# E-Mails zum Call for Papers

> Die acht E-Mails des Call for Papers. Wer jede bekommt (wer eingereicht hat, wer bewertet, wer organisiert), wann sie verschickt wird, was drinsteht, was die Person tun muss, die Frist für die Antwort auf ein Gegenangebot und was passiert, wenn niemand antwortet.

Ein [Call for Papers](/espacos/chamada-de-trabalhos) ist ein Gespräch zwischen denen, die einreichen, und denen, die organisieren, und die E-Mails sagen jeder Seite, wann sie dran ist. Es sind acht, alle im gleichen Aufbau: was passiert ist, der Name des Calls, der Beitrag (mit seinem Track), die Nachricht der Organisation, wenn es eine gibt, und ein Button, der den Beitrag direkt in der Community öffnet.

## Wozu du das wissen solltest

- Als Organisation: um zu wissen, was die Speakerin oder der Speaker schon bekommen hat, bevor du auf anderem Weg schreibst, und warum eine auf dem Bildschirm geschriebene Nachricht per E-Mail ankommt.
- Als einreichende Person: um zu wissen, was mit jeder E-Mail zu tun ist und wann es eine Frist gibt.

## Die acht E-Mails

| E-Mail (Betreff) | Wer sie bekommt | Wann sie verschickt wird | Was die Person tut |
|---|---|---|---|
| *Wir haben deinen Beitrag für … erhalten* | Wer eingereicht hat | Der Beitrag wird eingereicht | Nichts: Es ist die Eingangsbestätigung |
| *…: Wir möchten ein paar Punkte anpassen* | Wer eingereicht hat | Die Organisation macht ein **Gegenangebot** | Nimmt an oder antwortet mit einem anderen Vorschlag, **innerhalb der Frist** |
| *…: Wir haben unseren Vorschlag zurückgezogen* | Wer eingereicht hat | Die Organisation **zieht** das Gegenangebot **zurück** | Nichts: Der Beitrag geht zurück in die Bewertung |
| *Dein Beitrag für … wurde angenommen!* | Wer eingereicht hat | Der Beitrag wird **angenommen** (direkt oder nach einer Verhandlung) | Prüft die Konditionen und **bestätigt** im Call |
| *…: zu deinem Beitrag* | Wer eingereicht hat | Der Beitrag wird **abgelehnt** | Nichts |
| *Wir hätten dich gern bei …* | Das eingeladene Mitglied | Die Organisation **lädt** jemanden zum Einreichen **ein** | Reicht einen Beitrag ein, wenn sie möchte |
| *Du bewertest Beiträge für …* | Die Gutachterin oder der Gutachter | Die Person wird **Gutachter** eines Tracks | Öffnet die eigene Schlange und bewertet |
| *…: … hat geantwortet* | Die Verantwortlichen des Calls | Wer eingereicht hat, **antwortet** auf ein Gegenangebot, **nimmt** es **an** oder **zieht** den Beitrag **zurück** | Entscheidet den nächsten Schritt |

### Wir haben deinen Beitrag erhalten

> **Wir haben deinen Beitrag für Kongress 2027 erhalten**
> Dein Beitrag ist in der Bewertungsschlange von Kongress 2027. Wir melden uns, sobald es eine Entscheidung gibt — du musst nicht nachsehen.
> Button: **Meinen Beitrag ansehen**

Wird verschickt, wenn der Beitrag **eingereicht** wird. Ein als Entwurf gespeicherter Beitrag löst keine E-Mail aus.

### Gegenangebot (die einzige mit Frist)

> **Kongress 2027: Wir möchten ein paar Punkte anpassen**
> Dein Beitrag hat uns gefallen, und wir möchten vor der Zusage ein paar Punkte anpassen. Sieh dir unseren Vorschlag an und antworte — du kannst zusagen oder etwas anderes vorschlagen.
> *Antworten Sie bis zum 15.03.2027.*
> Button: **Ansehen und antworten**

Es ist die einzige E-Mail des Calls, bei der die Person **eine Antwort schuldet**, und deshalb die einzige mit Frist und mit dem Block **Warum schnell antworten**: *"Weitere Verhandlungen zu diesem Call laufen parallel, und das Programm füllt sich, sobald Antworten eintreffen. Je früher Sie antworten, desto größer die Chance, dass Ihre Session bestätigt wird."*

- **Die Frist** ergibt sich aus der Antwortfrist des Calls, in Tagen ab dem Versand des Gegenangebots. Hat der Call keine Frist, geht die E-Mail ohne Datum und ohne Countdown raus.
- **Der Countdown** erscheint nur in der letzten Woche: *"noch 3 Tage"*, *"noch 1 Tag"* und am Tag selbst *"letzter Tag"*. Bei mehr als 7 Tagen Vorlauf erscheint nur das Datum.
- **Die Nachricht** der Organisation, falls im Gegenangebot geschrieben, steht unter *"Nachricht der Organisation:"*.

> [!NOTE]
> Derzeit lässt sich die Antwortfrist für Gegenangebote nur über die API festlegen (`counterOfferTimeoutDays` am Call). Ein im Panel angelegter Call hat keine Frist, und die E-Mail zum Gegenangebot geht ohne Datum raus.

**Und wenn die Person nicht antwortet?** Wenn die Frist abläuft, passiert nichts von selbst: Der Beitrag wartet weiter auf die Antwort, und es wird keine weitere E-Mail verschickt. Die Organisation entscheidet, was zu tun ist: ablehnen, das Gegenangebot zurückziehen oder die Person auf anderem Weg ansprechen.

### Angenommen

> **Dein Beitrag für Kongress 2027 wurde angenommen!**
> Dein Beitrag wurde angenommen. Wir melden uns in Kürze mit Terminen und Produktionsdetails.
> Button: **Konditionen ansehen**

Die E-Mail wiederholt die **Konditionen der Vereinbarung**, damit die Person die Seite nicht öffnen muss, um zu wissen, was sie angenommen hat: Format, Dauer, wann, Durchführung (vor Ort oder online), Track, Honorar und was die Organisation übernimmt (Flug, Transport vor Ort, Parken, Unterkunft, Verpflegung). Gab es eine Verhandlung, sind es die vereinbarten Konditionen; sonst die des Beitrags selbst.

### Abgelehnt

> **Kongress 2027: zu deinem Beitrag**
> Diesmal hat es dein Beitrag nicht ins Programm geschafft. Der Zeitplan ist knapp, und gute Beiträge bleiben außen vor — danke fürs Einreichen, wir hoffen, dich beim nächsten Mal zu sehen.

Hat die Organisation beim Ablehnen einen Grund geschrieben, steht er in der Nachricht. Eine Ablehnung ohne Grund ist die schlechteste Version dieser E-Mail: Eine Zeile lohnt sich.

### Einladung zum Einreichen

> **Wir hätten dich gern bei Kongress 2027**
> Wir haben uns an dich von einem früheren Beitrag erinnert und würden uns über eine Einreichung zu Kongress 2027 freuen. Die Einreichung ist offen.
> Button: **Beitrag einreichen**

Wird verschickt, wenn die Organisation ein Mitglied einlädt, bei offenem Call oder im Entwurf. Die Nachricht der Einladung geht mit.

### Gutachter zugewiesen

> **Du bewertest Beiträge für Kongress 2027**
> Du bist im Bewertungskomitee von Kongress 2027. Die Beiträge deines Tracks sind schon in deiner Schlange.
> Button: **Meine Schlange öffnen**

Der Name des Tracks steht in der E-Mail.

### Die Speakerin oder der Speaker hat geantwortet

> **Kongress 2027: Ana Souza hat geantwortet**
> Ana Souza hat auf das Gegenangebot zu „API-Design im großen Maßstab“ geantwortet. Ihr seid wieder dran.
> Button: **Antwort ansehen**

Geht an **alle Verantwortlichen des Calls**, die die Rolle angenommen haben, und nicht an die ganze Community. Dieselbe E-Mail geht raus, wenn die Person das Gegenangebot annimmt oder den Beitrag zurückzieht, mit ihrer Nachricht, falls vorhanden.

## Was keine E-Mail auslöst

Mit Absicht:

- **„Neuer Beitrag eingegangen“** für die Organisation. Bei einem Call mit zweihundert Beiträgen wären das zweihundert E-Mails. Der Zähler in der Verwaltungsleiste des Calls zeigt es schon.
- **„Deine Bewertung wurde gespeichert“** für Gutachter. Der Bildschirm hat es schon bestätigt.
- **„Der Call ist offen“**. Das ist Werbung, kein Hinweis auf etwas, das der Person passiert ist: Bewirb ihn im [Feed](/espacos/feed) oder auf deinen Kanälen.
- Die finale **Bestätigung** der Speakerin oder des Speakers: Die Organisation sieht sie im Call selbst.

## Sprache, Marke und Link

- **Sprache**: die der empfangenden Person; hat sie nie eine gewählt, die der Community. Eine brasilianische Speakerin bekommt sie auf Portugiesisch, auch wenn die Organisation die Plattform auf Englisch nutzt, und Datumsangaben erscheinen im Format ihrer Sprache.
- **Marke**: Name und Logo der Community. In der Fußzeile steht *"Du erhältst diese E-Mail, weil du Teil von … bist."*
- **Link**: Der Button öffnet den Call mit dem Beitrag schon geöffnet, ohne ihn in der Liste suchen zu müssen.

## Lassen sie sich abschalten?

Nein. Die E-Mails des Calls informieren über etwas, das mit dem Beitrag der Person passiert ist, und gehen immer raus. Die Organisation steuert den Inhalt über die **Nachricht**, die sie bei jeder Aktion schreibt.

## Wenn eine E-Mail nicht ankommt

1. **Spam- und Werbe-Tabs.**
2. **Die Adresse**: Es ist die E-Mail des Kontos der Person.
3. **Der Zeitpunkt**: Die E-Mails gehen über eine Warteschlange raus, innerhalb von Sekunden. Ein Entwurf löst keine Bestätigung aus; nur das Einreichen.
4. **Für Verantwortliche**: Das *„… hat geantwortet“* geht nur an die, die die Verantwortung für den Call **angenommen** haben.

## Häufige Fragen

**Bekommt die Speakerin oder der Speaker eine Erinnerung an die Frist des Gegenangebots?**
Nein. Der Countdown steht in der E-Mail zum Gegenangebot selbst, wenn noch 7 Tage oder weniger bleiben. Danach gibt es keine Erinnerung.

**Kann ich den Text der E-Mail schreiben?**
Der Text kommt von der Plattform, aber die **Nachricht**, die du beim Annehmen, Ablehnen, bei einem Gegenangebot oder einer Einladung schreibst, steht hervorgehoben dabei.

**Bekommen Gutachter für jeden neuen Beitrag eine E-Mail?**
Nein. Sie bekommen eine E-Mail, wenn sie in den Track kommen; danach erscheinen die Beiträge in ihrer Schlange.

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