# Per quanto tempo vengono conservati i dati

> Il periodo di conservazione dei dati degli ospiti e dei pacchi chiusi in ogni spazio Presenze e Pacchi (da 6 a 60 mesi, predefinito 12), la regola dei 7 giorni per ridurre il periodo, il log dopo 2 anni e cosa resta fuori da questa regola.

> [!SOON]
> **In arrivo nelle community:** l'anonimizzazione automatica non è ancora attiva: i periodi qui sotto varranno quando verrà attivata.

Alcuni dati di chi non è membro, come il nome di un ospite o il mittente di un pacco, non devono restare conservati per sempre. Ogni spazio definisce per quanto tempo restano; dopo, Memberfy li **anonimizza**: cancella il dato personale e mantiene il registro, perché conteggi e report restino corretti.

## A cosa serve

Perché la community conservi solo ciò che serve, per il tempo che serve, come chiede il GDPR (e la LGPD): i dati personali di terzi non più utilizzati se ne vanno da soli, senza che il team debba ricordarsi di cancellarli.

## Come funziona

### Il periodo di ogni spazio

Gli spazi [Presenze](/espacos/presenca) e [Pacchi](/espacos/encomendas) hanno un **periodo di conservazione**, in mesi:

| | |
|---|---|
| Predefinito | **12 mesi** |
| Minimo | **6 mesi** |
| Massimo | **60 mesi** (5 anni) |

Ogni spazio ha il suo periodo. Uno spazio che non l'ha mai cambiato usa i 12 mesi.

**Dove si trova.** In **Configura spazio** (barra **Gestisci presenze** o **Gestisci i pacchi**), il campo **Periodo di conservazione (mesi)**. In Presenze: *"Dopo questo periodo, il nome, l'azienda e il telefono di visitatori e preregistrazioni vengono cancellati. Da 6 a 60 mesi; il valore predefinito è 12."* In Pacchi: *"Dopo questo periodo, i pacchi già chiusi perdono le foto, il mittente, il tracciamento, le note e il nome di chi li ha ritirati."* Il campo è solo per owner e admin e non compare alla creazione dello spazio: uno spazio nuovo parte da 12 mesi.

**Ridurre il periodo vale solo dopo 7 giorni.** Se riduci il periodo di uno spazio, il nuovo periodo inizia a contare 7 giorni dopo la modifica. Fino ad allora vale il periodo precedente, e puoi tornare indietro senza perdere nulla. Aumentarlo vale subito. Ogni cambio di periodo finisce nel [log](/membros/registros-de-atividades), con il prima e il dopo.

**Prima di salvare, vedi l'effetto.** Quando salvi un periodo diverso, la finestra **Cambiare il periodo di conservazione?** mostra *"Da 12 a 6 mesi."* e *"Con il nuovo periodo, la routine giornaliera anonimizzerebbe oggi:"*, con i conteggi (**Visite di visitatori**, **Preregistrazioni**, **Pacchi chiusi**, **Foto**, **Voci dello storico**). Per una riduzione, avvisa *"La riduzione vale solo dal … Fino ad allora resta in vigore il periodo di 12 mesi."*; confermi con **Conferma e salva**. Finché la riduzione non vale, il campo mostra *"La riduzione a 6 mesi vale dal …"*. L'assistente IA mostra lo stesso conteggio quando chiede la conferma.

### Ospiti

In uno spazio **Presenze**, la visita di un ospite (chi non è membro) conserva il suo nome, l'azienda e il telefono. **Trascorso il periodo dello spazio dall'arrivo**, la visita viene anonimizzata:

- il nome, l'azienda e il telefono dell'ospite vengono tolti;
- la visita resta, con le date e chi l'ha accolto, per il conteggio e i report delle presenze.

Lo stesso vale per l'**ospite registrato in anticipo** con [Visitatori](/espacos/visitantes): trascorso il periodo dello spazio Presenze in cui arriva, contato dal giorno previsto, il nome, l'azienda, l'e-mail e il telefono vengono tolti.

### Pacchi chiusi

In uno spazio **Pacchi**, un pacco **chiuso** (ritirato, restituito o scartato) viene anonimizzato **trascorso il periodo dello spazio da quando è stato ricevuto e chiuso**:

- vengono tolti il mittente, il codice di tracciamento, le note, il nome di chi ha ritirato per un'altra persona, il motivo della chiusura e il codice di ritiro;
- le **foto** vengono cancellate;
- lo storico del pacco perde gli stessi dati;
- il pacco resta nell'elenco, con le date e il membro che l'ha ricevuto.

**Un pacco in attesa di ritiro non viene mai anonimizzato**, per quanto sia vecchio: il periodo inizia a contare solo quando viene chiuso.

**Sullo schermo.** La visita, la preregistrazione o il pacco anonimizzato resta nella lista e nel dettaglio, con *"Dati rimossi dal periodo di conservazione"* al posto dei dati cancellati. Nel pacco, il nome di chi lo riceve resta, perché è del membro.

### Il log del team

Il [log](/membros/registros-de-atividades) conserva, per ogni modifica, com'era l'elemento prima e com'è diventato dopo. **Dopo 2 anni**, questo dettaglio prima/dopo viene tolto. Il log continua a mostrare chi ha fatto cosa, su quale elemento e quando. Questo periodo è della piattaforma e non cambia per community.

### Cosa resta fuori da questa regola

- **La visita di un membro** e **il membro che riceve un pacco** sono dati del membro stesso. Non vengono anonimizzati per scadenza: seguono l'[eliminazione dell'account](/membros/excluir-sua-conta), quando il membro la chiede.
- **Ordini, pagamenti e fatture** restano per il periodo che la legge impone per i registri finanziari.
- Gli altri periodi che Memberfy già applica, come i 90 giorni del [carrello abbandonato](/pagamentos/carrinhos-abandonados), restano come sono. Vedi [Termini d'uso › Dati personali](/conceitos/termos-de-uso#dati-personali).

### Chi può

L'owner e l'admin cambiano il periodo di uno spazio. L'anonimizzazione non dipende da nessuno: funziona da sola.

## Esempi

- **Coworking con reception.** Presenze con 12 mesi: la visita di un ospite di marzo 2026 perde il nome e il telefono a marzo 2027; il conteggio delle visite del mese resta lo stesso.
- **Edificio per uffici.** Pacchi con 6 mesi: un pacco ritirato il 10 gennaio perde il mittente e le foto il 10 luglio. Un pacco arrivato a gennaio e ancora in reception non perde nulla.
- **Ridurre da 24 a 6 mesi.** La modifica fatta il 1° dicembre vale dall'8 dicembre.

## Domande frequenti

**Si può annullare l'anonimizzazione?**
No. Il dato cancellato non torna. Se devi conservarlo più a lungo, aumenta il periodo prima.

**Perché ridurre il periodo richiede 7 giorni?**
Perché un errore non cancelli in un colpo mesi di registri. Durante i 7 giorni puoi tornare al periodo precedente.

**L'anonimizzazione cancella la visita?**
No. La visita resta, senza i dati dell'ospite. Conteggi e report restano uguali.

**Dove cambio il periodo nella schermata?**
In **Configura spazio**, nel campo **Periodo di conservazione (mesi)**, come owner o admin. Vedi [Il periodo di ogni spazio](#il-periodo-di-ogni-spazio).

## Nell'API

Il periodo è in `moduleConfig.attendance.retentionMonths` (Presenze) e `moduleConfig.parcels.retentionMonths` (Pacchi), un numero intero di mesi, alla creazione o alla modifica dello spazio. Fuori intervallo: `400` con `param` `moduleConfig.<modulo>.retentionMonths`. Vedi [putSpacesById](/api/referencia/sections-spaces/put-spaces-by-id). Visite, ospiti e pacchi anonimizzati arrivano con `anonymized: true`.

Prima di salvare, `GET /api/spaces/{id}/retention-preview?months=N` (owner e admin) restituisce il periodo in vigore, quanti record uscirebbero (`counts`) e, per una riduzione, `effectiveAt` (7 giorni dopo); finché la riduzione non vale, la configurazione riporta `retentionMonthsPrevious` e `retentionMonthsEffectiveAt`. Vedi [getSpacesByIdRetentionPreview](/api/referencia/sections-spaces/get-spaces-by-id-retention-preview). Tramite l'assistente, [`create_space`](/mcp/ferramentas-comunidade#create-space) e [`update_space`](/mcp/ferramentas-comunidade#update-space) accettano `retention_months` negli spazi Presenze e Pacchi; quando il periodo cambia, `update_space` chiede conferma con il prima e il dopo, il conteggio di cosa verrebbe anonimizzato oggi e, per una riduzione, la data da cui vale.

## Correlati

- [Presenze](/espacos/presenca)
- [Pacchi](/espacos/encomendas)
- [Visitatori](/espacos/visitantes)
- [Log](/membros/registros-de-atividades)
- [Eliminare il tuo account](/membros/excluir-sua-conta)
- [Scaricare i tuoi dati](/membros/baixar-seus-dados)
- [Termini d'uso](/conceitos/termos-de-uso#dati-personali)