# Visitatori

> Lo spazio che prepara l'arrivo degli ospiti nella sede fisica (coworking, sede, ufficio): il membro registra l'ospite prima, la reception dà l'arrivo con avviso all'ospitante, e il chiosco delle Presenze riconosce chi è atteso. Configurazione, e-mail all'ospite, ruoli, chiosco e dati personali.

Il modulo **Visitatori** risponde a tre domande della reception: **chi aspetto oggi**, **chi è già arrivato** e **l'ospitante è stato avvisato?** Il membro registra l'ospite in anticipo (nome, giorno e orario), la reception segna l'arrivo con un tocco e il visitatore stesso può annunciarsi sul [chiosco](/espacos/presenca#il-chiosco) delle Presenze, che lo riconosce.

## A cosa serve

| Community | Visitatori |
|---|---|
| Coworking | Il residente avvisa la reception che il suo cliente arriva alle 14; la reception lo accoglie e lui riceve l'avviso |
| Sede di un'associazione | Il direttivo invita relatori e la portineria sa chi aspettare |
| Ufficio di un'azienda | Candidati e fornitori attesi nel giorno, senza elenco su carta |
| Spazio eventi | L'ospite riceve l'indirizzo e come arrivare prima di uscire di casa |

## Relazione con le Presenze

I Visitatori **non funzionano da soli: sono collegati a uno spazio [Presenze](/espacos/presenca)**, scelto alla creazione. La registrazione anticipata è solo l'**attesa**; quando l'ospite arriva, l'arrivo diventa una **visita delle Presenze**, uguale a quella di un visitatore registrato dalla reception. Per questo:

- l'arrivo entra nell'**affluenza**, in **Chi è presente** e nello **storico** delle Presenze, e l'uscita (dal team, dal chiosco o automatica) funziona come sempre;
- se la reception aveva già registrato lo stesso nome con lo stesso ospitante tramite **Segna visitatore**, l'arrivo **collega la visita esistente** invece di duplicarla. Toccare **Arrivato** due volte non duplica;
- la reception può continuare a registrare chi arriva **senza preavviso**, con **Segna visitatore** delle Presenze, senza registrazione anticipata;
- una community con due sedi crea un Visitatori per ogni Presenze.

> [!NOTE]
> **L'ospite non è un membro e non conta come membro.** Registrare, dare l'arrivo e l'uscita non creano account, profilo né invito, e non toccano il tetto di membri del piano. L'ospite è solo un record di testo (nome, azienda, e-mail e telefono). Se la sua e-mail è quella di un membro, nulla viene collegato; il team vede l'avviso **È già membro** accanto al nome, l'ospitante no.

Non si può eliminare lo spazio Presenze finché c'è un Visitatori collegato: la schermata chiede di scollegare o eliminare prima i Visitatori.

## Come funziona

### Il ciclo di un ospite

| Stato | Cosa significa |
|---|---|
| **Atteso** | Registrato per un giorno, non ancora arrivato |
| **Arrivato** | La reception (o il chiosco) ha segnato l'arrivo, collegato a una visita delle Presenze |
| **Annullato** | La registrazione è stata annullata prima dell'arrivo; resta nell'elenco, ma nessuno lo aspetta più |
| **Non si è presentato** | Atteso il cui giorno è passato senza arrivo. È **automatico**: Memberfy lo mostra così il giorno dopo, non c'è nessun pulsante |

La fascia oraria è **indicativa**: arrivare fuori da essa, nello stesso giorno, è consentito. Giorno e orario sono letti nel **fuso del paese della community**. Una registrazione vale **un giorno**; per un altro giorno si modifica la data. Non si registra un giorno già passato.

### La configurazione dello spazio

Alla creazione dello spazio, e poi in **Configura spazio** (barra **Gestisci visitatori**, solo amministratore e proprietario):

| Campo | Cosa fa | Predefinito |
|---|---|---|
| **Spazio Presenze** | Dove vengono registrati gli arrivi. Obbligatorio: crea prima uno spazio Presenze | (scegli) |
| **Chi può registrare ospiti** | **Qualsiasi membro** con accesso allo spazio (ognuno registra i propri ospiti), **Solo il team** (registra a nome dell'ospitante) o **Un gruppo di membri** (quelli del gruppo, più il team) | Qualsiasi membro |
| **Dati dell'ospite** | **Azienda**, **E-mail** e **Telefono**: **Non chiedere**, **Facoltativo** o **Obbligatorio**. Nome, giorno e orario di inizio vengono sempre richiesti; l'orario di fine è facoltativo | Facoltativo |
| **Conferma all'ospitante** | L'ospitante riceve un'e-mail quando viene registrato un ospite a suo nome | Attivo |
| **E-mail all'ospite** | **Mai**, **Sceglie chi registra** (il membro seleziona **Avvisa l'ospite** a ogni registrazione) o **Sempre** (ogni volta che c'è un'e-mail). Vedi [E-mail all'ospite](#e-mail-all-ospite) | **Mai** |
| **Istruzioni di arrivo** | Fino a 500 caratteri: indirizzo e come arrivare ("Suona il campanello al 3° piano e chiedi della reception"). Vanno nell'e-mail all'ospite e nella conferma all'ospitante | Vuoto |
| **Ospiti per ospitante al giorno** | Da 1 a 1000, oppure vuoto. Protezione contro gli abusi, scelta della casa; **non è una quota del piano** | Nessun limite |

L'accesso allo spazio segue la regola di qualsiasi spazio: visibilità, piano e gruppo. L'ospitante deve poter aprire lo spazio Visitatori **e** le Presenze collegate.

### Chi fa cosa

Il team, in questo modulo, è il **proprietario, l'amministratore, il moderatore e la finanza**.

| Azione | Membro | Moderatore e finanza | Amministratore e proprietario |
|---|---|---|---|
| Registrare un ospite **per sé** (se la configurazione lo permette) | Sì | Sì | Sì |
| Registrare **a nome di un altro ospitante** | No | Sì | Sì |
| Vedere, modificare e annullare **i propri** ospiti, prima dell'arrivo | Sì | Sì | Sì |
| Vedere gli **attesi di oggi**, di tutti gli ospitanti | No | Sì | Sì |
| Segnare **Arrivato**, **Annulla arrivo** (nel giorno) | No | Sì | Sì |
| Vedere, modificare e annullare gli ospiti di **qualsiasi ospitante** | No | **Solo quelli di oggi** | Qualsiasi giorno |
| Scheda **Tutti** (qualsiasi data, con filtri) | No | No | Sì |
| Configurare lo spazio | No | No | Sì |

Nessun membro vede l'ospite di un altro membro. Il link del chiosco lo genera la [Presenze](/espacos/presenca) (moderatore, amministratore e proprietario).

## Il membro: I miei ospiti

Lo spazio si apre sulla scheda **I miei ospiti**, con l'elenco degli ospiti del membro (**Prossimi** o **Ultimi 30 giorni**), ciascuno con lo stato, l'ospitante e, quando arriva, l'ora (*"arrivato alle 14:05"*).

**Registrare un ospite**

1. Tocca **Registra ospite** (se lo spazio lascia registrare solo al team, la schermata lo segnala e il pulsante non compare).
2. Compila il **nome dell'ospite**, il **giorno**, l'orario **Dalle** e, se vuoi, **Alle**. Azienda, e-mail e telefono compaiono secondo la configurazione. Gli orari sono quelli dell'orologio della community.
3. Se lo spazio lascia la scelta, seleziona **Avvisa l'ospite** (vale solo con l'e-mail compilata).
4. Tocca **Registra**.

La schermata ricorda: *"Sono dati di una terza persona. Inserisci solo ciò che serve alla reception e con la conoscenza dell'ospite."* Chi registra inserisce dati di un'altra persona: avvisa l'ospite e chiedi solo il necessario. Vedi [Dati e privacy](#dati-e-privacy).

**Modificare e annullare.** Finché l'ospite **non è arrivato**, il membro tocca **Modifica** (nome, giorno, orario, contatti) o **Annulla registrazione**. L'annullamento chiede conferma (*"Annullare questa registrazione?"*), e l'ospite resta nell'elenco come **Annullato**. Cambiare il giorno o l'orario rinvia la conferma all'ospitante, una volta per modifica. Dopo l'arrivo, la registrazione non cambia più.

Il team registra a nome di un altro: nella finestra compare il campo **Ospitante** (**Io** per impostazione predefinita), con **Cambia** e la ricerca di un membro per nome (3 lettere o più).

## La reception: scheda Oggi

Il team vede la scheda **Oggi**, e la barra **Gestisci visitatori** mostra quanti sono **attesi oggi** e quanti **sono già arrivati**. L'elenco riporta, di tutti gli ospitanti, nome, fascia oraria, ospitante e stato, con **ricerca per nome o azienda**; chi è già arrivato resta nell'elenco, con l'ora.

- **Arrivato:** un tocco segna l'arrivo. La schermata dice subito se l'ospitante è stato avvisato: *"Maria Souza è arrivato. L'ospitante è stato avvisato."* oppure *"…L'ospitante non è stato avvisato."* (dipende dall'impostazione **Avvisa chi riceve la visita** delle Presenze; vedi [E-mail al residente](/espacos/presenca#e-mail-al-residente)).
- **Annulla arrivo:** per la segnatura per errore. Vale solo **nello stesso giorno** e **prima dell'uscita**; la visita sparisce dagli elenchi e dall'affluenza e la registrazione torna **Atteso**.
- **Non si è presentato:** l'ospite che non si è visto entro la fine del giorno passa da solo a questo stato ed esce dalla scheda **Oggi**; resta nello storico della registrazione (scheda **Tutti**, per amministratore e proprietario).

Fuori dalla fascia oraria, **Arrivato** resta consentito nel giorno; in un altro giorno no: *"Si può segnare l'arrivo solo degli ospiti attesi oggi."*

La scheda **Tutti** (amministratore e proprietario) elenca qualsiasi data, con filtri per stato, periodo e ospitante.

## Il chiosco riconosce l'ospite

Il [chiosco](/espacos/presenca#il-chiosco) è l'iPad della reception, senza accesso. Con i Visitatori collegati alle Presenze, ottiene un passaggio in più:

1. Il visitatore tocca **Sono un visitatore: check-in** e digita il nome, **nome e cognome, con almeno 3 lettere ciascuno**.
2. Se c'è un ospite **atteso oggi, non ancora arrivato**, la schermata chiede **"Sei Maria S.?"** (solo il nome abbreviato; al massimo tre opzioni).
3. Toccando **Sì, sono io**, l'arrivo viene registrato subito, **sulla registrazione**: lo stato passa ad **Arrivato**, senza visita duplicata, e l'ospitante viene avvisato. Rispondere a quella domanda è la conferma: non c'è un'altra schermata. Solo dopo la schermata dice chi è stato avvisato.
4. **Non sono io** prosegue con il flusso normale del chiosco (scegliere l'ospitante), senza conseguenze.

**Cosa il chiosco non mostra mai:** prima dell'arrivo non rivela ospitante, azienda, telefono, e-mail, orario né l'elenco del giorno. Chi non conosce il nome e l'inizio del cognome dell'ospite non vede nulla, e chi li conosce vede solo il nome abbreviato, che già sapeva. Con meno di due parole di 3 lettere, il chiosco non interroga nemmeno. Il nome digitato deve corrispondere alla registrazione (*"Il nome non corrisponde. Scrivi il nome come appare nel tuo invito."*), e l'invito di un altro giorno, già usato o annullato viene rifiutato. Se la segnatura è stata indebita, il team usa **Annulla arrivo**.

## E-mail all'ospite

Per impostazione predefinita, l'ospite **non riceve nulla**. L'e-mail parte solo quando valgono **tutte** le condizioni:

- l'impostazione **E-mail all'ospite** della casa è **Sceglie chi registra** (e il membro ha selezionato **Avvisa l'ospite**) oppure **Sempre**;
- la registrazione ha l'**e-mail dell'ospite**, l'indirizzo che il membro stesso ha indicato.

**Contenuto:** *"Maria Souza ti aspetta il martedì 13 ottobre"* (oggetto), l'ospitante, il giorno, la fascia oraria, il luogo e le **istruzioni di arrivo** della casa, con l'avviso che ha ricevuto il messaggio perché un residente della community lo ha registrato e che, se non è così, deve rispondere a chi lo ha invitato. Nessun dato di altri ospiti viaggia insieme.

**Lingua e fuso:** l'e-mail parte nella **lingua della community**, con giorno e orario nel **fuso del paese della community**. La **conferma all'ospitante** parte nella lingua dell'ospitante stesso, con lo stesso fuso, e riporta giorno, fascia, luogo, chi ha registrato e le istruzioni di arrivo.

Cambiare il giorno o l'orario rinvia l'avviso, una volta per modifica. Ogni e-mail passa dalla coda di invio, senza rallentare la schermata, con un tetto di protezione: fino a **10 all'ora per ogni ospitante** e **200 al giorno per la community**. Superato il tetto, la registrazione vale, ma l'e-mail non parte.

## Dati e privacy

I Visitatori conservano **dati personali di terzi senza account**: nome, azienda, e-mail e telefono dell'ospite. La **community è il titolare del trattamento**, e il **membro che registra inserisce i dati dell'ospite**, per questo la schermata di registrazione fa l'avviso.

- Il membro vede **solo i propri** ospiti; il team vede quelli di **oggi**; amministratore e proprietario vedono qualsiasi data.
- Il chiosco **non restituisce mai** e-mail, telefono, azienda, ospitante o elenco.
- Non ci sono foto, documento, firma né posizione. L'e-mail all'ospite parte solo se la casa e il membro l'hanno attivata, all'indirizzo che il membro ha indicato.
- I registri attività conservano chi ha registrato, dato l'arrivo o annullato.

Informa i membri e affiggi un avviso alla reception, come nelle [Presenze](/espacos/presenca#dati-e-privacy).

## Con l'assistente e l'API

Tutto questo si fa anche conversando con l'[assistente (MCP)](/mcp/ferramentas-visitantes): registrare, modificare e annullare un ospite, vedere gli attesi di oggi e segnare l'arrivo, con gli stessi ruoli della schermata. I passaggi di ogni richiesta sono nelle [Ricette](/mcp/receitas). Le rotte sono nel riferimento dell'API, in **Visitors**, e il chiosco nel tag delle Presenze.

## Esempi

**Coworking con reception.** Lo spazio usa **Qualsiasi membro** e **Sceglie chi registra**. Anna registra Maria Souza per le 14, con e-mail e **Avvisa l'ospite**; Maria riceve l'indirizzo. Alle 14:05 la reception tocca **Arrivato**, Anna viene avvisata, e Maria compare in **Chi è presente**.

**Casa che centralizza.** Lo spazio usa **Solo il team**: il residente lo chiede alla reception, che registra a suo nome, scegliendo l'ospitante.

**Ospite che arriva da solo.** Senza la reception nei paraggi, Maria digita *"Maria Souza"* sull'iPad, conferma **"Sei Maria S.?"** e l'arrivo si registra sulla registrazione.

## Errori comuni e come risolverli

| Messaggio o situazione | Cosa fare |
|---|---|
| *"Non puoi registrare ospiti in questo space."* | La configurazione lascia registrare solo al team (o a un gruppo): chiedi alla reception |
| *"Questo referente ha già N ospiti attesi in quel giorno."* | È stato raggiunto il limite per ospitante; scegli un altro giorno o chiedi a un amministratore di aumentarlo |
| *"Il giorno non può essere passato."* / *"La fine deve essere dopo l'inizio."* | Correggi il giorno o l'orario |
| *"Si può segnare l'arrivo solo degli ospiti attesi oggi."* | La registrazione è di un altro giorno: modifica prima la data |
| *"Un arrivo si può annullare solo nello stesso giorno in cui è avvenuto."* | Dopo il giorno, o dopo l'uscita, l'arrivo non si annulla |
| *"Questo ospite è già arrivato."* | Modifica e annullamento valgono solo prima dell'arrivo |
| L'ospite non ha ricevuto l'e-mail | Controlla **E-mail all'ospite** nella configurazione, se la registrazione ha l'e-mail e se **Avvisa l'ospite** era selezionato; vedi il [tetto di invii](#e-mail-all-ospite) |
| Il chiosco non mostra **"Sei…?"** | Servono nome e cognome con 3 lettere ciascuno, e l'ospite deve essere atteso **oggi** e non ancora arrivato, in questo spazio Presenze |

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