about (statt der empfangenden Person) und message_to_person, und answer_feedback_request nimmt message_to_person; die Listen filtern mit about; get_feedback_settings liest das Limit, und update_feedback_settings (Inhaber und Admin) ändert es. Die Nachricht geht, wie der Text, nie ins Protokoll. Siehe Tools · Mitglieder › Feedback.

get_feedback_dashboard mit format: "csv" gibt dieselben Zahlen als CSV zurück (Excel bleibt in der App). Siehe das Rezept Lade die Feedback-Zahlen als CSV herunter. Über 2.000 Zeilen kommt die Datei nicht im Gespräch zurück: Die Antwort enthält status: "queued", rows und email, und der Assistent sagt, an welche Adresse die E-Mail mit dem Link (72 Stunden gültig) geht.

#Häufige Fehler und Lösungen

#In der API

Der Bereich ist module: "feedbacks", und die Community kann mehrere haben. Die Routen liegen unter /api/feedbacks, mit X-CommunityId: GET /api/feedbacks?box=received|sent, POST /api/feedbacks, GET und DELETE /api/feedbacks/{id}, POST /api/feedbacks/{id}/thank, GET /api/feedbacks/people, die Anfragen unter GET und POST /api/feedbacks/requests (box, status), GET /api/feedbacks/requests/{id} und POST /api/feedbacks/requests/{id}/answer, /decline und /cancel, und die Zahlen unter GET /api/feedbacks/dashboard (from, to, groupId, spaceId). Ein Feedback oder eine Anfrage, die nicht deine ist, gibt 404, auch für Inhaber und Admin.

Mehrere Bereiche: GET und POST /api/feedbacks, /people, GET und POST /api/feedbacks/requests und /dashboard akzeptieren spaceId. Bei nur einem Bereich ist es optional, und nichts ändert sich; bei mehreren geben Feedback geben, anfragen und Personensuche ohne es 422 (spaceRequired) zurück. Listen ohne spaceId fassen die Bereiche zusammen, die die Person öffnet; die Zahlen ohne spaceId zählen alle zusammen und geben spaceId: null zurück. Feedbacks und Anfragen tragen spaceId, und die Routen per ID prüfen den Bereich des Elements selbst: Wer diesen Bereich nicht öffnet, bekommt 403.

Themen und Verhaltensweisen: GET /api/feedbacks/themes (wer einen Feedback-Bereich öffnet; includeInactive für Inhaber und Admin), POST /api/feedbacks/themes, PUT /api/feedbacks/themes/order, PUT /api/feedbacks/themes/{themeId}, POST /api/feedbacks/themes/{themeId}/behaviors, PUT /api/feedbacks/themes/{themeId}/behaviors/order und PUT /api/feedbacks/themes/{themeId}/behaviors/{behaviorId} (Schreiben nur für Inhaber und Admin; andere Rollen bekommen 403). POST /api/feedbacks/requests nimmt themeIds und behaviorIds; POST /api/feedbacks und POST /api/feedbacks/requests/{id}/answer nehmen sections[] (themeId, observed, impact, suggestion, behaviorIds) statt body, und die API setzt den Text zusammen; POST /api/feedbacks/preview setzt ihn zusammen, ohne zu speichern. Feedback und Anfragen tragen themes (Feedback zusätzlich requestThemes), nur für die beiden Personen; das Dashboard trägt byTheme, mit null statt Zählungen von 1 und 2, und byTheme: null mit groupId. body und sections zusammen ergeben 422 (bodyAndSections); alle Abschnitte leer, 422 (sectionsEmpty); ein inaktives Thema oder eines aus einer anderen Community, 422.

Über eine andere Person: POST /api/feedbacks/requests nimmt subjectId + giverIds[] und legt eine Anfrage pro nominierter Person an, mit derselben roundId, alles oder nichts; POST /api/feedbacks nimmt subjectId statt recipientId (geht an die direkte Führungskraft) und messageToSubject (die Nachricht an die Person), die auch POST /api/feedbacks/requests/{id}/answer nimmt. GET /api/feedbacks/settings liest und PUT /api/feedbacks/settings (Inhaber und Admin) ändert maxNominees (1 bis 20, Standard 5). Feedback bringt about, subject, subjectLeader, messageToSubject und viewerRole (für die Person: subject, mit body null); Anfragen about, subject und roundId; die Listen nehmen about=true|false; das Dashboard bringt byKind (direct, about). Anfragen ohne direkte Führungskraft oder Teil des Teams zu sein: 403 (aboutDenied); zu viele, doppelte Nominierte, die Person oder ihre Führungskraft, über sich selbst, oder eine Person ohne Führungskraft: 422 (tooManyNominees, nomineeRepeated, nomineeIsSubject, nomineeIsLeader, aboutSelf, subjectNoLeader, leaderNoAccess, subjectIsYourReport); eine nominierte Person mit offener Anfrage derselben Führungskraft über dieselbe Person: 409 (aboutPending). Die Person, eine andere nominierte Person, eine neue Führungskraft und das Team, das nicht angefragt hat, bekommen 404 beim internen Teil.

Exportieren: GET /api/feedbacks/dashboard/export?format=csv|xlsx, mit denselben from, to, groupId und spaceId wie die Übersicht, nur für Eigentümer und Admin (403 für alle anderen). Die Datei heißt feedbacks-JJJJ-MM-TT_JJJJ-MM-TT.

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