Formulare

Das Formular sammelt strukturierte Daten von Mitgliedern und von Menschen, die es noch nicht sind: die Demo-Anfrage auf deiner Website, die Anmeldung zu einem Programm, die Bewerbung auf eine Stelle, die Interessensbekundung für einen Kurs, der noch startet. Jede Einsendung kommt per E-Mail bei den Verantwortlichen an und landet in einer Einsendeliste, eine nach der anderen, mit Bearbeitungsstatus, Filtern und CSV, innerhalb der Community, ohne Google Forms oder Typeform.

Formulare ist ein Bereichsmodul, im Tab Community von Bereich Hinzufügen, mit der Beschreibung „Daten von Mitgliedern und Besuchern sammeln, mit Einsendeliste“. Jedes Formular liegt in einem Formularbereich.

#Formular oder Befragung

#Den Bereich anlegen

1. In der Seitenleiste Bereich Hinzufügen, Tab Community, Formulare.
2. Wähle unter Wie der Bereich funktioniert:
   • Ein Formular: „Der Bereich ist das Formular selbst und öffnet direkt darauf.“ Der nächste Schritt im selben Fenster fragt nach dem Titel des Formulars (und einer Einleitung (optional)); Formular erstellen endet in seinem Editor.
   • Mehrere Formulare: „Eine Liste: Erstelle in diesem Bereich so viele Formulare, wie du willst.“ Der Bereich öffnet sich in der Liste, mit Neues Formular.
3. Das Formular startet als Entwurf: „Niemand sieht es, bis du es veröffentlichst“, auch nicht über den Link.

#Wer erstellt

Wen der Bereich posten lässt: die Option Wer posten darf des Bereichs (siehe Bereiche). Eigentümer und Administrator dürfen immer. In einem Bereich mit Mehrere Formulare sieht, wer nicht ausgewählt ist, Neues Formular nicht (und die API antwortet mit 403). In einem Bereich mit Ein Formular entsteht das Formular mit dem Bereich, durch die Person, die ihn angelegt hat.

Ein Mitglied, das ein Formular erstellt, verwaltet es wie das Team, mit einem Unterschied: Die Optionen Alle mit dem Link und Als Mitglied speichern gehören nur dem Team (Eigentümer, Administrator, Moderator und Finanzen). Das Mitglied sieht sie im Editor nicht, und die API lehnt mit 403 ab, wenn es versucht, sie einzuschalten.

#Der Editor

Der Editor ist schon die Ansicht, die Ausfüllende sehen: Du schreibst Titel und Einleitung direkt an Ort und Stelle, und jedes Feld erscheint so, wie es erscheinen wird.

• Schritte. Das Formular ist in Schritte (Abschnitte) geteilt, jeder mit Titel und Beschreibung; Ausfüllende gehen mit Weiter voran. Neuer Schritt legt einen weiteren an; Schritt entfernen entfernt den Schritt und seine Felder (bereits erhaltene Einsendungen behalten ihre Antworten). Bis zu 20 Schritte.
• Felder. Feld hinzufügen oder das + zwischen zwei Feldern fügt an dieser Stelle ein. Bis zu 100 Felder pro Formular. Zum Umsortieren ziehen, oder Nach oben, Nach unten und In Schritt verschieben nutzen.
• Eigenschaften. Ein Klick auf ein Feld öffnet das Panel Feld: Typ, Pflichtfeld, Beispieltext im Feld und bei der Zahl Minimum und Maximum. Die Bezeichnung und den Hilfetext schreibst du direkt im Feld. Duplizieren und Entfernen sind im Panel.
• Speichern. Oben steht Ungespeicherte Änderungen oder Alles gespeichert; Speichern sichert.
• Vorschau. Vorschau zeigt das Formular Als Mitglied (mit Beispiel-Name, -E-Mail und -Telefon aus einem Profil) oder Als Besucher, ohne etwas zu speichern; am Ende zeigt sie die Dankesnachricht oder wohin die Person ginge.

#Die 14 Feldtypen

Name, E-Mail, Telefon, Unternehmen und Position gibt es je einmal pro Formular: Sie bilden den Kontakt (in der Liste, in der Suche, in den E-Mails und bei Als Mitglied speichern).

#Ans Profil binden

In den Feldern Name, E-Mail und Telefon findet das angemeldete Mitglied den Wert aus dem Profil schon ausgefüllt. Mit Ans Profil binden eingeschaltet („Bei angemeldeten Mitgliedern kommt der Wert aus dem Profil und ist nicht änderbar.“) ändert es den Wert im Formular nicht, und das Feld zeigt „Aus deinem Profil.“ Ausgeschaltet kommt der Wert vorausgefüllt, und die Person kann ihn ändern. Für Besucher ist das Feld ein normales Feld.

#Einstellungen

Einstellungen, oben im Editor, öffnet vier Tabs. Sie gelten, wenn du das Formular speicherst.

#Wer ausfüllt

Markiere mindestens eine der ersten beiden. Ein Formular für Besucher hat immer das Feld Einwilligung (Datenschutz): Der Editor fügt es selbst hinzu und lässt es nicht entfernen.

#Nach dem Senden

• Eine Nachricht zeigen: die Dankesnachricht auf derselben Seite. Ohne eigene erscheint „Wir haben deine Einsendung erhalten. Danke! Deine Antworten sind beim Team angekommen.“
• Zu einer Website leiten: Die Person geht zum Ziel-Link (https), der mit https:// beginnen muss.

#Frist und Limit

• Schließen am: Datum und Uhrzeit, zu denen das Formular von selbst schließt, in der Zeitzone der Community (das Kürzel steht daneben). Ohne Datum bleibt es offen, bis du es schließt. Frist entfernen leert das Feld.
• Einsendelimit: „Ist das Limit erreicht, schließt das Formular von selbst.“ Das Limit wird bei der Einsendung selbst geprüft: Zwei gleichzeitige Einsendungen überschreiten es nie. Ohne Zahl: Ohne Limit.

#Hinweise

• Verantwortliche: wer bei jeder Einsendung eine E-Mail bekommt und die Einsendeliste sieht, bis zu 20 Personen (nach Namen suchen). Wer das Formular erstellt, ist verantwortlich.
• Bestätigung an den Absender: standardmäßig eingeschaltet, schickt die E-Mail „Wir haben deine Einsendung erhalten“ an die Adresse aus dem E-Mail-Feld (beim angemeldeten Mitglied an die E-Mail des Kontos). Der Text ist fest: Er sagt nur, dass die Community die Einsendung erhalten hat, in der Farbe der Community, ohne die Antworten zu wiederholen.

#Veröffentlichen, schließen und löschen

• Veröffentlichen verlangt mindestens ein Feld außer der Einwilligung. Nimmt das Formular Mitglieder an, benachrichtigt eine Veröffentlichung durch das Team alle mit Zugang zum Bereich per E-Mail, einmal, 10 Minuten später, in der Kategorie Formulare (siehe E-Mails dieser Community). Eine Veröffentlichung durch ein Mitglied verschickt keine E-Mail.
• Schließen beendet die Annahme von Einsendungen; die erhaltenen bleiben in der Liste. Wieder öffnen öffnet es erneut (ist die Frist abgelaufen oder das Limit erreicht, ändere sie vorher).
• Löschen nimmt den Link offline, und das Formular verschwindet aus der Liste. Die Einsendungen bleiben für den Eigentümer gespeichert.
• Du kannst das Formular in jedem Status bearbeiten. Jede Einsendung speichert eine Kopie des Gesendeten, mit der Feldbezeichnung zu diesem Zeitpunkt.

#Der öffentliche Link

Link kopieren, im Editor, kopiert die Adresse des Formulars auf der Domain der Community: clube.memberfy.net/f/…. Der Code im Link ist lang und nicht zu erraten.

• Angemeldete Mitglieder füllen über den Link oder die Liste des Bereichs aus, ohne Bot-Prüfung.
• Besucher (mit Alle mit dem Link eingeschaltet) füllen ohne Konto aus. Vor dem Senden löst der Browser eine Bot-Prüfung, meist unsichtbar; außerdem gibt es ein Einsendelimit pro Internetadresse alle 10 Minuten. Ist es überschritten, bittet die Ansicht ums Warten.
• Bei einem Formular nur für Mitglieder sieht, wer nicht angemeldet ist, „Melde dich zum Ausfüllen an. Dieses Formular ist nur für Mitglieder der Community.“
• Mit Passwort fragt die Ansicht nach dem Zugangspasswort, bevor die Felder erscheinen. Mehrere Fehlversuche sperren weitere Versuche für einige Minuten, und nach vielen falschen Passwörtern im selben Formular innerhalb 1 Stunde durchläuft, wer es öffnet, vor dem nächsten Versuch eine Anti-Bot-Prüfung; das Formular wird nicht gesperrt. Läuft der Zugang beim Ausfüllen ab, gibt die Person das Passwort erneut ein, und die Antworten sind noch da.

Fehler erscheinen direkt am Feld: „Fülle dieses Feld aus.“, „Gib eine gültige E-Mail ein.“, „Bestätige die Einwilligung, um zu senden.“, „Das Minimum ist …“.

#Auf deiner Website einbetten

Der Button Einbetten neben Link kopieren öffnet zwei Codes, die du im HTML deiner Website dort einfügst, wo das Formular erscheinen soll:

• Script (empfohlen): Die Höhe passt sich von selbst an, ohne Scrollleiste.
• iframe: für Websites, die kein Script erlauben; die Höhe ist fest (passe height bei Bedarf an).

Beide nutzen die Domain des öffentlichen Formularlinks (die eigene Domain der Community, wenn sie eine hat). Eingebettet erscheint das Formular kompakt in den Farben der Community; Links öffnen sich in einem neuen Tab, und die Weiterleitung nach dem Absenden führt die Seite weiter, in die es eingebettet ist. Bei einem Formular nur für Mitglieder öffnet sich die Anmeldung in einem neuen Tab. Alles andere funktioniert wie über den Link: Anti-Bot-Prüfung, Zugangspasswort, Limits und Als Mitglied speichern.

Die Sprache des eingebetteten Formulars folgt dem data-lang des Scripts (zum Beispiel data-lang="de-DE"; im Link ?lang=) und ohne Angabe der Sprache der Community, nie dem Browser der Besucher. Das Fenster Einbetten füllt data-lang schon mit der Sprache der Community.

#Einwilligung (Datenschutz)

Nimmt das Formular Besucher an, sammelt die Community Daten von Menschen, die keine Mitglieder sind, und ist für diese Daten verantwortlich. Deshalb:

• ist das Feld Einwilligung (Datenschutz) Pflicht und lässt sich nicht entfernen; der Standardtext ist „Ich stimme der Nutzung dieser Daten zu, damit das Team mich kontaktiert.“, und du kannst ihn umschreiben;
• daneben erscheint der Link zur Datenschutzerklärung, die du angegeben hast (ohne sie die Nutzungsbedingungen von Memberfy), und der Hinweis „Deine Daten gehen an das Team von …“;
• speichert jede Einsendung den Nachweis der Einwilligung: den akzeptierten Text, den Link zur Erklärung sowie Datum und Uhrzeit. Die Einsendung erscheint mit Einwilligung: Ja, „Akzeptiert am …“.

Die Einsendungen bleiben gespeichert, bis jemand aus dem Team sie löscht; es gibt kein automatisches Löschen.

#Die Einsendungen

Einsendungen, im Editor (mit dem Zähler Erhaltene Einsendungen und wie viele neu sind), öffnet die Liste. Jede Zeile zeigt Datum, Herkunft (Mitglied oder Besucher), Name, E-Mail und Status.

Wer sie sieht: wer das Formular erstellt hat, das Team (Eigentümer, Administrator, Moderator und Finanzen) und die Verantwortlichen. Andere Mitglieder öffnen weder die Liste noch die Einsendung noch die CSV (403).

• Status: Neu („Noch niemand hat mit dieser Person gesprochen.“), In Kontakt und Erledigt, in beliebiger Reihenfolge, unter Einsendung verwalten.
• Filter: Status, Herkunft, Zeitraum (Von und Bis) und die Suche „Nach Name, E-Mail oder Antwort suchen“.
• Die Einsendung: alle Antworten, das Datum, das Mitglied (wenn angemeldet), das Ergebnis von Als Mitglied speichern und der Nachweis der Einwilligung.
• CSV exportieren: die Einsendungen des aktuellen Filters, eine Spalte pro Feld, mit Status, Herkunft und Daten in der Zeitzone der Community.
• Löschen einer Einsendung entfernt sie aus der Liste und der CSV; die anderen ändern sich nicht (und das Einsendelimit öffnet sich nicht wieder).

#Als Mitglied speichern

Mit Als Mitglied speichern eingeschaltet wird jede Einsendung zu einem Kontakt in der Community:

• Der Tag trägt den Namen des Formulars und wird bei der ersten Einsendung automatisch angelegt (siehe Tags).
• Kein Passwort im Formular. Das Formular fragt nie nach einem Kontopasswort: Die Person tritt über die Einladungs-E-Mail bei, wie jede eingeladene Person (siehe Mitglieder einladen).
• Mit ausgeschalteter Option bleibt die Einsendung nur in der Liste des Formulars.

#E-Mails

Dieselbe Adresse bekommt höchstens eine E-Mail (Bestätigung oder Einladung) pro Formular alle 24 Stunden; weitere Einsendungen werden ohne neue E-Mail gespeichert. Alle E-Mails gehen über die Warteschlange raus, im Hintergrund.

#Limits

#Integrationen

Jede Einsendung löst das Ereignis form.submitted aus („Ein Formular wurde gesendet“, Familie Formulare): das Formular, die Einsendung, die Herkunft, das Mitglied (wenn angemeldet), jedes Feld mit Bezeichnung und Antwort und die Einwilligung. Die Internetadresse der einsendenden Person geht nie mit. Siehe Webhook-Ereignisse.

• Webhooks und Zapier, Make und n8n: abonniere form.submitted oder form.*.
• HubSpot: legt den Kontakt mit Name, E-Mail, Telefon, Unternehmen, Position und der Einwilligung an.
• RD Station: erfasst die Conversion „Hat das Formular … gesendet“ und, mit der Einwilligung, die Rechtsgrundlage.

Zwei Regeln schützen die Kontakte, die du schon hast:

• Ein Besucher ändert nie einen bestehenden Kontakt. Jede Person kann in einem offenen Formular die E-Mail einer anderen eingeben. Deshalb ändert nur die Einsendung eines angemeldeten Mitglieds mit der E-Mail aus dem eigenen Profil einen Kontakt, der schon im CRM ist; die eines Besuchers wird zu einer Notiz am Kontakt (HubSpot) oder nur zur Conversion (RD Station). Details im Artikel der jeweiligen App.
• Wer HubSpot oder RD Station schon eingeschaltet hat, muss das Ereignis markieren. Bestehende Installationen bekommen form.submitted nicht von selbst: Öffne die Integration, markiere Ein Formular wurde gesendet und speichere. Eine neue Installation hat es schon.

#Über den Assistenten

Der Assistent baut, veröffentlicht und verfolgt Formulare mit 17 Tools, nach denselben Regeln wie die App (wer erstellt, Optionen nur für das Team, wer die Einsendungen sieht). Vor dem Veröffentlichen ruft er publish_form mit dry_run auf und zeigt, wie viele Personen den Hinweis per E-Mail bekommen und was jede Einsendung auslöst (mit Als Mitglied speichern die Einladung); er veröffentlicht erst nach deinem Ja. Das Löschen eines Formulars oder einer Einsendung fragt nach Bestätigung. Beim Ausfüllen eines Formulars setzt der Assistent die Einwilligung erst, nachdem du den Text gelesen und Ja gesagt hast.

In Claude geht das Rezept Mit einem Formular sammeln den ganzen Weg. Siehe Werkzeuge · Mitglieder und Rezepte.

#In der API

Die Routen des Teams liegen unter /api/forms (mit X-CommunityId), die für Ausfüllende über den Link unter /api/public/forms/{token}. Die vollständige Liste mit Beispielen steht in der API-Referenz, generiert aus der API selbst.

#Häufige Fragen

Kann ich das Formular in meine Website einbauen? Ja: Einbetten neben Link kopieren liefert die Codes für deine Website. Siehe Auf deiner Website einbetten. Du kannst die Adresse …/f/… auch auf einen Button setzen.

Kann ich im Formular eine Datei empfangen oder Geld verlangen? Nein. Zum Verkaufen nutze ein Produkt; für Dateien einen Bereich Support oder Call for Papers.

Wer sieht die Daten eines Besuchers? Wer das Formular erstellt hat, das Team und die Verantwortlichen. Die ausfüllende Person wird in der Ansicht darauf hingewiesen („Deine Daten gehen an das Team von …“).

Ich habe das Formular gelöscht. Sind die Einsendungen weg? Nein: Sie bleiben für den Eigentümer gespeichert, bis er jede einzelne löscht.

#Verwandte Artikel

• Befragungen
• Bereiche erstellen und organisieren
• Tags
• E-Mails dieser Community
• HubSpot · RD Station