# Durante quanto tempo os dados ficam guardados

> O prazo de conservação dos dados de convidados e de encomendas fechadas em cada espaço de Presença e de Encomendas (6 a 60 meses, 12 por omissão), a regra dos 7 dias para reduzir o prazo, o registo de atividades depois de 2 anos e o que fica fora desta regra.

> [!SOON]
> **A chegar às comunidades:** a anonimização automática ainda não está a funcionar: os prazos abaixo passam a valer quando for ligada.

Alguns dados de quem não é membro, como o nome de um convidado ou o remetente de uma encomenda, não precisam de ficar guardados para sempre. Cada espaço define durante quanto tempo ficam; depois disso, a Memberfy **anonimiza**: apaga o dado pessoal e mantém o registo, para as contagens e os relatórios continuarem certos.

## Para que serve

Para a comunidade guardar só o que precisa, durante o tempo de que precisa, como pede o RGPD (e a LGPD): dados pessoais de terceiros que ficaram sem uso saem sozinhos, sem a equipa ter de se lembrar de os apagar.

## Como funciona

### O prazo de cada espaço

Os espaços de [Presença](/espacos/presenca) e de [Encomendas](/espacos/encomendas) têm um **prazo de conservação**, em meses:

| | |
|---|---|
| Por omissão | **12 meses** |
| Mínimo | **6 meses** |
| Máximo | **60 meses** (5 anos) |

Cada espaço tem o seu prazo. Um espaço que nunca o alterou usa os 12 meses.

**Onde fica.** Em **Configurar espaço** (barra **Gerenciar presença** ou **Gerir encomendas**), o campo **Prazo de guarda (meses)**. Na Presença: *"Depois desse prazo, o nome, a empresa e o telefone de visitantes e pré-registos são apagados. De 6 a 60 meses; o padrão é 12."* Nas Encomendas: *"Depois desse prazo, as encomendas já fechadas perdem as fotografias, o remetente, o seguimento, as observações e o nome de quem levantou."* O campo é só do proprietário e do administrador e não aparece ao criar o espaço: um espaço novo começa com 12 meses.

**Reduzir o prazo só vale depois de 7 dias.** Se diminuir o prazo de um espaço, o novo prazo passa a contar 7 dias depois da alteração. Até lá, vale o prazo anterior, e pode voltar atrás sem perder nada. Aumentar vale de imediato. Cada alteração de prazo fica no [registo de atividades](/membros/registros-de-atividades), com o antes e o depois.

**Antes de guardar, vê o efeito.** Ao guardar um prazo diferente, a janela **Mudar o prazo de guarda?** mostra *"De 12 para 6 meses."* e *"Com o novo prazo, a rotina diária anonimizaria hoje:"*, com as contagens (**Visitas de visitantes**, **Pré-registos**, **Encomendas fechadas**, **Fotografias**, **Registos do histórico**). Numa redução, avisa *"A redução só vale a partir de … Até lá, continua valendo o prazo de 12 meses."*; confirma em **Confirmar e salvar**. Enquanto a redução não vale, o campo mostra *"Redução para 6 meses vale a partir de …"*. O assistente de IA mostra a mesma contagem quando pede a confirmação.

### Convidados

Num espaço de **Presença**, a visita de um convidado (quem não é membro) guarda o nome, a empresa e o telefone dele. **Passado o prazo do espaço depois da chegada**, a visita é anonimizada:

- o nome, a empresa e o telefone do convidado saem;
- a visita fica, com as datas e quem recebeu, para a contagem e os relatórios de presença.

O mesmo vale para o **convidado registado antes** pelo [Visitantes](/espacos/visitantes): passado o prazo do espaço de Presença onde chega, contado a partir do dia esperado, o nome, a empresa, o e-mail e o telefone saem.

### Encomendas fechadas

Num espaço de **Encomendas**, uma encomenda **fechada** (levantada, devolvida ou descartada) é anonimizada **passado o prazo do espaço depois de recebida e fechada**:

- saem o remetente, o código de seguimento, as observações, o nome de quem levantou por outra pessoa, o motivo do fecho e o código de levantamento;
- as **fotografias** são apagadas;
- o histórico da encomenda perde os mesmos dados;
- a encomenda fica na lista, com as datas e o membro que a recebeu.

**Uma encomenda a aguardar levantamento nunca é anonimizada**, por mais antiga que seja: o prazo só começa a contar quando ela fecha.

**No ecrã.** A visita, o pré-registo ou a encomenda anonimizada continua na lista e no detalhe, com *"Dados removidos pelo prazo de guarda"* no lugar dos dados apagados. Na encomenda, o nome de quem a recebe fica, porque é do membro.

### O registo de atividades da equipa

O [registo de atividades](/membros/registros-de-atividades) guarda, em cada alteração, como o item estava antes e como ficou depois. **Depois de 2 anos**, esse detalhe de antes e depois sai. O registo continua a mostrar quem fez, o quê, em que item e quando. Este prazo é da plataforma e não muda por comunidade.

### O que fica fora desta regra

- **A visita de um membro** e **o membro que recebe uma encomenda** são dados do próprio membro. Não são anonimizados por prazo: seguem a [eliminação da conta](/membros/excluir-sua-conta), quando o membro a pede.
- **Pedidos, pagamentos e faturas** ficam pelo prazo que a lei exige para os registos financeiros.
- Os outros prazos que a Memberfy já aplica, como os 90 dias do [carrinho abandonado](/pagamentos/carrinhos-abandonados), continuam como estão. Ver [Termos de utilização › Dados pessoais](/conceitos/termos-de-uso#dados-pessoais).

### Quem pode

O proprietário e o administrador alteram o prazo de um espaço. A anonimização não depende de ninguém: corre sozinha.

## Exemplos

- **Cowork com receção.** Presença com 12 meses: a visita de um convidado de março de 2026 perde o nome e o telefone em março de 2027; a contagem de visitas do mês continua igual.
- **Edifício de escritórios.** Encomendas com 6 meses: um pacote levantado a 10 de janeiro perde o remetente e as fotografias a 10 de julho. Um pacote que chegou em janeiro e continua na receção não perde nada.
- **Reduzir de 24 para 6 meses.** A alteração feita a 1 de dezembro passa a valer a 8 de dezembro.

## Perguntas frequentes

**É possível desfazer a anonimização?**
Não. O dado apagado não volta. Se precisa de o guardar durante mais tempo, aumente o prazo antes.

**Porque é que reduzir o prazo demora 7 dias?**
Para um engano não apagar de uma só vez meses de registos. Durante os 7 dias, pode voltar ao prazo anterior.

**A anonimização apaga a visita?**
Não. A visita fica, sem os dados do convidado. As contagens e os relatórios continuam iguais.

**Onde altero o prazo no ecrã?**
Em **Configurar espaço**, no campo **Prazo de guarda (meses)**, como proprietário ou administrador. Ver [O prazo de cada espaço](#o-prazo-de-cada-espaco).

## Na API

O prazo fica em `moduleConfig.attendance.retentionMonths` (Presença) e `moduleConfig.parcels.retentionMonths` (Encomendas), um número inteiro de meses, ao criar ou editar o espaço. Fora do intervalo: `400` com `param` `moduleConfig.<módulo>.retentionMonths`. Ver [putSpacesById](/api/referencia/sections-spaces/put-spaces-by-id). Visitas, convidados e encomendas anonimizados vêm com `anonymized: true`.

Antes de guardar, `GET /api/spaces/{id}/retention-preview?months=N` (proprietário e administrador) devolve o prazo em vigor, quantos registos sairiam (`counts`) e, numa redução, `effectiveAt` (7 dias depois); enquanto a redução não vale, a configuração traz `retentionMonthsPrevious` e `retentionMonthsEffectiveAt`. Ver [getSpacesByIdRetentionPreview](/api/referencia/sections-spaces/get-spaces-by-id-retention-preview). Pelo assistente, [`create_space`](/mcp/ferramentas-comunidade#create-space) e [`update_space`](/mcp/ferramentas-comunidade#update-space) aceitam `retention_months` nos espaços de Presença e de Encomendas; ao alterar o prazo, `update_space` pede confirmação com o antes e o depois, a contagem do que seria anonimizado hoje e, numa redução, a data a partir da qual vale.

## Relacionados

- [Presença](/espacos/presenca)
- [Encomendas](/espacos/encomendas)
- [Visitantes](/espacos/visitantes)
- [Registo de atividades](/membros/registros-de-atividades)
- [Eliminar a sua conta](/membros/excluir-sua-conta)
- [Descarregar os seus dados](/membros/baixar-seus-dados)
- [Termos de utilização](/conceitos/termos-de-uso#dados-pessoais)