# Prenotazioni

> Lo spazio in cui il membro prenota sale, scrivanie e postazioni della sede fisica, pagando in crediti. Registrazione delle sale, ricerca, prenotazione con costo e saldo, conflitto con orario suggerito, spostare, annullare, blocco per manutenzione, prenotazione a nome di qualcuno, assenza, invito di calendario e promemoria.

Il modulo **Prenotazioni** permette al membro di **prenotare sale, scrivanie e postazioni** della sede fisica (coworking, sede, ufficio) a ore, **pagando in [crediti](/monetizacao/creditos)**. Il team registra ciò che si può prenotare, decide quanto costa ogni cosa, e il membro trova ciò che è libero, prenota e riceve la conferma via e-mail con un invito per il suo calendario.

## A cosa serve

| Community | Prenotazioni |
|---|---|
| Coworking | Sala riunioni per 8 persone, costo di 3 crediti ogni 30 minuti, pagata con i crediti del piano |
| Ufficio condiviso | Scrivanie e postazioni a ore, per chi non ha un posto fisso |
| Sede di un'associazione | Auditorium e sale delle commissioni, con blocco nei giorni di assemblea |
| Studio | Postazioni di montaggio prenotate a blocchi di 2 ore |

## Come funziona

### Cosa si prenota

Ogni cosa prenotabile è una **sala o scrivania** (l'app usa i tipi **Sala**, **Scrivania**, **Postazione** e **Altro**). Ha:

| Campo | Cosa significa |
|---|---|
| **Nome** e **Descrizione** | Come la vede il membro |
| **Capienza (persone)** | Quante persone ci stanno; vuoto, nessun limite |
| **Unità** | Quante prenotazioni accetta **insieme**. 1 è una sala esclusiva; più di 1 è un insieme di scrivanie uguali |
| **Dotazioni** | Proiettore, TV, lavagna, lavagna a fogli mobili, videoconferenza, vivavoce, monitor, Wi-Fi, prese di corrente, aria condizionata, luce naturale, caffè e acqua, scrivania in piedi, cabina telefonica, stampante e accessibile |
| **Foto** | Compare sulla scheda e nella pagina della sala (consigliato 1800 × 600 pixel, 3:1) |
| **Orario settimanale** | Quando si può prenotare, sull'orologio della community |
| **Prezzi** | Quanto costa in crediti (vedi [Prezzi](#prezzi-in-crediti)) |

Tre interruttori ne controllano lo stato: **Aperta alle prenotazioni** (disattivato, le persone la vedono ma non la prenotano), **Attiva** (disattivato, in pausa: nessuna nuova prenotazione, quelle esistenti restano) e **Visibile ai membri** (disattivato, la vede solo il team).

### Regole di prenotazione

Lo spazio definisce i valori predefiniti e ogni sala può cambiarli (un campo vuoto segue lo spazio):

| Regola | Predefinito |
|---|---|
| **Intervallo (minuti)** | 30: le prenotazioni iniziano a multipli di questo |
| **Prenotazione più breve** e **Prenotazione più lunga (minuti)** | La più breve è l'intervallo; la più lunga, 240 (4 ore) |
| **Pausa tra prenotazioni** | Tempo lasciato libero dopo ogni prenotazione |
| **Preavviso minimo (minuti)** | 0: si può prenotare per subito |
| **Prenota fino a (giorni in anticipo)** | 30 |
| **Annullamento senza perdita fino a (ore prima)** | La finestra della community (24 h) |
| **Mostra chi ha prenotato** | Disattivato: l'agenda dice solo "Occupato" |

> [!NOTE]
> Per impostazione predefinita, una sala prenotata resta **occupata per tutto l'orario, senza check-in**: nessuno deve "arrivare" perché la prenotazione valga, e non si libera da sola se la persona non si presenta. Il team può segnare l'[assenza](#assenza-no-show) a mano.

### Prezzi in crediti

Senza **fascia di prezzo**, la sala è **gratuita**. Ogni fascia dice **quanti crediti costa ogni blocco di tempo** (per esempio, 3 crediti ogni 30 minuti), e può valere per **tutti i giorni**, per **un giorno della settimana** o per **una data specifica**, con orario di inizio e fine facoltativi. Vale la **prima fascia che si adatta**: una data specifica, poi un giorno della settimana, poi tutti i giorni. Il costo è per blocco, e **ogni blocco usa la fascia in cui inizia**.

Esempio: la sala costa 3 crediti ogni 30 minuti. Una prenotazione di 2 ore ha 4 blocchi e costa **12 crediti**. Cambiare la fascia dopo **non modifica** le prenotazioni già fatte.

Gli orari che richiedono un pagamento in denaro non sono ancora disponibili: compaiono con l'avviso che richiedono un pagamento e non si possono prenotare.

## Cosa fa il membro

Lo spazio Prenotazioni ha le schede **Agenda**, **Cerca una sala** e **Le mie prenotazioni** (e, per il team, **Sale e scrivanie** e **Prenotazioni**). Chi non ha effettuato l'accesso vede **Accedi per prenotare**.

### Cercare una sala

In **Cerca una sala**, indica il **giorno**, la fascia (**Dalle** e **Fino alle**), la **durata**, quante **persone** e il **tipo**, e segna cosa **deve avere** (le dotazioni; sono tutte richieste). L'app mostra solo ciò che risponde alla richiesta, con il **costo in crediti** di ciascuna, gli orari di inizio liberi e il tuo saldo. Se il saldo non copre un orario, compare come crediti insufficienti. Se nulla corrisponde, l'app mostra i **prossimi orari liberi** per la stessa richiesta.

L'**Agenda** mostra il giorno o la settimana di una sala (o di tutte), con gli orari **Libero**, **Libero, crediti insufficienti** e **Occupato**.

### Prenotare

1. Scegli l'orario libero nella ricerca o nell'agenda. Si apre la finestra **Prenota [sala]**.
2. Controlla la **durata**: l'app calcola il **costo** e mostra il tuo **saldo**. Senza crediti sufficienti, avvisa *"Costa X, il saldo è Y: mancano Z crediti"* e non lascia confermare.
3. Compila le **persone** (fino alla capienza), il motivo (**A cosa serve?**) e le **note**, se vuoi.
4. Clicca su **Conferma prenotazione**. Il costo viene **addebitato subito**, e la schermata mostra *"Prenotazione confermata"*, quanti crediti sono stati addebitati e il saldo attuale, con il pulsante **Aggiungi al calendario**.

La prenotazione nasce già **confermata**: non c'è approvazione.

### Quando l'orario è già stato occupato

Se qualcuno ha prenotato l'orario prima, la prenotazione non viene fatta e l'app mostra **Orari liberi vicini alla richiesta**, per sceglierne un altro senza ricominciare. La stessa persona non può duplicare la prenotazione dello stesso orario.

### Spostare

In **Le mie prenotazioni › In arrivo**, **Sposta** cambia il giorno e l'orario di inizio **nella stessa sala**, mantenendo la durata. L'app mostra il conguaglio prima di confermare:

| Nuovo orario | Cosa succede ai crediti |
|---|---|
| Costa lo stesso | Non cambia nulla (*"Stesso costo"*) |
| Costa di più | La **differenza viene addebitata** (senza saldo per la differenza, non si sposta) |
| Costa di meno | La **differenza viene rimborsata** |

Si può spostare solo una prenotazione attiva non ancora iniziata. Spostare non rinnova la finestra di annullamento: se la prenotazione aveva già superato il termine per annullare senza perdita, annullarla dopo resta un annullamento tardivo. L'invito del calendario viene aggiornato e la persona riceve un'e-mail che avvisa del cambio. Una prenotazione di cortesia non tocca mai i crediti.

### Annullare

**Annulla** apre la conferma *"Annullare questa prenotazione?"*. Annullando **entro la finestra** di annullamento (24 h per impostazione predefinita), i crediti tornano per intero. **Dopo**, l'annullamento è **tardivo** e, per impostazione predefinita, i crediti **si perdono** (la community può cambiarlo nelle [regole dei crediti](/monetizacao/creditos#le-regole-della-community)). Una prenotazione gratuita non ha nulla da rimborsare. L'orario torna nell'agenda, la persona riceve l'e-mail e l'evento viene annullato nel suo calendario. Una prenotazione già iniziata non si annulla.

## Cosa fa il team

Il team qui è il proprietario, l'amministratore, il moderatore e la finanza. Sopra l'elenco, la barra **Gestisci le prenotazioni** mostra quante prenotazioni ci sono **oggi** e offre **Nuova sala o scrivania** e **Impostazioni dello spazio**.

### Registrare sale e scrivanie

In **Sale e scrivanie**, **Aggiungi sala o scrivania** chiede l'essenziale (nome, tipo, capienza); poi, nella schermata della sala, le schede **Agenda**, **Dati e regole**, **Orario settimanale**, **Blocchi**, **Prezzi**, **Foto** e **Dotazioni**. Il tipo **non cambia** dopo la creazione. Solo il proprietario e l'amministratore creano, modificano ed eliminano sale.

Eliminare una sala con **prenotazioni future** richiede di annullarle: i crediti tornano per intero e i membri vengono avvisati via e-mail. Le prenotazioni già concluse restano nello storico.

### Blocco per manutenzione

In **Blocchi**, **Blocca** impedisce le prenotazioni in un periodo (manutenzione, festività, evento) e **Apri extra** crea un orario fuori da quello settimanale, sempre sull'orologio della community. Bloccare un periodo con **prenotazioni di mezzo** richiede di annullarle: l'app elenca quante sono, i crediti **tornano per intero** e i membri vengono avvisati via e-mail, con il tuo motivo. Rimuovere un blocco restituisce l'orario, ma le prenotazioni che ha già annullato **non tornano**. Il blocco è di tutto il team (proprietario, amministratore, moderatore e finanza).

### Prenotare a nome di qualcuno

Nella finestra di prenotazione, il team vede **Prenota a nome di un'altra persona**: cerca il membro; il costo viene **addebitato a lui**, ed è lui a ricevere l'e-mail e l'invito. Lascia vuoto per prenotare per te.

Solo il proprietario e l'amministratore vedono anche **Cortesia (senza crediti)**: la prenotazione è gratuita per il membro e non viene addebitato nulla, ed è obbligatorio dire **perché** è una cortesia.

### Assenza (no-show)

Quando il membro non si presenta, il team (o l'host dell'agenda, negli [Appuntamenti](/espacos/agendamento)) apre la prenotazione e sceglie **Assenza**. Vale solo per una prenotazione confermata **già iniziata**. Cosa succede ai crediti segue la regola della community: per impostazione predefinita, **si perdono**; con la regola disattivata, tornano.

### L'elenco delle prenotazioni

La scheda **Prenotazioni** (team) elenca le prenotazioni di tutti, in **In arrivo**, **Passate** e **Annullate**, con filtro per sala e per giorno. Ogni riga ha **Sposta**, **Assenza** e **Annulla**; l'annullamento da parte del team **rimborsa sempre i crediti per intero** e il membro viene avvisato via e-mail.

## E-mail e calendario

| Quando | Cosa riceve la persona |
|---|---|
| Prenotazione confermata | E-mail con l'orario (nel fuso orario della community), il costo, il saldo e un **invito di calendario** (file `.ics`) |
| Prenotazione spostata | E-mail che avvisa del cambio, e l'**evento viene aggiornato** nel calendario della persona |
| Prenotazione annullata (da lei, dal team o per un blocco) | E-mail con il rimborso, e l'**evento viene annullato** nel calendario della persona |
| **1 ora prima** | Un promemoria, una sola volta (le prenotazioni fatte nell'ultima ora non lo ricevono) |

L'invito funziona in Google Calendar, Outlook e Apple Calendar. L'invito parte dall'indirizzo di Memberfy, non dall'e-mail di una persona. Il pulsante **Aggiungi al calendario** nella conferma scarica lo stesso file.

## Creare lo spazio

1. **Aggiungi Spazio**, scheda **Coworking**, modulo **Prenotazioni** (proprietario o amministratore).
2. Imposta i valori predefiniti del passo **Prenotazioni**: intervallo, prenotazione più breve e più lunga, preavviso, quanti giorni avanti l'agenda resta aperta, **Mostra chi ha prenotato** e l'**orario settimanale**.
3. Salva e, nello spazio, **Aggiungi sala o scrivania**.
4. Per far pagare, crea le **fasce di prezzo** di ogni sala e dai crediti ai piani e ai prodotti (vedi [Crediti](/monetizacao/creditos#passo-per-passo)).

## Chi può fare cosa

| Azione | Proprietario | Amministratore | Moderatore | Finanza | Membro |
|---|---|---|---|---|---|
| Cercare, prenotare, spostare e annullare le proprie | ✔ | ✔ | ✔ | ✔ | ✔ |
| Vedere l'elenco di tutte le prenotazioni | ✔ | ✔ | ✔ | ✔ | — |
| Prenotare a nome di qualcuno, annullare e spostare quelle degli altri | ✔ | ✔ | ✔ | ✔ | — |
| Segnare l'assenza | ✔ | ✔ | ✔ | ✔ | — |
| Bloccare un orario | ✔ | ✔ | ✔ | ✔ | — |
| Creare, modificare ed eliminare sale | ✔ | ✔ | — | — | — |
| Fasce di prezzo | ✔ | ✔ | — | — | — |
| Prenotazione di cortesia | ✔ | ✔ | — | — | — |

## Errori comuni e come risolverli

| Situazione | Cosa fare |
|---|---|
| *"Questo orario non è più libero"* | Qualcuno ha prenotato prima; scegli uno degli orari suggeriti |
| *"Ti mancano N crediti per questa prenotazione"* | Chiedi crediti al team, oppure scegli un orario più economico |
| La sala non compare al membro | Controlla **Aperta alle prenotazioni**, **Attiva** e **Visibile ai membri** |
| Non riesco a bloccare un periodo | Ci sono prenotazioni: conferma il loro annullamento |
| *"Questo orario richiede un pagamento"* | Il pagamento in denaro non è ancora disponibile; usa una fascia in crediti |

## Domande frequenti

**Serve il check-in?** No. Per impostazione predefinita la sala prenotata resta occupata per tutto l'orario, e il team segna l'assenza a mano.

**Posso far pagare in denaro?** Non ancora: le prenotazioni si pagano in crediti.

**Il membro può prenotare senza crediti?** Solo una sala gratuita (senza fascia di prezzo) o una cortesia.

**Chi vede il nome di chi ha prenotato?** Solo se **Mostra chi ha prenotato** è attivo; altrimenti, i membri vedono "Occupato".

## Nell'API e nell'MCP

Le rotte sono in `/api/bookings`, documentate nel [riferimento dell'API](/api/referencia). L'assistente prenota, sposta, annulla e gestisce le sale nella conversazione: vedi [Strumenti · Prenotazioni e Appuntamenti](/mcp/ferramentas-reservas).

## Correlati

- [Crediti](/monetizacao/creditos)
- [Appuntamenti](/espacos/agendamento)
- [Presenze](/espacos/presenca)
- [Moduli](/conceitos/modulos)