# Visitantes

> El espacio que prepara la llegada de invitados al lugar físico (coworking, sede, oficina): el miembro registra al invitado antes, la recepción lo libera al llegar con aviso al anfitrión, y el quiosco de la Presencia reconoce a quien se espera. Configuración, correo al invitado, roles, quiosco y datos personales.

El módulo **Visitantes** responde a tres preguntas de la recepción: **a quién espero hoy**, **quién ya llegó** y **¿se avisó al anfitrión?** El miembro registra al invitado con antelación (nombre, día y hora), la recepción marca la llegada con un toque y el propio visitante puede anunciarse en el [quiosco](/espacos/presenca#el-quiosco) de la Presencia, que lo reconoce.

## Para qué sirve

| Comunidad | Visitantes |
|---|---|
| Coworking | El residente avisa a la recepción de que su cliente viene a las 14 h; la recepción la libera y él recibe el aviso |
| Sede de asociación | La directiva invita a ponentes y la portería sabe a quién esperar |
| Oficina de empresa | Candidatos y proveedores esperados en el día, sin lista en papel |
| Espacio de eventos | El invitado recibe la dirección y cómo llegar antes de salir de casa |

## Relación con la Presencia

Visitantes **no funciona solo: está vinculado a un espacio [Presencia](/espacos/presenca)**, que se elige al crearlo. El registro previo es solo la **expectativa**; cuando el invitado llega, la llegada se convierte en una **visita de la Presencia**, igual que la de un visitante registrado por la recepción. Por eso:

- la llegada entra en el **aforo**, en **Quién está aquí** y en el **historial** de la Presencia, y la salida (por el equipo, por el quiosco o automática) funciona como siempre;
- si la recepción ya había registrado el mismo nombre con el mismo anfitrión con **Marcar visitante**, la llegada **vincula la visita existente** en lugar de duplicarla. Tocar **Llegó** dos veces tampoco duplica;
- la recepción sigue pudiendo registrar a quien llega **sin aviso**, con **Marcar visitante** de la Presencia, sin registro previo;
- una comunidad con dos sedes crea un Visitantes para cada Presencia.

> [!NOTE]
> **El invitado no es miembro y no cuenta como miembro.** Registrar, liberar y dar salida no crean cuenta, perfil ni invitación, y no tocan el tope de miembros del plan. El invitado es solo un registro de texto (nombre, empresa, correo y teléfono). Si su correo es el de un miembro, no se vincula nada; el equipo ve el aviso **Ya es miembro** junto al nombre, el anfitrión no.

No se puede eliminar el espacio Presencia mientras haya un Visitantes vinculado a él: la pantalla pide desvincular o eliminar antes el Visitantes.

## Cómo funciona

### El ciclo de un invitado

| Estado | Qué significa |
|---|---|
| **Esperado** | Registrado para un día, aún no ha llegado |
| **Llegó** | La recepción (o el quiosco) marcó la llegada, vinculada a una visita de la Presencia |
| **Cancelado** | El registro se canceló antes de la llegada; sigue en la lista, pero nadie lo espera ya |
| **No vino** | Esperado cuyo día pasó sin llegada. Es **automático**: Memberfy lo muestra así al día siguiente, no hay botón |

La ventana de horario es **informativa**: llegar fuera de ella, el mismo día, está permitido. El día y la hora se leen en la **zona horaria del país de la comunidad**. Un registro es de **un día**; para otro día se edita la fecha. No se registra un día que ya pasó.

### La configuración del espacio

Al crear el espacio, y después en **Configurar espacio** (barra **Gestionar visitantes**, solo administrador y propietario):

| Campo | Qué hace | Por defecto |
|---|---|---|
| **Espacio de Presencia** | Dónde se registran las llegadas. Obligatorio: crea antes un espacio Presencia | (elige) |
| **Quién puede registrar invitados** | **Cualquier miembro** con acceso al espacio (cada uno registra a sus invitados), **Solo el equipo** (registra en nombre del anfitrión) o **Un grupo de miembros** (los del grupo, más el equipo) | Cualquier miembro |
| **Datos del invitado** | **Empresa**, **Correo electrónico** y **Teléfono**: **No pedir**, **Opcional** u **Obligatorio**. El nombre, el día y la hora de inicio se piden siempre; la hora final es opcional | Opcional |
| **Confirmar al anfitrión** | El anfitrión recibe un correo cuando se registra un invitado en su nombre | Activado |
| **Correo al invitado** | **Nunca**, **Quien registra elige** (el miembro marca **Avisar al invitado** en cada registro) o **Siempre** (siempre que hay correo). Consulta [Correo al invitado](#correo-al-invitado) | **Nunca** |
| **Instrucciones de llegada** | Hasta 500 caracteres: dirección y cómo llegar ("Toca el timbre en el 3.er piso y pide por recepción"). Van en el correo al invitado y en la confirmación al anfitrión | Vacío |
| **Invitados por anfitrión por día** | De 1 a 1000, o vacío. Protección contra abuso, decisión de la casa; **no es una cuota del plan** | Sin límite |

El acceso al espacio sigue la regla de cualquier espacio: visibilidad, plan y grupo. El anfitrión tiene que poder abrir el espacio Visitantes **y** la Presencia vinculada.

### Quién hace qué

El equipo, en este módulo, es el **propietario, el administrador, el moderador y el financiero**.

| Acción | Miembro | Moderador y financiero | Administrador y propietario |
|---|---|---|---|
| Registrar un invitado **para sí** (si la configuración lo permite) | Sí | Sí | Sí |
| Registrar **en nombre de otro anfitrión** | No | Sí | Sí |
| Ver, editar y cancelar **los suyos**, antes de la llegada | Sí | Sí | Sí |
| Ver los **esperados de hoy**, de todos los anfitriones | No | Sí | Sí |
| Marcar **Llegó**, **Deshacer llegada** (en el día) | No | Sí | Sí |
| Ver, editar y cancelar invitados de **cualquier anfitrión** | No | **Solo los de hoy** | Cualquier día |
| Pestaña **Todos** (cualquier fecha, con filtros) | No | No | Sí |
| Configurar el espacio | No | No | Sí |

Ningún miembro ve al invitado de otro miembro. Quien genera el enlace del quiosco es la [Presencia](/espacos/presenca) (moderador, administrador y propietario).

## El miembro: Mis invitados

El espacio se abre en la pestaña **Mis invitados**, con la lista de los invitados del miembro (**Próximos** o **Últimos 30 días**), cada uno con el estado, el anfitrión y, cuando llega, la hora (*"llegó a las 14:05"*).

**Registrar un invitado**

1. Toca **Registrar invitado** (si el espacio solo deja registrar al equipo, la pantalla lo avisa y el botón no aparece).
2. Rellena el **nombre del invitado**, el **día**, la hora **Desde** y, si quieres, **Hasta**. Empresa, correo y teléfono aparecen según la configuración. Las horas son las del reloj de la comunidad.
3. Si el espacio deja elegir, marca **Avisar al invitado** (solo vale con el correo rellenado).
4. Toca **Registrar**.

La pantalla recuerda: *"Son datos de un tercero. Completa solo lo que recepción necesita y con el conocimiento del invitado."* Quien registra aporta datos de otra persona; avisa al invitado y pide solo lo necesario. Consulta [Datos y privacidad](#datos-y-privacidad).

**Editar y cancelar.** Mientras el invitado **no ha llegado**, el miembro toca **Editar** (nombre, día, hora, contactos) o **Cancelar registro**. La cancelación pide confirmación (*"¿Cancelar este registro?"*), y el invitado sigue en la lista como **Cancelado**. Cambiar el día o la hora reenvía la confirmación al anfitrión, una vez por cambio. Después de la llegada, el registro ya no cambia.

El equipo registra en nombre de otro: en la ventana aparece el campo **Anfitrión** (**Yo** por defecto), con **Cambiar** y búsqueda de miembro por nombre (3 letras o más).

## La recepción: pestaña Hoy

El equipo ve la pestaña **Hoy**, y la barra **Gestionar visitantes** muestra cuántos están **esperados hoy** y cuántos **ya llegaron**. La lista trae, de todos los anfitriones, nombre, ventana, anfitrión y estado, con **búsqueda por nombre o empresa**; quien ya llegó se queda en la lista, con la hora.

- **Llegó:** un toque marca la llegada. La pantalla dice al instante si se avisó al anfitrión: *"María Souza llegó. Se avisó al anfitrión."* o *"…No se avisó al anfitrión."* (depende del ajuste de aviso al anfitrión de la Presencia; consulta [Correo al residente](/espacos/presenca#correo-al-residente)).
- **Deshacer llegada:** para la marca por error. Solo vale **el mismo día** y **antes de la salida**; la visita desaparece de las listas y del aforo y el registro vuelve a **Esperado**.
- **No vino:** el invitado que no apareció hasta el final del día pasa solo a ese estado y sale de la pestaña **Hoy**; queda en el historial del registro (pestaña **Todos**, para administrador y propietario).

Fuera de la ventana de horario, **Llegó** sigue permitido en el día; en otro día, no: *"Solo se puede marcar la llegada de invitados esperados hoy."*

La pestaña **Todos** (administrador y propietario) lista cualquier fecha, con filtros por estado, período y anfitrión.

## El quiosco reconoce al invitado

El [quiosco](/espacos/presenca#el-quiosco) es el iPad de la recepción, sin inicio de sesión. Con Visitantes vinculado a la Presencia, gana un paso más:

1. El visitante toca **Soy visitante: hacer check-in** y escribe su nombre, **nombre y apellido, con al menos 3 letras en cada uno**.
2. Si hay un invitado **esperado hoy, que aún no ha llegado**, la pantalla pregunta **"¿Eres María S.?"** (solo el nombre abreviado; como máximo tres opciones).
3. Al tocar **Sí, soy yo**, la llegada se registra al instante, **sobre el registro**: el estado pasa a **Llegó**, sin visita duplicada, y se avisa al anfitrión. Responder a esa pregunta es la confirmación: no hay otra pantalla. Solo después la pantalla dice a quién se avisó.
4. **No soy yo** sigue el flujo normal del quiosco (elegir al anfitrión), sin perjuicio.

**Lo que el quiosco nunca muestra:** antes de la llegada no revela anfitrión, empresa, teléfono, correo, hora ni la lista del día. Quien no sabe el nombre y el inicio del apellido del invitado no ve nada, y quien lo sabe ve solo el nombre abreviado, que ya conocía. Con menos de dos palabras de 3 letras, el quiosco ni consulta. El nombre escrito tiene que coincidir con el registro (*"El nombre no coincide. Escribe el nombre como aparece en tu invitación."*), y la invitación de otro día, ya usada o cancelada se rechaza. Si la marca fue indebida, el equipo usa **Deshacer llegada**.

## Correo al invitado

Por defecto, el invitado **no recibe nada**. El correo solo sale cuando se cumplen **todas** estas condiciones:

- el ajuste **Correo al invitado** de la casa es **Quien registra elige** (y el miembro marcó **Avisar al invitado**) o **Siempre**;
- el registro tiene **correo del invitado**, la dirección que el propio miembro indicó.

**Contenido:** *"María Souza te espera el martes, 13 de octubre"* (asunto), el anfitrión, el día, la ventana de horario, el lugar y las **instrucciones de llegada** de la casa, con el aviso de que recibió el mensaje porque un residente de la comunidad lo registró y de que, si no es así, debe responder a quien lo invitó. Ningún dato de otros invitados va con él.

**Idioma y zona horaria:** el correo sale en el **idioma de la comunidad**, con día y hora en la **zona horaria del país de la comunidad**. La **confirmación al anfitrión** sale en el idioma del propio anfitrión, con la misma zona horaria, y lleva día, ventana, lugar, quién registró y las instrucciones de llegada.

Cambiar el día o la hora reenvía el aviso, una vez por cambio. Todo correo va por la cola de envío, sin retrasar la pantalla, con un tope de protección: hasta **10 por hora por cada anfitrión** y **200 por día para la comunidad**. Superado el tope, el registro vale, pero el correo no sale.

## Datos y privacidad

Visitantes guarda **datos personales de terceros sin cuenta**: nombre, empresa, correo y teléfono del invitado. La **comunidad es la responsable**, y el **miembro que registra aporta los datos del invitado**, por eso la pantalla de registro incluye el aviso.

- El miembro ve **solo a sus** invitados; el equipo ve los de **hoy**; administrador y propietario ven cualquier fecha.
- El quiosco **nunca** devuelve correo, teléfono, empresa, anfitrión ni lista.
- No hay foto, documento, firma ni ubicación. El correo al invitado solo sale si la casa y el miembro lo activaron, a la dirección que el miembro indicó.
- Los registros de actividad guardan quién registró, liberó o deshizo.

Informa a los miembros y coloca un aviso en la recepción, como en la [Presencia](/espacos/presenca#datos-y-privacidad).

## Con el asistente y la API

Todo esto también se hace conversando con el [asistente (MCP)](/mcp/ferramentas-visitantes): registrar, editar y cancelar invitados, ver los esperados de hoy y marcar la llegada, con los mismos roles que la pantalla. Los pasos de cada petición están en [Recetas](/mcp/receitas). Las rutas están en la referencia de la API, en **Visitors**, y el quiosco en la etiqueta de la Presencia.

## Ejemplos

**Coworking con recepción.** El espacio usa **Cualquier miembro** y **Quien registra elige**. Ana registra a María Souza para las 14 h, con correo y **Avisar al invitado**; María recibe la dirección. A las 14:05 la recepción toca **Llegó**, se avisa a Ana, y María aparece en **Quién está aquí**.

**Casa que centraliza.** El espacio usa **Solo el equipo**: el residente se lo pide a la recepción, que registra en su nombre, eligiendo al anfitrión.

**Invitado que llega solo.** Sin la recepción cerca, María escribe *"María Souza"* en el iPad, confirma **"¿Eres María S.?"** y la llegada se registra sobre el registro.

## Errores comunes y cómo resolverlos

| Mensaje o situación | Qué hacer |
|---|---|
| *"No puedes registrar invitados en este space."* | La configuración solo deja registrar al equipo (o a un grupo): pídeselo a la recepción |
| *"Este anfitrión ya tiene N invitados esperados ese día."* | Se alcanzó el límite por anfitrión; elige otro día o pide a un administrador que lo aumente |
| *"El día no puede ser pasado."* / *"El fin debe ser posterior al inicio."* | Corrige el día o la hora |
| *"Solo se puede marcar la llegada de invitados esperados hoy."* | El registro es de otro día: edita antes la fecha |
| *"Una llegada solo se puede deshacer el mismo día en que ocurrió."* | Pasado el día, o tras la salida, la llegada no se deshace |
| *"Este invitado ya llegó."* | Editar y cancelar solo valen antes de la llegada |
| El invitado no recibió el correo | Revisa **Correo al invitado** en la configuración, si el registro tiene correo y si **Avisar al invitado** estaba marcado; consulta el [tope de envíos](#correo-al-invitado) |
| El quiosco no muestra **"¿Eres…?"** | Necesita nombre y apellido con 3 letras cada uno, y que el invitado sea esperado **hoy** y no haya llegado aún, en este espacio Presencia |

## Relacionados

- [Presencia](/espacos/presenca)
- [Herramientas del asistente: Visitantes](/mcp/ferramentas-visitantes)
- [Roles y permisos](/conceitos/papeis-e-permissoes)
- [Módulos](/conceitos/modulos)