# Importar miembros desde una planilla

> Cómo traer una lista de personas de cualquier planilla .xlsx o .csv a la comunidad - origen, archivo, columnas, grupos y etiquetas, consentimiento, resumen e informe -, qué recibe cada persona por correo y cómo rechaza la invitación.

La pestaña **Importar planilla** de la ventana **Invitar Miembros** trae a la comunidad a las personas de una planilla: la lista de inscritos de un evento, la base de asociados, los alumnos de una clase. Sirve cualquier planilla: tú indicas a dónde va cada columna, eliges rol, grupos y etiquetas para todos, revisas un resumen y solo entonces importas. Cada persona nueva recibe una invitación por correo.

> [!WARNING]
> Importa solo a quien haya **autorizado** recibir correos y participar en la comunidad. Las listas compradas, los sorteos y los datos recogidos por robots están prohibidos. Lee la [Política de invitaciones e importación de miembros](/membros/politica-de-convites) antes de importar.

## Para qué sirve

| Comunidad | Planilla |
|---|---|
| Evento | Los inscritos que marcaron *"Quiero participar en la comunidad"*, con la columna del tipo de entrada convertida en etiqueta |
| Asociación | La base de asociados, con empresa y cargo como campos personalizados |
| Escuela | Los matriculados del semestre, todos en el grupo de la clase |
| Coworking | Los residentes, con la columna *Planta* yendo a Grupos |

## Cómo funciona

### Quién puede importar

El **propietario** y los **administradores**. La importación solo da el rol de **Miembro** o **Moderador**: a quien deba entrar como administrador o finanzas se le invita desde la pestaña **Escribir correos**. Consulta [Invitar miembros](/membros/convidar-membros).

### El archivo

- **.xlsx** o **.csv**. El `.xls` antiguo y el `.xlsm` (con macros) se rechazan, aunque estén renombrados.
- Hasta **5 MB**, **5.000 filas** de datos y **100 columnas**.
- Las fórmulas cuentan por su valor calculado; las celdas combinadas, por el valor de la primera.
- En el CSV, Memberfy detecta sola la **codificación** (acentos correctos incluso en un archivo guardado con un Excel antiguo) y el **separador** (coma, punto y coma, tabulación o barra vertical). Puedes cambiar los dos.

### Qué pasa con cada fila

| Caso | Qué pasa |
|---|---|
| Correo sin cuenta en Memberfy | Recibe la cuenta y entra en la comunidad, con el rol, los grupos (incluido el [grupo predeterminado](/membros/grupos-e-organograma)), las etiquetas y los campos. Recibe la invitación con **Definir mi contraseña** |
| Ya tiene cuenta, pero no es de esta comunidad | Entra en la comunidad. El nombre y el teléfono de la cuenta no cambian (valen en otras comunidades). Recibe la invitación con **Entrar** |
| **Ya es miembro** | No cambia el rol ni el nombre. **Gana** los grupos y las etiquetas (no se quita nada) y rellena solo los campos personalizados **vacíos**. No recibe correo. Cuenta como *actualizado* |
| Correo repetido en la planilla | Vale la primera fila; las otras se ignoran como *duplicado en la planilla* |
| Sin correo o con un correo no válido | Se ignora con el motivo, sin detener el resto |
| Sin consentimiento | Se ignora (cuando hay columna de consentimiento) |
| Pidió no participar en esta comunidad | Se ignora; no sale ningún correo |
| Valor que no sirve para el campo | Solo ese campo queda vacío; la persona entra y el informe avisa |

### La invitación por correo

Toda persona **nueva** en la comunidad recibe un correo en nombre de la comunidad, con el **origen de la lista** (*"Recibiste esta invitación porque tus datos están en: Inscritos del evento X de 2026"*) y, en el pie, el enlace **Gracias por la invitación, pero no quiero participar**. Quien no tiene cuenta recibe **Definir mi contraseña** (el enlace vale 7 días y una sola vez); quien ya la tiene, **Entrar**. Quien ya era miembro no recibe nada.

Los correos de la importación **no cuentan** en la [cuota de campañas](/notificacoes/campanhas-de-email#cuota-de-envios).

### En segundo plano

Al hacer clic en **Importar**, la importación entra en una cola y avanza sola: puedes cerrar la ventana. Las invitaciones salen al ritmo de las campañas, unas **5 por segundo**, así que una lista de 3.000 personas tarda unos 10 minutos en entregarse. Al final, quien importó recibe un aviso en la app y un correo con el resumen.

La comunidad lee **una planilla a la vez**. Si otra persona del equipo está importando en el mismo momento, la pantalla dice *"Ahora se está leyendo otra hoja de cálculo. Inténtalo de nuevo en unos instantes."*

### Qué queda guardado

La importación registra quién importó, cuándo, el nombre del archivo, el origen y el consentimiento usado (la columna y los valores, o la declaración). Una **copia del archivo original** queda guardada en un lugar privado, sin plazo de borrado: el propietario y los administradores la descargan desde el historial (**Importaciones anteriores › Ver › Descargar el archivo original**). En la ficha de quien entró, el equipo lee *"Origen: importación por planilla el …"*.

## Paso a paso

*Rol: propietario o administrador.*

1. **Administración › Miembros**, botón **Invitar Miembros**, pestaña **Importar planilla**.
2. Arriba de la ventana, elige el **Rol** (Miembro o Moderador), los **Grupos** y las **Etiquetas** para todos. Los grupos y etiquetas nuevos se crean ahí mismo, escribiendo el nombre. Estos tres campos son los mismos de la pestaña **Escribir correos**: lo que elijas en una vale en la otra.
3. **1. Origen.** Escribe el **Origen de la lista** (obligatorio, hasta 150 caracteres, sin enlaces), por ejemplo *Inscritos del evento X de 2026*. Va en el correo de cada invitado. Elige el archivo (arrástralo o haz clic) y haz clic en **Siguiente**.
4. **2. Archivo.** Revisa la lectura: la **Hoja** (en un .xlsx con varias), la **Fila de encabezado** (*"Encabezado en la fila 8."*, cuando la planilla tiene un título encima) y, en un CSV, el **Separador** y la **Codificación**. Cambiar cualquiera vuelve a leer el archivo.
5. **3. Columnas.** Cada columna aparece con sus 3 primeras filas y el selector **Va a**. Las **Reconocidas automáticamente** (correo, nombre, apellido, teléfono, campos que ya existen) van primero; las demás quedan en **Ignorar**, plegadas en *"28 columnas ignoradas — mostrar"*. Los destinos:

   | Va a | Regla |
   |---|---|
   | **Correo** | Obligatorio, una sola columna. Sin él, *"Elige la columna de correo para continuar."* |
   | **Nombre** y **Apellido** | Juntos forman el nombre completo. Una columna de nombre completo también sirve |
   | **Teléfono** | Se ajusta al formato internacional, con el país de la comunidad por defecto; si es ilegible, queda vacío |
   | **Etiquetas** | Cada valor se convierte en una etiqueta (separa varias con `,` `;` o `\|`). Ej.: *Tipo de entrada* |
   | **Grupos** | Cada valor pone a la persona en el grupo con ese nombre; el que no exista **se crea** |
   | **Consentimiento** | La columna que dice quién aceptó. Marca qué valores **cuentan como sí** (*Sí*, *x*, *acepto*…) |
   | **Campo: …** | Un [campo personalizado](/membros/campos-customizados) que ya existe |
   | **+ Nuevo campo personalizado** | Crea el campo con el nombre de la columna (editable) y el tipo sugerido por el contenido. Nace **opcional** |
   | **Ignorar** | La columna no se importa |

   Consentimiento, Etiquetas y Grupos nunca se sugieren: los eliges tú. Las columnas con el mismo nombre aparecen separadas (*Teléfono (col. 24)*, *Teléfono (col. 30)*), y solo una puede ir a cada dato de la persona.
6. **Consentimiento.** Con una columna de consentimiento, entran solo las filas con los valores marcados. Sin ella, marca la declaración *"Declaro que todas las personas de esta lista autorizaron recibir correos y participar de esta comunidad."* Sin una de las dos, no se puede importar.
7. **4. Resumen.** Revisa antes de guardar: **Filas en la planilla**, **Personas nuevas**, **Ya son miembros**, **Se ignorarán** (con el motivo), **Ignoradas porque pidieron no participar**, **Correos de invitación que se enviarán** y los grupos, etiquetas y campos que **se crearán**, por su nombre. Hacer clic en **Importar** confirma todo eso; no hay otra pregunta.
8. **5. Resultado.** El progreso aparece en la ventana. Al final: **Importados**, **Actualizados**, **Ignorados** e **Invitaciones enviadas**, la lista de **Filas ignoradas** con el motivo, las **Filas importadas con aviso** y el botón **Descargar CSV de errores** (las filas originales con la columna del motivo, para corregir e importar de nuevo).

**Importaciones anteriores**, en la misma pestaña, muestra el historial: cada importación con fecha, recuentos, estado y el archivo original.

## Rechazar la invitación

Quien fue importado y no quiere participar tiene dos caminos:

- **Desde el correo:** el enlace **Gracias por la invitación, pero no quiero participar** abre una página de la comunidad, sin iniciar sesión, con **Confirmar: no quiero participar**.
- **En la comunidad:** en **Mi Cuenta**, la misma frase aparece discreta, con la explicación *"Te agregaron a esta comunidad por una importación de lista."*

Al confirmar, la persona sale de la comunidad y entra en la **lista de rechazo**: la comunidad ya no puede importarla ni invitarla. Su cuenta de Memberfy sigue existiendo. Solo vuelve si entra por su cuenta, por el registro abierto.

- El enlace del correo vale **30 días** y deja de valer cuando la persona **acepta la invitación** (define la contraseña y entra) o cuando **su rol cambia**. Después, para salir, habla con quien administra la comunidad.
- El rechazo **no vale para quien es del equipo** (moderador, administrador, finanzas) ni para quien tiene una **suscripción** activa o pendiente en la comunidad: la persona cancela antes la suscripción.
- La lista de rechazo vale también para la **invitación por correo** y para **Nuevo Miembro**: quien rechazó vuelve como *"Pidió no participar en esta comunidad"*, y no sale ningún correo.

Un rechazo aislado no es una infracción; muchos rechazos en una misma lista llevan a Memberfy a evaluar la comunidad. Consulta la [Política de invitaciones](/membros/politica-de-convites#como-la-persona-invitada-rechaza-o-denuncia).

## Ejemplos

**Evento con 220 inscritos.** La planilla tiene un título en las primeras filas y el encabezado en la fila 8. La organización revisa la fila de encabezado, envía la columna *Acepto recibir novedades* a **Consentimiento** con *Sí* contando como sí, *Tipo de entrada* a **Etiquetas** y *Empresa* a **+ Nuevo campo personalizado**. El resumen muestra 97 personas nuevas, 109 sin consentimiento, 12 duplicadas y 2 sin correo. Importa; salen 97 invitaciones.

**Asociación que vuelve a traer la base.** La mitad ya es miembro. Esa mitad gana el grupo *Asociados 2026* y rellena la *Empresa* que estaba vacía, sin recibir correo; solo se invita a los nuevos.

## Errores frecuentes y cómo resolverlos

| Mensaje | Qué hacer |
|---|---|
| *Sube un archivo .xlsx o .csv.* | Guarda la planilla como .xlsx o .csv |
| *El archivo supera los 5 MB.* / *La hoja tiene más de 5000 filas de datos.* | Divídela en partes e importa una cada vez |
| *No encontramos un encabezado claro y usamos la fila 1…* | Elige la **Fila de encabezado** correcta en el paso Archivo |
| Acentos cambiados (*João*) | Cambia la **Codificación** en el paso Archivo |
| *Elige la columna de correo para continuar.* | Envía una columna a **Correo** |
| *Solo una columna puede ir a Teléfono.* | Deja la otra en **Ignorar** o envíala a un campo personalizado |
| *Marca qué valores de la columna de consentimiento cuentan como sí.* | Marca los valores en **Cuentan como sí** |
| *Indica el origen de la lista.* | Rellena el origen en el paso 1 |
| *Marca la declaración de consentimiento para importar.* | Sin columna de consentimiento, la declaración es obligatoria |
| *Ahora se está leyendo otra hoja de cálculo. Inténtalo de nuevo en unos instantes.* | Espera unos segundos y vuelve a hacer clic |
| *La hoja de cálculo solo acepta miembro o moderador.* | Para otros roles, usa **Escribir correos** |
| *Interrumpida por la suspensión de la comunidad* | Memberfy suspendió la entrada de miembros; lo que ya se había procesado se queda. Consulta [Suspensión de entrada y ventas](/membros/politica-de-convites#suspension-de-entrada-y-ventas) |

## Preguntas frecuentes

**¿Se puede importar sin enviar correo?**
No. Toda persona nueva recibe la invitación, con el origen y el enlace de rechazo: es lo que le permite saber de dónde vienen sus datos y decir que no.

**¿Se puede deshacer una importación?**
No hay botón de deshacer. Para quitar a alguien, usa [Gestionar miembros](/membros/gerenciar-membros).

**¿Puedo importar a alguien que rechazó?**
No. Quien rechazó solo vuelve si entra por su cuenta.

**La columna de grupos tiene un nombre escrito distinto al del grupo.**
La comparación ignora mayúsculas y acentos (*ingenieria* encuentra *Ingeniería*). Un nombre que no coincide con ningún grupo crea un grupo nuevo, y el resumen lo muestra antes de importar.

**¿Puedo importar desde Claude o ChatGPT?**
Sí: adjunta la planilla en la conversación y pídelo. Consulta la receta [Importar una planilla con el asistente](/mcp/receitas#61-importar-una-planilla-con-el-asistente).

## En la API

`POST /api/members/imports` (el archivo, en `multipart`), `POST /api/members/imports/{id}/preview`, `POST /api/members/imports/{id}/start`, `GET /api/members/imports`, `GET /api/members/imports/{id}`, `GET /api/members/imports/{id}/errors.csv` y `GET /api/members/imports/{id}/file`. El rechazo es `POST /api/invite-opt-out/{token}` (desde el enlace) y `POST /api/profiles/me/decline` (con sesión iniciada). Consulta [Member Imports](/api/referencia/member-imports) en la Referencia de la API.

## Relacionados

- [Política de invitaciones e importación de miembros](/membros/politica-de-convites)
- [Invitar miembros](/membros/convidar-membros)
- [Campos personalizados](/membros/campos-customizados)
- [Grupos y organigrama](/membros/grupos-e-organograma)
- [Etiquetas](/membros/tags)