Formularios

El formulario recoge datos estructurados de quien es miembro y de quien todavía no lo es: la solicitud de demostración de tu sitio, la inscripción en un programa, la candidatura a una vacante, el registro de interés en un curso que todavía va a abrir. Cada envío llega por correo a los responsables y queda en una lista de envíos, uno a uno, con estado de atención, filtros y CSV, dentro de la comunidad, sin Google Forms ni Typeform.

Formularios es un módulo de espacio, en la pestaña Comunidad de Añadir Espacio, con la descripción "Recoge datos de miembros y visitantes, con lista de envíos". Todo formulario vive en un espacio de Formularios.

#Formulario o encuesta

#Crear el espacio

1. En la barra lateral, Añadir Espacio, pestaña Comunidad, Formularios.
2. En Cómo funciona el espacio, elige:
   • Un formulario: "El espacio es el propio formulario y se abre directamente en él." El siguiente paso de la misma ventana pide el Título del formulario (y una Introducción, opcional); Crear formulario termina en su editor.
   • Varios formularios: "Una lista: crea todos los formularios que quieras en este espacio." El espacio se abre en la lista, con Nuevo formulario.
3. El formulario nace como Borrador: "nadie lo ve hasta que lo publiques", ni por el enlace.

#Quién crea

Quien el espacio deja publicar: la opción Quién puede publicar del espacio (ver Espacios). El propietario y el administrador siempre pueden. En un espacio de Varios formularios, quien no está en la selección no ve Nuevo formulario (y la API responde 403). En un espacio de Un formulario, el formulario nace con el espacio, por quien lo creó.

Un miembro que crea un formulario lo gestiona como el equipo, con una diferencia: las opciones Cualquiera con el enlace y Guardar como miembro son solo del equipo (propietario, administrador, moderador y finanzas). El miembro no las ve en el editor, y la API lo rechaza con 403 si intenta activarlas.

#El editor

El editor ya es la pantalla que ve quien rellena: escribes el título y la introducción en su sitio, y cada campo aparece como va a aparecer.

• Etapas. El formulario se divide en etapas (secciones), cada una con título y descripción; quien rellena avanza con Siguiente. Nueva etapa crea otra; Quitar etapa quita la etapa y sus campos (los envíos ya recibidos conservan las respuestas). Hasta 20 etapas.
• Campos. Añadir campo o el + entre dos campos inserta en ese lugar. Hasta 100 campos por formulario. Arrastra para reordenar, o usa Subir, Bajar y Mover a la etapa.
• Propiedades. Haz clic en un campo para abrir el panel Campo: Tipo, Obligatorio, Texto de ejemplo en el campo y, en el número, Mínimo y Máximo. La etiqueta y el Texto de ayuda los escribes en el propio campo. Duplicar y Quitar están en el panel.
• Guardar. Arriba aparece Cambios sin guardar o Todo guardado; Guardar graba.
• Vista previa. Vista previa muestra el formulario Como miembro (con nombre, correo y teléfono de ejemplo sacados de un perfil) o Como visitante, sin guardar nada; al final, muestra el mensaje de agradecimiento o adónde iría la persona.

#Los 14 tipos de campo

Nombre, correo, teléfono, empresa y cargo entran una sola vez cada uno por formulario: son los que forman el contacto (en la lista, en la búsqueda, en los correos y en Guardar como miembro).

#Bloquear al perfil

En los campos Nombre, Correo electrónico y Teléfono, el miembro con sesión iniciada encuentra ya el valor de su perfil. Con Bloquear al perfil activado ("Para un miembro con sesión, el valor viene del perfil y no se edita"), no puede cambiar el valor en el formulario, y el campo muestra "Viene de tu perfil." Desactivado, el valor viene rellenado y la persona puede cambiarlo. Para el visitante, el campo es normal.

#Configuración

Configuración, arriba en el editor, abre cuatro pestañas. Se aplican al guardar el formulario.

#Quién rellena

Marca al menos una de las dos primeras. Un formulario abierto a visitantes siempre tiene el campo Consentimiento (privacidad): el editor lo añade solo y no deja quitarlo.

#Después del envío

• Mostrar un mensaje: el Mensaje de agradecimiento en la misma pantalla. Si no escribes uno, aparece "Recibimos tu envío. ¡Gracias! Tus respuestas llegaron al equipo."
• Llevar a un sitio: la persona va al Enlace de destino, que tiene que empezar por https://.

#Plazo y límite

• Cerrar el: la fecha y la hora en que el formulario se cierra solo, en la zona horaria de la comunidad (la sigla aparece al lado). Sin fecha, queda abierto hasta que lo cierres. Quitar el plazo la borra.
• Límite de envíos: "Al llegar al límite, el formulario se cierra solo." El límite se comprueba en el propio envío: dos envíos a la vez nunca lo superan. Sin número, Sin límite.

#Avisos

• Responsables: quien recibe un correo con cada envío y ve la lista de envíos, hasta 20 personas (búscalas por el nombre). Quien crea el formulario entra como responsable.
• Confirmación a quien envió: activada por defecto, envía el correo "Recibimos tu envío" a la dirección del campo de correo (para el miembro con sesión, el correo de la cuenta). El texto es fijo: dice solo que la comunidad recibió el envío, con el color de la comunidad, sin repetir las respuestas.

#Publicar, cerrar y eliminar

• Publicar pide al menos un campo además del consentimiento. Si el formulario acepta miembros, la publicación hecha por el equipo avisa por correo a quien tiene acceso al espacio, una vez, 10 minutos después, en la categoría Formularios (ver Correos de esta comunidad). La publicación hecha por un miembro no envía correo.
• Cerrar deja de aceptar envíos; los recibidos siguen en la lista. Reabrir lo abre de nuevo (con el plazo vencido o el límite alcanzado, cámbialos antes).
• Eliminar deja el enlace sin funcionar y el formulario sale de la lista. Los envíos siguen guardados para el propietario.
• Se puede editar el formulario en cualquier estado. Cada envío guarda una copia de lo que se envió, con la etiqueta del campo en ese momento.

#El enlace público

Copiar enlace, en el editor, copia la dirección del formulario, en el dominio de la comunidad: clube.memberfy.net/f/…. El código del enlace es largo y no se puede adivinar.

• Un miembro con sesión lo rellena por el enlace o por la lista del espacio, sin verificación antirrobot.
• Un visitante (con Cualquiera con el enlace activado) lo rellena sin cuenta. Antes de enviar, el navegador resuelve una verificación antirrobot, invisible la mayoría de las veces; también hay un límite de envíos por dirección de internet cada 10 minutos. Si se supera, la pantalla pide esperar.
• En un formulario solo para miembros, quien no ha iniciado sesión ve "Inicia sesión para rellenarlo. Este formulario es solo para miembros de la comunidad."
• Con contraseña, la pantalla pide la Contraseña de acceso antes de mostrar los campos. Fallar varias veces bloquea nuevos intentos durante unos minutos, y tras muchas contraseñas erróneas en el mismo formulario en 1 hora, quien lo abre pasa por una verificación anti-robot antes de volver a intentarlo; el formulario no se bloquea. Si el acceso caduca mientras la persona rellena, escribe la contraseña de nuevo y las respuestas siguen ahí.

Los errores aparecen en el propio campo: "Rellena este campo.", "Escribe un correo válido.", "Marca el consentimiento para enviar.", "El mínimo es …".

#Insertar en tu sitio

El botón Insertar, junto a Copiar enlace, abre dos códigos para pegar en el HTML de tu sitio, donde debe aparecer el formulario:

• Script (recomendado): la altura se ajusta sola, sin barra de desplazamiento.
• iframe: para sitios que no aceptan scripts; la altura es fija (ajusta el height si hace falta).

Los dos usan el dominio del enlace público del formulario (el dominio propio de la comunidad, cuando tiene uno). Insertado, el formulario aparece compacto, con los colores de la comunidad; los enlaces se abren en una pestaña nueva, y la redirección después del envío lleva la página donde está insertado. En un formulario solo para miembros, el inicio de sesión se abre en una pestaña nueva. Lo demás funciona como por el enlace: verificación anti-robot, contraseña de acceso, límites y Guardar como miembro.

El idioma del formulario insertado sigue el data-lang del script (por ejemplo, data-lang="es-ES"; en el enlace, ?lang=) y, sin él, el idioma de la comunidad, nunca el del navegador de quien visita. La ventana Insertar ya rellena el data-lang con el idioma de la comunidad.

#Consentimiento (privacidad)

Cuando el formulario acepta visitantes, la comunidad pasa a recoger datos de quien no es miembro y es la responsable del tratamiento de esos datos. Por eso:

• el campo Consentimiento (privacidad) es obligatorio y no se quita; el texto por defecto es "Acepto el uso de estos datos para que el equipo se ponga en contacto conmigo.", y puedes reescribirlo;
• al lado aparece el enlace de la Política de privacidad que indicaste (sin ella, los términos de uso de Memberfy) y el aviso "Tus datos van al equipo de …";
• cada envío guarda la prueba del consentimiento: el texto aceptado, el enlace de la política y la fecha y la hora. El envío aparece con Consentimiento: Sí, "Aceptado el …".

Los envíos quedan guardados hasta que alguien del equipo los elimine; no hay borrado automático.

#Los envíos

Envíos, en el editor (con el contador de Envíos recibidos y cuántos son nuevos), abre la lista. Cada fila trae la fecha, el origen (Miembro o Visitante), el nombre, el correo y el estado.

Quién lo ve: quien creó el formulario, el equipo (propietario, administrador, moderador y finanzas) y los responsables. Los demás miembros no abren la lista, el envío ni el CSV (403).

• Estado: Nuevo ("Nadie ha hablado con esta persona todavía."), En contacto y Concluido, en cualquier orden, en Gestionar envío.
• Filtros: estado, origen, período (Desde y Hasta) y la búsqueda "Buscar por nombre, correo o respuesta".
• El envío: todas las respuestas, la fecha, el miembro (cuando tenía sesión), el resultado de Guardar como miembro y la prueba del consentimiento.
• Exportar CSV: los envíos del filtro actual, una columna por campo, con estado, origen y fechas en la zona horaria de la comunidad.
• Eliminar un envío lo quita de la lista y del CSV; los demás no cambian (y el límite de envíos no se reabre).

#Guardar como miembro

Con Guardar como miembro activado, cada envío se convierte en un contacto dentro de la comunidad:

• La etiqueta tiene el nombre del formulario y se crea sola con el primer envío (ver Etiquetas).
• Sin contraseña en el formulario. El formulario nunca pide contraseña de cuenta: la persona entra por el correo de invitación, como cualquier invitado (ver Invitar miembros).
• Con la opción desactivada, el envío queda solo en la lista del formulario.

#Correos

Una misma dirección recibe como máximo un correo (confirmación o invitación) por formulario cada 24 horas; los envíos siguientes se guardan sin correo nuevo. Todos los correos salen por la cola, en segundo plano.

#Límites

#Integraciones

Cada envío dispara el evento form.submitted ("Se envió un formulario", familia Formularios): el formulario, el envío, el origen, el miembro (cuando tenía sesión), cada campo con la etiqueta y la respuesta, y el consentimiento. La dirección de internet de quien envió nunca va. Ver Eventos de webhook.

• Webhooks y Zapier, Make y n8n: suscríbete a form.submitted o form.*.
• HubSpot: crea el contacto con nombre, correo, teléfono, empresa, cargo y el consentimiento.
• RD Station: registra la conversión "Envió el formulario …" y, con el consentimiento, la base legal.

Dos reglas protegen los contactos que ya tienes:

• Un visitante nunca cambia un contacto existente. Cualquiera puede escribir el correo de otra persona en un formulario abierto. Por eso, solo el envío de un miembro con sesión y el correo de su propio perfil toca un contacto que ya está en el CRM; el de un visitante se convierte en una nota en el contacto (HubSpot) o solo en la conversión (RD Station). Los detalles están en el artículo de cada app.
• Quien ya activó HubSpot o RD Station tiene que marcar el evento. Las instalaciones existentes no reciben form.submitted solas: abre la integración, marca Se envió un formulario y guarda. Una instalación nueva ya lo trae.

#Con el asistente

El asistente monta, publica y sigue formularios con 17 herramientas, con las mismas reglas de la app (quién crea, opciones solo del equipo, quién ve los envíos). Antes de publicar, llama a publish_form con dry_run y muestra cuántas personas reciben el aviso por correo y qué hace cada envío (con Guardar como miembro, la invitación); solo publica después de tu sí. Eliminar un formulario o un envío pide confirmación. El asistente solo marca el consentimiento al rellenar un formulario después de que hayas leído el texto y dicho que sí.

En Claude, la receta Recolectar con un formulario hace el camino entero. Ver Herramientas · Miembros y Recetas.

#En la API

Las rutas del equipo están en /api/forms (con el X-CommunityId), y las de quien rellena por el enlace en /api/public/forms/{token}. La lista completa, con ejemplos, está en la Referencia de la API, generada desde la propia API.

#Preguntas frecuentes

¿Puedo poner el formulario en mi sitio? Sí: Insertar, junto a Copiar enlace, da los códigos para pegar en tu sitio. Ver Insertar en tu sitio. También puedes poner la dirección …/f/… en un botón.

¿Se puede recibir un archivo o cobrar en el formulario? No. Para cobrar, usa un producto; para recibir archivos, un espacio de Soporte o de Convocatoria de ponencias.

¿Quién ve los datos de un visitante? Quien creó el formulario, el equipo y los responsables. A la persona que lo rellenó se le avisa en la pantalla ("Tus datos van al equipo de …").

Eliminé el formulario. ¿Perdí los envíos? No: siguen guardados para el propietario, hasta que los elimine uno a uno.

#Relacionados

• Encuestas
• Crear y organizar espacios
• Etiquetas
• Correos de esta comunidad
• HubSpot · RD Station